Công cụ đánh giá hiệu quả công việc năm 2024

Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc sẽ mang đến cho nhà quản lý nhận định chính xác về công việc và năng lực thực tế của mỗi nhân viên.

Đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động thúc đẩy nhân viên nỗ lực trong công việc. Đồng thời cũng là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các chế độ phù hợp với nhân viên. Tuy nhiên, để có được những đánh giá chính xác nhất, doanh nghiệp cần có phương pháp phù hợp nhất. Nếu bạn chưa chọn được phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phù hợp qua bài viết dưới đây của Acabiz nhé.

Tại sao cần đánh giá hiệu quả công việc?

Đánh giá hiệu quả công việc là quá trình xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên những tiêu chuẩn đã đặt ra trước đó. Nhằm công nhận, khuyến khích nhân viên bằng cách tạo điều kiện, khen thưởng hoặc huấn luyện.

Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Các hoạt động đánh giá hiệu quả công việc giúp nhà quản lý nắm được mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Họ cũng có thể xác định xem đâu là người cầ được cải thiện, đâu là điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân để có phương án khắc phục.

Bản đánh giá chính xác cũng là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra mức lương, thưởng đãi ngộ tương xứng với sự cố gắng và mức độ hoàn thành cũng như thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.

· Chỉ số đo lường hiệu suất

KPI là những chỉ số, giá trị có thể đo lường được thể hiện mức độ hiệu quả trong hoạt động của một công ty. Các doanh nghiệp sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá tiến độ và khả năng hoàn thành kế hoạch làm việc và các mục tiêu chiến lược của mình.

Doanh nghiệp có thể xây dựng KPI cho từng nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau để đảm bảo nhân viên có thể cố gắng để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

\>> Phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến

· Phương pháp thẻ điểm cân bằng

Phương pháp thẻ điểm cân bằng là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn chiến lược. Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động so với mục tiêu đề ra.

Đánh giá hiệu quả công việc

Phương pháp này thiết lập hệ thống đo lường thành quả hoạt động trong doanh nghiệp trên các khía cạnh: tài chính, khách hàng, hoạt động kinh doanh nội bộ, đào tạo và phát triển.

· Phương pháp đánh giá xếp hạng danh mục

Đây là một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc khá phổ biến, trong đó mức độ thực hiện công việc được đánh giá bằng một danh sách được chuẩn bị trước, liệt kê các hành vi thể hiện sự hiệu quả hoặc không trong công việc.

· Đánh giá theo thang đồ thị

Đây là hình thức người quản lý chỉ cần kiểm tra mức độ hiệu quả của nhân viên theo các cấp độ như: rất kém, kém, bình thường, tốt, rất tốt. Đây là phương pháp đã xuất hiện từ rất lâu và được sử dụng rộng rãi nhất để đánh giá thực hiện công việc.

· Phương pháp xếp hạng hiệu suất

Xếp hạng theo hiệu suất là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc từ tốt nhất đến kém nhất. Nhà quản lý sẽ so sánh sự thể hiện của các nhân viên với nhau dựa trên một số tiêu chí nhất định thay vì so sánh từng người với một phép đo tiêu chuẩn.

Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên

· Quản lý, đánh giá theo mục tiêu

Đây là một phương pháp trong đó nhà quản lý, người giám sát đặt mục tiêu cho nhân viên, định kỳ đánh giá hiệu suất và khen thưởng theo kết quả. Phương pháp này chú ý tập trung vào những gì phải hoàn thành thay vì cách thức và phương pháp thực hiện.

Bên cạnh những phương pháp đơn lẻ, nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn cách sử dụng kết hợp các phương pháp đánh giá với nhau để có được kết quả chính xác nhất. Bên cạnh việc đánh giá công việc, doanh nghiệp còn kết hợp với đào tạo và đánh giá chất lượng đào tạo để nhận định về sự nỗ lực của nhân viên.

Quản trị bằng hiệu suất giờ đã trở thành một hướng quản trị phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp, vì thế mà câu chuyện về việc sử dụng công cụ quản trị hiệu suất cũng trở đi trở lại nhiều lần trong những buổi tư vấn, chia sẻ của Toppion với các doanh nghiệp. Quen thuộc, phổ biến đến như vậy nhưng khi vận dụng lại không đạt được hiệu quả như kỳ vọng khiến không ít doanh nghiệp đau đầu, thậm chí tốn kém không ít chi phí. Vậy chúng ta phải sử dụng công cụ quản trị hiệu suất như thế nào để đạt hiệu quả?

Kết hợp với các công cụ hoạch định và quản trị chiến lược

Hiệu suất có thể hiểu là khả năng hoàn thành một công việc đúng với kết quả đề ra và hạn chế được tối đa sự lãng phí về thời gian, tiền bạc và công sức. Đối với người làm quản trị, việc tăng hiệu suất làm việc cho nhân sự là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Bởi, bên cạnh yếu tố tài chính, khách hàng thì nhân sự là một trong những nội lực mang tính quyết định việc doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu và tầm nhìn mà mình đặt ra hay không. Do đó, quản trị theo hiệu suất ra đời, cấp quản lý cùng nhân viên xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch, theo dõi giám sát và đánh giá kết quả mà nhân viên đạt được, hướng đến sự đồng hành cùng nhân viên trong việc nâng cao hiệu suất công việc gắn với mục tiêu của doanh nghiệp. Dần dần, quản trị hiệu suất trở thành một hướng quản trị tất yếu và xuất hiện công cụ quản trị hiệu suất hỗ trợ quá trình đánh giá và đo lường nổi tiếng là KPIs.

KPIs là từ viết tắt của Key Performance Indicators, là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của một cá nhân hay bộ phận trong tổ chức. Vai trò chính của KPIs cũng như những công cụ quản trị hiệu suất khác là hỗ trợ việc thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp. Vậy, nếu đội ngũ thực thi thực hiện được hết các đầu mục công việc đặt ra theo đúng yêu cầu nhưng lại không hướng tới mục tiêu của công ty thì đó có thể gọi là đạt hiệu suất hay không? Bên cạnh đó, bản chất của quản trị theo hiệu suất là tạo ra được không gian để nhân sự bộc lộ hết khả năng, làm việc đạt hiệu quả, chất lượng cao mà thiếu sự định hướng gắn mục tiêu cá nhân với tập thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng hoàn thành công việc nhưng không đạt được mục tiêu. Ví dụ, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là đẩy mạnh doanh thu thị trường nội địa, nhưng đội ngũ sale lại tập trung vào bán ở thị trường nước ngoài, trong khi lợi nhuận của việc bán ở thị trường ngoại không cao và không phù hợp với giai đoạn hiện tại. Làm như vậy sao có thể đạt hiệu suất cao được?

Lợi thế KPIs là đo lường và đánh giá, do đó khi đứng một mình nó không thể phát huy hết thế mạnh của mình mà cần có sự phối hợp với các công cụ hoạch định chiến lược như BSC, OGSM, MBO,… Các công cụ quản trị hoạch định chiến lược có lợi thế xác định mục tiêu doanh nghiệp, đưa mục tiêu xuống các phòng ban và phân chia thành KPIs cụ thể để có thể dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu suất công việc mà không bị lạc xa định hướng mục tiêu ban đầu. Mối tương quan giữa mục tiêu, chiến lược và đo lường hiệu suất công việc luôn rất chặt chẽ. Nếu doanh nghiệp xem nhẹ mối tương quan này và chỉ tập trung vào triển khai KPIs thì việc triển khai cũng sẽ không đạt được hiệu quả như kỳ vọng.

Công cụ quản trị hiệu suất nên ứng dụng cùng các công cụ quản trị chiến lược. Bởi về bản chất, nó là thiết bị đo lường mức độ hiệu quả của quá trình thực thi chiến lược.

Kết hợp chính sách lương thưởng để khuyến khích ứng dụng KPIs được hiệu quả, nhưng đùng dùng KPIs để tính lương nhân viên

Bản chất công cụ quản trị hiệu suất đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp đo lường mức độ hiệu quả của việc thực thi chiến lược, lấy đó làm cơ sở đánh giá tính khả thi của mục tiêu, chiến lược cũng như đội ngũ thực thi. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc sử dụng công cụ này để chia lương, phát thưởng cho nhân sự. Trên thực tế, không doanh nghiệp dựa trên KPIs để tính toán lương thưởng cho nhân sự mà hoàn toàn không biết đây là một cách ứng dụng sai lầm. Bấy lâu nay, có nhiều người xây dựng KPIs dựa trên bảng mô tả công việc của nhân sự, rồi từ đó áp đặt hiệu suất, phân chia lương thưởng khiến nhiều nhân sự trở nên bất mãn hoặc làm việc đối phó chỉ để đạt được những con số trên bảng KPIs.

Ví dụ KPIs giao cho phòng Marketing là phải tiếp cận được 12.000 khách hàng/năm, nghĩa là trung bình một tháng phải tiếp cận được 1.000 khách hàng. Trưởng phòng lại chia số lượng khách hàng ra trên mỗi nhân viên. Giả thiết trong phòng có năm người, mỗi người sẽ phải tiếp cận 200 khách hàng trên một tháng. Nếu như các tháng đạt yêu cầu thì sẽ bị trừ vào mức lương hàng tháng. Như vậy, nhân sự bị áp đặt một con số mà không hiểu rõ con số ấy có ý nghĩa gì, phục vụ cho mục đích nào. Có thể họ cũng sẽ cố gắng hoàn thành, nhưng cũng chỉ vì mục tiêu bảo toàn lương thưởng chứ không hề nắm được mục tiêu mà công ty muốn hướng đến là gì. KPIs đúng là một công cụ đo lường nhưng nó không chỉ dừng ở đo lường, càng không dùng để tính toán lương thưởng cho nhân viên. Công cụ quản trị hiệu suất chỉ thực sự phát huy hết vai trò của mình khi gắn kết với các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa tầm nhìn của mình. Việc dùng KPIs như một công cụ tính toán lương thưởng đã khiến việc ứng dụng công cụ thất bại ngay từ bước đầu tiên.

Để khuyến khích đội ngũ thực thi làm việc theo KPIs, doanh nghiệp có thể kết hợp chính sách lương thưởng. Nhưng tuyệt đối không dùng nó làm công cụ phân chia lương thưởng.

Dùng KPIs như là công cụ cải thiện năng lực thực thi của đội ngũ

Các chỉ số trong KPIs chính là cơ sở để mỗi nhân sự nhìn nhận, đánh giá năng lực bản thân và tính hiệu quả của cách thực thi. Chính những điều đó sẽ làm hệ quy chiếu giúp đội ngũ nâng cấp bản thân, cải tiến quy trình làm việc. Tuy nhiên, nếu không hiểu bản chất của điều này sẽ dễ dẫn đến sự sai lầm. Để tăng cường và thúc đẩy hiệu suất công việc cho nhân sự, một số công ty đưa ra quy định sẽ phạt những nhân viên không đạt KPIs. Tuy nhiên, đây là một biện pháp rất “nguy hiểm” mà các doanh nghiệp vẫn chưa ý thức được đầy đủ. Việc phạt nhân viên vốn nên theo quy định, chế tài của công ty chứ không thể phụ thuộc vào việc nhân sự có hoàn thành KPIs hay không. Về mặt bản chất, KPIs là một công cụ đo lường hiệu suất song nó không nói lên hết được năng lực và phẩm chất của một nhân sự. Bên cạnh đó, ý nghĩa của hình phạt hay những biện pháp kỷ luật là để đối tượng nhận phạt suy nghĩ về hành vi sai lỗi của mình cũng như có sự đền bù xứng đáng. Như vậy, không hoàn thành KPIs không thể xem như là lỗi sai của nhân sự để xử phạt mà chỉ có thể nhận định nhân sự chưa đạt hiệu suất kỳ vọng.

Khi không đạt được KPIs đề ra, thường do hai nguyên nhân chính:

- Một là do chiến lược không phù hợp. Không có gì là thập toàn thập mỹ, vậy nên chiến lược cũng có thể xảy ra sai sót. Ví dụ như việc đưa ra một chiến lược bất khả thi hoặc thiết lập một mục tiêu không thể đo lường thì chắc chắn cũng sẽ không thể hoàn thành được KPIs. Và như vậy, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại vấn đề và có sự điều chỉnh cần thiết.

- Hai là do năng lực của nhân viên yếu nên không thể hoàn thành được KPIs đã giao. Tuy nhiên, điều doanh nghiệp cần làm là đào tạo, hướng dẫn và kèm cặp năng lực thực thi. Chỉ khi nào nhân viên không thể đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của công việc hoặc không có sự phối hợp để cải thiện, doanh nghiệp có thể cân nhắc về quyết định có nên tiếp tục để họ đi cùng trên con thuyền hay không. ​ Khi dùng khái niệm “phạt” đối với trường hợp không đạt KPIs không chỉ khiến nhân sự hiểu lầm về công cụ quản trị hiệu suất mà còn dễ tạo ra phản ứng ngược, khiến nhân sự thêm bất mãn, làm việc một cách chống chế, thậm chí hiểu sai về vai trò của việc đo lường hiệu quả công việc. Như vậy, doanh nghiệp cũng không thể triển khai KPIs một cách hiệu quả.

Hãy dùng KPIs như là một công cụ hỗ trợ đội ngũ nhận thức năng lực thực thi, từ đó làm nền tảng của sự cải tiến. Đừng dùng nó như một công cụ chuyên chế và áp đặt.

Công cụ quản trị hiệu suất vốn là một công cụ rất hữu hiệu giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá được chất lượng công việc của cá nhân hoặc bộ phận. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai công cụ, chúng ta thường có những cách làm sai khiến việc sử dụng công cụ không đạt được hiệu quả. Điều quan trọng nhất khi sử dụng một công cụ quản trị vẫn là việc hiểu đúng về công cụ và có sự ứng dụng phù hợp với điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Toppion, các doanh nghiệp sẽ có thêm bài học kinh nghiệm khi áp dụng công cụ quản trị hiệu suất sao cho hiệu quả.

Đánh giá hiệu quả công việc như thế nào?

Đánh giá hiệu quả công việc là quá trình xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên những tiêu chuẩn đã đặt ra trước đó, nhằm công nhận, khuyến khích nhân viên bằng cách tạo điều kiện, khen thưởng hoặc huấn luyện.

Doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc nhằm mục đích gì?

Đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhằm phân loại doanh nghiệp và có các biện pháp khuyến khích động viên về vật chất, tinh thần đối với những doanh nghiệp và người quản lý, điều hành doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả; xử lý kịp thời đối với những doanh nghiệp và người quản lý, điều hành doanh nghiệp yếu kém ...

Ranking method là gì?

Đánh giá theo thứ tự Ranking Method Đây là một trong những phương pháp được sử dụng để xếp hạng và so sánh hiệu suất của các nhân viên trong một tổ chức. Ưu điểm là đảm bảo tính minh bạch và đơn giản, cho phép tổ chức xác định rõ ràng những nhân viên ưu tú nhất.

Có bao nhiêu phương pháp đánh giá?

Có 3 phương pháp đánh giá thành tích công việc thường được sử dụng trong thực tiễn là phương pháp đánh giá cho điểm (rating scale), phương pháp đánh giá mô tả (essay method) và phương pháp đánh giá theo kết quả (results-oriented) hay phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu (management by objectives).