Hướng dẫn lưu file word thành file pdf năm 2024
|
Ngoài mặt bảo mật cực tốt của file văn bản dạng PDF do người dùng không thể chỉnh sửa được nội dung gốc của tài liệu thì nhiều người cũng rất hài lòng vì PDF cho phép hiển thị không bị lỗi font chữ như Word ở các hệ điều hành Windows, Linux và Mac. Show
Vậy làm thế nào để chuyển đổi từ Word sang PDF mà không mất nhiều thời gian? Trong bài này, tôi sẽ chỉ ra cho bạn 3 cách để chuyển tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh nhất. Cách thứ nhất: Sử dụng tính năng Save As sẵn có trong WordỞ 2 bản Word 2007 và Word 2010 đều sẵn có tính năng chuyển file Word sang file PDF. Sau khi chuyển đổi thành công, file PDF sẽ vẫn giữ nguyên được bảng nội dung và các liên kết URL như bản Word gốc trước khi chuyển đổi. Bước 1: Bạn hãy mở file Word cần được chuyển sang PDF, click chọn File -> chọn Save As như hình dưới đây. Bước 2: Chọn nơi lưu và định dạng file PDF được chuyển đổi. + File name: Tên file PDF mà bạn muốn đặt sau khi chuyển đổi thành công. Nếu không mặc định tên file PDF đó sẽ trùng với tên file Word gốc. + Save as type: Hãy chọn đúng định dạng PDF mà bạn muốn chuyển đổi, như hình dưới tôi chọn PDF (*.pdf). Bước 3: Tiến hành công việc chuyển đổi bằng cách nhấn vào Save. Trong phần Optimize for có 2 sự lựa chọn: 1. Standard (publishing online and printing): Chọn phần này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa in ấn và phát hành trên mạng Internet. 2. Minimum size (publishing online and printing): Nếu chọn phần này sẽ tối ưu hóa dung lượng và phát hành trên mạng Internet. Ngoài ra nếu bạn chọn Open file after publishing: Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi sẽ tự động mở file PDF đã được chuyển đổi. Trong phần Options có một số tùy chọn nâng cao, bạn có thể nghiên cứu để hiểu kỹ mục này. Cách thứ hai: Sử dụng công cụ chuyển đổi Word sang PDF onlineCó rất nhiều trang Web cho phép thực hiện chuyển đổi Word sang PDF online. Sau đây tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một Website cho phép chuyển đổi Word sang PDF online miễn phí. Đầu tiên bạn hãy truy cập vào địa chỉ http://document.online-convert.com/convert-to-pdf Để chuyển đổi file Word sang PDF, website cho phép bạn thực hiện với 3 lựa chọn. Bạn có thể chọn file từ ngay trên máy tính, hoặc tại một link nào đó, hoặc cũng có thể trên Dropbox. Trong phần Optional settings: - Use OCR: Nếu bạn có file tài liệu thuộc dạng công thức toán học, vật lý thì hãy tích chọn ô Optical character recognition. - Source language: Tại đây bạn có thể lựa chọn cho mình ngôn ngữ gốc để chuyển đổi sang. Nhấn vào Convert file để tiến hành công việc chuyển đổi. Chờ trong giây lát Website sẽ gửi cho bạn file PDF đã được chuyển đổi. Bạn hãy nhanh chóng lưu vào máy và mở ra để kiểm tra file PDF đã được chuyển đổi. Cách thứ ba: Sử dụng phần mềm chuyển đổi Word sang PDFAdvanced Word to PDF Converter là một phần mềm cho phép người dùng có thể tạo ra file PDF từ Word. Công cụ hỗ trợ chuyển đổi từ Word sang PDF này rất nhỏ gọn, bạn có thể download bản dùng thử tại đây. Sau khi hoàn thành cài đặt, mở chương trình lên, giao diện chính của chương trình Advanced Word to PDF Converter như hình dưới. Tương tự như các phần mềm chuyển đổi Word sang PDF, phần mềm này cũng gồm 3 bước cơ bản: 1. Add File: Thêm file mà bạn cần chuyển đổi (File Word). 2. Save Folder: Lưu file được chuyển đổi (File PDF). 3. Convert: Tiến hành công việc chuyển đổi. Ngoài ra, Advanced Word to PDF Converter còn hỗ trợ bạn trong việc chuyển đổi nhiều file cùng lúc bằng cách nhấn chọn Add Folder… Trên đây là 3 cách chuyển đổi file tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Hy vọng bài viết giúp ích được nhiều cho các bạn! Sử dụng file PDF mang lại nhiều lợi ích cho người dùng khi quản lý, chia sẻ và bảo vệ tài liệu trong thời đại số hoá. Khám phá ngay 10 cách đưa file Word chuyển sang PDF nhanh chóng và tiện lợi trong bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud. Giới thiệu về công cụ chuyển đổi Word sang PDFPDF là một trong những định dạng phổ biến nhất trong việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu hiện nay. So với tài liệu Word hay Powerpoint, tài liệu PDF đảm bảo hiển thị đúng định dạng hơn. Mặt khác, khi chia sẻ file Word, font chữ hoặc định dạng của tài liệu dễ bị thay đổi. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và nội dung của tệp. Chính vì điều này, những công cụ hỗ trợ tệp Word chuyển sang PDF đã ra đời. Chuyển đổi tệp Word sang PDF có lợi ích gì?Đảm bảo độ tin cậyFile PDF thường khó chỉnh sửa, điều này giúp nội dung của tài liệu không bị thay đổi. Hơn nữa, đa số người dùng không có nhu cầu chỉnh sửa file PDF. Vì vậy, người dùng có thể yên tâm về độ tin cậy của tài liệu. Bảo mật thông tinBảo mật thông tin là một lợi ích khác khi người dùng sử dụng tệp Word chuyển sang PDF. File PDF hỗ trợ đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu và ngăn chặn truy cập trái phép từ người khác. Đặc biệt, khi chia sẻ tài liệu quan trọng, áp dụng mật khẩu bảo vệ sẽ giúp người dùng tránh mất mát thông tin. Tiện lợi trong việc chia sẻSoạn thảo và gửi file Word, Excel, PowerPoint có thể gặp khó khăn khi người nhận không có ứng dụng mở tài liệu trên thoại. Hệ quả của điều này là bố cục hoặc thông tin của tệp bị thay đổi. Tuy nhiên, file PDF hoàn toàn giữ được layout ban đầu và không gây rối loạn thông tin. Đặc biệt, khi sử dụng công cụ vẽ vector để tạo đồ họa, file PDF vẫn giữ nguyên tính thẩm mỹ và không bị thay đổi khi xem trên các thiết bị khác nhau. Các phương pháp chuyển đổi Word sang PDFHiện nay, 3 phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để chuyển đổi tệp Word sang PDF bao gồm: sử dụng tính năng của MS Word, sử dụng phần mềm chuyển đổi hoặc các công cụ online. Sử dụng tính năng sẵn có của Microsoft WordCách đơn giản nhất để chuyển file Word sang PDF là sử dụng tính năng của Microsoft Word. Phương pháp này sẽ có một số ưu điểm và nhược điểm được trình bày trong bảng sau. Ưu điểm Nhược điểm Dễ dàng và tiện lợi: Tính năng có sẵn trong MS Word cho phép chuyển đổi tài liệu chỉ bằng một vài bước đơn giản. Giữ nguyên định dạng: Quá trình Word chuyển sang PDF giữ nguyên định dạng của tài liệu ban đầu, đảm bảo thông tin, cấu trúc không bị thay đổi. Tiết kiệm thời gian và công sức: Người dùng không cần tải xuống hoặc tìm kiếm công cụ khác để chuyển đổi tài liệu. Thiếu tính linh hoạt: Người dùng không thể tùy chỉnh kích thước tệp PDF, chất lượng hình ảnh, hay mức độ bảo mật. Hạn chế về bảo mật: MS Word không cung cấp các tùy chọn bảo mật cao như bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu hoặc mã hóa. Không hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt: Tốn nhiều thời gian khi Microsoft Word chỉ cho phép chuyển đổi 1 tệp/lần. Sử dụng tính năng Save asBước 1: Mở tệp Word muốn chuyển. Nhấn vào File ở góc trái bên trên màn hình. Di chuyển chuột và chọn Save as. Bước 2: Sau bước trên, cửa sổ mới được xuất hiện. Bạn chọn Save as type. Sau đó chọn tiếp PDF và nhấn Save để chuyển file. Sử dụng tính năng PrintBước 1: Mở file Word muốn chuyển sang PDF. Chọn vào File, chọn tiếp mục Print để tiến hành xuất file. Bạn có thể làm nhanh bước này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + P khi file vừa mở lên. Bước 2: Lúc này, hộp Save Print Output As sẽ hiện lên. Tiếp tục điền tên và chọn nơi lưu file, sau đó nhấn Save để chuyển file. Sử dụng tính năng Save & SendBước 1: Mở tài liệu muốn chuyển đổi bằng MS Word. Chọn vào File ở bên trái phía trên góc màn hình. Sau đó chọn lần lượt theo thứ tự sau: Save & Send \> Create PDF/XPS Document \> Create PDF/XPS. Bước 2: Sau bước 1 thì hộp Publish as PDF or XPS sẽ hiện lên. Tiếp tục đặt tên và chọn nơi lưu tài liệu. Cuối cùng, nháy chuột vào Publish để chuyển file. Sử dụng phần mềm để đưa tệp Word sang PDFBên cạnh MS Word, nhiều người ưu tiên sử dụng các phần mềm để chuyển đổi file Word thành PDF. Tham khảo ưu và nhược điểm của cách thực hiện này dưới đây. Ưu điểm Nhược điểm Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Các phần mềm cho phép điều chỉnh kích thước, chất lượng hình ảnh, bảo mật tài liệu và nhiều tùy chọn khác. Bảo mật và ẩn danh: Nhiều phần mềm cho phép người dùng bảo mật tài liệu bằng mật khẩu hoặc mã hóa. Chuyển đổi hàng loạt: Hầu hết các phần mềm hiện nay đều hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt. Chất lượng cao: Phần mềm chuyển đổi cho phép người dùng điều chỉnh chất lượng tệp PDF, tăng cường chất lượng hình ảnh và văn bản. Phải cài đặt phần mềm bên ngoài: Người dùng có thể phải cài đặt thêm các phần mềm vào máy tính để sử dụng. Có thể gặp phải vấn đề tương thích: Một số phần mềm không tương thích với MS Word hoặc hệ điều hành máy tính. Phụ thuộc vào kết nối internet: Nhiều phần mềm yêu cầu có kết nối internet để chuyển đổi. Phần mềm có thể không miễn phí: Để sử dụng nhiều hơn tính năng, người dùng sẽ phải trả phí. Phần mềm doPDFBước 1: Tải xuống và cài đặt phần mềm doPDF về máy tính. Bước 2: Mở file Word cần chuyển, chọn mục File và Print. Bước 3: Lúc này, một hộp thoại sẽ mở ra. Ở phần Name, chọn tiếp doPDF, nhấn OK. Bước 4: Chọn nơi lưu và đặt tên tài liệu, nhấp chuột vào OK để hoàn tất. Phần mềm Foxit ReaderBước 1: Tải xuống và cài đặt Foxit Reader về máy tính. Bước 2: Mở file Word cần chuyển, chọn File \> Print \> Foxit Reader PDF Print \> Print. Bước 3: Đặt tên và lựa chọn nơi lưu tài liệu. Chọn Save để hoàn thành quá trình chuyển file. Phần mềm Advanced Word to Pdf ConverterBước 1: Tải xuống và cài đặt Advanced Word to Pdf Converter. Bước 2: Bấm vào Add File để mở file cần chuyển đổi lên. Bước 3: Chọn vào dấu 3 chấm tại phần Save Folder, chọn nơi lưu file và nhấp chuột vào Convert để chuyển file thành công. Sử dụng công cụ trực tuyến chuyển Word sang PDFCác công cụ chuyển đổi file trực tuyến hỗ trợ người chuyển file hàng loạt nhanh chóng. Tuy nhiên, cách làm này vẫn còn một số nhược điểm được trình bày trong bảng dưới đây. Ưu điểm Nhược điểm Tiện lợi và nhanh chóng: Chuyển đổi tệp ngay trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm bổ sung. Dễ sử dụng: Các công cụ chuyển đổi trực tuyến thường có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Không yêu cầu cài đặt: Người dùng không cần cài đặt phần mềm hay ứng dụng khác. Miễn phí hoặc có phí rất thấp: Nhiều công cụ hỗ trợ Word chuyển sang PDF trực tuyến miễn phí, bản dùng thử miễn phí hoặc chi phí thấp. Yếu tố bảo mật: Một số công cụ chuyển đổi trực tuyến có thể không đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu của người dùng. Phụ thuộc vào kết nối internet: Việc sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến yêu cầu kết nối internet ổn định. Giới hạn về dung lượng và số lượng tệp: Một số công cụ chuyển đổi trực tuyến giới hạn về dung lượng tệp và số lượng tệp chuyển đổi trong một lần. Không có tính năng tùy chỉnh cao cấp: So với các phần mềm chuyển đổi trên máy tính, công cụ chuyển đổi trực tuyến thường có ít tính năng tùy chỉnh cao cấp. Trang pdfonline.comBước 1: Truy cập vào https://xodo.com/word-to-pdf. Chọn Local device, Dropbox hoặc Google Drive để mở file Word cần chuyển đổi. Bước 2: Chọn file cần chuyển, chọn Open và chờ đợi quá tình hoàn tất. Bước 3: Khi đã chuyển đổi thành công, nhấp chuột vào Download để tải file Word chuyển sang PDF về máy tính. Trang Online ConvertBước 1: Truy cập vào website https://document.online-convert.com/convert-to-pdf. Sau đó chọn Choose File để mở tài liệu muốn chuyển. Bước 2: Chọn file Word cần chuyển, nhấp chuột vào Open. Bước 3: Ở phía dưới, tại mục Optional Settings sẽ bao gồm:
Bước 4: Cuối cùng, chọn Download để tải tài liệu pdf về máy tính. Trang SmallPDFBước 1: Truy cập vào website https://smallpdf.com/vi/word-to-pdf sau đó chọn biểu tượng mũi tên để chọn nguồn tải tệp lên. Bước 2: Chọn file muốn chuyển đổi, sau đó chọn Open và chờ đợi website chuyển hoàn tất. Bước 3: Sau khi file đã được chuyển thành công, chọn TẢI FILE XUỐNG để lưu tài liệu về máy tính. Trang ConvertioBước 1: Truy cập vào https://convertio.co/vn/doc-pdf/. Nhấp vào Chọn tệp tin. Bước 2: Chọn file Word muốn chuyển, chọn tiếp Open. Bước 3: Nhấp chuột vào Chuyển đổi và chờ đợi hoàn tất quá trình. Bước 4: Chọn Tải về để lưu tài liệu về máy tính. Chuyển bằng cách nào tốt nhất?Tuỳ thuộc mục đích và tài liệu Word chuyển sang PDF, người dùng có thể linh hoạt sử dụng các công cụ khác nhau. Nếu muốn đảm bảo toàn nội dung, dùng MS Word để chuyển đổi là sự lựa chọn thích hợp. Tuy nhiên, khi không có sẵn Word hoặc muốn tiết kiệm thời gian, người dùng có thể tham khảo các phần mềm chuyển đổi. Việc chuyển đổi trực tiếp trên web thích hợp cho các file nhẹ. Ngược lại, các tệp Word chuyển PDF có kích thước lớn thì các phần mềm offline hoặc online sẽ hữu dụng hơn. Lời kếtTrên đây là toàn bộ công cụ hỗ trợ tệp Word chuyển sang PDF mà FPT Smart Cloud đã tổng hợp. Chúng tôi hy vọng rằng quý doanh nghiệp đã nắm rõ và lựa chọn được cách thức phù hợp. Hiện nay, FPT Smart Cloud có cung cấp gói Microsoft 365 Business bản quyền được cập nhật mới nhất. Microsoft 365 Business cung cấp các công cụ làm việc mạnh mẽ với nhiều tiện ích, trong đó có MS Word. Làm thế nào để lưu file Word thành file PDF?Bước 1: Bạn mở file Word cần chuyển sang PDF chọn vào File. Bước 2: Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS Document \> Chọn biểu tượng Create PDF/XPS. Chọn biểu tượng Create PDF/XPS. Bước 3: Trong hộp thoại mới mở ra, nhấn Publish để quá trình chuyển đổi file được bắt đầu. Chuyển Word sang PDF có tác dụng gì?Lợi ích của việc chuyển Word sang PDFGiữ định dạng văn bản: PDF (Portable Document Format) giúp tài liệu giữ nguyên định dạng, bố cục và cách hiển thị trên mọi thiết bị và phần mềm đọc PDF. Lưu file PDF như thế nào?Lưu tệp PDF trên thiết bị di động của bạn. Mở tệp mà bạn muốn lưu dưới dạng PDF, rồi gõ nhẹ vào tệp trên máy tính bảng của bạn hoặc gõ nhẹ vào biểu tượng tệp. ... . Trên tab tệp , hãy gõ nhẹ vào in.. Nếu chưa chọn, hãy gõ nhẹ vào lưu dưới dạng PDF trên danh sách thả xuống, rồi nhấn vào lưu.. Gõ nhẹ Lưu.. Trong Microsoft Word 2013 để lưu văn bản với định dạng PDF ta thực hiện như thế nào?Chọn Lưu .. Nếu tệp đã được lưu trước đó, hãy chọn Tệp > Lưu Bản sao. Nếu tệp chưa được lưu, hãy chọn Tệp > Lưu Như.. Chọn Duyệt để chọn vị trí trên máy tính mà bạn muốn lưu tệp.. Trong danh sách thả xuống, chọn PDF.. Chọn Lưu.. |
