Khi cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng, điều quan trọng là phải đáp ứng kỳ vọng của họ với các tiêu chuẩn chất lượng nhất quán. Một trong những cách tốt nhất để duy trì uy tín thương hiệu & mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất là có một quy trình kiểm soát chất lượng [QC] sản phẩm trong sản xuất thật kỹ lưỡng.
Ở bài viết này, chúng tôi giải thích những kiến thức cơ bản về quy trình QC, cách tạo ra một quy trình QC hiệu quả tại nơi làm việc của bạn và lợi ích nó mang lại.
Quy trình kiểm soát chất lượng [QC] là gì?
Quy trình QC, hay quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, đề cập từng bước liên quan đến việc duy trì các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật nhất quán cho hệ thống sản phẩm & dịch vụ bạn cung cấp cho người tiêu dùng.
Bất kể doanh nghiệp nào cũng có thể có quy trình QC, bất kể loại hàng hóa hay dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp.
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất sẽ hiệu quả khi kế hoạch kiểm soát được thiết lập rõ ràng & thực hiện theo một quy trình cụ thể.
Những yếu tố cần giám sát & kiểm soát bao gồm: nguyên vật liệu, thiết bị/máy móc, con người, phương pháp, dữ liệu, môi trường làm việc,… Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu tốt mới đảm bảo được sản phẩm đạt chất lượng cao.
Lợi ích khi có một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất
Để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng nhất quán, bạn có thể phát triển quy trình QC cho các công ty, phòng ban và thậm chí cả các sản phẩm riêng lẻ. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng quy trình QC tại nơi làm việc:
- Phát triển danh tiếng thương hiệu: Khi bạn có quy trình QC, bạn có thể thiết lập danh tiếng trong ngành để sản xuất các sản phẩm nhất quán đáp ứng một tiêu chuẩn chất lượng nhất định.
- Thiết lập lòng tin của các bên liên quan: Kiểm soát chất lượng là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh sản phẩm, hàng hóa. Việc có một quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất góp phần xây dựng lòng tin với các bên liên quan và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông qua việc cung cấp một lộ trình rõ ràng để đạt được các mục tiêu.
- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng: Bằng cách thực hiện và duy trì quy trình QC, bạn sẽ sản xuất ra những sản phẩm đáp ứng nhu cầu bền – đẹp cho người tiêu dùng. Điều này có thể giúp bạn phát triển mối quan hệ tích cực với người tiêu dùng, mở rộng khách hàng trung thành – tận tâm tin tưởng tuyệt đối vào sản phẩm của bạn.
- Tự động hóa: Một quy trình QC tốt giúp bạn dễ dàng ủy thác nhiệm vụ và tự động hóa các trách nhiệm kinh doanh. Khi bạn có hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm ở từng bước trong chuỗi cung ứng, bạn có thể điều hành quá trình sản xuất trơn tru mà không cần giám sát trực tiếp.
7 bước thiết lập một quy trình QC hiệu quả
Dưới đây là những hướng dẫn giúp doanh nghiệp bạn phát triển một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm toàn diện nhằm duy trì kết quả vượt trội cho các sản phẩm & dịch vụ cung cấp.
1. Xem xét các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm
Nghiên cứu các tiêu chuẩn chất lượng chung cho mặt hàng hoặc dịch vụ mà bạn đang tạo quy trình QC. Bằng cách hiểu kỳ vọng của người tiêu dùng và biết mức chất lượng mà đối thủ cạnh tranh đang cung cấp, bạn có thể phát triển các mục tiêu và kỳ vọng hợp lý cho sản phẩm của mình.
Hãy nhớ rằng các sản phẩm cao cấp thường có chất lượng tốt hơn các sản phẩm bình dân, vì vậy hãy tìm kiếm các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong cùng một mức giá để có các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng phù hợp nhất. Cân nhắc thực hiện nghiên cứu thị trường với các nhóm tập trung để xác định phạm vi chất lượng mà người tiêu dùng thấy có thể chấp nhận được đối với các sản phẩm cụ thể của bạn.
2. Xác định tiêu chuẩn chất lượng trọng tâm
Khi xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất, người ta thường sử dụng nhiều yếu tố để đánh giá các mức độ chất lượng của sản phẩm. Bạn cần hiểu rõ các yếu tố nào là quan trọng nhất đối với mục tiêu của doanh nghiệp từ đó phát triển các ưu tiên thực tế khi thực hiện các cải tiến về sản xuất hoặc thiết kế.
Ví dụ: Hãy xem xét quy trình QC cho bộ phận sản xuất Áo mưa Oilslick. Một số yếu tố ưu tiên mà nhóm xem xét khi thiết kế quy trình của họ bao gồm độ bền, chất lượng vải và kích cỡ, vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Nhóm nghiên cứu cũng xem xét sự phù hợp về màu sắc của các loại vải, nhưng việc có một sự kết hợp màu hoàn hảo đối với khách hàng ít quan trọng hơn việc có một bộ quần áo bền và vừa vặn, vì vậy màu sắc được ưu tiên thấp hơn trong quy trình QC.
Xem thêm: Tất tần tật về kiểm soát chất lượng [Định nghĩa, Vai trò & Phương pháp]
3. Đặt kỳ vọng chi tiết
Tiếp theo, giải thích rõ ràng từng tiêu chuẩn chất lượng. Việc thiết lập các kỳ vọng chi tiết giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chất lượng và thực hiện các quy trình QC. Xây dựng một tài liệu mà mọi người có thể truy cập và tham khảo nếu họ có thắc mắc về kiểm soát chất lượng, bao gồm các con số và mô tả cụ thể thường xuyên nhất có thể nhằm cung cấp các hướng dẫn trực tiếp để mọi người làm theo.
Ví dụ: Thời gian phản hồi email nhanh chóng là một thước đo chất lượng quan trọng đối với bộ phận dịch vụ khách hàng. Quy trình QC có thể bao gồm các hướng dẫn để trả lời tất cả các tin nhắn trong vòng 24 giờ như một yêu cầu chất lượng cụ thể.
4. Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất
Xác định những giao thức nào mang lại kết quả chất lượng tốt nhất luôn đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn, sau đó viết chúng ra dưới dạng các quy định của công ty. Lựa chọn thiết bị và công cụ cho phép nhân viên hoàn thành mục tiêu. Xem xét thử nghiệm các phương pháp hoạt động khác nhau để tìm ra phương pháp tốt nhất cho từng khía cạnh của kiểm soát chất lượng. Nếu nhiều thành viên trong nhóm có các phương pháp khác nhau để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy xem kỹ thuật nào tạo ra chất lượng tốt nhất theo cách hiệu quả nhất.
Khi bạn tạo ra một quy trình mang tính nhất quán, sản phẩm và dịch vụ của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn. Bạn có thể dựa trên tiêu chuẩn trọng tâm để thiết kế một quy trình phù hợp nhất.
5. Xây dựng tài liệu đào tạo
Để có một quy trình QC xuất sắc, điều quan trọng là phải chuẩn bị các tài liệu đào tạo chi tiết để tất cả các nhân viên sắp đến đều hiểu được mong đợi về chất lượng. Biên soạn tài liệu giới thiệu, sổ tay và bản thiết kế giải thích cách sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ và hoàn thành kiểm tra chất lượng. Mô tả các bước trong quy trình kiểm soát chất lượng và giải thích những việc cần làm khi sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Điều này tạo ra kết quả QC nhất quán cho công ty khi mọi người thay đổi vị trí hoặc các nhóm mở rộng.
6. Xem xét và lập hồ sơ dữ liệu
Thu thập và phân tích thông tin về tiêu chuẩn chất lượng. Bao gồm các thông tin chi tiết như tỷ lệ phần trăm sản phẩm đáp ứng mong đợi về chất lượng, điểm hài lòng trung bình của khách hàng, tỷ lệ trả lại sản phẩm và mức độ thay đổi trong các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Việc thu thập dữ liệu cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu quả của kế hoạch quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất, bạn có thể sử dụng kế hoạch này để điều chỉnh quy trình làm việc và đưa ra phản hồi cho nhân viên. Sử dụng các công cụ phân tích và bảng tính để sắp xếp và xử lý thông tin một cách tự động hoặc phát triển các trình bày trực quan về kết quả QC.
7. Thu thập và tiếp nhận phản hồi
Hỏi ý kiến, phản hồi của cả người tiêu dùng và nhân viên về cách cải thiện chất lượng sản phẩm. Mặc dù phân tích dữ liệu là hữu ích, nhưng việc tìm kiếm ý kiến có thể cung cấp cho bạn góc nhìn bổ sung về các cách để nâng cao quy trình QC của bạn. Khi thị hiếu và ý kiến của người tiêu dùng thay đổi, bạn có thể sử dụng phản hồi để tìm hiểu thêm về cách họ xác định trải nghiệm chất lượng. Sử dụng lời khuyên của họ để tinh chỉnh các tiêu chuẩn chất lượng hoặc tìm cách mới để cải thiện.
Việc thiết lập một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất thật kỹ lưỡng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Bất kể quy trình của bạn đang chạy tốt như thế nào, kiểm soát chất lượng cho thấy luôn có chỗ để cải thiện và thực hiện những thay đổi nhỏ có thể mang lại hiệu quả lớn hơn.
FastWork Platform – Hệ sinh thái chuyển đổi số gồm 23+ ứng dụng tích hợp All-in-one trên cùng 1 hệ thống.
Để nhận tư vấn giải pháp quản trị miễn phí hoặc demo 1-1 từ đội ngũ chuyên gia, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
Đăng ký tư vấn