Cách viết gmail bằng tiếng anh
|
Có nhiều lý do để bạn phải viết một email bằng tiếng anh. Có thể là một email xin việc, hay đơn giản là bạn đang cần liên hệ với đối tác, khách hàng ngước ngoài. Một email cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch thiệp và cũng thể hiện đầy đủ nội dung cần truyền đạt. Nếu bạn vẫn chưa biết cách viết email bằng tiếng Anh thì có thể tham khảo bài viết dưới đây.
Show
Nội dung chính
Cấu trúc của một email thông thườngPhần chào hỏi [Greeting]Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:
Mối quan hệ thân mật→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên E.g. Hi Tom Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặtTrong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:
Phần mở đầu [Opening comment]Trong phần Opening comment này, chủ yếu là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình hình sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung phần này sẽ trả lời cho 2 câu hỏi:
Dạng thư hồi đápNếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng taTrường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau: E.g. Thank you for contacting XYZ Company (Cảm ơn bạn đã liên lạc với công ty XYZ) Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đóCó thể sử dụng 2 mẫu câu sau:
→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải. Email không phải dạng hồi đápNếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.
Giới thiệu [Introduction]Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau: Không viết tắt I’mTrong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự. → Cấu trúc: I am writing to + verb… E.g. I am writing to ask for the information about the English courses. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiếtChỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn: E.g. I am writing to clarify some points of the contract. Một số cách viết thay thếMột số cấu trúc thường dùng khác như:
Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:
Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư. Nội dung chính [Main point]Nội dung chính mang tính bi quanTrong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:
Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổiKhi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:
Nội dung mới hoàn toànKhông giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.
Kết thúc email [Concluding sentence]Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau: Xem thêm Các quy tắc đánh trọng âm hay gặp trong tiếng Anh 1. Let me know if you need anymore information. → Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin 2. Please get back to me as soon as possible. → Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé. 3. I look forward to hearing from you soon. → Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn. 4. Feel free to contact me if you need further information. → Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé 5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. → Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. 6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. → Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi. 7. I look forward to… → Tôi rất trông đợi… 8. Please respond at your earliest convenience. → Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:
thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…” → Để thay thế cho “Feel free to contact me…” Ký tên [Signing off]Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ: Nếu thư trang trọng
Nếu thư không trang trọng
Các bước để có một email chuyên nghiệpBước 1: Xác định tính trang trọng của emailMẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý. Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè. Bước 2: Xác định cấu trúc của emailCấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:
Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thưPhầnTrang trọngThân mậtChào đầu thưDear Mr / Mrs + SurnameHello / Hi + nameDear Sir or MadamDear + nameBắt đầu nội dung emailThank you for your letter/ email about…Thanks for your letter/ email.Many thanks for your letter / email.Thanks for writing to me.I am writing to request information about …I am writing to tell you about…I am writing with reference to your letter.Guess what?I would like to offer congratulations on…How are things with you?/ What’s up?Let me congratulate you on…How are you? / How was your holiday?Chuẩn bị kết EmailI look forward to hear from you without delay.Hope to hear from you soon.I look forward to meeting you.Looking forward to seeing you from you.I hope to hear from you at your earliest convenienceI can’t wait to meet up soon.Chào kết thúc thưYours faithfullyBest wishes.Your sincerelyLove.Regards/ Best regards/ Kind regards.All the best.Lưu ý: Trong quá trình gửi email bạn cần đặt tiêu đề trước khi gửi. Yêu cầu của tiêu đề là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trọng tâm của toàn bức thư hoặc vấn đề cần giải quyết. Không sử dụng các tiêu đề dài, mơ hồ hoặc nêu quá nhiều chủ đề trong cùng một lúc. Tiêu đề email cần phải phản ánh được mức độ cần thiết tới người nhận. Những mẫu câu viết email quen thuộcMẫu câu trình bày lý do viết emailPhần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau: I am writing to you regarding… / in connection with… → Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề Further to…/ With reference to… → Liên quan đến việc… I am writing to you on behalf of… → Tôi thay mặt…viết email này để… Might I take a moment of your time to… → Xin ông / bà / công ty cho phép tôi… Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ. Mẫu câu yêu cầu, đề nghịYêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau: I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… → Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về… Would you mind…? / Would you be so kind as to…? → Xin ông / bà / công ty vui lòng… We are interested in…and we would like to… → Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn… We carefully consider…and it is our intention to… → Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được… Mẫu câu xin lỗi người nhận emailTrong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau: We regret / are sorry to inform you that… → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng… Please accept our sincere apologies for… → Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về… We truly understand and apologize for…you are given due to… → Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do… Đề cập đến tài liệu đính kèmGửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau: Please find attached… → Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email. Attached you will find… → Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này. I am sending you…as an attachment. → Tôi đã đính kèm… Can you please sign and return the attached contract by next Friday? → Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau. Mẫu câu kết thúc emailEmail thương mại không nên được kết thúc quá đơn giản. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng những mẫu câu giữ liên lạc cho khoảng thời gian tiếp theo đối với người nhận bằng những mẫu câu dưới đây: Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. → Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi. I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. → Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ. Xem thêm Phân biệt Can và Could trong tiếng Anh Please reply once you have the chance to… → Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã… We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. → Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm. Cách viết email bằng tiếng Anh trong công việcTrong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh. Phần mở đầuChào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu: Dear Mr. A / Mrs. A / Miss ANếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau. Dear Sir/ Dear MadamCần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name. E.g. Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe. Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên. E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh Phần nội dung chínhPhần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng. Trường hợp trả lời email của một ai đóNếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau: E.g Thanks for contacting Meta Media Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau: E.g. I am very happy to receive your email. Với việc bạn nói “Rất vui khi nhận được email” sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng. Trường hợp bạn chủ động viết emailTrường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau: I am writing to make a hotel reservation to …. → Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến … I am writing with regard to your registration of …. → Tôi viết thư liên quan đến đăng ký của bạn về … With reference to our telephone conversation …. → Liên quan đến cuộc trao đổi điện thoại của chúng ta … Sau khi mở đầu bằng các kiểu câu như trên, tiếp đến sẽ là phần nội dung chính của email. Người nhận email luôn mong muốn đọc qua nội dung một cách nhanh chóng nên hãy viết thật ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Dưới đây là các trường hợp phổ biến trong thực tế mà bạn có thể áp dụng. Email yêu cầu hoặc hỏi thông tinVới nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như: Could you please let me know…? → Bạn có thể cho tôi biết I would appreciate it if you could please send me …. → Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi Please let me know… → Làm ơn hãy cho tôi biết Email đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tinWe are happy to let you know that … → Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng … We are willing to … → Chúng tôi sẵn lòng … Should you need any further information, please to contact … → Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ … We regret to inform you that … → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng … Email nội dung phàn nànI am writing to expres my dissatisfaction with … → Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về … We regret to inform you that … → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng … I am interested to hear … → Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về … Email với nội dung xin lỗiWe would like to apologize for … → Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về … Please accept our dearest apologies for … → Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho … I am afraid I will not be able to … → Tôi e rằng tôi không thể …  Phần kết thúc EmailTrước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau: Cách viết email cho bạn bè hoặc người quenPhần mở đầuPhần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau: |
