Phân tích các hình thức kiểm tra chất lượng phổ biến

1.1 Định nghĩa

Kiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định.

Có nhiều quan niệm khác nhau về kiểm tra trong quản lý:

+ Harold Koontz: Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn thành.

+ Robert J. Mockler: Kiểm tra là quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những kết quả thực hiện với định mức đã đề ra, và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu của tổ chức.

+ Kenneth A. Merchant: Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản rị thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch.

Từ những quan niệm về kiểm tra như đã trình bày, có thể kế thừa và tổng hợp để đưa ra định nghĩa về kiểm tra như sau:

Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cõ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.

Từ định nghĩa trên nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm:

+ Xác lập các tiêu chuẩn

+ Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm

+ Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa sai lầm)

+ Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu.

2. Đặc điểm và vai trò của kiểm tra

* Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý

– Kiểm tra là một quá trình.

– Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý.

– Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức.

– Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.

* Vai trò của kiểm tra trong quản lý

Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quản lý, điều đó được thể hiện ra ở những khía cạnh sau:

– Thông qua kiểm tra mà nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến độ và mức độ thực hiện công việc của các thành viên trong một bộ phận của tổ chức và của các bộ phận trong tổng thể cơ cấu tổ chức. Thông qua kiểm tra người quản lý nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành, từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế trong toàn bộ hoạt động của tổ chức và quy trình quản lý để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hướng tới việc thực hiện mục tiêu.

– Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý. Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.

– Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật tự của tổ chức.

– Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành.

– Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

– Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.

3. Phân loại kiểm tra

­– Căn cứ vào thời gian:

+ Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra nhằm phòng ngừa những sai lầm có thể xảy ra về một nội dung hoặc tổng thể chương trình hành động của tổ chức (mục tiêu, phương án, các nguồn lực…).

+ Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra được tiến hành đồng thời với quá trình đang diễn ra các hoạt động của kế hoạch trong thực tế. Mục đích của loại kiểm tra này là xử lý kịp thời những sai lệch để đảm bảo chắc chắn mọi cái đều diễn ra theo đúng mục tiêu. Việc kiểm tra đồng thời được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của các nhà quản lý. Thông qua các hình thức thu thập thông tin tại chỗ, họ sẽ xác định xem việc làm của những người khác có diễn ra đúng theo yêu cầu hay không. Việc trao quyền hạn cho các nhà quản lý chính là một nhân tố đảm bảo cho việc kiểm tra đồng thời được hiệu quả.

+ Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch

Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch là hình thức kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng. Biện pháp chấn chỉnh nhằm cải thiện quá trình tích luỹ nguồn tài nguyên hay các hoạt động thực tế.  Kiểu kiểm tra này phụ thuộc nhiều vào những thông tin báo cáo. Vì thế, đôi khi nó không có những xét đoán về nguyên nhân sai lệch chính xác. Thông thường, việc kiểm tra cuối cùng áp dụng cho các đối tượng kiểm tra như tài chính, chất lượng, kết quả thực hiện các mục tiêu phức tạp.v.v.

– Căn cứ vào nội dung hoặc đối tượng kiểm tra

Tuỳ thuộc vào các loại hình tổ chức mà có những dạng kiểm tra cụ thể:

+ Kiểm tra sản xuất

+ Kiểm tra tài chính

+ Kiểm tra nhân sự

+ Kiểm tra nguyên liệu

+ v.v.

– Căn cứ vào tần suất của kiểm tra

+ Kiểm tra đột xuất

Kiểm tra đột xuất là hình thức kiểm tra không báo trước về thời gian, nội dung và phương thức. Mục đích của hình thức kiểm tra này nhằm đảm bảo tính khách quan của kết quả thu được.

+ Kiểm tra định kì

Kiểm tra định kì là hình thức kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của đối tượng.

– Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra

+ Kiểm tra tổng thể

+ Kiểm tra bộ phận

+ Kiểm tra trọng điểm

– Căn cứ vào các chức năng của quản lý:

+ Kiểm tra công tác kế hoạch

Kiểm tra công tác kế hoạch bao gồm các hoạt động kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, nguyên tắc lập kế hoạch.

+ Kiểm tra công tác tổ chức

Kiểm tra công tác tổ chức là kiểm tra những hoạt động liên quan đến việc thiết lập quan hệ quyền lực – trách nhiệm, phân công công việc, xác định biên chế và quản lý nhân lực.

+ Kiểm tra công tác lãnh đạo

Kiểm tra công tác lãnh đạo là kiểm tra những vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thái độ làm việc của nhà quản lý.v.v.

+ Kiểm tra công tác kiểm tra

Việc làm Thẩm định - Giám thẩm định - Quản lý chất lượng

Phương pháp phổ biến và đảm bảo được chất lượng nhất của sản phẩm mà còn đảm bảo đúng quy cách quy định là bằng cách kiểm tra các sản phẩm, các chi tiết bộ phận nhằm sàng lọc và loại bỏ được những bộ phận không đảm bảo quy cách kỹ thuật hay tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra trước đó. Để làm được điều đó kiểm tra chất lượng cần đảm bảo thỏa mãn đầy đủ những yêu cầu điều kiện sau:

Kiểm tra chất lượng

- Tiến hành một cách đáng tin cậy trung thực và đảm bảo không có sai sót xảy ra

- Chi phí kiểm tra cần đảm bảo được tối ưu ít hơn so với chi phí do sản phẩm lỗi.

- Đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, tránh gây thiệt hại cho người tiêu dùng.

- Đảm bảo khi kiểm tra không có sự cố gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Nhìn chung khi thực hiện quy trình phương pháp này để nhằm ngăn ngừa sản xuất ra những sản phẩm khuyết tật bị lỗi bị hỏng.

Đây là các hoạt động kỹ thuật mang tính chất lượng cao, có tính tác nghiệp được sử dụng trong các hoạt động kiểm soát chất lượng.

Để đảm bảo việc kiểm soát chất lượng, công ty tổ chức cần nắm được mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo dựng chất lượng. việc thực hiện quá trình kiểm soát này nhằm đảm bảo theo dõi về chất lượng của sản phẩm và các yếu tố liên quan đến như là: Môi trường, thiết bị, đầu vào, phương pháp và quá trình, con người.

Một trong những yêu cầu trong quá trình kiểm soát chất lượng đó là cần có một tổ chức phù hợp, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cẩn thận giữa các bộ phận với nhau. Để không xảy ra sai sót gì thì hoạt động kiểm soát chất lượng cần thực hiện đúng theo các bước sau: PDCA, nghĩa là:

Kiểm soát chất lượng

P -  Plan: cần có kế hoạch cụ thể

D – do: sau đó thực hiện theo đúng kế hoạch vạch sẵn

C – check: kiểm tra: sau khi hoàn thành xong việc sản xuất thì chúng ta cần kiểm tra để có thể loại bỏ những sản phẩm bị lỗi

A – action: điều chỉnh: khi có bất kỳ sự cố gì xảy ra chúng ta cần nhanh chóng có những kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Cần tìm việc làm gấp

1.3. Phương pháp kiểm soát Chất lượng toàn diện

Những kỹ thuật kiểm soát chất lượng chỉ nên áp dụng trong các khu vực sản xuất và kiểm tra. Mục tiêu chính của việc áp dụng quản lý chất lượng đó là làm nâng cao, thỏa mãn được niềm tin tiêu dùng của con người. nhưng đó thì chưa đủ, nó còn dừng lại ở việc áp dụng những phương pháp này vào các quá trình sản xuất mà nó còn và cần thực hiện áp dụng ở những bước công đoạn sau khi sản xuất xong sản phẩm như là: đóng gói, lưu kho, mang đi phân phối vận chuyển thực hiện dịch vụ bán hàng và sau bán hàng (dịch vụ hậu mãi).

 Phương pháp kiểm soát Chất lượng toàn diện

Và theo đó chúng ta có thể hiểu kiểm tra chất lượng toàn diên là việc chúng ta theo dõi và kiểm soát chất lượng một cách bao quát từ đầu đến cuối chu trình. Từ đó có thể phát triển duy trì và nâng cao chất lượng của các nhóm, các công đoạn quy trình khác nhau trong một tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu sao cho hoạt động marketing, sản xuất, kỹ thuật và dịch vụ có thể thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất, làm thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng nhất. và nói chung thì việc kiểm soát chất lượng toàn diện cũng cần trải qua những bước sau:

Con người thực hiện

Có phương pháp và quá trình sản xuất đảm bảo

Nguyên vật liệu đầu vào đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng

Bảo dưỡng và kiểm soát thiết bị

Môi trường làm việc thuận tiện

1.4. Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng - QA - Quality Assurance là việc thực hiện những hoạt động có kế hoạch sẵn, một cách chuyên nghiệp bài bản có hệ thống nhằm tạo ra sự tin tưởng hoàn toàn đối với những đối tượng khách hàng khác nhau nhằm tạo sự thỏa mãn đầy đủ về các yêu cầu chất lượng cần có.

Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo được chất lượng trong nội bộ khiến cho lãnh đạo, nhân viên cũng như khách hàng có sự tin tưởng nhất định cung như những yêu cầu về chất lượng được thỏa mãn.

Để làm được điều này trước tiên bạn cần xác định đúng hướng đi cũng như chính sách chất lượng cụ thể cần đạt. có được hệ thống chất lượng hiệu quả từ đó ta sẽ kiểm soát được các quá trình sản xuất có thể làm ảnh hưởng tới chất lượng. Đồng thời bên cạnh đó tổ chức cũng cần đưa ra những bằng chứng cụ thể chứng minh khả năng kiểm soát chất lượng đó là chính xác thì mới có thể tạo được niềm tin nơi khách hàng.

1.5. Quản lý chất lượng toàn diện

Trong khoảng thời gian gần đây, sự ra đời của rất nhiều kỹ thuật quản lý mới khiến cho hoạt động quản lý chất lượng được nâng cao, như cơ sở cho lý thuyết quản lý chất lượng thì có hệ thống Just in time -  vừa đúng lúc. Phương pháp quản lý chất lượng toàn diện này được bắt nguồn từ những nước phương Tây do Deming, Juran, Crosby sáng tạo phát triển ra.

Quản lý chất lượng toàn diện

Phương pháp này được một tổ chức định hướng tới cải thiện chất lượng dựa trên sự đóng góp tham gia của mọi thành viên và nhằm hướng tới đem lại sự thành công dài hạn của công ty, của xã hội và sư thoả mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên.

Các đặc điểm của Quản lý chất lượng toàn diện được triển khai trên thực tế hiện nay ở các công ty đó là:

- Khách hàng là người tác động tạo nên định hướng chiến lược cho doanh nghiệp

- Vai trò lãnh đạo trong Công ty

- Sự tham gia của mọi nhân viên, mọi bộ phận, mọi cấp…

- Tính nhất thể, hệ thống

- Áp dụng các phương pháp tư duy khoa học (vừa đúng lúc, kỹ thuật thống kê, …)

Về thực chất thì những phương pháp trên chỉ có sự khác nhau dựa trên tên gọi của từng hình thái quản lý chất lượng. xét trên xu hướng hiện nay thì Quản lý chất lượng toàn diện được các tổ chức, doanh nghiệp ưa chuộng áp dụng đưa vào quản lý chất lượng. Để thực hiện tốt những phương pháp quản lý chất lượng đó thì bạn cần phải tìm hiểu một số thông tin liên quan sau đây.

Việc làm thẩm định - giám thẩm định - quản lý chất lượng tại hà nội

2. Quá trình phát triển của khoa học quản lý chất lượng

Khoa học quản lý chất lượng được xuất hiện từ đầu thế kỷ 19, cho đến nay đã trải qua 4 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: đầu thế kỷ 19 đến Chiến tranh thế giới thứ 2

Lần đầu xuất hiện khái niệm kiểm tra chất lượng

Quá trình phát triển của khoa học quản lý chất lượng

Từng bước xác định những cơ cấu trong quản lý chất lượng thông qua sự hình thành các bộ phận kiểm tra chất lượng trước đó.

Phân chia trách nhiệm của bộ phận kỹ thuật là kiểm tra chất lượng

Doanh nghiệp đã sớm có nhận thức về sự biến động của quá trình sản xuất khiến cho xuất hiện tình trạng không đồng đều ở những sản phẩm cho ra.

Giai đoạn 2: từ chiến tranh thứ 2 đến cuối những năm 60

Xuất hiện khái niệm quản lý chất lượng thay thế cho kiểm tra chất lượng

Có sự phân công rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý chất lượng.

Quan tâm nhiều hơn đến quá trình sản xuất, không còn bị phụ thuộc vào kiểm tra.

Vai trò và trách nhiệm của người lao động được chú tâm nhiều hơn

Trong quản lý chất lượng công cụ thống kê được đưa vào nghiên cứu và sử dụng

Giai đoạn 3: bắt đầu những năm 70

Xuất hiện sự thay đổi về nội dung chất lượng và các phương pháp quản lý trong doanh nghiệp dần thay đổi

Quy trình quản lý chất lượng toàn diện TQM xuất hiện thay thế quản lý chất lượng trước đó.

Trong quản lý chất lượng có sự phối hợp giữa tiêu dùng nhà sản xuất và nhà phân phối.

Giai đoạn 4: từ cuối những năm  thế kỷ 20 đến nay

Thực hiện theo quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000.

Bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO này được đưa vào áp dụng ở nhiều quốc gia.

Bộ ISO 9000 - tiêu chuẩn quốc tế:

Theo ISO 9000 việc quản lý chất lượng là các hoạt động có sự kết hợp định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng dựa trên các tiêu chí quy định:

Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Kiểm soát chất lượng, Hoạch định chất lượng, Đảm bảo chất lượng, Cải tiến chất lượng.

3. Vai trò của quản lý chất lượng

Đối với nền kinh tế xã hội:

Tiết kiệm được nguồn lực lao động cho việc giám sát

Năng suất lao động được cải thiện nâng cao

Kim ngạch xuất khẩu thặng dư tang

Vai trò của quản lý chất lượng

Uy tín đất nước tổ chức được nâng cao.

Đối với khách hàng người tiêu dùng:

Lòng tin người tiêu dùng được cải thiện

Chất lượng cuộc sống của người dân dần được nâng cao

Đối với doanh nghiệp:

Khả năng cạnh tranh nâng cao giúp doanh nghiệp phát triển và có vị thế trên thị trường

Quản lý chất lượng có ưu nhược điểm gì:

Nếu như các doanh nghiệp thực hiện tốt đúng đủ theo những nguyên tắc đề ra thì:

Doanh nghiệp kiểm soát điều hành công việc cũng như bộ máy nội bộ tốt hơn;

Nâng cao chất lượng công việc, giúp tránh khỏi những rắc rối khi kiểm tra chất lượng

Môi trường làm việc được cải thiện, ít chịu sự biến động khi có sự thay đổi về nhân sự;

Thuận lợi hơn trong những hoạt động tìm kiếm khách hàng cũng như bán hàng

Tuy nhiên nếu không thực hiện tuân thủ đúng như những nguyên tắc quản lý chất lượng sẽ kéo theo nhiều phát sinh như tài liệu hồ sơ, biểu mẫu không cần thiết. có thể gặp rủi ro hạn chế trong việc sáng tạo cải tiến công việc. Vì vậy để thực hiện tốt và không gặp những rủi ro này bạn cần nắm rõ và hiểu được quá trình quản lý chất lượng đúng và đủ ra sao.

Tìm việc làm nhân viên qa qc

4. Nguyên tắc áp dụng trong quản lý chất lượng

Nguyên tắc áp dụng trong quản lý chất lượng

Có định hướng trong quản trị khách hàng

Coi trọng đặt con người lên hàng đầu

Cần thực hiện được đồng thời với các yêu cầu đảm bảo về cải tiến chất lượng.

Cần tuân thủ đúng quá trình đảm bảo đầy đủ nguyên tắc kiểm tra

Bài viết trên đã chỉ ra cho bạn các phương pháp quản lý chất lượng phổ biến hiện nay. Hãy dựa trên tiêu chí chất lượng sản phẩm doanh nghiệp bạn yêu cầu để áp dụng một cách linh hoạt.

Cách xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

Xây dựng quy trình sản xuất là một trong những việc làm quan trọng của các doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nội dung bài viết sau đây sẽ giúp bạn có được những phương pháp xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả. Hãy cùng tham khảo nội dung bài viết sau. 

Xây dựng quy trình sản xuất