Số lượng tiêu thụ sản phẩm tỉ lệ thuận với chất lượng của sản phẩm đó. Vậy làm sao để sản phẩm đạt chuẩn đầu ra trước khi chúng được phân phối đến tay người dùng? Việc này sẽ tùy thuộc vào quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp bạn.
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm là gì?
Khái niệm quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Kiểm soát chất lượng sản phẩm [Quality control viết tắt là QC] là yếu tố cần thiết để đánh giá sự thành công của một doanh nghiệp. Quy trình kiểm soát chất lượng đảm bảo sản phẩm được duy trì hoặc cải thiện tốt hơn. Trong đó, quản lý và nhân viên có trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ.
Những yếu tố cần giám sát và kiểm soát bao gồm: nguyên vật liệu, thiết bị/máy móc, con người, phương pháp, thông tin, môi trường làm việc,… Đặc biệt, nguyên vật liệu chính là yếu tố đầu vào. Chúng có sự tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu tốt mới đảm bảo được sản phẩm đạt chất lượng cao.
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ hiệu quả khi kế hoạch kiểm soát được thiết lập rõ ràng. Những biện pháp kiểm soát giúp tiêu chuẩn hóa quá trình sản xuất. Khi thực hiện kiểm soát chất lượng theo một quy trình cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, năng suất làm việc cũng được cải thiện.
Lợi ích của quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Quy trình này đảm bảo những sản phẩm bạn cung cấp ra thị trường là tốt nhất. Người tiêu dùng thông minh luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu. Vì vậy, nếu việc kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả, doanh nghiệp bạn sẽ được khách hàng tin cậy và chọn lựa. Lúc này, giá cả sẽ không còn là trở ngại lớn đối với các mặt hàng của bạn.
Bên cạnh đó, khi làm việc theo quy trình, ý thức trách nhiệm của nhân viên sẽ được thúc đẩy mạnh mẽ. QC có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên để họ tạo ra sản phẩm chất lượng cao. Phương pháp này chính là nhân tố giúp bạn chinh phục người tiêu dùng hiệu quả. Ngoài ra, bạn sẽ tiết kiệm chi phí cho việc kiểm tra và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
6 bước triển khai quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Bước 1: Triển khai tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm
Doanh nghiệp có thể tuân theo một số tiêu chuẩn chất lượng do các cơ quan, tổ chức bên ngoài quy định như: thanh tra an toàn thực phẩm, hiệp hội ngành, cơ quan quản lý chính phủ,… Tuy nhiên, một số lĩnh vực sẽ không có các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Thế nên, bạn cần xây dựng những tiêu chuẩn riêng cho mình.
Tiêu chuẩn chất lượng sẽ phụ thuộc vào mỗi bộ phận trong doanh nghiệp bạn. Dù vậy, chúng vẫn có một điểm chung là: phải được đo lường một cách khách quan.
Bước 2: Xác định tiêu chuẩn chất lượng trọng tâm
Chắc hẳn ai cũng muốn đảm bảo chất lượng trong mọi khía cạnh sản xuất sản phẩm. Nhưng trên thực tế, chẳng mấy ai thực hiện được điều đó một cách dễ dàng.
Trước tiên, bạn cần tập trung vào các tiêu chuẩn quan trọng nhất. Đây là những tiêu chuẩn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và trải nghiệm khách hàng của bạn. Việc chọn tiêu chuẩn trọng tâm giúp bạn đạt kết quả nhanh chóng. Đồng thời, nhóm làm việc của bạn cũng không bị quá tải bởi các tiêu chuẩn ít quan trọng hơn.
Bước 3: Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Bước tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch xây dựng một quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả. Theo W.Edwards Deming – nhà sáng lập kiểm soát chất lượng hiện đại, quy trình được thiết kế tốt sẽ mang lại các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.
Khi bạn tạo ra một quy trình mang tính nhất quán, sản phẩm và dịch vụ của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn. Bạn có thể dựa trên tiêu chuẩn trọng tâm để thiết kế một quy trình phù hợp nhất.
Bước 4: Đánh giá lại kết quả
Bạn có thể đánh giá quy trình của mình dựa trên: phần mềm kinh doanh, ứng dụng tài chính và kế toán hoặc các công cụ quản lý khách hàng. Những thông tin thu thập được sẽ giúp bạn đánh giá chính xác việc kiểm soát chất lượng của mình. Tốt nhất, bạn nên thực thi công đoạn này nhiều lần để đưa ra những nhận định trực quan và hiệu quả hơn.
Bước 5: Tiếp nhận phản hồi
Sau khi nắm bắt được tình hình nội bộ ở bước trên, bạn cần “tiếp thu” thêm nguồn ý kiến bên ngoài. Để có bức tranh đầy đủ hơn về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, bạn có thể khảo sát khách hàng, tạo bảng đánh giá và xếp hạng trực tuyến, xét điểm số người quảng cáo ròng [NPS – Net Promoter Score],…
Bên cạnh đó, bạn có thể nhận phản hồi từ các nhân viên của mình. Hãy đặt ra một số câu hỏi như:
- Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm đang hoạt động ra sao? Có mang lại chất lượng tốt?
- Làm sao cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn?
- Cần chú trọng tiêu chuẩn nào để duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm?,…
Bước 6: Bắt tay thực hiện
Công đoạn cuối cùng chính là hiện thực hóa quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Ở bước này, bạn chỉ cần xem lại, sửa đổi hoặc bổ sung [nếu có] cho bản kế hoạch của mình được hoàn thiện hơn, sau đó bắt tay vào và thực hiện chúng.
Nếu đã đáp ứng được các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng đã đặt ra, đừng dừng lại tại đó. Bạn hãy thực hiện quy trình này nhiều lần để chất lượng sản phẩm đạt mức tối ưu nhất.
Trên thực tế, để tạo ra một sản phẩm chất lượng không hề đơn giản. Tuy nhiên, khi triển khai kiểm soát chất lượng theo một quy trình cụ thể, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý công việc hiệu quả hơn. “Cơ hội không dành cho kẻ đến sau”, vì thế hãy tận dụng mọi cơ hội để giúp doanh nghiệp bạn chạm đến thành công nhanh hơn nhé!
FAQs về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Chi phí chất lượng [Costs of Quality] là những chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đảm bảo sản xuất sản phẩm có chất lượng. Có 4 loại chi phí chất lượng phổ biến:– Chi phí hỏng hóc do sự cố bên ngoài– Chi phí lỗi nội bộ– Chi phí thẩm định hay chi phí kiểm tra
– Chi phí phòng ngừa
Chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố hàng đầu mà mọi người tiêu dùng đều quan tâm. Vậy làm thế nào để quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp hiệu quả nhất. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc ấy cho doanh nghiệp.
Chất lượng sản phẩm từ lâu luôn đóng vai trò quan trọng trong tất cả các sản phẩm ở các mọi lĩnh vực. Bên cạnh mẫu mã, hình thức bên ngoài chất lượng mới chính là yếu tố bền vững giúp doanh nghiệp có thể giữ chân khách hàng. Vậy nên hãy nhớ rằng việc quản lý chất lượng sản phẩm luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp là gì?
Chất lượng sản phẩm chính là mức độ phù hợp của nó với những yêu cầu và mục đích của người sử dụng. Và một sản phẩm có chất lượng tốt là khi nó thỏa mãn các tiêu chuẩn, quy cách đã được pháp luật cũng như doanh nghiệp đặt ra trước đó.
Quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp chính là doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ các quy trình nhằm định hướng và kiểm soát thật tốt các sản phẩm. Những quy trình đó bao gồm việc: hoạch định chất lượng, xác định mục tiêu chất lượng, quá trình kiểm soát chất lượng và quá trình cải tiến chất lượng.
Trong kinh doanh, chất lượng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc định danh sản phẩm trên thị trường.
Tại sao phải quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp?
Dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì việc quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chất lượng chính là yếu tố cần thiết giúp mỗi một doanh nghiệp có thể quản lý tốt các hoạt động sản xuất.
Việc quản lý chất lượng sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp có thể:
– Nâng cao năng lực cạnh tranh: Việc quản lý chất lượng tốt thì sẽ giúp giảm số lượng hàng bị lỗi, hàng không đạt chuẩn phải sản xuất lại. Điều này sẽ giúp chi phí đầu tư cho nhân công, nguyên vật liệu, nhà xưởng sẽ giảm. Như vậy sản phẩm bán ra có chất lượng cao mà giá thành thấp hơn. Chắc chắn sản phẩm như vậy về lâu dài sẽ tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
– Đáp ứng linh hoạt yêu cầu của xã hội: Ngày nay trên thị trường các loại mặt hàng ngày càng dạng, tính cạnh tranh khốc liệt. Việc nâng cao chất lượng hàng hoá, phù hợp với các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp có thể nâng cao uy tín, khẳng định được thương hiệu.
– Có trách nhiệm với xã hội: Việc đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nghĩa là doanh nghiệp đã sử dụng hiệu quả các nguyên vật liệu cũng như nguồn nhân lực vốn có của xã hội. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo được rằng hoạt động sản xuất sẽ không gây lãng phí cũng như hậu quả xấu với môi trường, kinh tế hay xã hội.
– Đem lại lợi ích thiết thực với quốc gia: Nếu một sản phẩm chất lượng khẳng định được vị trí của mình trên thương trường trong nước cũng như quốc tế. Khi ấy hình ảnh đất nước Việt Nam trở nên tốt đẹp hơn, rõ ràng doanh nghiệp khi ấy cũng sẽ từng bước giúp chất lượng cuộc sống của người dân được nâng cao.
Các nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp
Nguyên tắc 1: Tiếp nhận định hướng chất lượng của khách hàng
Việc tiếp nhận định hướng khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có thể hiểu hơn về những nhu cầu hiện tại của khách hàng và thu hút họ. Từ đó từng bước chiếm lĩnh thị trường.
Do đó chất lượng sản phẩm phải đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của khách hàng hiện tại và không ngừng đổi mới về công nghệ để có thể vượt xa những mong đợi của họ. Dựa trên những góp ý này nhà sản xuất có thể giảm sai sót trong chế phẩm và hoàn thiện sản phẩm hơn.
Nguyên tắc 2: Đề cao vai trò của lãnh đạo của doanh nghiệp
Để quá trình quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp được đảm bảo thì không thể thiếu đi cam kết triệt để của ban lãnh đạo. Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm trong quá trình đồng bộ giữa mục đích hoạt động và đường lối doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có thể xây dựng các chiến lược liên quan tới đảm bảo, nâng cao chiến lược sản phẩm để từ đó có thể khuyến khích sự tham gia của nhân viên. Chất lượng sản phẩm sẽ được đồng bộ, đạt được hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc 3: Hướng tới sự đoàn kết trong doanh nghiệp
Nhân tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Việc mọi nhân viên tham gia đóng góp sức mình nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp sẽ giúp sức mạnh nội lực của tổ chức được nâng cao.
Mọi chức vụ từ thấp đến cao đều có vai trò quan trọng trong việc quản lý chất lượng sản phẩm. Bởi vậy nên ban lãnh đạo cần tạo cơ hội cho mỗi nhân viên học hỏi cũng như không ngừng sáng tạo, bồi dưỡng chuyên môn để hoàn thành tốt công việc vị trí của chính mình.
Nguyên tắc 4: Quá trình đồng nhất trong kiểm định
Việc đảm bảo chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp cần được thực hiện theo một quá trình cụ thể. Chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp tốt chính là thành quả của nhiều những quy trình với những tiêu chuẩn cụ thể, kiểm soát chặt chẽ phối kết hợp lại với nhau.
Nguyên tắc 5: Không ngừng cải tiến
Rõ ràng chất lượng sẽ được định hướng bởi khách hàng. Bởi vậy trong quá trình tiến hành sản xuất doanh nghiệp cần phải hiểu được rằng nhu cầu của khách hàng sẽ luôn biến đổi với yêu cầu ngày càng cao. Chính vì thế việc không ngừng cải tiến chính là phương pháp giúp tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Việc cải tiến cần phải được tiến hành cẩn trọng từng bước nhỏ, kỹ lưỡng hoặc có thể mạo hiểm nhảy vọt nhưng cần bám chặt vào mục tiêu hoạt động ban đầu.
Nguyên tắc 6: Quan hệ hợp tác cùng có lợi
Rõ ràng các mối quan hệ hợp tác là vô cùng cần thiết trong doanh nghiệp. Cùng tạo ra giá trị để nâng cao năng lực cạnh tranh..
Như vậy thông qua mạng lưới các mối quan hệ nội bộ hay bên ngoài tổ chức như từ khách hàng hay các nhà cung ứng,… doanh nghiệp có thể xác định chiến lược phát triển để từ đó có thể từng bước xâm nhập thị trường, đưa ra chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm cụ thể.
Tham khảo 5 phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp
Hiện nay có một số phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm doanh nghiệp như sau:
1. Kiểm tra chất lượng
Việc kiểm tra chất lượng thường xuyên sẽ bao gồm việc kiểm tra chi tiết các sản phẩm, hoạt động của các bộ phận liên trong hệ thống quản lý. Dựa vào những dữ liệu thu được nhằm sàng lọc và loại bỏ những vấn đề phát sinh gặp phải như sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hay lỗi trong kỹ thuật áp dụng. Trong phương pháp này cần phải đáp ứng được các điều kiện sau:
- Luôn đảm bảo không có sai sót xảy ra. Mọi thứ phải luôn đảm bảo minh bạch và trung thực
- Chi phí bỏ ra trong quá trình kiểm tra buộc phải thấp hơn so với chi phí xử lý các sản phẩm lỗi
- Luôn luôn đặt lợi ích của khách hàng lên thứ tự yêu tiên, không làm ảnh hưởng tới lợi ích của người tiêu dùng.
- Quá trình tiến hành kiểm tra buộc phải trở nên khắt khe nhưng phải làm sao để không làm gián đoạn hay gây sự cố trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
2. Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng là kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng như môi trường, yếu tố đầu vào đầu rã, phương pháp quản lý, can người… đến hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm nhằm mục đích theo dõi các yếu tố đó để ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật
Để thực hiện tốt phương pháp này cần có một cơ cấu tổ chức phù hợp, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận để không xảy ra điểm nghẽn, sai sót.
3. Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng nghĩa là giữ mọi hoạt động trong khâu kiểm định chất lượng đều hoạt động theo kế hoạch định sẵn và vận hành một cách có hệ thống. Từ đó để thoả mãn các yêu cần cần có ở một sản phẩm.
Có thể nói phương pháp này hướng tới việc chú trọng việc thực hiện các phương pháp quản lý chất lượng. Khi ấy việc tiêu chuẩn hoá chất lượng và các cơ chế quản lý sẽ trở thành nội dung trọng tâm. Những hệ thống này sẽ chỉ rõ quá trình sản xuất cũng như quá trình dịch vụ phải được tiến hành như thế nào. Đồng thời nhà quản lý có thể kiểm soát toàn bộ quá trình quản lý chất lượng sản xuất – dịch vụ bằng những phương pháp thống kê khoa học.
Khi sử dụng phương pháp những tiêu chuẩn về chất lượng sẽ được giao cụ thể cho mỗi người chứ không phải chỉ riêng cho những người phụ trách quản lý từ đó tạo nên sự đồng bộ trong cả khâu quản lý lẫn sản xuất.
4. Kiểm soát chất lượng toàn diện
Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ không chỉ được áp dụng trong khâu sản xuất mà còn phải ứng dụng cả trong những khâu kiểm tra quản lý. Để từ đó có thể nâng cao chất lượng được diễn ra đồng bộ trong tất cả các khâu.
Phương pháp này hướng tới việc phải kiểm soát chất lượng từ việc nghiên cứu, tiến hành khảo sát, thiết kế, mua hàng rồi lưu kho và đóng gói. Ngay cả việc phân phối bán hàng, chăm sóc khách hàng cũng cần phải được kiểm soát về chất lượng phục vụ,…
Chính tất cả những yếu tố đó góp phần hình thành nên sự chất lượng của một sản phẩm. Và chúng đóng vai trò tương hỗ với nhau nhằm giúp định hình thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.
5. Quản lý chất lượng toàn diện
Việc quản lý chất lượng toàn diện chính là phương pháp quản lý tập trung vào sự tham gia của mọi thành viên.
Phương pháp này sẽ kế thừa những thành tựu từ việc tiêu chuẩn hóa và quy trình hóa trong quản lý. Nhờ thế mà việc quản lý bớt độc tài, đề cao tinh thần dân chủ, nhân văn. Yếu tố con người trong doanh nghiệp nhờ vậy mà được phát huy tối đa.
Mục đích phương pháp này là hướng tới việc tạo ra một nền văn hoá chất lượng trong doanh nghiệp. Mọi thành viên đều là một mảnh ghép trong quá trình cải thiện chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp để đưa tới những sản phẩm chất lượng cao, đạt chuẩn.
Như vậy trên đây chính là những phương pháp hiệu quả nhất giúp quản lý chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp. Nhờ những phương pháp tối ưu trên, doanh nghiệp có thể ứng dụng rộng rãi trong các khâu. Từ đó quá trình kiểm định chất lượng sản phẩm cũng trở nên chặt chẽ hơn bao giờ hết. Quy trình ấy sẽ giúp sản phẩm bán ra không những đảm bảo được chất lượng mà còn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và yêu thích những thành phẩm của doanh nghiệp.