Chúng ta sử dụng Microsoft Word để tạo ra văn bản, và phần lớn văn bản đó dùng để in. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn định dạng trang in như: chọn khổ giấy, hướng in, canh lề, header/footer, đánh số trang...
Để thực hiện hầu hết các thao tác trong bài này, chúng ta sử dụng ribbon Layout. Với giao diện như sau:
Trong đó:
Kí hiệu | Chức năng |
Đặt lề cho trang giấy | |
Chọn hướng in | |
Chọn khổ giấy [cỡ giấy] | |
Mở hộp thoại Page setup... với nhiều tuỳ chọn hơn |
Thao tác định dạng trang in thường được thực hiện ngay khi vừa tạo ra văn bản. Định dạng khổ giấy, hướng in, canh lề... ngay khi trước khi bắt đầu công việc là rất cần thiết cho những văn bản dài.
Chọn hướng in
Theo mặc định, Word thường đặt hướng in dọc cho trang văn bản. Tuy nhiên, để đặt lại hướng in bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Orientation [mục
Chọn khổ giấy
Để chọn khổ giấy, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Size [mục
Khổ giấy được mọi người thường dùng nhất là khổ A4 [21cm - 29.7cm]. Bạn cần phân biệt nó với khổ Letter [21.59cm - 27.94cm], khổ giấy thường được Word đặt mặc định mặc dù chúng gần bằng nhau. Sẽ rất khác nhau giữa 2 khổ giấy này nếu bạn soạn thảo những văn bản dài và in chúng ra.
Ngoài cách này ra, bạn có thể bấm nút
Đặt lề cho trang giấy
Lề của trang giấy là khoảng cách tính từ mép giấy tới nội dung của trang. Để đặt lề cho trang, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Margins [mục
Trong trường hợp bạn không tìm được cách đặt lề mong muốn, hãy chọn Custom Margin hoặc lựa chọn mục
Hộp thoại Page Setup
Hộp thoại Page Setup ngoài việc dùng để chọn khổ giấy như ở phần trên, nó còn dùng để thiết lập một số tuỳ chọn khác cho việc định dạng trang in.
Giải thích các mục:
Mục
Mục
Mục
- Normal: in 1 mặt [mặc định].
- Mirror margins: in 2 mặt. Cách đánh số trang, lề của trang sẽ đối xứng giữa trang chẵn và trang lẻ.
- 2 pages per sheet: 2 trang trên 1 mặt giấy. Dùng để in giấy mời chẳng hạn.
- Book fold: gập đôi trang giấy theo chiều ngang. Hay dùng để in tóm tắt đề tài trên khổ A5, tức là 2 trang A5 trên một mặt A4.
Mục
Mục
- Whole document: toàn bộ văn bản.
- This point forward: từ trang hiện tại trở đi.
- Seleted text: trang chứa những vùng văn bản đang chọn.
- This section: thiết lập cho phần [section] hiện tại.
Mục
Thêm số trang
Để thêm số trang ta vào ribbon Insert. Tại group Header & Footer, tai chọn Page Number để chèn số trang. Trong mục này, ta có thể chèn trang vào bên trên [Top of Page] hoặc bên dưới [Bottom of Page]. Tại mỗi mục đó, ta cũng có thể chọn đặt số trang ở bên trái, bên phải hay ở giữa.
Ta cũng có thể chọn mục Format Page Number... để mở hộp thoại thiết lập số trang: loại số trang [1,i,a,...], trang bắt đầu,...
Thêm Header và Footer
Header và Footer là những phần văn bản ở phía bên trên và phía bên dưới của trang. Chúng được lặp lại liên tục giữa các trang. Ở đó chúng ta có thể ghi các thông tin như tên tài liệu, tác giả, nơi phát hành...
Để thêm Header và Footer nhanh nhất ta có thể nhấp chuột đúp [double-click] vào vùng lề bên trên hoặc lề bên dưới. Khi đó phần soạn thảo chính của trang sẽ mờ đi và phẩn Header và Footer sẽ được nổi lên để chúng ta nhập nội dung.
Một cách khác để thêm Header và Footer là ta sẽ chọn mục này trong ribbon Insert. Ta chọn Header hoặc Footer rồi lựa chọn mẫu phù hợp.
Thanh công cụ Design
Khi chúng ta thêm Header/Footer hay đánh số trang, ribbon Design sẽ nổi lên để chúng ta có thể thiết lập những tuỳ chọn.
Kí hiệu | Chức năng |
Thêm hoặc hiệu chỉnh Header | |
Thêm hoặc hiệu chỉnh Footer | |
Thêm hoặc hiệu chỉnh số trang | |
Thêm ngày tháng và thời gian | |
Thêm một số thông tin của tài liệu: tác giả, tên tài liệu,... | |
Thêm một số thành tố của tài liệu | |
Thêm ảnh là Header hoặc Footer | |
Thêm ảnh online | |
Chọn thiết lập này khi muốn trang đầu tiên có Header/Footer hoặc số trang khác các trang còn lại | |
Chọn thiết lập này khi muốn trang chẵn và trang lẻ khác nhau [để in 2 mặt chẳng hạn] | |
Link to Previous: khi tài liệu có nhiều section, bỏ chọn mục này để các section có định dạng Header/Footer khác nhau |
- I – Mặc định trang in
- II – Truy cập tới mục In
- III – Cấu hình trang in
Chúng ta sử dụng Microsoft Word để tạo ra văn bản, và phần lớn văn bản đó dùng để in. Vậy để có một bản in đẹp và chuyên nghiệp chúng ta cần thiết lập những thông số cơ bản sau đây:
1. Chọn hướng giấy in
Theo mặc định, Word thường đặt hướng in dọc [Portrait] cho trang văn bản. Tuy nhiên, để đặt lại hướng in bạn vào ribbon Layout.
Chọn tab Layout, sau đó chọn tiếp mục Orientation trong menu thả xuống bạn chọn Portrait [in dọc] hoặc Landscape [in ngang].
2. Chọn khổ giấy in
Thông thường, nếu để nguyên thiết lập mặc định của Word thì văn bản của chúng ta sẽ được đặt là khổ Letter [21.59cm - 27.94cm], tuy nhiên khổ giấy được mọi người thường dùng nhất là khổ A4 [21cm - 29.7cm]. [Nếu bạn dùng giấy in A4 mà in trên khổ Letter văn bản khi in sẽ không giống văn bản trên Word và rất xấu]. Để thiết lập khổ giấy A4 ta làm như sau:
Chọn tab Layout, sau đó chọn tiếp mục Size trong menu thả xuống bạn chọn A4 [21cm - 29.7cm].
3. Đặt lề cho trang giấy
Lề của trang giấy là khoảng cách tính từ mép giấy tới nội dung của trang. Để đặt lề cho trang, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Margins rồi trong menu thả xuống, bạn chọn Custom Margin
Trong group Margins bạn đặt lề cho trang giấy rồi nhấn OK. Nếu bạn in ra và đóng gáy thì nên đặt lề trái là 3cm
4. Thêm số trang, Header & Footer
Khi in tài liệu dùng để đọc hay làm giáo trình bạn cần đánh số trang để dễ đọc hoặc thêm Header & Footer cho chuyên nghiệp hơn. Các bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về Header & Footer tại đây
II – Truy cập tới mục In
Chọn tab File, sau đó chọn tiếp mục Print [Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + P]
III – Cấu hình trang in
Để in được tài liệu, bạn cần có cho mình 1 chiếc máy in và đặt đặt máy in của bạn. Bạn có thể tham khảo vài viết cài đặt máy in 2900 tại đây
Sau khi truy cập vào mục in các bạn quan tâm tới các thông số chính sau:
Trong phần Setting có thể thiết lập một số yêu cầu khác về in như:
Chọn in 1 hay nhiều trang ở mục Print All Pages [mặc định là in tất cả các trang], in trang cụ thể nào đó [bạn nhập trang cần in vào mục Pages].
Chọn in 1 mặt hay 2 mặt ở mục Print One Sided [mặc định là in 1 mặt]. Một số máy in chỉ in được 1 mặt và 1 số máy in cho phép bạn in nhiều mặt
Thứ tự in các bản copy: in mỗi bản 1 lượt hoặc in mỗi trang của các bản trong 1 lượt tại mục Collated [đối chiếu các bản in]
Chiều [hướng] của trang in tại mục Portrait Orientation [mặc định là chiều dọc]
Chọn khổ giấy khi in [bạn click và chọn về A4]
Căn chỉnh lề của trang giấy
Số trang văn bản trên mỗi trang giấy in
Sau khi thiết lập xong các thông số bạn click vào Print là được.