Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức vận chuyển hàng hóa quan trọng và phổ biến nhất trên thế giới. Với khả năng chuyên chở lượng hàng lớn và chi phí thấp, đường biển đã trở thành lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp và quốc gia trên toàn thế giới trong đó có Việt Nam. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách chi tiết nhất.
Quy trình 9 bước xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Bước 1: Đàm phán điều khoản và ký kết hợp đồng
Đầu tiên, bên chủ hàng và chủ tàu sẽ tiến hành đàm phán, thống nhất các điều khoản củ thể trong hợp đồng bao gồm: hàng hóa, điều kiện giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên, chi phí,.... Sau khi các điều khoản được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Bước 2: Thực hiện xin giấy phép xuất khẩu
Đối với những hàng hóa thuộc danh mục quản lý có điều kiện của Nhà Nước. Thì chủ hàng hóa phải thực hiện xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển chính là đặt container rỗng để xếp dỡ hàng hóa.
- Bước này nếu lô hàng của bạn được bán theo điều kiện CIF [Giá thành, Bảo hiểm và Cước vận chuyển], bạn cần phải tìm kiếm và liên hệ với phía FWD hoặc hãng tàu để chọn được dịch vụ vận chuyển với chi phí hợp lý.
- Còn nếu là đơn hàng theo điều kiện FOB [Free On Board], bạn sẽ không cần phải đặt tàu mà phía consignee sẽ là phía đặt tàu cho chủ hàng.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng cụ thể: Chủ hàng sẽ tiến hành ra cảng để xác nhận thông tin đặt tàu sau khi xuất CIF và đã đặt tàu từ trước. Công việc này bạn sẽ tiến hành xác nhận trực tiếp với hãng tàu và đồng ý lấy container. Còn trường hợp xuất hàng bằng FOB, mọi người sẽ nhận được thông tin chuyến phát và mang đi để đặt tàu và tiến hành công việc lấy tàu như với CIF.
Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Tại bước này chủ hàng sẽ tiến hành lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa, đảm bảo về mặt chất lượng cho đến số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Sau đó lên kế hoạch lấy container để có thể tiến hành đóng hàng, kiểm tra hàng và tiến hành niêm phong để xuất hàng.
Kiểm tra hàng hóa là bước quan trọng để tránh các vấn đề rắc rối phát sinh
✍ Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở [shipping mark]
Tại bước này, bạn có thể thực hiện tại kho hoặc tại cảng. Cụ thể các công việc bao gồm:
- Đóng gói hàng tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành phối hợp với công nhân tại kho để tiến hành đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của chủ hàng. Đặc biệt, bạn cần phải chú ý điền đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng như: Tên hàng hóa, quốc gia sản xuất, số lượng, trọng lượng, ký hiệu vận chuyển,… theo đúng yêu cầu của chủ hàng.
- Đóng hàng tại cảng: Cũng tương tự như việc đóng hàng tại kho, nhưng sẽ có nhiều thủ tục và giấy tờ hơn. Ngoài ra, khi đóng hàng tại cảng thường sẽ mất chi phí để thuê nhân công để đóng hàng.
Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng
Đây là một bước không thể thiết trong hoạt động xuất khẩu. Để thực hiện mua bảo hiển lô hàng, chủ hàng sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để tiến hành lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp với giá trị hàng hóa.
Thông thường, đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển thường mua mức 2% tổng giá trị đơn hàng. Còn nếu trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện CNF [Cost and Freight] hay FOB thì chủ hàng sẽ không cần phải mua bảo hiểm.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Cụ thể, ở bước này bạn sẽ cần phải tiến hành các bước như sau:
- Mở tờ khai hải quan: Bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bao gồm: Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do phía cơ quan Hải Quan cấp, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, phiếu đóng hàng, hóa đơn thương mại.
- Đăng ký tờ khai: Dựa trên thông tin ở bước mở tài khai để mọi người tiến hành khai báo, nhập thông tin đầy đủ chính xác tại cơ quan Hải Quan để xác nhận lô hàng được thông quan. Nếu trường hợp lô hàng hợp lệ thì sẽ được vào luồng xanh và được thông quan. Ngược lại, nếu lô hàng gặp vấn đề sẽ rơi vào diện phải kiểm tra lại [thuộc luồng đỏ hoặc luồng vàng].
- Đóng phí: Sau khi đăng ký tờ khai hoàn tất sẽ phải đóng phí làm thủ tục hải quan đầy đủ.
- Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận thông tin, kiểm tra và tiến hành xử lý ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
- Thanh lý tờ khai: Chủ hàng sẽ trình báo tờ khai đã được hoàn thiện cho phía cảng kiểm tra container và seal đã được hạ đúng chưa? Khi xong bước này thì container sẽ tiến hành được nhập vào hệ thống của cảng.
- Vào sổ tàu: Khi container đã được hạ thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hành ký vào biên bản số tàu và bàn giao xác nhận tình trạng giao nhận hàng của container.
- Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đơn hàng đã được giao nhận hoàn tất, nhân viên giao nhận sẽ phải cung cấp các thủ tục cho lô hàng với các giấy tờ bao gồm: Commercial Invoice [1 bản chính], tờ khai hải quan [1 bản sao, 1 bảng chính] và vận đơn đường biển.
✍ Xem thêm: Điều kiện xuất nhập khẩu tại Việt Nam
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển chính là cung cấp chi tiết hóa đơn giao nhận để hãng tàu làm vận đơn. Ở bước này thì sẽ được thực hiện trước bước thực xuất hàng. Quá trình giao nhận hàng sẽ kết thúc khi phía bên xuất hàng đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là surrendered bill hoặc bill gốc.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chính là thanh toán tiền giao nhận. Ở bước này, phía chủ hàng sẽ tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu sẽ phải hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gồm: Phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận khử trùng.
Trong trường hợp mọi người thanh toán bằng L/C thì sẽ nộp trực tiếp đến ngân hàng đại diện gửi thông báo.
Trên đây là toàn bộ nội dung về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Nếu bạn có nhu cầu từ vấn về dịch vụ kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu bạn vui lòng liên hệ hotline