Tại sao phải soạn thảo văn bản dụng quy ước

Hệ soạn thảo văn bản là gì? Quy ước gõ văn bản như thế nào?

Hệ soạn thảo văn bản là gì?

Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản: gõ [nhập] văn bản, sửa đổi, trình bày, kết hợp với các văn bản khác, lưu trữ và in văn bản.

Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản

Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản: gõ [nhập] văn bản, sửa đổi, trình bày, kết hợp với các văn bản khác, lưu trữ và in văn bản.

Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản, đó là:

• Nhập và lưu trữ văn bản
• Sửa đổi văn bản, bao gồm sửa đổi kí tự và từ, sửa đổi cấu trúc văn bản.
• Trình bày văn bản;
• Tìm kiếm và thay thế;
• Cho phép gõ tắt hoặc tự động sửa lỗi khi gõ sai;
• Tạo bảng và thực hiện tính toán, sắp xếp dữ liệu trong bảng;
• Tạo mục lục, chú thích, tham chiếu tự động;
• Chia văn bản thành các phần với cách trình bày khác nhau;
• Tự động đánh số trang, phân biệt trang chẵn, trang lẻ;
• Chèn hình ảnh và kí hiệu đặc biệt vào văn bản;
• Vẽ hình và tạo chữ nghệ thuật trong văn bản;
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, tìm đồng nghĩa, thống kê, hiển thị văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau….

Một số quy ước trong việc gõ văn bản

a] Các đơn vị xử lí trong văn bản, đó là: kí tự, từ, câu, dòng, đoạn văn trang và trang màn hình.

b] Một số quy ước trong việc gõ văn bản, đó là:

• Các dấu ngắt câu phải đặt áp sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một cách nếu sau đó vẫn còn nội dung;
• Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách. Giữa các đoạn cũng xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter;
• Các dấu mở ngoặc và các dấu mở nhấp phải sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo, các dấu đóng ngoặc và các dấu đóng nhấp phải sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ ngay trước đó.

Tiếng Việt trong soạn thảo văn bản

a] Xử lí chữ Việt trong máy tính

Xử lí chữ Việt trong môi trường máy tính bao gồm các công việc chính sau:

1. Nhập văn bản tiếng Việt vào máy tính
2. Lưu trữ, hiển thị và in ấn văn bản tiếng Việt
3. Truyền văn bản tiếng Việt qua mạng máy tính

b] Gõ chữ Việt

Có hai kiểu gõ chữ Việt phổ biến hiện nay là:

c] Bộ mã chữ Việt

Hai bộ mã chữ Việt phổ biến dựa trên bộ mã ASCII là TVCN3 [hay AB] và VNI dùng để mã hoá chữ Việt trong máy vi tính. Ngoài ra còn có bộ mã Unicode là bộ mã chung cho mọi ngôn ngữ của mọi quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

d] Bộ phông chữ Việt

• Bộ phông ứng với bộ mã TVCN3 là: .VnTime, VnAriaK …
• Bộ phông ứng với bộ mã VNI là: VNI-Times, VNI-Helve…
• Bộ phông ứng với bộ mã UNICODE là: Times New Roman, Arial, Tahoma.

e] Các phần mềm hỗ trợ chữ Việt

Có một số phần mềm tiện ích giúp kiểm tra chính tả, nhận dạng chữ Việt…

Phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất

Dưới đây là Top 7 phần mềm soạn thảo văn bản miễn phí cho dân văn phòng

1. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Office
2. Phần mềm OpenOffice Tiếng Việt
3. Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản miễn phí LaTeX – Texmaker
4. Phần mềm soạn văn bản FocusWriter
5. Phần mềm soạn văn bản OnlyOffice
6. Phần mềm soạn thảo văn bản WPS Office
7. Phần mềm soạn văn bản miễn phí WordGraph

Quy trình soạn thảo văn bản chuẩn và nhanh

Soạn thảo văn bản trên bất cứ nền tảng ứng dụng nào cũng cần 1 quy trình rõ ràng, cần 1 số tiêu chí sau trong soạn thảo:

Dưới đây là qui trình của WikiMaytinh trong việc soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word

Bước 1: Nhập văn bản thô

Nhập thô văn bản: nhập thô là bước nhập văn bản chỉ cần đúng, đủ, chính xác theo từng đoạn theo văn bản gốc yêu cầu. Trong bước này chỉ chọn 1 kiểu chữ [font] đơn giản dễ nhìn và là chủ đạo của toàn văn bản [ví dụ: Time New Roman]. Chừa 1 dòng trống tại vị trí có chèn hình ảnh, bảng biểu,… sẽ được chèn vào trong Bước 2

Bước 2: Định dạng

• Định dạng kiểu chữ: đến bước này mới chọn kiểu chữ cho các header [tiêu đề, đề mục, I, II, III…]
• Định dạng đoạn: canh lề trái, lề phải, canh giữa, thụt đầu dòng…
• Định dạng TABs, chia cột… nếu có
• Chèn hình ảnh, bảng biểu, AutoShape, biểu đồ… nói chung là các đối tượng khác

Bước 3: Rà soát toàn bộ

Xem lại toàn bộ nội dung văn bản
Bổ sung Header/Footer nếu cần thiết

Bước 4: Lưu văn bản và in ấn

Nguồn: Hệ soạn thảo văn bản là gì? Quy ước gõ văn bản như thế nào?

Bài viết này có hữu ích với bạn không?

Tác giả, biên tập viên tại wikimaytinh.com