Hệ thống thông tin nguồn nhân lực1. Khái niệm và chức năng về hệ thống thông tin nguồn nhân lựcNhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào haihoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc khôngthể tự động hoá [xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…], vừa là nguồn lựctri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác [vận hành máy, lập trình, hoạchđịnh công việc,…].Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chứcphải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợithế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.HTTT quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc vềquyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫnnhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụngcó hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các HTTT quản trị nhân lực khôngnhững trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập cácbáo cáo định kỳ… mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằngcách cung cấp cho họ công cụ đểmô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thựchiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợcủa HTTT quản trị nhân lực là:- Tuyển chọn người lao động.- Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.- Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.- Đào tạo và phát triển người lao động.- Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.- Phân tích và thiết kế công việc.- Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ vàtoàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nóbao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dựkiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chứcnhư HTTT kếtoán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của HTTT nguồn nhân lựcNguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lượcvàchính sách kinh doanh của tổ chức; các thông tin từ các HTTT xử lý giao dịch như hệthốnglương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức [bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng,chứng chỉ, bằng khen… của nhân viên]; các dữ liệu từ bên ngoài tổ chức liên quan đếncông tác quản trị nguồn nhân lực [các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hànhcủa các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mứclương của các tổ chức khác…].Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáotổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận; tổng hợp về lương, thưởng…;báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực; các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viêntheo các tiêu chí cần thiết…
Lựa chọn một Hệ thống thông tin nguồn nhân lực [HRIS] hay phần mềm thông tin nhân sự phù hợp với doanh nghiệp mình không phải là một quyết định dễ dàng, nhà quản lý nhân sự hay các lãnh đạo doanh ngiệp cần đầu tư nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu thị trường và nhu cầu riêng của doanh nghiệp mình.
Thoạt nhìn, tất cả các phần mềm thông tin nhân sự HRIS đều giống nhau, tất cả đều tận dụng điện toán đám mây, tính di động và các yếu tố khác để tạo ra một giải pháp đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự ngày càng phát triển hiện nay nhưng thực tế không phải phần mềm thông tin nhân sự HRIS nào cũng phù hợp với doanh nghiệp bạn.
Những người đã theo dõi sự phát triển của các giải pháp nhân sự có thể nhận thấy rằng Hệ thống thông tin nguồn nhân lực HRIS là một phần mềm tối ưu tích hợp nhiều chức năng tất cả chỉ trong một phần mềm, Phần mềm HCM và Phần mềm HRMS ngày này chỉ là một nhóm các chức năng từng được phân phối dưới dạng các sản phẩm độc lập. Phần mềm thông tin nhân sự HRIS ngày nay đã trở thành một phần mềm không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực / HRIS là gì?
Chức năng chính của một hệ thống thông tin nguồn nhân lực HRIS là quản lý các chính sách, quy trình và con người trong một tổ chức, doanh nghiệp. Bộ tính năng mạnh mẽ của phần mềm Thông tin nhân sự phối hợp với nhau để giải quyết sự phức tạp, đa chiều của các quy trình nhân sự.
Tuy nhiên, chỉ có một vài trong số các tính năng trên thật sự phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Hầu hết trong số họ chỉ là chiến thuật tiếp thị của các nhà cung cấp trên thị trường. Vì vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm Thông tin nhân sự HRIS phù hợp cần phải cân nhắc cẩn trọng.
Bạn đang tìm kiếm Hệ thống thông tin nhân sự HRIS với giá cả hợp lý nhưng vẫn phải đáp ứng đủ các nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp, hãy chắc chắn rằng phần mềm Thông tin nhân sự đó sẽ có đủ 9 chức năng cốt lõi sau:
- Cơ sở dữ liệu chính xác và tập trung
Với cơ sở dữ liệu tự động thu thập, lưu trữ và hiển thị thông tin cập nhật, nhất quán về nhân sự, chính sách và quy trình trong một tổ chức, các nhà quản trị nhân sự cuối cùng cũng có thể loại bỏ bảng tính và giấy tờ, tài liệu.
Lưu trữ tất cả thông tin bí mật trong Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS dựa trên công nghệ đám mây tập trung sẽ mang lại những tiện lợi sau:
- Phần mềm Thông tin nhân sự thúc đẩy tính đồng bộ của dữ liệu
- Phần mềm Thông tin nhân sự cắt giảm nhiều thủ tục và các dữ liệu dư thừa
- Phần mềm Thông tin nhân sự nâng cao năng suất
- Phần mềm Thông tin nhân sự nâng cao hiệu quả cho các nhân viên và lãnh đạo phòng nhân sự
- Phần mềm Thông tin nhân sự giảm thiểu nhiều chi phí cho doanh nghiệp
Một cơ sở dữ liệu tập trung được tích hợp liền mạch với các mô-đun nhân sự khác sẽ không chỉ tạo điều kiện ứng dụng công nghệ thực tế ảo mà còn cung cấp khả năng tiếp cận tuyệt vời cho tất cả người dùng cuối. Bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi nào được thực hiện cho cơ sở dữ liệu chính sẽ phản ánh ngay lập tức trên tất cả các mô-đun, tiết kiệm một lượng thời gian và công sức đáng kể so với quá trình nhân viên nhân sự đưa dữ liệu và phải sao chép tất cả cho từng mô-đun theo cách thủ công.
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ đã sử dụng một hệ thống độc lập để quản lý quy trình trả lương của họ. Và, không ai muốn chuyển nó sang một phần mềm khác như phần mềm thông tin nhân sự HRIS. Bên cạnh đó còn một số vấn đề rằng liệu tính năng tính lương được tích hợp vào phần mềm Thông tin nhân sự có xử lý tất cả dữ liệu một cách toàn diện như hệ thống bảng lương chuyên dụng hay không.
Tuy nhiên, một trong số yếu tố cốt lõi của một Hệ thống thông tin nguồn nhân lực HRIS đó chính là quản lý quy trình trả lương từ đầu đến cuối với nhiều tính năng:
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS tự động hóa quy trình xuất chi
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS tự động tính thuế
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS đảm bảo tuân thủ luật định
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS cung cấp lời nhắc tự động
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS mở rộng tùy chọn tự phục vụ của nhân viên
Ngoài ra, một Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS cần tích hợp hoàn hảo với module kế toán và hệ thống điểm danh. Vì vậy, quá trình đối chiếu thủ công được loại bỏ, giảm khả năng xảy ra lỗi thủ công và các vấn đề tuân thủ pháp luật / tài chính do chúng gây ra.
- Chức năng phân quyền đến từng nhân viên
Các doanh nghiệp thường khó cập nhật dữ liệu thông tin cá nhân của mỗi nhân sự. Chức năng phân quyền để nhân viên có thể tự mình cập nhật hay cung cấp những thông tin của mình là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề này. Cho phép nhân viên truy cập để xem và quản lý thông tin cá nhân của họ [hồ sơ, thời gian nghỉ, lợi ích hoặc bảng lương] có thể giảm thời gian nhân viên nhân sự dành cho các nhiệm vụ văn thư thủ công, mất nhiều thời gian mà vẫn không đảm bảo được độ chính xác tuyệt đối.
Bằng cách mở rộng tùy chọn phân quyền cho nhân viên của mình truy cập trong phần mềm Thông tin nhân sự HRIS, các tổ chức, doanh nghiệp có thể nhận ra những lọi ích tuyệt vời sau
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS trao thêm quyền cho nhân viên
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS giảm nhiệm vụ văn thư
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS giảm thời gian quản trị
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS cải thiện sự tham gia của nhân viên
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS giảm giấy tờ, lưu trữ tài liệu nhân sự
Khi sự cố xảy ra, nhân viên không phải vướng vào một cuộc trao đổi bằng email dài dòng để lấy lại số dư hoặc tiền lương của họ. Với một cổng thông tin từ phần mềm Thông tin nhân sự, mọi quy trình quản trị nhân sự từ thông tin nhân viên đến báo cáo sẽ trở nên hiệu quả hơn. Nếu Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có khả năng truy cập đa kênh, nhân viên còn có thể xem, chỉnh sửa và truy xuất tất cả thông tin liên quan đến công việc ngay từ điện thoại di động của họ.
- Quản lý thời gian và lịch làm việc
Quản lý bảng chấm công, theo dõi lịch trình làm việc một cách thủ công có thể tiêu tốn một lượng lớn thời gian và công sức của nhân viên và nhà quản lý nhân sự. Kiểm tra email yêu cầu nghỉ việc và theo dõi sự vắng mặt của nhân viên đồng thời phải hoàn thành một lịch trình để quản lý những thay đổi trong khối lượng công việc là một thử thách rất lớn cho bất kỳ nhà quản lý nhân sự nào. Ngoài ra, việc xuất tất cả dữ liệu liên quan đến chấm công, ngày nghỉ vào hệ thống bảng lương khá tốn thời gian và tẻ nhạt.
Một phần mềm Thông tin nhân sự HRIS thông minh sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến nghỉ phép và quản lý thời gian với một bộ tính năng toàn diện như:
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS tự động chụp và gửi các mục thời gian
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS thực hiện theo kế hoạch, lịch trình đã cài đặt
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS quản lý, theo dõi lịch vắng mặt, đi làm, đi họp của từng nhân sự
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS phân tích chi tiết và truy vấn ngược
- Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS tích hợp với bảng lương, kế toán, v.v.
Nếu không được xử lý đúng cách, bảng chấm công và yêu cầu nghỉ phép có thể đem đến rất nhiều rắc rối và nhầm lẫn cho các nhà quản trị nhân sự. Không thể hồi đáp tất cả các yêu cầu trong thời hạn hoặc xử lý công việc sai có thể để lại ấn tượng xấu về văn hóa doanh nghiệp và giảm sự hài lòng của nhân viên. Vì vậy, hợp lý hóa bảng chấm công và lịch nghỉ với phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có thể kiểm soát các lỗi thủ công và ngăn ngừa các sự cố có thể xảy ra.
- Quản lý những cá nhân tài năng
Nhân sự là nguồn lực quý giá nhất trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, quá trình quản lý nhân tài,thu hút, tuyển dụng, phát triển và giữ chân những cá nhân tài năng là một quá trình phức tạp. Một phần mềm Thông tin nhân sự HRIS với hệ thống quản lý tài năng độc quyền sẽ giúp các nhà quản lý nhân sự chăm sóc nhân viên tốt hơn.
Tính năng này cung cấp một hệ thống theo dõi ứng viên hoàn chỉnh với một công cụ phân tích các xu hướng và mô hình trong tuyển dụng. Nó cũng tích hợp liền mạch với các cổng công việc, trang web nội bộ và các nhà cung cấp dịch vụ việc làm để giảm sự hỗn loạn trong quá trình tuyển dụng.
- Nhân viên mới [ Employee Onboarding]
Với một cổng thông tin được phân quyền, nhân viên được kết nối với cơ sở dữ liệu dựa trên công nghệ đám mây sẽ loại bỏ các giấy tờ không cần thiết. Nhân viên có thể hoàn thành quy trình nhập môn cho nhân viên mới [onboarding] bằng cách sử dụng các tài liệu được quét, quy trình làm việc tự động, danh sách kiểm tra được xác định trước và các biểu mẫu kỹ thuật số dễ sử dụng trong 15 phút.
[ Chú thích: Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Nhập môn là quá trình giúp nhân viên gia nhập và điều chỉnh cho hài hòa với vị trí mới, kể cả phương diện kết quả công việc hay phương diện văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình đó, nhân viên mới sẽ học được thái độ, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết với vị trí công việc. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt và thành tựu đóng góp cho doanh nghiệp cũng nhiều hơn.
Quy trình onboarding của các doanh nghiệp cũng có nhiều khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục ở từng doanh nghiệp có sự khác nhau. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự sẵn lòng giúp đỡ của nhân viên hiện tại. Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng – điều này có thể khó khăn nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ cần biết. Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ triển khai một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người mới, họ sẽ bị bối rối không biết nên thể hiện bản thân mình như thế nào và làm sao để biết hết các quy tắc tại nơi làm việc.]
Một module đào tạo được tích hợp trong phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có thể cho phép các tổ chức cung cấp kinh nghiệm đào tạo cho nhân viên để cải thiện sự cam kết, nhiệt huyết và sự hài lòng trong công việc. Họ cũng có thể lập kế hoạch, theo dõi và đo lường tác động của các chương trình đào tạo của doanh nghiệp để đánh giá, kiểm soát và đảm bảo kết quả đầu ra cũng như đo lường sự hiệu của một chương trình.
Module đặc biệt trong phần mềm Thông tin nhân sự HRIS này cho phép các tổ chức lập bản đồ xếp hạng năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng của các nhân sự. Khi các vị trí quan trọng được xác định, sẽ dễ dàng tạo ra các kế hoạch phát triển dành riêng cho nhân viên.
Nguồn: kissflow.com
Để tìm hiểu thêm và được tư vấn về Phần mềm Thông tin nhân sự digiiHRI của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC, bấm vào đây