Sơ đồ cơ cấu to chức công ty truyền thông

Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng cần phải có sơ đồ tổ chức được xây dựng rõ ràng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp bậc. Sơ đồ cơ cấu tổ chức có tác động trực tiếp đến việc điều hành công ty. Vậy cụ thể sơ đồ tổ chức công ty là gì? 

Sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Một thuật ngữ khác để chỉ sơ đồ tổ chức công ty là biểu đồ tổ chức, hay trong tiếng Anh chính là cụm từ Organogram. Đây là một dạng sơ đồ trực quan nhằm miêu tả cấu trúc bên trong của một công ty hay doanh nghiệp. 

Sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Vậy tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty là gì? Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cũng chính là cách gián tiếp để xác định trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi cá nhân trong bộ máy doanh nghiệp. 

Nhìn vào sơ đồ, nhân viên cũng sẽ biết được công việc của mình được thực hiện như thế nào, ai là người quản lý, cần báo cáo cho ai và người chịu trách nhiệm cho công việc. Chính vì vậy có thể nói các mối liên hệ, cách thức giao tiếp và trao đổi công việc cũng được thể hiện rõ qua sơ đồ. 

Đồng thời cũng từ sơ đồ tổ chức công ty, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó người lãnh đạo sẽ nhìn rõ được sự đóng góp của từng bộ phận có tuân theo chiến lược của công ty hay không. 

Sơ đồ tổ chức công ty phải thể hiện được:

• Hình vẽ thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác/ báo cáo và các kênh giao tiếp chính thức giữa các nhân viên, các bộ phận, các phòng ban;
• Mô tả những nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận trong công ty;
• Mô tả chức vụ, quyền hạn của từng vị trí;
• Thể hiện quy trình làm việc của các bộ phận. 

Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty:

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: công việc sẽ được báo cáo và thống nhất qua một người;
• Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: tức là bộ máy tổ chức của công ty phải được xây dựng nhất quán theo mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
• Nguyên tắc hiệu quả: sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng phải mang đến hiệu quả hoạt động tối ưu nhất với chi phí quản lý, vận hành bộ máy thấp nhất
• Nguyên tắc cân đối: giữa các bộ phận phải có sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Đồng thời nguyên tắc cân đối cũng được thể hiện qua khối lượng công việc giữa các phòng ban
• Nguyên tắc linh hoạt: sau khi xây dựng sơ đồ, các bộ phận phòng ban phải thích nghi và đáp ứng được những tác động của bên ngoài thì sơ đồ đó mới có hiệu quả. 

Giờ thì bạn đã nắm được nguyên tắc của sơ đồ tổ chức công ty là gì rồi đúng không? Hãy đến phần nội dung tiếp theo – 5 mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến. 

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ

Gợi ý mẫu sơ đồ tổ chức công ty nhỏ

Lưu đồ dòng 

Lưu đồ dòng thể hiện chức năng và phân cấp của một nhóm nhân viên. Thường sẽ bố trí một giám đốc điều hành ở đầy biểu đồ, kế đến là phó giám đốc/ quản lý khu vực. Với kiểu lưu đồ này, nhiệm vụ của nhân viên được thể hiện rất cụ thể và nhân viên không thể tham gia vào các quyết định của tổ chức.  

Sơ đồ tổ chức chức năng 

Đặc điểm của sơ đồ tổ chức công ty là gì đối với mẫu sơ đồ chức năng này? Đó là có sự giao tiếp giữa các phòng ban, một nhân viên có thể được điều hành bởi nhiều giám đốc khác nhau. Như vậy, kiểu sơ đồ này đã khắc phục được sự chuyên môn hóa quá mức dẫn đến mất kết nối trong nội bộ của lưu đồ dòng. Mặt khác, nhược điểm của kiểu sơ đồ này là có thể nảy sinh mâu thuẫn, rối loạn trong việc phân công nhiệm vụ và truyền đạt kết quả công việc. 

Sơ đồ tổ chức theo dự án 

Sơ đồ tổ chức theo dự án

Là kiểu sơ đồ thể hiện nhiệm vụ của nhân viên được giám sát bởi các nhóm chuyên trách, quản lý dự án. Như vậy tương ứng với từng dự án sẽ có một người quản lý (giám đốc), mỗi người quản lý có xu hướng làm việc độc lập để dễ dàng hoàn thành mục tiêu hơn. 

Sơ đồ tổ chức ma trận 

Sơ đồ ma trận là dạng sơ đồ kết hợp của sơ đồ dự án và sơ đồ chức năng. Quyền hạn của nhân viên sẽ thay đổi theo từng dự án trong một hệ thống phân cấp. Như vậy sẽ làm nổi bật được sự linh hoạt, độc lập trong toàn hệ thống nhưng vẫn duy trì được quyền lực của người lãnh đạo.  

Sơ đồ tổ chức dành cho  công ty cổ phần

Trước khi tìm hiểu mẫu sơ đồ tổ chức công ty là gì đối với công ty cổ phần thì cũng cần phải nắm rõ được khái niệm của công ty cổ phần. Đây là một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được thành lập bởi vốn góp của các cổ đông. Số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không có giới hạn tối đa. 

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần thường được xây dựng theo 2 mô hình sau:

Mô hình 1

• Đại hội đồng cổ đông
• Hội đồng quản trị
• Ban kiểm soát
• Giám đốc
• Tổng giám đốc 

Lưu ý: đối với công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông đều là các tổ chức đang nắm giữ dưới 50% cổ phần thì không bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát. 

Mô hình 2

• Đại hội đồng cổ đông 
• Hội đồng quản trị
• Giám đốc
• Tổng giám đốc. 

Lưu ý: đối với mô hình này, số lượng thành viên độc lập trị tối thiểu 20% thì phải thành lập Ban kiểm soát nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị.  

Sơ đồ cơ cấu tổ chức đối với công ty TNHH 1 thành viên

Công ty TNHH 1 thành viên là loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu có thể là một tổ chức hoặc một cá nhân. Chủ sở hữu công ty sẽ có trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản có liên quan của công ty trong phạm vi vốn điều lệ. 

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH 1 thành viên

Mô hình 1

• Chủ tịch công ty: do chủ sở hữu công ty đứng ra bổ nhiệm. Có quyền hạn và trách nhiệm tương đương chủ sở hữu công ty, nhân danh công ty để thực hiện quyền và nghĩa vụ công ty nhưng không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc/ Giám đốc;
• Tổng giám đốc/ Giám đốc: có thể được chủ tịch/ hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc công ty cũng có thể thuê Giám đốc bên ngoài. Nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động của công ty, nhiệm kỳ tối đa là 05 năm. 

Mô hình 2

• Hội đồng thành viên: gồm 3-7 người, chủ sở hữu công ty chính là người bổ nhiệm Hội đồng thành viên. Có quyền hạn và trách nhiệm tương đương chủ sở hữu công ty, nhân danh công ty để thực hiện quyền và nghĩa vụ công ty nhưng không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc/ Giám đốc; 
• Tổng giám đốc/ Giám đốc: có thể được chủ tịch/ hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc công ty cũng có thể thuê Giám đốc bên ngoài. Nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động của công ty, nhiệm kỳ tối đa là 05 năm. 

Lưu ý: nếu chủ sở hữu công ty là doanh nghiệp nhà nước thì phải lập Ban kiểm soát. 

Sơ đồ tổ chức dành cho công ty xây dựng

Hoạt động chính của một công ty xây dựng là tư vấn, thiết kế, thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các loại công trình. Dựa vào đặc điểm này, có thể đoán được sơ đồ tổ chức công ty là gì không? Mặc dù sơ đồ cơ cấu tổ chức đối với mô hình công ty xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung vẫn xoay quanh 2 yếu tố chính: quy mô sản phẩm và dịch vụ cốt lõi. Các doanh nghiệp thường dựa vào định hướng cũng như lĩnh vực kinh doanh chính của công ty mà xây dựng sơ đồ.  

Dưới đây là mẫu sơ đồ tổ chức công ty xây dựng cơ bản, bạn có thể tham khảo:

Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng cơ bản

Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất

Vì đặc trưng của công ty sản xuất là chế độ tự chủ sản xuất trong phạm vi luật định nên cơ cấu tổ chức đối với mô hình công ty này ưu tiên sự gọn nhẹ, thống nhất để đảm bảo sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bộ phận. Chính vì vậy mà công ty sản xuất thường chia ra nhiều bộ phận, tổ sản xuất nắm giữ một nhiệm vụ riêng biệt. Song giữa các bộ phận vẫn có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau tạo nên một thể thống nhất. 

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty sản xuất

Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty bằng Excel

Nắm được nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty là gì rồi, giờ hãy bắt tay vào vẽ sơ đồ thôi. Để nhanh hơn và tiện hơn, hãy sử dụng các công cụ sẵn có trên Excel và thực hiện theo thao tác dưới đây: 

Bước 1: Tạo sơ đồ tổ chức trên Excel 

Sơ đồ thông thường 

• Ngay tại trang bạn muốn vẽ sơ đồ tổ chức, hãy click vào hộp thoại Insert, sau đó chọn SmartArt. Ngay lập tức sẽ có một bảng chọn các kiểu sơ đồ, hãy chọn kiểu phù hợp. 
• Khi chọn được kiểu sơ đồ thích hợp, sơ đồ sẽ hiển thị ngoài sheet Excel của bạn. Bên cạnh là một cửa sổ, hãy nhập thông tin các cấp bậc, phòng ban vào ô tương ứng. 

Cách tạo sơ đồ tổ chức thông thường trên Excel

Sơ đồ có hình ảnh 

• Sau khi chọn thẻ Insert và click vào SmartArt, hãy mở rộng bảng chọn các kiểu sơ đồ. Tại đây, click vào Hierarchy, sau đó chọn 1 trong 2 kiểu như trong ảnh minh họa.
• Sau khi chọn được kiểu sơ đồ, ngay tại mục Picture ở cửa sổ bên trái, hãy chọn vị trí lấy ảnh trên máy tính của bạn. Rồi chọn ảnh tương ứng với vị trí cấp bậc, nhấn Insert để ảnh được chèn vào sơ đồ. 

Sơ đồ tổ chức công ty có chèn hình ảnh minh họa

Bước 2: Tùy chỉnh nội dung 

• Muốn tạo thêm cấp bậc tương ứng, chỉ cần nhấn Enter thì sẽ có một ô tương tự, có cùng đơn vị được thêm vào ở vị trí đối xứng. 
• Muốn thay đổi cấp bậc của một ô, hãy nhấn Tab. Ngay lập tức ô đó sẽ trở thành mục con của ô trên. 
• Muốn xóa một vị trí trong sơ đồ, hãy click chuột phải vào ô cần xóa và chọn lệnh Cut hoặc click vào viền của ô cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím. 
• Muốn thay đổi màu của toàn sơ đồ, hãy click vào tab Design, sau đó chọn Change Color rồi lựa chọn màu tương ứng với màu sắc chủ đạo của công ty. 
• Muốn thay đổi màu trong ô, hãy thực hiện theo trình tự sau: click chọn ô cần đổi màu -> chọn Format -> click chọn Shape Fill -> chọn màu cần đổi. 
• Muốn thay đổi hiệu ứng của ô: chọn Design ngay trên thanh công cụ -> ngay tại hộp thoại SmartArt Styles, chọn Icon -> tùy chọn hiệu ứng bạn muốn. 
• Muốn thay đổi đường liên kết giữa các ô: click chuột phải vào đường liên kết muốn thay đổi -> ngay tại hộp thoại lối tắt hiện lên, hãy chọn kiểu đường liên kết bạn muốn trong bảng chọn Style. 

Hy vọng qua những giải đáp trên, bạn đã hiểu rõ sơ đồ tổ chức công ty là gì và sơ đồ tổ chức có vai trò quan trọng như thế nào đối với hoạt động của doanh nghiệp. Có thể dựa vào những mẫu sơ đồ gợi ý này để thiết kế sơ đồ phù hợp với mô hình công ty của bạn.