Cách dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ giới thiệu đến các bạn hàm IMPORTRANGE giúp xử lí dữ liệu trong Google Sheets. Bên cạnh đó, chúng mình sẽ bật mí cách sử dụng hàm để copy sheet giữ nguyên định dạng. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay thôi nào.

Học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao

Giới thiệu về hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Công thức hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Hàm IMPORTRANGE có chức năng nhập một dải ô từ một bảng tính xác định bằng công thức như sau:

=IMPORTRANGE(url_bảng_tính; chuỗi_dải_ô)

Trong đó:

• url_bảng_tính là URL của bảng tính chứa dữ liệu cần nhập vào Google Sheets.
• chuỗi_dải_ô là một chuỗi xác định dải ô để nhập dưới định dạng "[tên_trang_tính!]dải_ô" ví dụ như "Trang_tính1!A1:B10" hoặc "A1:B10" do tên_trang_tính là phần không bắt buộc.

Một số lưu ý với hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Khi bạn sử dụng hàm IMPORTRANGE để nhập dữ liệu vào Google Sheets, bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Bảng tính Google Sheets phải được cấp quyền để copy sheet giữ nguyên định dạng. Bạn sẽ được yêu cầu cấp quyền vào lần đầu tiên bảng tính lấy dữ liệu từ một bảng tính nguồn. Sau đó, bất kỳ người chỉnh sửa nào đều có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ bảng tính nguồn. Quyền truy cập sẽ có hiệu lực đến khi người cấp quyền truy cập bị xóa khỏi nguồn.
• Nếu phạm vi dữ liệu bạn muốn nhập vào bảng tính đích quá lớn, Google Sheets có thể xảy ra lỗi.

Xem thêm: Những giới hạn cần biết trong Google Sheets

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE bảo toàn định dạng bảng tính Google Sheets

Trong phần này, chúng mình sẽ sử dụng một ví dụ đơn giản về copy paste Google Sheets. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu làm thế nào để copy sheet giữ nguyên định dạng cho bảng tính mới nhé.

Bước 1: Nhân đôi bảng tính nguồn bằng cách nhấn mũi tên tại tên bảng tính > Duplicate.

Bước 2: Xóa nội dung bảng tính trong bảng tính Google Sheets mới.

Bước 3: Sử dụng hàm IMPORTRANGE cho phạm vi dữ liệu cần nhập để bảo toàn định dạng dữ liệu trong bảng tính mới. Bạn nhập lần lượt link URL của bảng tính nguồn và phạm vi ô cần copy vào bảng tính đích.

Như vậy, toàn bộ dữ liệu đã được giữ nguyên cả giá trị và định dạng. Chúng ta đã hoàn thành copy sheet giữ nguyên định dạng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm việc nhanh hơn trong Google Sheets với 4 Google Scripts

Tổng kết

Qua bài viết ngày hôm nay, bạn đã biết thêm hàm IMPORTRANGE - hàm xử lí dữ liệu bảng tính trong Google Sheets rồi. Để tìm hiểu về các hàm và các công cụ làm việc hữu ích khác trên nền tảng này, các bạn hãy tham khảo các bài viết cùng chủ đề trên blog Gitiho nhé. Nếu các bạn đang tìm kiếm một khóa học Google Sheets hiệu quả thì hãy đăng kí ngay khóa học Google Sheets cùng chúng mình nhé.

Gitiho chúc các bạn thành công!

Tham khảo thêm các bài viết về Google Sheets tại đây:

Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Google Sheets

Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets

Hướng dẫn cách bảo vệ trang tính trong Google Sheets

Hướng dẫn chuyển từ Google Sheets sang Excel

Cách khắc phục lỗi về ô và dòng trong Google Sheets

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng

Trên Excel, để trích xuất dữ liệu từ các bảng tính hoặc từng các file Excel thì cần sự hỗ trợ của VBA, nhưng trong Google Sheets thì việc này đơn giản hơn rất nhiều nhờ hàm IMPORTRANGE siêu mạnh. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng hàm IMPORTRANGE và cách kết hợp hàm QUERY kết hợp IMPORTRANGE để liên kết dữ liệu giữa các file.

Trước khi tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE và hàm QUERY, bạn cần thiết lập cho phép truy cập dữ liệu còn gọi là Allow Access tại các file thực hành, vì nếu không cho phép thì công thức sẽ không hoạt động được.

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE để liên kết dữ liệu

Cấu trúc hàm IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE("spreadsheet_key", "range_string")

Gần đây Google Sheets có update thay spreadsheet_key bằng spreadsheet_url

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “chuỗi_dải_ô”)

• Spreadsheet key: là một chuỗi dài các số và chữ cái trong URL cho một bảng tính nhất định. 
• Spreadsheet url: là đường link địa chỉ của một file bảng tính nhất định. Bạn có thể sử dụng spreadsheet url hoặc spreadsheet key đều được. Trong ví dụ này ta sẽ sử dụng spreadsheet key, bạn chú ý spreadsheet key hay spreadsheet url luôn nằm trong dấu “ “.
• Range string: còn gọi là “Chuỗi dải ô” là tên chính xác của bảng tính lấy dữ liệu (Ví dụ Sheet 1, Sheet 2 hoặc được đặt tên là Data 1, Data 2 ...), theo sau là '!' và phạm vi của các ô muốn lấy dữ liệu .

Ví dụ ứng dụng hàm IMPORTRANGE như sau:

Ta có bảng dữ liệu:

Trên bảng tính này, chúng ta sẽ lấy dữ liệu từ ô A1 đến D100 trong Sheet1. Do đó ta sẽ có công thức sau:

=ImportRange("1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

Hoặc:

=ImportRange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

Công thức này sẽ nhập dữ liệu từ một bảng tính sang bảng tính khác. Ở đây là nhập dữ liệu từ ô A1 đến ổ D100 từ bảng tính "Sheet1". Dữ liệu sẽ được hiển thị sang bảng tính khác vẫn giữ nguyên định dạng như trong sheet gốc.

Sử dụng hàm QUERY để nhập dữ liệu có điều kiện

Hàm IMPORTRANGE rất mạnh để liên kết hoặc tổng hợp số lượng lớn dữ liệu giữa các file Google Sheets, nhưng để liên kết dữ liệu cụ thể chính xác theo điều kiện cần trích xuất thì hàm QUERY sẽ mạnh hơn rất nhiều. 

Bạn tìm hiểu về hàm QUERY tại đây

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ lấy dữ liệu “Units Sold” của Đức.

Để lấy dữ liệu gõ công thức sau:

=QUERY( ImportRange( "1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:O1000" ) , "select Col5 where Col2 = 'Germany'")

Ở đây, dữ liệu "ImportRange" thực hiện theo đúng cú pháp trước và sau đó chúng ta sẽ chỉ định hàm tới cột 5 là cột chứa "Units Sold") có chứa cột 2 “Germany”. Vì vậy, có hai "đối số" trong truy vấn này là ImportRange và select ColX where ColY = 'Z'.

Để nắm vững kỹ năng ứng dụng Google Sheets vào công việc, bạn nên tham khảo ngay chương trình Thành thạo Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao tại đây

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng