Mẫu file excel quản lý dự an
Quản lý dự án là công việc không dễ dàng, đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao. Với khả năng hỗ trợ tuyệt vời, excel đang là công cụ ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Mỗi dự án thuộc các ngành nghề lĩnh vực khác nhau sẽ có nhu cầu sử dụng mẫu file Excel quản lý dự án khác nhau. Bài viết này MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn đọc những mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Show
I. Vì sao cần có mẫu quản lý dự án?Mẫu quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc triển khai, hoàn thành dự án một cách hiệu quả, đúng tiến độ. Trong quá trình thực hiện dự án, việc tạo đi tạo lại cùng một nội dung, một quy trình là việc làm hoàn toàn không khả thi và lãng phí thời gian. Lúc này, các mẫu quản lý dự án ra đời và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý dự án. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn toàn diện, khoa học về công việc, dự án cho người quản lý dự án, đồng thời giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc và hệ thống các công việc cần thực hiện, từ đó kiểm soát dự án hiệu quả hơn. Mẫu quản lý dự án bạn sử dụng nên đảm bảo tính nhất quán, bởi cùng một nhiệm vụ giống nhau nhưng có thể có nhiều hơn một người phụ trách. Các mẫu quản lý sẵn có là cơ sở để những người dùng thực hiện theo đúng khuôn mẫu quy định, giảm thiểu sai sót và tránh lãng phí thời gian. Các mẫu này cũng giúp nhà quản lý dự án tạo ra một quy trình làm việc thống nhất cho toàn bộ tổ chức. Các công việc, quy trình trong dự án đòi hỏi sự trao đổi, hỗ trợ giữa các thành viên, các bộ phận. Do vậy, các mẫu quản lý dự án hiển thị đầy đủ dữ liệu, thông tin liên quan sẽ rất có ý nghĩa trong việc tăng tính liên kết, xây dựng công việc nhóm hiệu quả. Ngoài ra, người quản lý cũng dễ dàng quan sát tiến độ làm việc của nhân viên, dễ dàng giao việc, điều chỉnh công việc phù hợp, từ đó tăng hiệu suất làm việc chung của tổ chức. Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! II. Các mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nayHiện nay có khá nhiều các mẫu quản lý dự án bằng Execl khác nhau, dưới đây là một vài mẫu thông dụng dược nhiều người sử dụng nhất. 1. Mẫu excel quản lý dự án dạng GanttMẫu biểu đồ dạng Gantt trong Excel là công cụ hiệu quả nhất cho quản lý thời gian, theo dõi chi tiết tiến độ dự án. Đây là một mẫu mặc định của Microsoft Excel nên không gây phức tạp cho người sử dụng. Biểu đồ Gantt cho biết cách quản lý dự án theo thời gian thông qua hình ảnh biểu diễn trực quan đơn giản. Người dùng chỉ cần nhập vào ngày bắt đầu, thời gian thực hiện, thời gian kết thúc, các mốc giai đoạn quan trọng, trạng thái hiện tại của mỗi nhiệm vụ và chia sẻ với những người thực hiện, liên quan đến dự án. Mẫu biểu đồ Gantt có thể chứa cả những dự án với đa dạng quy mô lớn nhỏ. Các nhà quản lý dự án sẽ không cần tốn thời gian, công sức để trao đổi các công việc cần làm, làm khi nào,… vì chúng đều được thể hiện rõ trong biểu đồ. Chỉ cần nhìn vào biểu đồ, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tổng quan các công việc, tiến độ, thời hạn cụ thể từng nhiệm vụ. 2. Mẫu excel quản lý dự án dạng TimelineMẫu file Excel quản lý dự án dạng Timeline cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về các giai đoạn của dự án, các mốc thời gian gắn liền với từng giai đoạn giúp người dùng dễ dàng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ. Người dùng có thể lựa chọn và sử dụng các mẫu Timeline có sẵn trong Excel, tùy chỉnh, hiển thị nhiều thông tin trên mẫu. Khi đã nhập tất cả các mốc thời gian, giai đoạn của dự án, người dùng cũng có thể thay đổi giao diện của Timeline: thay đổi cách hiển thị dữ liệu, tùy chỉnh màu sắc… 3. Mẫu file excel quản lý dự án Todo-list danh sách việc cần làm:III. Nên quản lý dự án bằng Excel hay phần mềm?Hiện nay thay vì quản lý dự án bằng excel thủ công như trước thì các phần mềm quản lý công việc của dự án ra đời, nhằm giúp việc quản lý, sắp xếp được tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả tốt nhất. Vậy nên quản lý dự án bằng excel hay phần mềm ? 1. Quản lý dự án bằng phần mềm là gì?Quản lý dự án bằng phần mềm là công việc liên quan đến lập kế hoạch, lên lịch trình, phân bổ nguồn lực, quản lý quy trình của dự án thông qua phần mềm thay vì quản lý thủ công. Phần mềm quản lý dự án là công cụ hữu ích được các đội nhóm, doanh nghiệp lựa chọn bởi những đặc tính vượt trội mà cách quản lý công việc truyền thống không có. Phần mềm quản lý dự án cũng được sử dụng để trao đổi, giao tiếp với các bên liên quan của dự án nhằm kiểm soát chi phí, ngân sách, chất lượng dự án. Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ một số chức năng chính như:
2. So sánh mãu file excel quản lý dự án & quản lý dự án bằng phần mềmTùy vào nhu cầu sử dụng, quy mô dự án và mức ngân sách đầu tư mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh các đặc điểm, tính hiệu quả của hai phương pháp quản lý dự án bằng Excel và quản lý dự án bằng phần mềm.
QUẢN LÝ DỰ ÁN TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMISPhần mềm quản lý dự án AMIS Công ViệcTích hợp cả ba biểu mẫu quản lý dự án (Gantt Chart, Timeline, To-do-list) trong một phần mềm, AMIS Công Việc được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt Nam tin tưởng sử dụng và đánh giá đây là công cụ quản lý tối ưu gấp nhiều lần so với Excel. Ngoài ra, AMIS Công Việc còn là một trong những phần mềm quản lý công việc, dự án phổ biến nhất Việt Nam bởi nó là “cánh tay” đắc lực cho cả nhà quản lý và nhân viên:
Tạm kếtTrên đây là các mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất theo nghiên cứu của MISA AMIS. Hy vọng những gợi ý hữu ích này sẽ giúp công việc quản lý dự án của bạn trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. 2,011
Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website
MISA AMIS |