Hướng dẫn ghi bìa kẹp hồ sơ

Nếu bạn là công ty quảng cáo, dịch vụ in ấn, vui lòng thông báo cho chúng tôi biết để có những ưu đãi đặc biệt!

Bìa kẹp hồ sơ ( Folder ) là gì ?

Folder là một dạng bìa đựng hồ sơ, vật dụng không thể thiếu đối với văn phòng các công ty, và là một thành viên trong bộ sản phẩm nhận diện thương hiệu. Sẽ thật tiện lợi và chuyên nghiệp với việc lưu trữ hồ sơ tài liệu, các bản hợp đồng, đề nghị kinh doanh của công ty trong một chiếc folder đẹp với logo công ty và gửi chúng đến khách hàng, đối tác của bạn.

Folder hay còn gọi là profile, bìa sơ mi, bìa kẹp hồ sơ, mỗi địa phương có một tên gọi khác nhau, nhưng cuối cùng thì sản phẩm in xong vẫn là một ấn phẩm sử dụng trong văn phòng, song song bên cạnh là quảng cáo. Folder thường sử dụng giấy Briston hoặc giấy Couche có định lượng từ 250 – 300gms, Kích thước chuẩn của Folder là 21.5 x 31 cm có tay gài 6.5 cm có khe gài name card.

Ngoài ra cũng có những doanh nghiệp thiết kế bìa hồ sơ , bìa sơ mi với hình dạng khác lạ để làm bắt mắt khách hàng và tôn lên đẳng cấp của doanh nghiệp đó.

Công dụng của Folder dùng để kẹp hồ sơ gửi khách hàng hoặc lưu giữ, Folder cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu khá hiệu quả, những thông tin và hình ảnh của công ty được in quảng cáo trên folder.

Đây là nhân tố quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng về tính chuyên nghiệp và sự uy tín của công ty. Quyết định cuối cùng của khách hàng không chỉ phụ thuộc vào nội dung của thông điệp bạn đưa ra, nó còn phụ thuộc vào cách trình bày thông điệp đó như thế nào. Một thiết kế đẹp sẽ gây được sự chú ý và để lại ấn tượng với Đối Tác mỗi khi bạn sử dụng nó.

Trong hoạt động quảng cáo của công ty ở thời điểm hiện nay, bìa kẹp hồ sơ không còn là một ấn phẩm xa lạ mà nó còn được xem là một sản phẩm mấu chốt trong các hoạt động giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, giải pháp đến khách hàng một cách nhanh chóng, đơn giản nhất.

Bìa kẹp hồ sơ là gì?

Bìa kẹp hồ sơ là tờ bìa gấp đôi (nó còn được gọi là Folder) thường được dùng để kẹp tài liệu, đựng hồ sơ. Đây là một ấn phẩm thuộc bộ nhận diện thương hiệu, được sử dụng để chứa đựng các loại tài liệu như hợp đồng, văn bản, name card, các tấm tờ rơi, brochure,…

“Bìa kẹp hồ sơ thường được dùng trong nội bộ hay khi giao dịch với khách hàng.”

Một bìa kẹp hồ sơ đẹp sẽ khiến khách hàng giữ lại nó lâu hơn. Để được như vậy, thì bìa kẹp hồ sơ phải vừa hoàn hảo về chất lượng in ấn, vừa phải đạt được tính thẩm mỹ và tính tiện dụng cao.

Vai trò marketing của bìa kẹp hồ sơ doanh nghiệp

Trong một cuộc họp, hội nghị, gặp gỡ khách hàng, đối tác làm ăn, giới thiệu các sản phẩm, dự án mới,… Là lúc có nhiều loại giấy tờ cũng như ấn phẩm khác nhau được sử dụng. Thì doanh nghiệp nào có folder đựng hồ sơ phát cho khách hàng đựng được các giấy tờ đó chính là doanh nghiệp bước đầu thắng thế.

Vai trò của bìa kẹp hồ sơ không chỉ để chứa đựng các giấy tờ, tạo sự gọn gàng và tiện lợi cho khách hàng khi xem xét thông tin, nội dung cần thiết. Mà folder còn là một trong những biện pháp quảng cáo mang lại hiệu quả cao trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ đẩy mạnh quảng cáo online mà quên đi sự chuyên nghiệp đến từ các ấn phẩm phổ thông thì sẽ mất rất nhiều lợi thế tiếp cận khách hàng trực tiếp. Trong đó, việc in bìa hồ sơ ấn tượng sẽ giúp khách hàng nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng hơn, góp phần nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp hơn.

Để có được folder mang đến hiệu quả marketing cao nhất thì chất lượng in ấn phải đạt được độ thẩm mỹ ứng dụng cao. Muốn như vậy thì người thiết kế phải tuân thủ được các yếu tố như: hình ảnh chất lượng, chất liệu tốt, thiết kế độc đáo và chuyên nghiệp thì bìa kẹp hồ sơ sẽ có tác động mạnh mẽ đến mọi đối tượng khách hàng.

Vài lưu ý nhỏ khi thiết kế và in bìa kẹp hồ sơ

Tùy vào từng nhu cầu của doanh nghiệp, công ty mà designer sẽ thiết kế folder khác nhau, nhưng nó cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc tiêu chuẩn. Để có được một bìa hồ sơ đẹp, tiện dụng.

Đầu tiên thì kích thước folder sẽ bao gồm những nguyên tắc chung như:

• Kích thước 22 x 31cm (khổ trải ra sẽ là 44 x 31cm) với tay gấp 7cm để đựng tài liệu A4
• Kích thước 16 x 31cm (khổ trải ra sẽ là 32 x 31cm) với tay gấp 4.5cm để đựng tài liệu A5

  “Các bạn có thể sử dụng loại folder 1 tay gấp hoặc folder 2 tay gấp (trái và phải).”

Về phần nội dung thì khi in bìa kẹp hồ sơ sẽ được thể hiện thông tin chi tiết như:

• Tên công ty
• Địa chỉ
• Số điện thoại liên hệ
• Email, website (nếu có),…

Những thông tin đó là cơ bản để cấu tạo thành một bìa kẹp hồ sơ đẹp, tùy vào ý tưởng của mỗi công ty, doanh nghiệp mà designer sẽ xây dựng ý tưởng tạo hình cho folder thêm sáng tạo, độc đáo hơn.

Với những tiêu chí đó chúng tôi liệt kê vài ý tưởng tốt nhất để các bạn có thể thiết kế folder được đẹp, đầy đủ hơn:

• Ý tưởng thiết kế folder sáng tạo, mới lạ, không bị trùng lặp với khách hàng khác.
• Bố cục hình ảnh, nội dung phải rõ ràng được sắp xếp bắt mắt.
• Màu sắc, hình ảnh được bố trí cân đối, tạo điểm nhấn riêng cho từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nội dung được cô đọng súc tích, hạn chế đưa quá nhiều nội dung vào làm khách hàng cảm thấy rối mắt khi xem.

Và đây là một số chất liệu giấy thông dụng để in bìa kẹp hồ sơ

Giấy Couche 250 – 300gsm

Đây là loại giấy Couche có định lượng giấy từ 250 – 300g/cm2 (hay có thể gọi là C250 và C300). Đây là loại giấy được sử dụng nhiều nhất trong in ấn, có cả 2 mặt bóng, mịn và cho độ bám mực khá tốt. Các mẫu in bìa kẹp hồ sơ logo, folder hình ảnh thương hiệu công ty rất thường dùng loại giấy này.

Giấy Fort 250 – 300gsm

Đây là loại giấy được xử lý theo phương pháp hóa nghiền (chemical pulp) nên rất khó bị ố vàng theo thời gian, thích hợp cho việc lưu trữ tài liệu. Loại giấy này có bề mặt mịn, không chói vì vậy phù hợp cho viết và đọc. Do đó, giấy Fort thường được dùng để in các loại folder thông tin để ký kết hợp đồng hay gửi thông báo cho đối tác, khách hàng của các doanh nghiệp.

Giấy Bristol 300gsm

Đây là loại giấy bìa không được tráng phủ, bề mặt được cán láng hoàn thiện. Giấy Bristol thường gồm nhiều lớp giấy được ép lại với nhau nên có đặc điểm cứng và nặng hơn các loại giấy khác. Chính vì đặc điểm đó, giấy Bristol thường được sử dụng cho các loại mẫu in bìa kẹp hồ sơ dành cho thư mời, văn bản quyết định, thông báo.

Cùng chúng tôi tham khảo thêm các chất liệu giấy trong in ấn

Thành phẩm gia công tạo điểm nhấn cho bìa đựng hồ sơ

Để có được bìa kẹp giấy đẹp không đơn giản chỉ là việc chọn giấy hay in ấn, mà khâu gia công sau in cũng rất quan trọng để góp phần hoàn thiện chiếc folder đẹp và chất lượng.

Cán màng

Đây là một lựa chọn của rất nhiều khách hàng khi đặt in folder trên các chất liệu giấy phổ thông như giấy Couche, Bristol, Ivory,… Lớp màng mờ hoặc bóng giúp bìa kẹp hồ sơ của bạn được bảo vệ các yếu tố bên ngoài như nước, bụi bẩn, trầy xước mực in,..

Ngoài ra, lớp màng giúp mực in không bị để, gãy ở các nếp gấp giúp folder tăng thâm độ thẩm mỹ và bắt mắt hơn khi đến tay khách hàng.

Ép kim

Ép kim hay còn gọi là ép nhũ, nó là một trong những công đoạn sau in mà khách hàng lựa chọn để tạo nên sự cao cấp cho folder trở nên sang trọng. Ép kim logo và tên công ty sẽ giúp những phần thông tin đó nổi bật và ấn tượng đối khách hàng, đối tác.

UV định vị

Tương tự như ép nhũ, UV định vị cũng là một phương pháp làm nổi bật lên nội dung muốn nhấn mạnh và truyền tải thông tin đến khách hàng. UV định vị tạo ra độ sáng bóng dày lên ở điểm có UV. Thường khách hàng sẽ chọn UV định vị logo, hoặc 1 số sản phẩm nổi bật của công ty để khách hàng, đối tác chú ý đến.