Dung lượng file word quá lớn khiến người dùng chiếm nhiều dung lượng lưu trữ hơn, các thao tác mở và chỉnh sửa cũng mất nhiều thời gian hơn. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng file word có dung lượng quá lớn là do người dùng chèn nhiều hình ảnh có chất lượng cao làm kích thước file word tăng lên đáng kể. Để khắc phục vấn đề này và giảm dung lượng file word, người dùng có thể bỏ bớt những nội dung không cần thiết, xóa bớt ảnh hoặc giảm độ phân giải của file word.
Kích thước file word lúc ban đầu chưa giảm dung lượng
Bước 1: Click vào hình ảnh để làm xuất hiện tab Format, tiếp đến click vào tab Format và chọn Compress Pictures như hình hướng dẫn bên dưới
Bước 2: Khi cửa sổ menu Compress Pictures hiện ra tiếp tục click vào bỏ tùy chọn apply only this picture:
Tiếp đến chọn All pictures in document [chọn tất cả ảnh trong file word], chọn tiếp Web/Screen, sau đó click OK/Apply để lưu lại thay đổi
Bước 3: Kết quả sau khi giảm dung lượng file word thành công
Dung lượng file word quá lớn khiến người dùng chiếm nhiều dung lượng lưu trữ hơn, các thao tác mở và chỉnh sửa cũng mất nhiều thời gian hơn. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng file word có dung lượng quá lớn là do người dùng chèn nhiều hình ảnh có chất lượng cao làm kích thước file word tăng lên đáng kể.
Để khắc phục vấn đề này và giảm dung lượng file word, người dùng có thể bỏ bớt những nội dung không cần thiết, xóa bớt ảnh hoặc giảm độ phân giải của file word. Vậy cách thực hiện như thế nào mời bạn theo dõi phần hướng dẫn chi tiết ngay sau đây.
Gợi ý một số cách giảm dung lượng file word bằng máy tính
1. Giảm dung lượng file word bằng cách nén trực tiếp hình ảnh đã chèn trong tài liệu
Kích thước file word lúc ban đầu chưa giảm dung lượng:
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 1: Click vào hình ảnh để làm xuất hiện tab Format, tiếp đến click vào tab Format và chọn Compress Pictures như hình hướng dẫn bên dưới
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 2: Khi cửa sổ menu Compress Pictures hiện ra tiếp tục click vào bỏ tùy chọn Apply only this picture:
Tiếp đến chọn Print [220 ppi]: excellent quality on most printers and screens, để giảm dung lượng file word tối ưu cho việc in file, 150 ppi để chia sẻ lên web và lưu trong project, 96ppi để chia sẻ qua email hoặc click vào Use document resolution để ở chế độ mặc định sau đó click OK để lưu lại thay đổi.
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 3: Kế quả sau khi giảm dung lượng file word thành công
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng cách giảm dung lượng file word
2. Giảm dung lượng file word bằng cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh
Bước 1: Click vào File và chọn Option như hình hướng dẫn bên dưới.
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 2: Click vào tab Advance để truy cập cài đặt chuyên sâu
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 3: Ở menu Image Size quality bỏ tích ở tùy chọn Do not compress Image file và click vào Ok để lưu lại thay đổi
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Bước 4: Xem thành quả
Hình ảnh minh họa hướng dẫn người dùng giảm dung lượng file word
Như vậy bạn vừa xem bài hướng dẫn giới thiệu một số giảm dung lượng file word qua vài thao tác đơn giản. Theo dõi trang tin tức của FPT Shop để cập nhật các tin tức thủ thuật và đánh giá tư vấn mới nhất về công nghệ nhé.
Minh Hieu
Source: Tổng hợp
Ngô Minh Thư 01/11/2021 1 bình luận Để in 1 văn bản hay tài liệu thì việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị sẵn các vật dụng cần thiết cũng như file Word chứa dữ liệu cần để in. Việc in các văn bản trên Word sẽ dễ dàng hơn in trên Excel nhưng bạn cũng cần phải chú ý những lưu ý sau đây: Bước 1: Mở file Word cần in > Chọn thẻ File. Bước 2: Chọn mục Print. Sau khi thực hiện các bước trên bạn tiến hành chỉnh sửa các thiết lập khi in như khổ giấy A4, in bao nhiêu mặt,... ở phần 2. Ở phần này bạn sẽ thực hiện chỉnh sửa để khi in văn bản ra sẽ đúng như ý của bạn. Print: Ở đây bạn sẽ chọn in bao nhiêu bản và thực hiện thao tác in. Printer: Chọn thiết bị để in. Settings: Ở đây bạn thực hiện cài đặt khi in Trong đó: Print All Pages: Ở phần này bạn có thể chọn không hiện các bình luận, nhận xét trong file Word bằng cách bỏ chọn tại mục Print Markup. Print One Sided: In 1 mặt, ngoài ra ở phần này bạn cũng có thể lựa chọn cách in 2 mặt của tờ giấy ở đây. Collated: Ở mục này nếu chọn Collated như trong hình thì sau khi in bạn sẽ lấy được tài liệu theo thứ tự Ví dụ: Mình sẽ in 2 bản với 3 trang Portrait/Landscape Orientation: Ở đây bạn chọn sẽ in theo chiều ngang [Landscape Orientation] hoặc in theo chiều dọc [Portrait Orientation]. Letter: Kiểu văn bản bình thường, ngoài ra bạn cũng có thể chọn kiểu giấy khác để in ở mục này. Normal Margins: Căn lề bình thường [Top: 2,54 cm; Bottom: 2,54 cm; Left: 2,54 cm; Right: 2,54 cm] Để làm như vậy bạn thực hiện căn lề như sau: Vào mục Print > Nhấp vào Normal Margins > Chọn Mirrored. 1 Page Per Sheet: Ở phần này bạn sẽ chọn bao nhiêu trang trong file Word sẽ xuất hiện trên cùng 1 trang giấy sau khi in, ở đây là 1 trang trong file Word trên 1 trang giấy A4. Lỗi này xảy ra khi bạn không chọn đúng máy in hoặc bạn không sử dụng máy in để in. Ở trường hợp này file Word sau khi nhấn in sẽ được lưu dưới dạng file PDF, XPS, Onenote hoặc Notepad. Với lỗi này thì trước khi in bạn nên kiểm tra lại tất cả các cài đặt đã đúng chưa, bạn cũng có thể xem phần xem trước ở phần bên phải giao diện in. Ngoài ra, nếu bạn thực hiện in hàng loạt và để chắc chắn hơn bạn có thể in trước 1 bản xem mẫu, nếu như đúng như mong đợi thì tiến hành in hàng loạt. Trường hợp tiêu đề không lặp lại khi in này cũng xảy ra khá phổ biến khi tiến hành in văn bản, nhưng để có thể thiết lặp để khi in có thể lặp lại tiêu đề bạn cần phải thực hiện các thao tác cài đặt. Bạn có thể tham khảo cách lặp lại tiêu đề khi in văn bản trong file Word tại đây!!! Mong rằng với bài viết trên bạn có thể thực hiện in các văn bản 1 cách dễ dàng, nhanh chóng. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó hiểu về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc bạn thành công!!!
Bài viết này thảo luận về các tính năng kết hợp thư trong Microsoft Office Word 2003, Word 2007 và Word 2010. Kết hợp thư được sử dụng để tạo biểu mẫu thư, gửi thư nhãn, phong bì, thư mục và phân phối thư và gửi thư hàng loạt. Có ba tài liệu có liên quan trong quá trình trộn thư: tài liệu chính, nguồn dữ liệu và tài liệu đã trộn. Để hoàn tất quá trình cơ bản kết hợp thư, bạn phải làm như sau: Mở hoặc tạo một tài liệu chính. Tài liệu chính: hoạt động kết hợp thư trong Word, đây là tài liệu có chứa văn bản và đồ họa giống nhau cho mỗi phiên bản của tài liệu được kết hợp, chẳng hạn như địa chỉ trả lại hoặc lời chào trong thư mẫu.
Mở hoặc tạo một nguồn dữ liệu với người nhận thông tin cá nhân.
Nguồn dữ liệu: đây là tệp chứa thông tin được kết hợp trong tài liệu. Ví dụ: danh sách các tên và địa chỉ mà bạn muốn sử dụng kết hợp thư. Bạn phải kết nối với nguồn dữ liệu trước khi bạn có thể sử dụng thông tin trong quá trình kết hợp thư.
Thêm hoặc tuỳ chỉnh các trường hợp trong tài liệu chính.
Trường kết hợp: đây là trình giữ chỗ bạn chèn vào tài liệu chính. Ví dụ: chèn trường trộn thành phố cho Word chèn tên thành phố, như "Paris," được lưu trữ trong các
Thành phố trường dữ liệu.
Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu trong tài liệu chính để tạo một tài liệu mới được kết hợp.
Tài liệu đã trộn: đây là tài liệu kết quả mà bạn nhận được khi bạn nhập tài liệu chính trộn thư với danh sách địa chỉ của bạn. Tài liệu kết quả có thể do in hoặc tài liệu Word có kết quả trộn.
Word thực hiện trộn thư dễ dàng bằng cách sử dụng thuật sĩ sẽ hướng dẫn bạn qua các bước. Nếu bạn muốn làm việc bên ngoài trình hướng dẫn, bạn có thể sử dụng công cụ kết hợp thư . Một trong hai cách, đó là mỗi hàng [hoặc ghi] trong nguồn dữ liệu tạo ra từng thư mẫu, nhãn thư, phong bì hoặc thư mục mục.
Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp thư để tạo bất kỳ loại tài liệu bản đồ trường dữ liệu, không chỉ thư hoặc thư mục. Ví dụ: nếu bạn thu thập băng video được liệt kê trong bảng tính, bạn có thể sử dụng tuỳ chọn nhãn để tạo nhãn băng video.
Câu hỏi 1: Có thể kết hợp thư được thực hiện cùng một cách trong các phiên bản trước của Microsoft Word?A1: trộn thư có chức năng tương tự như phiên bản Word trước. Sử dụng một trong các phương pháp sau để sử dụng kết hợp thư trong Word:
-
Sử dụng công cụ kết hợp thư .
Trong Word 2003, trỏ đến thanh công cụ
trên menu xem , sau đó bấm kết hợp thư để hiển thị thanh kết hợp thư .Trong Word 2007 hoặc Word 2010, thanh công cụ kết hợp thư trong tab thư và nhóm bắt đầu kết hợp thư , viết và chèn trường nhóm, nhóm Kết quả xem trước và kết thúc nhóm.
Lưu ý Tuỳ chọn trên thanh công cụ kết hợp thư cung cấp chức năng tương tự như phiên bản Word trước.
-
Sử dụng kết hợp thư trong trợ giúp.
Dễ dàng sử dụng, thêm lệnh Ư trợ giúp các
Tên và thư phụ của công cụ
Menu trong Word 2003, hãy làm theo các bước sau:-
Trên menu công cụ , bấm vào
Tuỳ chỉnh. -
Nhấp vào tab lệnh .
-
Trong danh mục , hãy nhấp vào
Tất cả các lệnh. -
Trong danh sách lệnh , bấm
Trợ giúp kết hợp thư. -
Kéo lệnh Trợ giúp trộn thư cho thư và thư phụ trên công cụ menu.
Lưu ý Khi bạn còn lại con trỏ trong thư và gửi thư
phụ, bạn sẽ thấy một thanh ngang đen. Thanh này cho biết vị trí nơi lệnh sẽ xuất hiện trên menu công cụ khi bạn phát hành nút chuột. -
Trong hộp thoại tuỳ chỉnh , bấm
Đóng.
Để thêm lệnh Ư trợ giúpTruy cập nhanh trong Word 2007, hãy làm theo các bước sau:-
Bấm vào Nút Microsoft Office, sau đó bấm Tùy chọn Word.
-
Nhấp vào tùy chỉnh.
-
Nhấp vào Tất cả các lệnh trong chọn các lệnh từrồi sau đó bấm Thư sáp nhập trợ giúp trong danh sách chọn các lệnh từ .
-
Bấm vào Thêmrồi OK.
-
Câu hỏi 2: Có thể bạn di chuyển điểm chèn khi bạn chèn các trường hợp không?
A2: khi hộp thoại Chèn trường trộn thư mở, bạn không thể di chuyển điểm chèn vào tài liệu trộn thư chính. Nếu bạn nhấn ENTER hoặc SPACEBAR để di chuyển điểm chèn, trường hợp lựa chọn được chèn vào tài liệu. Để di chuyển điểm chèn của bạn, đóng hộp thoại Chọn trường hợp nhất , và sau đó di chuyển điểm chèn. Cho một trường hợp tại vị trí khác trong tài liệu chính kết hợp thư, bấm vào Chèn trường trộn thư trên thanh công cụ kết hợp thư . Để khắc phục hiện tượng này và sử dụng chức năng tương tự như phiên bản Word trước, thêm Cho trường hợp nhất
nút thanh công cụ kết hợp thư .
Để biết thêm thông tin về cách di chuyển điểm chèn, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
276005 không thể di chuyển điểm chèn khi bạn chèn trường trộnCâu hỏi 3: Chọn dữ liệu nguồn hộp thoại luôn sử dụng thư mục nguồn dữ liệu của tôi khi bạn bấm duyệt để mở nguồn dữ liệu. Điều này có thể thay đổi?
A3: thật không may, chế độ Chọn nguồn dữ liệu
hộp thoại không thể thay đổi. Nó sẽ luôn luôn mặc định thư mục nguồn dữ liệu của tôi. Tuy nhiên, bạn có thể tạo lối tắt hoặc sử dụng các phương pháp khác trong cácDanh sách hộp Nguồn dữ liệu của tôi để có được truy cập nhanh vào địa chỉ trộn thư của bạn.
Để biết thêm thông tin về cách để có được truy cập nhanh vào danh sách địa chỉ trộn thư của bạn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:276004 "my nguồn dữ liệu" luôn hiển thị trong danh sách chọn dữ liệu nguồn tìm trong trong WordCâu hỏi 4: Làm thế nào bạn tạo và in thư mẫu?A4: sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn muốn gửi thư cùng với nhiều người nhận.Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư để thư mẫu, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294683 cách sử dụng kết hợp thư để tạo thư mẫu trong WordCâu hỏi 5: Cách để bạn có thể thực hiện kết hợp thư thư điện tử?A5: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn đang gửi thư điện tử tương tự cho nhiều người nhận bằng cách sử dụng chương trình thư.Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư cho nhiều người nhận e-mail, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294694 cách sử dụng kết hợp thư để tạo thư email trong WordCâu hỏi 6: Bạn có thể sử dụng trường hợp, đối tượng hộp thư điện tử
A6: không. Bạn chỉ có thể nhập văn bản trong hộp chủ đề thư điện tử.
Lưu ý Microsoft Publisher 2007 hoặc Publisher 2010 cung cấp hỗ trợ này.Câu hỏi 7: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện kết hợp thư để phong bì?A7: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn đang gửi thư hàng loạt cho nhiều người nhận, và bạn muốn xem cá nhân cho mỗi phong bì.Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư địa chỉ in trực tiếp trên phong bì, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:294685 cách sử dụng kết hợp thư để tạo phong bì trong WordCâu hỏi 8: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện kết hợp thư để nhãn?A8: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư khi bạn muốn in thông tin về nhãn, ví dụ: gửi địa chỉ thư hoặc bưu thiếp.Để biết thêm thông tin về cách thông tin trộn thư nhãn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294684 cách sử dụng kết hợp thư để tạo nhãn thư trong WordCâu hỏi 9: Cách để bạn thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng cho nhãn của tôi?
A9: trong nhãn trộn thư chính tài liệu của bạn, thêm hình ảnh hoặc biểu tượng mà bạn muốn nhãn đầu tiên, sử dụng các phương pháp sau:
-
Trong Word 2003, trỏ đến
Hình ảnh trên menu chèn , sau đó bấm
Từ tệp. -
Trong Word 2007 hoặc Word 2010, bấm vào hình ảnh nhóm minh họachèn tab.
Chèn hình ảnh hoặc biểu tượng để nhãn, sử dụng một trong các phương pháp sau:
-
Trên thanh công cụ trộn thư [trên máy
Giao diện menu, trỏ đến thanh công cụvà sau đó bấm
Trộn thư], bấm Truyền nhãn. -
Trong ngăn tác vụ trộn thư [trên máy
Menu công cụ , trỏ chuột vào chữ cái và thư,và sau đó bấm Thuật sĩ trộn thư], nhấp vào Cập Nhật tất cả các nhãn.
Này sao chép thông tin từ nhãn đầu tiên cho mỗi nhãn trong tài liệu nhãn trộn thư chính.Để biết thêm chi tiết về cách thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng nhãn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
285065 làm thế nào để thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng mỗi nhãn trong WordCâu hỏi 10: Tại sao có một trang nhãn trên màn hình khi bạn xem trước tài liệu đã trộn?
A10: xem trước nhãn thư của bạn bằng cách sử dụng kết hợp thư trong ngăn tác vụ, bấm tiếp theo: xem trước nhãn. Các
Tính năng xem trước trong thuật sĩ trộn thư được thiết kế để hiển thị một trang một lúc. Xem tất cả các nhãn của bạn và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết trước khi bạn in tài liệu đã trộn, bấm tiếp theo: hoàn thành kết hợp. Nhấp vào chỉnh sửa từng nhãn. Thao tác này sẽ mở một tài liệu mới đã được kết hợp nhãn.Câu hỏi 11: Cách làm bạn sử dụng kết hợp thư để tạo một thư mục hoặc danh mục?A11: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư khi bạn muốn in một danh sách, chẳng hạn như thư thoại hoặc một danh sách các mục trên cùng một trang.Để biết thêm thông tin về cách thông tin kết hợp thư mục hoặc danh mục, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294693 cách sử dụng kết hợp thư để tạo một thư mục trong Word
294686 cách sử dụng kết hợp thư để tạo danh sách được sắp xếp theo loại trong WordCâu hỏi 12: Tại sao không kết hợp với Fax tuỳ chọn có sẵn cho kết hợp thư?
A12: trong phiên bản Word trước, tuỳ chọn kết hợp Fax sử dụng Microsoft Fax [còn được gọi là ở công việc Fax]. Tuy nhiên, Microsoft Office Outlook 2002 và các phiên bản, chương trình nhắn tin trong Microsoft Office XP, hỗ trợ Microsoft Fax.
Để biết thêm thông tin về trộn Fax, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:294695 cách sử dụng kết hợp thư để tạo Fax trong Word 2002 và các phiên bản Word
282550 trộn Fax lệnh có sẵn trên thanh công cụ kết hợp thưCâu hỏi 13: Làm thế nào bạn tạo một danh sách địa chỉ kết hợp thưA13: định dạng nguồn dữ liệu đơn giản nhất để làm việc với là một bảng Word. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng bất kỳ loại định dạng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như tệp văn bản lĩnh vực được phân tách bằng dấu phẩy hoặc tab và hồ sơ được phân tách bằng dấu phân đoạn.Để biết thêm thông tin về cách tạo một danh sách địa chỉ kết hợp thư trong Word, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294688 làm thế nào để thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong WordCâu hỏi 14: Tôi có thể thực hiện trộn thư với một nguồn dữ liệu nằm ở vị trí httpA14: Không, bạn không thể thực hiện trộn thư với nguồn dữ liệu nằm ở vị trí http, bao gồm vị trí SharePoint. Khi bạn cố gắng thực hiện việc này, bạn có thể nhận được thông báo lỗi.Để khắc phục sự cố này, bạn phải lưu tệp nguồn dữ liệu cục bộ hoặc vào ổ đĩa mạng [đường dẫn Mapped/UNC]. Sau khi bạn thực hiện việc này, bạn có thể thực hiện kết hợp thư.Câu hỏi 15: Có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử?A15: Không, bạn không thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử. Microsoft Office Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, bạn có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử lập trình bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp xây dựng giải pháp cho bạn.Q16: Làm thế nào tôi có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử?A16: Microsoft Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, điều này có thể được thực hiện lập bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp để xây dựng một giải pháp cho bạn.Để biết thêm thông tin, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
310212 làm thế nào để sử dụng thư viện Cdosys.dll để gửi một tin nhắn e-mail có phần đính kèm bằng cách sử dụng Visual C#