Ngành quản trị văn phòng là ngành khá được chú trọng phát triển hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chức năng của quản trị văn phòng là gì? Với bài viết hôm nay, Đại học Đông Á sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc này.
Tìm hiểu về quản trị văn phòng
Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện khá sớm, cung cấp nhiều nhân lực cho các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo các công việc có liên quan đến lập tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự và công việc hậu cần của một doanh nghiệp một cách hiệu quả. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò khá quan trọng trong bất kỳ hoạt động tổ chức của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Qua đó, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy vai trò của quản trị văn phòng là rất lớn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào.
Vai trò, chức năng của Quản trị văn phòng là gì?
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một người làm quản trị văn phòng tài giỏi, năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng mềm tương đối tốt. Để trở thành một người quản trị văn phòng như vậy, trước tiên các bạn cần phải nắm rõ các chức năng quản trị văn phòng.
Hiện quản trị văn phòng có những chức năng chính sau:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, người quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.
Do đó, công tác tham mưu tổng hợp là một lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ thể quản lý.
Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng. Điều này khiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phân tích và quản lý thông tin theo những quy trình nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng có thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, kế toán, tài chính,…
Chức năng giúp việc điều hành
Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành. Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các cấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngoài ra, văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộc họp, hội nghị cấp trên,…
Chức năng hậu cần
Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,…là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:
Để trở thành nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?
Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc, người làm quản trị văn phòng bên cạnh kiến thức chuyên môn cũng cần các kỹ năng mềm như:
- Kỹ năng xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức, doanh nghiệp đúng theo quy định của các cơ quan nhà nước.
- Kỹ năng tổ chức: xây dựng và tổ chức các hoạt động tại công ty, lên kế hoạch tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty.
- Kỹ năng phân tích tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình công tác
- Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc
- Kỹ năng lập kế hoạch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
Có thể nói rằng, vai trò của nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Do đó, ngành quản trị văn phòng đã và đang được chú trọng đào tạo ở nhiều ngôi trường. Đây cũng là lý do khiến nhiều bạn trẻ đang băn khoăn không biết quản trị văn phòng học trường nào tốt nhất…
Trường Đại học Đông Á Đà Nẵng – một trong những ngôi trường lớn nhất tại khu vực miền Trung tuyển sinh ngành Quản trị văn phòng bạn có thể cân nhắc lựa chọn.
Sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại đại học Đông Á sẽ được học tập với chương trình đào tạo gắn liền với thực nghiệm giúp các bạn sinh viên vừa nắm vững kiến thức chuyên môn, vừa có trải nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trường còn chủ động liên kết với các doanh nghiệp để tổ chức giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn nhằm tạo điều kiện giúp sinh viên có những định hướng về ngành nghề ngay cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn giải đáp được vấn đề chức năng của quản trị văn phòng. Từ đó, đưa ra được quyết định đúng đắn về ngành nghề trong tương lai của bản thân. Chúc các bạn thành công!
Câu 1: Nêu khái niệm chức năng của văn phòng?a, Khái niệm:Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan tổ chức đó.b, Chức năng:Giúp việc điều hành: Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc.Theo dõi đôn đốc các đon vị thực hiện kế hoạch.Tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan.Tổ chức tham mưu tổng hợp:Tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.Hậu cần, quản trị:Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện điều kiện làm việc cho cơ quan.Câu 2: Nêu khái niệm, chức năng của quản trị? Phân biệt công việc quản trị và công việc hành chính văn phòng?Quản trị:a, khái niệmAdministration: sự quản trị, sự hợp tác của một số người trong một tổ chức để thực hiện mục tiêu mà cá nhân theo đuổi bằng một phương cách có hiệu quả nhất.Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đề ra.b, chức năngHoạch định: Xây dựng chương trình mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quy định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hình thành các mục tiêu đó.Tổ chức: lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân bộ phận đó.Lãnh đạo: phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ thể, động viên, khuyến khích nhân viên.Kiểm tra:Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình và kết quả của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch áp dụng các biện pháp xử lí Rút kinh nghiệm chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình biện pháp tổ chức thực hiện.Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:Mọi thành viên đều thực hiện công việc HCVP, nhưng cấp quản trị càng cao thì các công việc HCVP càng ít và công việc quản trị càng nhiều.Câu 3. Nêu khái niệm và chức năng của thư ký?Khái niệm: Thư ký: là một người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.Thư ký văn phòng : là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.Chức năng:Xử lý văn bản đi-đến [ đăng kí các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quy định của thủ trưởng, khảo sát văn bản]Công việc HCVP Công việc quản trịĐó là công việc hành chính đơn thuần như xử lý côn văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại Do các nhân viên HCVP thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng.Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng.Tổ chức tiếp khách, họp hội nghị đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác.Câu 4: Nêu phương pháp phân loại thông tin trong quản lý hành chính?Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:a, phân loại theo kênh tiếp nhận:Thông tin có hệ thống: là những thông tin được cập nhật theo chuỗi chu kỳ hệ thống đã định sẵn như: bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm Thông tin không hệ thống: là những thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, không đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.b, phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tinThông tin tra cứu: những tài liệu thông tin có tính quy ướcVD: những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phạm pháp luật, thông tin về thành tựu khoa học - kĩ thuật.Thông tin báo cáo: tình hình sự kiện, hoạt động, các nhà quản lý cần được cung cấp các bản tin hằng ngày, tháng c, phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt độngThông tin kinh tế: những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế như: công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, thị trường Thông tin Chính trị - văn hóa: những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, giáo dục, y tế, dân số, an ninh quốc phòng, môi trường, ngoại giao d, theo tính chất thời điểm nội dungThông tin quá khứThông tin hiện hànhThông tin dự báoe, phân loại theo các tiêu chí khácTheo quan hệ quản lý: thông tin từ trên xuống dưới, thông tin từ dưới lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo.Theo nguồn thông tin: thông tin chính thức và thông tin không chính thức.Câu 5: quy định xử lý thông tin trong doanh nghiệp?Cần xây dựng quyết định trong việc báo cáo xử lý thông tin của công việc hằng ngày của doanh nghiệp cụ thể gồm các loại thông tin như sau:Thông tin từ bên ngoải công tyThông tin từ công ty ra ngoàiThông tin truyền đat giữa các bộ phânNhằm giải quyết công việc theo chức năng thông tin từ ban giám đốc chỉ đạo cho các bộ phậna, nguyên tắc truyền đạt và xử lý thông tinThông tin có thể truyền đạt qua các loại hình như: điện thoại, fax, email, trực tiếp Việc giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn.Khi nhận được thông tin bộ phận nhận bắt buộc phải có phản hồi thông tin ngay trong bộ phận chuyển giao nếu không làm được theo thời hạn thì phải có phản hồi để bộ phận hoặc cá nhân giao thông tin sắp xếp.b, phương pháp xử lý với các loại thông tinVới thông tin từ bên ngoài vào công tyVới thông tin từ các công văn, thư từ từ bên ngoài, nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mẫu. Sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào, chuyển đến bộ phận thì yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến.Với thông tin khác bằng điện thoại: trường hợp cần xử lý thông tin liên quan đến các bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết. Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết và xử lý thông tin theo mẫu.Với thông tin từ trong công ty ra ngoàiTrường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuân thủ các yêu cầu sau:Phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh.Toàn bộ các nội dung kiểm soát văn bản ra bên ngoài công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi.Thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khácThông tin của bộ phận bao gồm chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua các bộ phận và các nơi khác trong công ty.Khi chuyển thông tin phải dưới dạng văn bản như: công văn, thông báo, fax, hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan.Thông tin do giám đốc triển khaiĐối với thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên.Ngay sau khi triển khai, mọi người tham gia cuộc họp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuối biên bản .Câu 6: Nêu khái niệm và phân loại hoạch định công việc HCVP?Khái niệm:Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là xây dựng kế hoạch, chương trình công tác.Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai các bước thực hiện.Phân loạia, hoạch định chiến lượcLà đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn [trên 5 năm] và do nhà quản trị cấp cao thực hiện.b, hoạch định chiến thuậtLà đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyển môn, có tính trung hạn [từ 1-5 năm] và do cấp quản trị trung gian thực hiện.c, hoạch định tác vụ, tác nghiệp.Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ [ trong đó có hoạch định HCVP] và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện, thời gian dưới 1 năm.Câu 7 : khái niệm, vai trò và mức độ kiểm tra công việc HCVP?a, Khái niệmKiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.Kiểm tra nhằm mục đích:Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp.Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động hành vi không phù hợp.b, Vai tròĐối phó với bất trắcKhám phá ra những cái bất thườngXác định các cơ hộiXử lý những tình huống phức tạpPhân quyền có hiệu quả hơn,c, Mức độKiểm tra chiến lượcBao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm Yếu tố môi trường phân thành 2 loại chính:Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KH-KT, yếu tố tự nhiên Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô.Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới, nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức.Kiểm tra chiến thuậtĐánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết. Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng.Kiểm tra tác vụ, tác nghiệpGiám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai yêu cầu. Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện.Câu 8: Nêu khái niệm, vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư?Khái niệm:Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động cơ quan có hiệu quả.Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư:Giúp cho việc giải quyết mọi công việc cơ quan nhanh chóng và chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách, nguyên tắc đồng thời đảm bảo quản lý công việc cho cơ quan chặt chẽ, chính xác.Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho cơ quan đầy đủ, kịp thời và giữ được bí mật của Đảng, nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ , góp phần cải cách thủ tục hành chính.Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin Câu 9: Nêu khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?Khái niệmLà bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích, chính trị, kinh tế, văn hóa, khao học, lịch sử Của toàn xã hội.Đặc điểm:Chứa đựng thông tin trong quá khứ có giá trị lịch sử và thực tiễn.Có độ chính xác caoDo nhà nước quản lý