Mô tả công việc hành chính văn phòng bằng tiếng Anh

Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung [lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…], theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác [quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…].

• Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
• Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
• Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp [giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …], văn phòng phẩm [bảng, máy chiếu, …].
• Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...
• Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
• Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

• Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên [First Contact Resolution - FCR]
• Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
• Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
• Số sự kiện được tổ chức

• Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.
• Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
• Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

• Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
• Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
• Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
• 1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
• Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
• Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.
• Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện dành cho Doanh Nghiệp. Ứng dụng những lý thuyết quản trị hiện đại vào xây dựng giải pháp nhân sự mang tính thực tiễn cao. Bộ giải pháp giúp Doanh Nghiệp từ những giải pháp cơ bản về quản trị thông tin nhân sự, chấm công Á tính lương cho đến các giải pháp quản trị mục tiêu, đánh giá và phát triển nhân sự.

Viết mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự như thế nào mới chuẩn? HRchannels xin bật mí trong bài viết này.

A. Mẫu mô tả bằng tiếng Việt

I. Mô tả công việc

• Xây dựng, thiết lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện phòng, quản lý nhân sự thuộc phòng.

• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các hoạt động hành chính – nhân sự

• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên phòng HCNS

• Giám sát, kiểm tra, đôn đốc công việc của nhân viên phòng kinh doanh do mình phụ trách, đánh giá kết quả thử việc của nhân viên phòng

• Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát CBCNV các bộ phận thực hiện các nội quy, quy chế, quy định, chính sách của công ty

• Quản lý toàn công ty về an ninh trật tự, PCCC, An toàn lao động

• Quản lý dữ liệu nhân sự: Hồ sơ CBCNV, lưu trữ các thông tin của CBCNV

• Xây dựng, soạn thảo các quy định, nội quy, chính sách liên quan đến các hoạt động của công ty

• Soạn thảo các tài liệu, báo cáo, biểu mẫu về công tác hành chính-nhân sự, soạn thảo tài liệu huấn luyện đào tạo phù

• hợp với công việc thực tế và đúng quy định của pháp luật.

• Chấm công lao động ; làm bảng lương, bảo hiểm hàng tháng cho CNCNV

• Giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh trong công ty, trong từ bộ phận.

• Xây dựng cơ chế đánh giá thi đua khen thưởng theo đặc thù của doanh nghiệp

• Cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến pháp luật hành chính - lao động

• Phối hợp các phòng ban xây dựng định hướng, kế hoạch huấn luyện, đào tạo nhân viên theo mục tiêu của Công ty.

• Tham gia đánh giá chất lượng sau đào tạo và đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty.

• Phối hợp các trưởng phòng tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu công việc của từng bộ phận.

• Tìm kiếm nguồn nhân lực để tuyển dụng theo mục tiêu, kế hoạch của công ty

• Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật... nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

• Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.

• Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách … trong doanh nghiệp. 

• Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.

• Báo cáo ban giám đốc theo kế hoạch định kỳ về các công việc hành chính - nhân sự do mình phụ trách .

• Các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

  Xem thêm:Tuyệt chiêu để nhanh chóng trở thành Giám đốc nhân sự giỏi