Thế nào là một đội ngũ quản trị viên tốt

Nhiều chủ doanh nghiệp quá bận rộn với hoạt động hằng ngày, nhiều lúc muốn dành thời gian đưa gia đình du lịch nhưng không yên tâm. Trong khi đó, không ít chủ doanh nghiệp ít khi có mặt tại văn phòng mà dành thời gian thiết lập mối quan hệ, tìm kiếm nhân sự và hoạch định chiến lược kinh doanh cho công ty.

Vì sao họ làm được như vậy? Vì họ đang sở hữu đội ngũ quản lý cấp trung đủ mạnh, có thể thực thi thành công kế hoạch sản xuất, kinh doanh họ đưa ra.Vậy, câu hỏi đặt ra là, nên phát triển đội ngũ quản lý cấp trung như thế nào và cần trang bị những gì để họ trở thành “cánh tay phải” cho lãnh đạo doanh nghiệp?

Trước hết, phải trang bị cho họ tư duy lãnh đạo và những kỹ năng cần thiết.Người có tư duy lãnh đạo là người biết dẫn dắt, kết nối, động viên nhân viên và có kế hoạch kinh doanh khả thi. Một khi hiểu được điều đó, họ sẽ chuyển dần sang phát triển đội ngũ cho tương lai với những ý tưởng mới thay vì chỉ quản lý và kiểm soát hoạt động của nhân viên.

Sau khi đã hiểu đúng và đủ về vai trò lãnh đạo, việc tiếp theo là trang bị cho nhóm quản lý cấp trung kỹ năng và công cụ để họ làm tốt nhất vai trò của mình. Dĩ nhiên, kỹ năng dành cho lãnh đạo rất nhiều, nhưng một số kỹ năng và công cụ sau được gọi là nền tảng.

Kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch

Người quản lý cần phải biết cách thiết lập mục tiêu cho đội nhóm và tổ chức do mình dẫn dắt, sau đó lên kế hoạch triển khai hiệu quả theo nguyên tắc 6 đúng [đúng người, đúng việc, đúng thời điểm, đúng vị trí, đúng cách, đúng kết quả] nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Kỹ năng giao tiếp

Một khi đã có mục tiêu và kế hoạch, việc truyền đạt yêu cầu xuống cho cấp dưới là yếu tố quan trọng để nhân viên hiểu rõ và triển khai tốt kế hoạch. Giao tiếp tốt còn là kỹ năng quan trọng đối với người quản lý khi tương tác với cấp trên, các phòng ban, để có sự hỗ trợ tối đa cho đội nhóm của mình.

Kỹ năng huấn luyện, kèm cặp nhân viên

Khi nhân viên đã nắm được mục tiêu và kế hoạch, việc tiếp theo của người quản lý là phát triển năng lực của họ để giúp nhân viên hoàn thành công việc, đồng thời tạo động lực cho nhân viên bằng việc "nâng cấp" họ với phương pháp phát triển đội ngũ phù hợp như đào tạo [training], cố vấn [mentoring], kèm cặp [coaching]... Hãy nhớ rằng, không ai đào tạo nhân viên tốt hơn lãnh đạo trực tiếp của họ

Kỹ năng tạo động lực

Nhân viên giỏi cách mấy nhưng không có động lực thì kết quả cũng bằng không. Do đó, tạo động lực cho nhân viên, giúp họ giữ được "lửa" trong công việc là yếu tố quan trọng để giữ được người, từ đó nâng cao hiệu quả của tổ chức và là nền tảng của thành công lâu dài. Tạo động lực phải được làm thường xuyên nhưng luân phiên đối tượng.

Nếu bạn đang quản lý một đội ngũ nhân viên trẻ, bạn cần hiểu rằng người lao động trong độ tuổi này đặt ra những thách thức rất đặc thù đối với nhà quản lý. Người lao động trẻ thường mang lại nguồn năng lượng mạnh mẽ, tính cạnh tranh và sự nhiệt tình cho công ty - họ muốn được thử thách và tự tin rằng họ có thể đạt được bất cứ điều gì họ quyết tâm đạt đến. Tuy nhiên, các nhân viên trẻ cũng đòi hỏi rất nhiều sự chú ý và phản hồi, yêu cầu một sự cam kết về mặt thời gian mà nhà quản lý dành để đầu tư cho họ. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích CareerLink.vn giới thiệu đến bạn để quản lý một đội ngũ nhân viên trẻ.

Hãy rõ ràng ngay từ đầu

Khi bạn phỏng vấn một nhân viên tiềm năng trẻ, hãy đưa ra những mục tiêu rõ ràng về những gì công ty mong đợi ở họ. Giải thích đầy đủ cho họ về các mục tiêu, hành vi thích hợp nơi công sở, trang phục, và giờ làm việc. Điều này sẽ giúp các nhân viên tiềm năng được “mở mắt” về các yêu cầu công việc và những gì họ cần làm để thành công trong công việc.

Cung cấp thêm cho họ về cách thức làm việc

Các nhân viên trẻ tuổi cần phải xác định ngày báo cáo và kế hoạch chi tiết cho các dự án nhằm sắp xếp cho kế hoạch làm việc của họ. Điều này sẽ làm yên lòng họ vì công việc có giờ cố định, cuộc họp có những chương trình, mục tiêu được nêu rõ ràng, và tiến bộ được đánh giá. Bạn cũng nên xác định những tiêu chí đánh giá thành công để họ biết rằng họ có đang tiến bộ không.

Hướng dẫn các tiêu chuẩn kinh doanh

Việc hướng dẫn cho các nhân viên trẻ tuổi ngay từ đầu về tiêu chuẩn kinh doanh của công ty bạn là điều rất quan trọng. Các lao động trẻ có thể chưa bao giờ được tiếp cận với những tiêu chuẩn nghiêm ngặt, và có thể không hiểu được cái giá của những hành động như sử dụng ngôn ngữ không phù hợp trong một e-mail giao dịch.

Cho phép họ được tự do làm nhiều việc

Hãy nhớ rằng các nhân viên trẻ của bạn có thể làm nhiều việc cùng lúc, không giống như bất kỳ thế hệ nào trước họ. Điều này có nghĩa rằng họ có thể gửi e-mail, nói chuyện trên điện thoại, và soạn các bản ghi nhớ cùng một lúc - và không quên cho phép bản thân được tận hưởng, thư giãn trong quá trình này. Do vậy, các nhà quản lý hãy cho phép họ được tự do làm nhiều việc, miễn là họ vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Nuôi dưỡng một bầu không khí tích cực

Đối với các lao động trẻ, không khí nơi làm việc cần phải vui vẻ và nhân viên được là trung tâm. Họ muốn tận hưởng công việc và nơi làm việc của họ cũng như muốn làm bạn với các đồng nghiệp. Điều này có nghĩa là họ cần được đi ra ngoài ăn trưa với các nhân viên khác, cười đùa với các đồng nghiệp trong giờ làm việc, và được tham gia vào kế hoạch tổ chức các sự kiện của công ty. Hãy nhớ rằng một bầu không khí tẻ nhạt là điều tệ nhất khiến doanh nghiệp không thể giữ chân được các nhân viên trẻ tuổi.

Hãy là một người cố vấn

Các nhân viên trẻ muốn học hỏi từ bạn và nhận thông tin phản hồi của bạn hàng ngày. Họ muốn nhận sự lãnh đạo và giám sát của bạn, để tìm hiểu về cách công ty làm việc từ trên xuống dưới. Bạn nên hiểu điều này khi bạn thuê họ làm việc, và có kế hoạch dành thời gian giảng dạy và huấn luyện họ. Các nhân viên trẻ tuổi sẽ có sự đền đáp bằng sự nhiệt tình và kết quả công việc xứng đáng với sự đầu tư mà bạn đã dành cho họ.

Phấn đấu để cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Các nhân viên trẻ thường có nhiều hoạt động trong đời sống cá nhân như các giải đấu thể thao, các nhóm xã hội, các lớp học thêm và thời gian với bạn bè. Họ làm việc chăm chỉ, nhưng nhìn chung, họ không nghiện công việc. Gia đình và bạn bè thường là những ưu tiên hàng đầu của họ. Do vậy, các nhà quản lý cần nhận ra rằng cuộc sống cân bằng giữa công việc và các hoạt động khác là rất quan trọng đối với người lao động trẻ, và không nên quá khắt khe với những hoạt động bên ngoài công việc của họ.

Các nhân viên trẻ mang lại bầu không khí nhiệt tình và hăng hái cho công ty mà họ làm việc, đó là giá trị rất lớn của họ. Đây cũng là những người có hiểu biết về các công nghệ và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng cần nhớ rằng các nhân viên trẻ dễ cảm thấy bị nhàm chán nếu như các công việc cứ thường xuyên lặp đi lặp lại. Và để phát huy năng lực của họ, nhà quản lý cần phải khéo léo để khiến họ cảm thấy mình thuộc về tổ chức và là người có liên quan trực tiếp tới các nhiệm vụ của công ty. Bên cạnh đó, việc đầu tư phát triển các nhân viên trẻ cũng là điều hết sức cần thiết nếu như bạn muốn các nhân viên này mau chóng có nhiều kinh nghiệp và góp sức vào sự phát triển của công ty.

Thu Hiền

Để điều hành đội ngũ đầy tiềm năng, giám đốc nhân sự cần phải làm nhiều hơn ngoài việc chỉ hướng dẫn, đào tạo và phân chia công việc. Một người làm nghề nhân sự hiệu quả là người phải nhận ra điểm mạnh, nét riêng biệt độc đáo của từng nhân viên để có thể tối ưu hóa tất cả “tiềm năng” ấy. Đây không hẳn là nhiệm vụ khó khăn, chỉ cần biết chú ý và bổ sung những kỹ năng cần thiết cho nhân viên. Nếu làm được như vậy, kết quả thu được rất nhiều: năng suất lao động tăng, hiệu suất được cải thiện và đặc biệt sẽ giữ chân được nhân viên giỏi.

Theo kết quả nghiên cứu State of the American Workplace của tổ chức Gallup cho thấy việc tập trung vào thế mạnh của nhân viên sẽ giúp họ làm việc tích cực hơn, đồng thời cải thiện những thiếu xót.

Khi nhân viên nhận thức được ưu điểm, họ sẽ tự động làm việc năng suất cao hơn 7,8% và nếu một đội ngũ nhận thức điểm mạnh của họ thì năng suất cả nhóm sẽ cao hơn 12,5%.

Dưới đây là 10 cách để phát triển đội ngũ hiệu quả:

1. Đặt tên cho điểm mạnh

Người làm nghề nhân sự đừng nghĩ rằng bất kỳ ai cũng biết ưu điểm – khuyết điểm chính họ. Vì thế cách tốt nhất chính là tạo những buổi gặp gỡ, họp mặt các thành viên trong công ty hay trong bộ phận để cùng nhau thảo luận nhiều chủ đề. Khi mọi người hiểu rõ năng lực, điểm mạnh của nhau từ đó hãy đặt tên mỗi điểm mạnh đó. Sau đó hãy quan sát, đánh giá điểm mạnh này có thể áp dụng như thế nào trong từng công việc, từng nhiệm vụ.

2. Áp dụng các điểm mạnh cá nhân vào mục đích chung

Việc giúp nhân viên hiểu được thế mạnh của nhau trong tổ chức, việc làm này không chỉ xây dựng hình ảnh mạnh mẽ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mà còn nâng cao khả năng nghiệp vụ từng cá thể.

Với từng dự án hay nhiệm vụ phân công, giám đốc hay quản lý nhân sự nên bàn bạc cùng giám đốc bộ phận để có thể sắp xếp cũng như bố trí từng vị trí phù hợp với từng nhân tố nhằm tận dụng tối đa năng lực của cá thể.

3. Phân chia công việc dựa trên điểm mạnh

Ngoài việc đưa nhân viên những công việc phù hợp cũng nên tạo điều kiện để họ cải thiện điểm yếu.

4. Kết hợp điểm mạnh vào các mối quan hệ

Việc này giúp nhân viên có thể tối ưu năng lực cả trong lẫn ngoài phạm vi doanh nghiệp.

5. Phát triển điểm mạnh theo vai trò và kỳ vọng nhân viên

Trong trường hợp tốt nhất, việc phát triển điểm mạnh của từng nhân viên nên đi theo với mong muốn và quá trình hoàn thiện bản thân họ. Nhưng đôi khi mọi thứ còn phải dựa trên hiệu suất và lợi ích cho doanh nghiệp. Vì vậy giám đốc nhân sự hãy đảm bảo trên tinh thần vẫn tôn trọng, nuôi dưỡng, hướng dẫn nhân viên tập trung vào thế mạnh của mình, khéo léo đan cài những cơ hội để họ bức phá, thoát khỏi hình ảnh an toàn phù hợp với con người họ. Điều này giúp doanh nghiệp sẽ sở hữu thêm nhân tố tiềm năng tinh nhuệ.

6. Đào tạo sức mạnh

Doanh nghiệp nên đầu tư các khóa học giúp nhân viên trau dồi kỹ năng cũng như tối ưu hóa sức mạnh làm việc. Người làm nhân sự giống như chiếc “cầu nối” giữa nhân viên và doanh nghiệp để hỗ trợ, giải đáp cũng như giải quyết những vấn đề nếu có.

7. Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

Nếu có công việc hay cơ hội hãy để nhân viên thử sức đúng sở trường và năng lực của họ. Sự khuyến khích này giúp nhân viên tích cực khai phá tiềm lực của họ,

8. Xây dựng môi trường tích cực

Khuyến khích các thành viên trong doanh nghiệp làm "những người ủng hộ mạnh mẽ" cho nhau nhằm tăng sức mạnh đoàn kết và mối quan hệ trong nội bộ.

9. Xem xét “đào tạo chéo”

“Đào tạo chéo” bằng việc kết hợp giữa nhân viên mạnh với nhân viên đang cải thiện trong phạm vi bộ phận tương ứng. Việc “đào tạo” tưởng đơn giản nhưng lại đem về kết quả rất tốt bởi không tốn nhiều chi phí, thời gian mà còn tăng cường sự đoàn kết, giao tiếp và dễ dàng chia sẻ những yếu điểm để cùng nhau tốt hơn.

10. Trao quyền

Giám đốc nhân sự hãy để nhân viên tự quyết định, tự trách nhiệm khi áp dụng điểm mạnh vào công việc. Họ sẽ chủ động và kiểm soát tốt hơn khi nhận sự tin tưởng của doanh nghiệp để thực hiện công việc ấy. Đừng ép buộc mà hãy phát triển sức mạnh nhân viên bằng sự tin tưởng và động lực. Nếu người nhân viên không có yếu tố này thì họ không có giá trị để đầu tư.

Bên cạnh đó, còn khá nhiều những lợi ích khác để phát triên năng lực của nhân viên nói riêng. Nhưng với kết quả nghiên cứu tổ chức Gallup sẽ giúp người làm nghề nhân sự nói chung hay giám đốc nhân sự nói riêng hình dung rõ hơn cách thức cũng như tự bổ sung kiến thức trong công tác quản lý và điều hành nhân sự cho doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào khác.

Theo Shrm.org