Họp là một hình thức giao tiếp tất yếu trong môi trường đi làm. Trong bài học tiếp theo thuộc series bài học tiếng Anh công sở theo tình huống, aroma xin gửi tới các bạn hướng dẫn cách viết email/ thư mời tham gia một buổi họp ở mức đơn giản nhất, nhưng vẫn đảm bảo được tính trang trọng và thân thiện.
Mẫu tham khảo 1: Dành cho cuộc họp nội bộ
Dear Colleagues,
How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing.
The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.
Thanks,
[Your name]
Gửi các bạn đồng nghiệp,
Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cảm ơn các bạn,
[Tên của bạn]
Mẫu tham khảo 2: Dành cho cuộc họp với đối tác
My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].
I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].
As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.
Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.
Sincerely,
[Your name]
[Title/Company]
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý / bộ phận tiếp thị/ …] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp / tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn / thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tiêu đề / Công ty]
Mẫu câu giao tiếp đặt lịch/ mời tham gia cuộc họp cần biết:
1. We are going to need everybody’ input on this subject.
Chúng ta cần sự đóng góp của mọi người cho đề án này.
2. Let’s set it up for 9:30 Wednesday.
Vậy hãy gặp nhau vào 9 giờ rưỡi sáng thứ tư.
3. I’d prefer to meet in the morning. I’m going to be out of the office most afternoons next week.
Tôi muốn gặp vào buổi sáng. Hầu như các buổi chiều tuần sau, tôi sẽ không có mặt ở văn phòng.
4. I was hoping you would cover for me at the strategy meeting this afternoon.
Tôi hi vọng anh có thể thay thế tôi ở cuộc họp bàn chiến lược chiều nay.
5. I would like to arrange a meeting to discusss some issues in our company.
Tôi muốn đặt một buổi họp để bàn bạc về một số vấn đề của công ty.
6- Would it be possible to set another date?
Liệu chúng ta có thể dời lịch sang ngày khác được không?
Các bạn tham khảo thêm 65 mẫu câu tiếng Anh thông dụng nhất khi tham gia buổi họp
Aroma hi vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích giúp các bạn sử dụng được tiếng Anh trong môi trường công sở một cách dễ dàng hơn.
Soạn thảo một thư điện tử thương mại không phải là một chuyện dễ dàng. Đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài thì việc soạn thảo email mời họp tiếng Anh càng trở thành một thử thách khó hơn.
Khi các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mở rộng và phát triển thì việc hợp tác với những doanh nghiệp nước ngoài đang trở thành một xu hướng tất yếu. Thông thường công việc sẽ được liên hệ chủ yếu qua thư điện thử vì vậy việc soạn thảo một bức thư đúng chuẩn đặc biệt là email mời họp tiếng Anh là một việc cơ bản nhưng không kém phần quan trọng và cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty Việt.
Edu2Review mong muốn gửi đến bạn hai mẫu email mời họp tiếng Anh cơ bản và một số lưu ý khi soạn thảo văn bản.
Mẫu email tiếng Anh mời họp nội bộ
Dear Colleagues,
How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing.
The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.
Thanks,
[Your name]
Gửi các bạn đồng nghiệp,
Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cảm ơn các bạn,
[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh mời hợp với đối tác nước ngoài
Dear Sir/Madam…
My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].
I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].
As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.
Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.
Sincerely,
[Your name]
[Title/Company]
Kính gửi Ông/Bà…
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý/ bộ phận tiếp thị/ …] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp/ tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn/ thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tiêu đề / Công ty]
3 lưu ý khi soạn thảo email thương mại bằng tiếng Anh
Sau khi đã soạn thảo xong email, bạn cần lưu ý những điểm sau để bức thư trở nên chỉnh chu và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác nước ngoài.
1. Tiêu đề rõ ràng
Trên thực tế, có rất nhiều người dù đã đi làm nhiều năm nhưng khi soạn thảo một email vẫn bị mắc một số lỗi sau:
- Không ghi tiêu đề
- Ghi tiêu đề quá dài
- Chỉ vỏn vẹn một chữ “Re:…” hoặc quá ngắn
Những lỗi này sẽ vô tình khiến email mời họp quan trọng của bạn bị lọt thỏm vào trong vô vàn email khác của đối tác hay thậm chí tệ hơn, thư có thể bị xếp vào mục thư rác.
Vì vậy, hãy luôn nhớ ghi một tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự và tóm tắt nội dung chính.
2. Nội dung ngắn gọn, súc tích
Hãy trình bày nội dung thật cô đọng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi. Cho dù khả năng ngoại ngữ chưa tốt, bạn vẫn cần rèn luyện thói quen dùng các mẫu câu thông dụng thay cho việc “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, vốn mất thời gian hơn và cũng làm cho email trở nên dài dòng, luộm thuộm. Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email thương mại trong tiếng Anh thường chỉ gồm ba mục:
- Cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc
- Trình bày lý do viết email
- Câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận
3. Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi
Trái với email gửi cho bạn bè, email tiếng Anh mời họp gửi cho đối tác cần phải trang trọng vì vậy bạn cần phải chú ý một số điều sau:
- Không viết tắt [I’m thay cho I am, You’re thay cho You are]
- Không dùng tiếng lóng.
- Không sáng tạo ra từ mới, hãy tra từ điển để có thể tìm từ chính xác nhất
Cuối cùng, trước khi bấm nút gửi đi, bạn nên kiểm tra lại một lần cuối cùng tiêu đề, lỗi chính tả, tài liệu đính kém và email người nhận. Việc này sẽ giúp email và tác phong làm việc của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều đó.
Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ có thêm những thông tin và những lưu ý cần thiết để phục vụ công việc tốt hơn. Chúc các bạn thành công!
Bảng xếp hạng trung tâm
Tiếng Anh tại Việt Nam
Kim Ngân [Tổng hợp]
Nguồn ảnh cover: SendGrid
Tags
Cách viết email