Cách xử lý thông tin bảo mật
Để biết được mức độ nghiêm ngặt của việc bảo mật thông tin trong công ty Nhật thế nào, thử tìm hiểu xem chuyện gì sẽ xảy ra với nhân viên nếu lỡ làm mất USB có chứa tài liệu của công ty. Show (Ảnh minh họa: Pixabay) Trước hết, phải lập tức báo cáo ngay lên sếp trực tiếp của mình, liệt kê danh sách những tài liệu có trong USB đó để bắt đầu đánh giá thiệt hại và tìm cách xử lý. Nếu trong đó có cả thông tin cá nhân của người khác thì phải ngay lập tức báo cho người đó biết để đề phòng các trường hợp giả mạo và các tình huống khác có thể xảy ra. Nếu mức độ thiệt hại của việc đánh mất dữ liệu là nghiêm trọng, việc nhân viên đó phải bồi thường hoặc bị cho nghỉ việc ở cũng chẳng phải là chuyện bất ngờ gì Nhật. Người Nhật có nghiêm trọng hóa vấn đề hay không?(Ảnh minh họa: PIXTA) Khi nói đến bảo mật trong kinh doanh là nói đến một phạm vi rộng bao gồm cả thông tin của sự việc lẫn thông tin cá nhân của tất cả những người có liên quan. Trong đạo đức kinh doanh của người Nhật, bảo mật thông tin là yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty. Tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nằm ở chỗ: Vì vậy, để những điều đáng tiếc không xảy ra, mỗi nhân viên cần chú ý những điều sau: 1. Phân biệt “công” và “tư”Hầu như công ty Nhật nào cũng cố gắng trang bị cho từng nhân viên điện thoại và máy tính chuyên dụng để phục vụ công việc. Những trang thiết bị đó hầu như đã bị khóa các chức năng có liên quan tới giải trí như ứng dụng xem phim, nghe nhạc, hay tự ý cài đặt các phần mềm mới. “Ý đồ” của sự phân biệt rạch ròi giữa “công” và “tư” này: Ngay cả khi không bị giới hạn, bản thân nhân viên cũng nên tự có ý thức trong việc chia mục đích ra để sử dụng các thiết bị được cấp đó. 2. Bảo mật cho các thiết bị sử dụng(Ảnh minh họa: Pixabay) • Luôn đặt mật khẩu cho tất cả các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính (để bàn và xách tay) và thay đổi định kỳ. 3. Cẩn thận khi gửi Email• Phân biệt CC và BCC trong mục địa chỉ người nhận: đây là chức năng cho phép người nhận nhìn thấy được (CC) hoặc không nhìn thấy được (BCC) những ai đang nhận cùng một email với mình. Địa chỉ email cũng là một phần của thông tin phải cẩn thận khi xử lý. 4. Đối với các tài liệu đã in ra giấy(Ảnh minh họa: Pixabay) • Hạn chế in tài liệu ra giấy, vừa bảo mật thông tin vừa tiết kiệm được chi phí
cho công ty, ngoài ra còn góp phần bảo vệ môi trường. Một khi đã in ra thì nên bảo quản trong hộc tủ có khóa, tránh để bừa bãi trên bàn làm việc, nơi có nhiều người qua lại. 5. Khi tiếp xúc với đối tácKể cả khi gặp trực tiếp hay trao đổi qua điện thoại, nên từ tốn, không phát ngôn bừa bãi, nên kiềm chế để không bị lỡ lời và phải biết mình đang nói gì. Đối với các vấn đề đang nhạy cảm trong công ty, nếu bị người ngoài công ty hay thậm chí là đồng nghiệp ở bộ phận khác hỏi đến, cũng không nên tự tiện phát ngôn mà phải hỏi ý kiến của cấp trên về mức độ và nội dung cụ thể có thể trả lời. 6. Đối với đồng nghiệpTuyệt đối không mang chuyện của người này đi “tám” với người khác, đặc biệt là các vấn đề nhạy cảm như tiền lương, mức độ đãi ngộ,... để tránh gây hiềm khích, ghen tỵ, mâu thuẫn trong nội bộ công ty. 7. Sau khi nghỉ việcNhiều người có suy nghĩ “một khi đã nghỉ việc thì nghĩa vụ hay trách nhiệm với công ty cũ coi như đã hết” nhưng nếu bạn tự tiện đưa toàn bộ thông tin “nhạy cảm” của công ty cũ cho công ty mới thì bạn cũng sẽ không được trọng dụng, bởi chẳng có công ty nào đủ dũng cảm để tin dùng một nhân viên sẽ có khả năng “phản bội” lại công ty cũ cả. Bảo mật thông tin không phải là chuyện chỉ diễn ra trong ngày một ngày hai mà đó là cả quá trình xuyên suốt cần được thực hiện mỗi ngày. Vì vậy, nên thực hiện một cách có hệ thống, thường xuyên tự mình kiểm tra, tạo thành thói quen để tránh những sai sót không đáng có mà có khi hậu quả của nó thì lại khó lường. Minh Nhật / kilala.vn |