Mẫu hóa đơn điện tử được quy định theo

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

– Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

– Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

– Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

\>>>> Tìm hiểu thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Những điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử

2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

3. Ví dụ cụ thể ký hiệu hóa đơn điện tử

1C22TAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

2C22TBB – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

1K23TYY – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

6K22BAB – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế

Như vậy, chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có nhiều thay đổi so với các quy định cũ trước đây. Trong đó có sự thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử liên hệ ngay 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Theo Thông tư 78/NĐ 123 tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022, vì vậy nhiều doanh nghiệp cũng đang thắc mắc hóa đơn điện tử theo quy định mới này có khác gì so với thông tư cũ cũng như hóa đơn giấy và làm thế nào để nhận biết trên hóa đơn mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ? hoadon30s xin giải đáp những thắc mắc trên để các doanh nghiệp nắm rõ những quy định mới trên mẫu hóa đơn điện tử tránh làm sai quy định của nhà nước.

1. Những loại mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ bao gồm các tiêu thức bắt buộc và những tiêu thức không bắt buộc phải có trên mỗi hóa đơn. Nghị định 123 và Thông tư 78 không chỉ quy định về nội dung hóa đơn điện tử mà còn hướng dẫn cách ghi rất chi tiết đối với từng trường hợp.

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định và hướng dẫn chi tiết về nội dung hóa đơn nói chung và nội dungmẫu hóa đơn điện tử hợp lệ nói riêng như sau:

- Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

- Tên hóa đơn: Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn như sau: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng tờ khai hoàn thuế, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

- Số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

- Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ: Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng

- Căn cứ quy định trên, khi chuyển sang năm tài chính mới 2022 thì Ký hiệu hoá đơn điện tử đại diện cho năm lập hoá đơn điện tử sẽ được thể hiện là số 22 - 2 chữ số cuối của năm 2022.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã

- Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

- Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.

- Nếu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

- Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt.

- Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại

- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.

- Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng... năm”.

- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

- Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng: Được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn: Được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

- Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

- Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này.

- Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123 và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Thời điểm ký số trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ: Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

- Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

- Người bán được lựa chọn: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.

- Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế

Lưu ý: Trong một số trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung bắt buộc như trên.

Nội dung khác trên hóa đơn: Ngoài các nội dung hóa đơn điện tử như trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

Đó là những thông tin chi tiết trên tờ hóa đơn thể hiện, Hoadon30s xin gửi những mẫu hóa đơn hợp lệ và đẹp cho từng loại hóa đơn để các doanh nghiệp tham khảo. \>>> Xem chi tiết tại đây

2. Hướng dẫn tra cứu hóa mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Website https://hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục thuế giúp các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai bao gồm: Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai; thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn, biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của doanh nghiệp ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế). \>>> Xem chi tiếttại đây

3. Đăng ký hóa đơn điện tử hay mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, uy tín tại P.A Việt Nam

Hóa đơn điện tử P.A Việt Nam tự hào là đơn vị đạt Tiêu chuẩn Nhận – Truyền – Lưu trữ và đáp ứng đày đủ yêu cầu theo thông tư 78 của Tổng Cục Thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử Hóa đơn 30s được ưa chuộng với tính năng ưu việt và giao diện dễ sử dụng, được phân tích và phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm. Bên cạnh đó,P.A Việt Nam có đội ngũ tư vấn tận tâm, chuyên nghiệp và nhiệt tình, luôn sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ, phục vụ và đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng của sản phẩm.