Đến nay Chính phủ vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền chứng thực văn bản có tiếng nước ngoài khiến cho người dân khi đi công chứng gặp nhiều khó khăn.
Cảnh khổ công chứng
Trong thời đại tiếng nước ngoài đã vô cùng phổ biến trong cộng đồng, nhưng khi người dân muốn công chứng giấy tờ hay thực hiên các thủ tục hành chính có sử dụng ngôn ngữ quốc gia khác lại gặp nhiều khó khăn. Công dân Việt Nam và người nước ngoài không rõ cơ quan nào có thẩm quyền chuyển đổi ngôn ngữ và công chứng giấy tờ dẫn đến tình trạng chật vật và tốn nhiều thời gian. Cùng với đó là sự đùn đẩy cấp bậc trong quá trình xử lý hồ sơ của các cơ quan hành chính Nhà nước.
Quy định của Nhà nước
Nghị định 79/2007/NĐ-CP có quy định, UBND cấp xã, phường chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Các văn bản tiếng nước ngoài dù 1 chữ cũng phải chuyển lên cấp cao hơn là phòng Tư pháp cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Nghị định 79 vô tình dẫn đến tình trạng phòng công chứng cấp xã, phường quá thưa vắng, trong khi cấp quận, huyện trở lên lại vào cảnh quá tải, chen lấn, xử lý chậm hồ sơ cho người dân.
Vấn đề cần giải quyết
Trao đổi với Luật sư Quản Văn Minh, Giám đốc Công ty Luật số 5 Quốc gia [Đoàn Luật sư TP. Hà Nội] cho biết:
Nghị định 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79 quy định cụ thể thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện. Tuy nhiên, Nghị định này không quy định cụ thể văn bản song ngữ là những văn bản nào, có sự phân biệt giữa văn bản song ngữ và văn bản có tính chất song ngữ hay không. Nghị định này cũng không bãi bỏ Thông tư 03 nên xảy ra nhiều ý kiến trái chiều.
Có ý kiến cho rằng văn bản song ngữ khác với văn bản có tính chất song ngữ nên theo Nghị định Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực loại văn bản song ngữ còn UBND cấp xã, phường chỉ chứng thực loại văn bản có mang tính chất song ngữ theo quy định tại Thông tư 03.
Ý kiến khác lại cho rằng văn bản song ngữ và văn bản có tính chất song ngữ là một. Vì vậy, Phòng Tư pháp cấp huyện là cơ quan duy nhất có thẩm quyền chứng thực các loại văn bản này.
Từ những quy định chưa rõ ràng của Thông tư 04, dẫn đến một số bất cập và thực hiện không đồng bộ giữa các cấp xã/ phường, quận/huyện, thành phố trên cả nước. Hiện tại, cần lắm những hướng dẫn cụ thể của Bộ Tư pháp về vấn đề công chứng giấy tờ có tiếng nước ngoài để thuận tiện hơn cho người dân cũng như công tác chứng thực.
Chào Công ty Luật Việt Phong, tôi có vấn đề thắc mắc sau muốn xin tư vấn. Tôi có một số văn bản là bằng và chứng chỉ tiếng anh, tôi có mang ra văn phòng công chứng chứng thực ra các bản khác để lưu và sử dụng cho công việc của mình thì nhân viên ở đã nói họ không chứng thực những giấy tờ có tiếng nước ngoài. Vậy thì cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực văn bản này? Tôi phải mang ra đâu để chứng thực? Tôi xin cảm ơn!
Người gửi: Hà Linh [TP Hồ Chí Minh]
[ Ảnh minh họa:Internet]
Tư vấn luật: 1900 6589
Xin chào bạn! Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình tới Luật Việt Phong. Về câu hỏi của bạn, công ty Luật Việt Phong xin tư vấn và hướng dẫn bạn như sau:
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Căn cứ vào Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp] có thẩm quyền và trách nhiệm:
a] Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b] Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c] Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d] Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ] Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn [sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã] có thẩm quyền và trách nhiệm:
a] Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b] Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c] Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
b] Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ] Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e] Chứng thực di chúc;
g] Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h] Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện] có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng [sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng].
5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Như vậy, theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trên thì đối với văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, văn bản có tiếng nước ngoài thì bạn phải ra chứng thực tại Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Trên đây là tư vấn của công ty Luật Việt Phong về Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ có tiếng nước ngoài? Chúng tôi hi vọng rằng quý khách có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn quý khách vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý.
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Nghị định 79/2007/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
* Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện] có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
* Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn [sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã] có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
* Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài [sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài] có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Riêng về thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ, ngoài quy định nêu trên còn được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP:
- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài [ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...] thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt [ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...] thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.
- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ [ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài] thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Có thể thấy, hướng dẫn về thẩm quyền chứng thực văn bản song ngữ của hai văn bản nêu trên [Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008] có sự mâu thuẫn. Trong trường hợp này, việc áp dụng sẽ phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 83 về áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008: “Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn”. Do vậy, thẩm quyền chứng thực văn bản song ngữ phải áp dụng quy định tại Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ. Theo đó, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện.
Đối chiếu với các quy định trên, nếu Giấy phép bán hàng của công ty bạn hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài hoặc Giấy phép bán hàng đó có tính chất song ngữ [nội dung được ghi bằng hai thứ tiếng là tiếng Nhật và tiếng Việt] thì công ty bạn phải chứng thực tại Phòng tư pháp cấp huyện.