10 công ty kiểm toán hàng hóa hàng đầu năm 2022

Chúng có thể được thiết kế để thực hiện một chức năng đơn giản, nhưng các dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa cũng có thể tiết lộ dữ liệu hoạt động tiết kiệm tiền.

Nhiều hơn cho câu chuyện:

Kiểm toán các nhà cung cấp tiềm năng đối tác vô giá
Priceless Partners

Các chủ hàng chi trung bình 54 % tổng chi tiêu hậu cần cho vận chuyển, theo gia công gia công hậu cần năm 2010, một báo cáo hàng năm được sản xuất bởi Capgemini, Viện Công nghệ Georgia và Panalpina. Xem xét sự khổng lồ của những chi phí đó, các chủ hàng có nhiều để đạt được bằng cách đảm bảo hóa đơn vận chuyển hàng hóa của họ là chính xác và thanh toán đúng hạn.

Do đó, nhiều chủ hàng chọn thuê ngoài thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa và kiểm toán cho các doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ đó. Nhưng, như nhiều công ty sử dụng các dịch vụ này nhận ra, có nhiều thứ để thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa hơn là gặp mắt. Mặc dù các dịch vụ này có thể thực hiện một chức năng duy nhất, chúng thêm giá trị bằng cách cung cấp dữ liệu chính có thể phát hiện ra những hiểu biết về hoạt động của công ty.

Theo quy trình thanh toán hóa đơn hàng hóa

Theo truyền thống, các chủ hàng đàm phán hợp đồng với một hoặc nhiều nhà mạng để vận chuyển các sản phẩm trên khắp đất nước hoặc trên toàn cầu, sau đó thuê các công ty thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa để xem xét các hợp đồng, giá và thuế quan, và kiểm toán hóa đơn đến. Kiểm toán đảm bảo tính hợp lệ của các hóa đơn; kiểm tra số dặm, phí phụ thuộc và sử dụng thuế quan; Xác minh đó là hóa đơn của khách hàng chính xác để thanh toán; và xác nhận hóa đơn không phải là một bản sao.

Sau khi chức năng kiểm toán hoàn tất, các hóa đơn được tính đến các điều khoản thanh toán được đàm phán của họ. Công ty thanh toán và kiểm toán hóa đơn hàng hóa sau đó gửi thanh toán thay mặt cho người giao hàng và cung cấp các báo cáo giúp hoàn thành mã hóa tài khoản sổ cái chung của họ.

"Kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa mang lại cho các công ty lợi tức đầu tư ngay lập tức", Allan Miner, chủ tịch của CLELAND, CT Logistics có trụ sở tại Ohio, đã cung cấp các giải pháp báo cáo và phân bổ chi phí thanh toán vận chuyển hàng hóa trong 88 năm. "Họ ngay lập tức biết rằng họ đang trả đúng số tiền và don don phải tìm kiếm những sai lầm hoặc tự mình làm quá sức."

Kiểm tra những sự thật này có thể tạo ra một tác động tài chính đáng kể. "Trong lịch sử, khía cạnh quan trọng nhất của dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa là tiết kiệm chi phí", Brian Scott, phó chủ tịch bán hàng toàn cầu cho CTSI-Global, một công ty có trụ sở tại Memphis đã cung cấp dịch vụ hậu cần từ năm 1955. "Một số Người vận chuyển quá tải, vì vậy những khoản tiết kiệm đó có thể tăng lên. Chúng thường là những sai lầm trung thực, nhưng chúng xảy ra. Mục tiêu của chúng tôi là tìm ra những sai lầm đó để các chủ hàng không trả quá nhiều. "

Các bảng nhiên liệu được thiết lập không chính xác có thể là một nguồn của quá mức, vì có thể tính phí tình cờ cho các mặt hàng bị loại trừ bởi hợp đồng. Scott nói: "Ai đó theo cách thủ công thông tin này, vì vậy những sai lầm có thể xảy ra với tỷ lệ lỗi từ hai đến bốn phần trăm", Scott nói. "Vận chuyển quốc tế để lại nhiều chỗ hơn cho những sai lầm. Nó phức tạp và dễ bị lỗi hơn. Tỷ lệ lỗi có thể tăng lên tới 10 %."

Một chức năng tiết kiệm tiền

Ngoài việc bắt lỗi, dịch vụ thanh toán hóa đơn và dịch vụ kiểm toán có thể tiết kiệm cho các chủ hàng lao động đáng kể và các chi phí nội bộ khác. Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển có thể xử lý và quản lý hóa đơn ít hơn nhiều do tính kinh tế đơn giản theo quy mô. Xem xét ngày hôm nay, môi trường kinh doanh đầy thách thức, những loại tiết kiệm này có thể đi một chặng đường dài.

"Các công ty ngày nay phải đối mặt với những thách thức lớn hơn bao giờ hết", Harold Friedman, phó chủ tịch cấp cao về phát triển doanh nghiệp toàn cầu tại Fort Myers, Data2Logistic có trụ sở tại Fla. "Nền kinh tế đang tăng tốc, và giá tàu sân bay đang tăng lên khi nhiều nhà mạng đang rời khỏi thị trường và không được thay thế.

"Cặp đôi với phụ phí nhiên liệu, và các công ty khó có thể giảm chi phí, nhưng có rất nhiều áp lực đối với họ phải làm điều đó", ông nói thêm.

Phí vận chuyển hàng hóa thường chiếm tới 10 phần trăm tổng chi phí của một công ty. Dịch vụ thanh toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển có thể giúp các công ty dễ dàng theo dõi và kiểm tra xem đô la của họ sẽ đi đâu và đảm bảo họ đang trả các khoản phí chính xác cho các dịch vụ họ cần.

Điều quan trọng là phải hiểu chi phí hạ cánh thực sự của bạn ", Tom Zygmunt, người quản lý tiếp thị cho Cass Information Systems, Inc., một công ty có trụ sở tại Missouri cung cấp kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, thanh toán, thông minh kinh doanh và phân tích tài chính/vận chuyển thông qua Internet .

"Ngày nay, quản lý chi phí là rất quan trọng đối với sự sống còn của công ty, vì vậy hiểu chi phí thực sự của việc di chuyển một lô hàng từ điểm A đến điểm B là điều cần thiết để kiểm soát chi phí vận chuyển", ông nói.

Trong tay chuyên gia

Trong năm 2010, khoảng 40 phần trăm các công ty Bắc Mỹ đã thuê ngoài một phần hoạt động thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa của họ, theo tình trạng gia công hậu cần. Duy trì kiểm soát và thực hiện các dịch vụ kiểm toán và thanh toán trong nội bộ có thể là một thách thức, bởi vì hầu hết các chủ hàng không có nguồn lực đủ để thực hiện chính xác.

Chuyên môn cần thiết để nắm bắt lỗi nhanh chóng và dễ dàng không đến qua đêm. Các công ty thanh toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa đã phát triển kiến ​​thức cụ thể và các hệ thống công nghệ tinh vi cho phép họ tìm thấy các lỗi có thể trượt theo. Mặc dù tiết kiệm chi phí phụ thuộc vào bản chất của ngành, nhưng tiết kiệm điển hình cho các khoản phí vượt mức và thanh toán trùng lặp có thể dao động từ 1,5 đến năm phần trăm, Scott nói.

Friedman nói: "Nó có giá từ 3 đến 11 đô la để xử lý một hóa đơn vận chuyển hàng hóa trong nội bộ". "Bất kể nhà cung cấp nào họ chọn để xử lý các dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, các chủ hàng sẽ trả một phần chi phí đó."

Ngoài ra, nhiều chủ hàng sử dụng các hệ thống công nghệ ngày không có khả năng thực hiện kiểm toán hóa đơn hiệu quả và hiệu quả. Ngay cả các hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp mới hơn cũng được thiết kế chủ yếu để thu thập dữ liệu thanh toán và không đủ mạnh để cho phép các chủ hàng quản lý toàn bộ quy trình.

"Các nhà cung cấp thanh toán hóa đơn hàng hóa chuyên quản lý chi phí vận chuyển", Miner nói. "Họ cam kết sử dụng công nghệ mới nhất."

Ngoài ra, trong khi các công ty thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa chỉ tập trung vào chức năng đó, các chủ hàng có nhiều khía cạnh khác trong hoạt động kinh doanh của họ, điều đó có thể có nghĩa là các hóa đơn vận chuyển hàng hóa chỉ được kiểm tra một cách lẻ tẻ, hoặc không.

Dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa có giá trị trọng lượng của họ bằng vàng, Carman R. Stripling, giám đốc vận chuyển của công ty tại công ty sàn Mohawk Industries ở Calhoun, GA. "Chúng tôi cần tập trung vào năng lực cốt lõi của mình, không kiểm toán hóa đơn," cô lưu ý.

Để lại thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa và kiểm toán cho các chuyên gia cũng đảm bảo kết quả nhanh hơn và chính xác hơn. Scott nói: "Quá trình kiểm toán tự động của chúng tôi có thể nắm bắt nhiều lỗi hơn so với một người giao hàng trung bình có thể trong nhà", Scott nói. "Chúng tôi có thể phân tích các hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả hơn và ít chi phí hơn."

Kiểm tra các chi tiết

Ngoài các lợi ích cơ bản của các dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, dữ liệu mà một công ty có thể lượm lặt được việc sử dụng các dịch vụ đó có thể thậm chí còn có giá trị hơn. Đây là nơi mà tiếng nổ thực sự cho các bề mặt buck.

Các công cụ tự động hóa và báo cáo thanh toán hóa đơn và các nhà cung cấp kiểm toán thường sử dụng có thể cho phép một công ty phân tích chặt chẽ nơi họ đang chi tiền.

"Cái nhìn sâu sắc về các công cụ báo cáo cung cấp có thể khiến các công ty đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí quan trọng, chẳng hạn như thay đổi nhà mạng," Miner nói.

Sử dụng dữ liệu mà thu thập được có thể cho phép một công ty quản lý tốt hơn toàn bộ quy trình vận chuyển của mình. "Các công ty có thể tiết kiệm 10 đến 20 phần trăm cho chi phí vận chuyển bằng cách thực sự quản lý toàn bộ quá trình," Scott nói. "Khi họ nhìn thấy toàn bộ bức tranh, họ có thể xác định các cơ hội hợp nhất, cắt giảm vận chuyển hàng hóa cao cấp không cần thiết hoặc chi tiêu giao hàng vào ngày hôm sau và chi phí cắt giảm bằng cách đưa ra quyết định vận chuyển thông minh hơn."

Trong năm đến bảy năm qua, ngành công nghiệp quản lý vận tải đã phát triển dưới áp lực từ cả suy thoái kinh tế và các quy định lưu trữ hồ sơ tài chính doanh nghiệp. Hai yếu tố này đã tăng cường sự giám sát về chi tiêu, theo Keith Snavely, phó chủ tịch cấp cao về bán hàng và tiếp thị toàn cầu cho McDonough, NVision Global có trụ sở tại Ga.

"Dữ liệu chúng tôi cung cấp chủ hàng giúp họ quản lý tốt hơn chuỗi cung ứng của họ và phân tích chi phí", ông nói. "Khả năng đó đã trở nên quan trọng hơn đối với các chủ hàng trong nhiều năm qua."

Bởi vì kế toán back-end được thực hiện tự động và có hệ thống, các quy trình thanh toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa cung cấp cho các công ty dữ liệu có thể sử dụng để phân tích chi phí của họ, xác định các cơ hội giảm chi phí và đưa ra quyết định quản lý kinh doanh tốt.

Ví dụ, một công ty hàng tiêu dùng có thể thấy ở cấp độ sản phẩm chi phí vận chuyển hàng hóa cho một số khách hàng nhất định. Dựa trên những gì nó tìm ra, sau đó nó có thể quyết định xem nó có cần điều chỉnh giá cho những khách hàng đó không.

Dải đồng tình rằng dữ liệu cực kỳ có giá trị đối với các chủ hàng như Mohawk. "Chúng tôi cần có khả năng thu thập dữ liệu thanh toán và giao hàng và phân tích nó để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh", cô nói. "Dữ liệu chúng tôi có thể lượm lặt là vô hạn và giá trị của nó rất cao."

Nó không khó để biết lý do tại sao các chủ hàng đánh giá cao các dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn thông tin chi tiết dữ liệu cung cấp.

Tương lai là toàn cầu

Ngày nay, chuỗi cung ứng toàn cầu đòi hỏi quản lý dữ liệu vận chuyển quốc tế. Thuê một dịch vụ thanh toán hóa đơn và dịch vụ kiểm toán có thể giúp đỡ.

"Nhiều khách hàng muốn chúng tôi vào lĩnh vực quốc tế cho họ," Miner nói. "Các công ty nhận ra rằng chi phí hậu cần và chuỗi cung ứng bị ảnh hưởng bởi hoạt động không dựa trên Hoa Kỳ. Hóa đơn quốc tế rất phức tạp và yêu cầu xử lý bởi các nhân viên đa ngôn ngữ và thành thạo ngoại tệ."

Cho dù các chủ hàng quan tâm đến các hoạt động quốc tế hoặc tập trung vào hoạt động trong nước, các dịch vụ thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa và dịch vụ kiểm toán đang ngày càng phổ biến và cung cấp các lợi ích có giá trị.

Theo Stripling tại Mohawk, dịch vụ thanh toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa là một lợi ích to lớn không chỉ từ quan điểm hợp lý và tình báo kinh doanh mà còn từ góc độ ngân sách.

"Chúng tôi đã lượm lặt đủ tiền tiết kiệm từ việc sử dụng các dịch vụ này mà về cơ bản họ tự trả cho mình", cô nói. "Và tất cả các dữ liệu tuyệt vời mà chúng tôi có kết quả là một lợi ích bổ sung thực tế là miễn phí."

Kiểm toán các nhà cung cấp tiềm năng

Khi bạn quyết định thuê ngoài thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, hãy xem xét các yếu tố sau khi giải quyết cho nhà cung cấp.

• Ổn định tài chính. Trong hầu hết các trường hợp, bạn đang ủy thác cho nhà cung cấp thanh toán cho các nhà mạng của mình, vì vậy sự ổn định và bảo mật tài chính của nó là rất quan trọng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh tế ngày nay. Đảm bảo nhà cung cấp bạn chọn có hồ sơ theo dõi đã được chứng minh và tình hình tài chính mạnh mẽ.“In most cases, you are entrusting the provider to make payments to your carriers, so its financial stability and security are very important,” says Tom Zygmunt, manager of marketing, Cass Information Systems. This is especially important in today’s economic environment. Ensure the provider you choose has a proven track record and strong financial position.
• Độ sâu quản lý và kinh nghiệm. Có phải nhân viên của công ty bao gồm một số nhà quản lý có kinh nghiệm? Nếu một người chủ chốt rời đi, những người khác có thể quản lý một cách thích hợp không? Does the company’s staff include several experienced managers? If one key person leaves, will others be able to manage appropriately?
• Công nghệ. Công nghệ thay đổi nhanh chóng. Là nhà cung cấp cam kết theo kịp nó? Nó có thể đầu tư vào công nghệ cần thiết trong tương lai không? Liệu nó có chuyên môn để tận dụng công nghệ mới để cải thiện dịch vụ của mình không?Technology changes quickly. Is the provider committed to keeping up with it? Can it invest in the technology needed going forward? Does it have the expertise to take advantage of new technology to improve its service?
• Bảo vệ. Hệ thống thông tin phải được bảo vệ đầy đủ khỏi virus và kẻ xâm nhập.Information systems must be adequately protected from viruses and intruders.
• Dịch vụ khách hàng. Dịch vụ khách hàng là một yếu tố chính vì nhà cung cấp xử lý hóa đơn thay mặt bạn hàng ngày. Về cơ bản, nó là một phần mở rộng của công ty của bạn, vì vậy hãy đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ có thể cung cấp dịch vụ tuyệt vời và dễ làm việc. Customer service is a key factor because the provider processes bills on your behalf daily. It is basically an extension of your company, so ensure the service provider can offer excellent service and is easy to work with.
• Người giới thiệu. Don Tiết sợ hỏi một nhà cung cấp cho một danh sách các tài liệu tham khảo và thông tin liên lạc để bạn có thể xác minh rằng họ đã hài lòng với những khách hàng giới thiệu. Don’t be afraid to ask a provider for a list of references and contact information so you can verify it has satisfied customers who recommend it.

Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ thanh toán vận chuyển hàng hóa ngoài kia, ông Carman R. Stripling, giám đốc vận chuyển của công ty tại công ty sàn Mohawk Industries, Calhoun, GA. Một số người thực hiện kiểm toán kỹ lưỡng hơn những người khác, nhưng bạn phải suy nghĩ về những lợi ích bạn dự định đạt được, sau đó phù hợp với nhu cầu của công ty bạn với các thế mạnh của nhà cung cấp.

Đối tác vô giá

Các công ty dịch vụ thanh toán và thanh toán hóa đơn hàng đầu này cũng cung cấp cho các chủ hàng dữ liệu thông minh kinh doanh có giá trị.

Hệ thống thông tin CASS | St. Louis, Mo. | 314-506-5500 | St. Louis, Mo. | 314-506-5500

Cass Information Systems Thanh toán và giải pháp kiểm toán vận chuyển hàng hóa cung cấp cho các chủ hàng các công cụ họ cần để quản lý chi phí vận chuyển hiệu quả. Từ việc giảm bớt các nhiệm vụ hành chính của xử lý hóa đơn, đến việc tạo tiết kiệm chi phí thông qua kiểm toán hóa đơn, đến việc cung cấp trí thông minh kinh doanh có thể hành động, CASS mang lại lợi ích của một hệ thống thanh toán hóa đơn và vận hành vận hành tự động, thực hành tốt nhất.

CT Logistics | Cleveland, Ohio | 216-267-2000 | Cleveland, Ohio | 216-267-2000

Phần mềm vận chuyển độc quyền của CT Logistics, Freitrater, cung cấp một hệ thống báo cáo, thanh toán và quản lý hàng hóa toàn diện hóa đơn vận chuyển hàng hóa được thiết kế dành riêng cho các chủ hàng vận chuyển hàng hóa hoặc người nhận hàng. Nó cho phép người dùng ngân sách cho các lô hàng dự kiến, thiết lập chế độ vận chuyển hiệu quả nhất về chi phí, xác định chính xác ước tính chi phí cho các hợp đồng cụ thể và phát triển các kịch bản vận chuyển cho các tùy chọn vận chuyển khác nhau.

CTSI-GLOBAL | Memphis, Tenn. | 888-836-5135| Memphis, Tenn. | 888-836-5135

Hệ thống quản lý vận chuyển phần mềm hoàn chỉnh của CTSI-Global và Dịch vụ kiểm toán và thanh toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa cho phép các chủ hàng tự động hóa các quy trình thủ công, cải thiện mức hiệu suất và cắt giảm chi phí vận chuyển. Công ty phân tích từng hoạt động vận chuyển độc đáo của Shipper, để trình bày các sáng kiến ​​tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới tại các đánh giá kinh doanh hàng quý. Những nỗ lực này giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng tổng thể của Shipper, và tạo ra các khoản tiết kiệm.

Data2Logistic | Ft. Myers, Fla. | 609-683-3917 | Ft. Myers, Fla. | 609-683-3917

Công nghệ tiên tiến của Data2Logistic đã định hình lại các dịch vụ thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, cung cấp khả năng hiển thị toàn cầu cho thông tin hành động cho tất cả các chế độ vận chuyển. Các công cụ dựa trên web của Data2Logistic cung cấp các cảnh báo, chẩn đoán, phân tích và giải pháp để giúp các chủ hàng quản lý tốt hơn và giảm chi phí chuỗi cung ứng của họ. Được bổ sung bởi một bộ đầy đủ các dịch vụ tư vấn và thông minh kinh doanh, Data2Logistic giúp các chủ hàng liên tục tìm thấy các cơ hội tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí.

Nvision Global | McDonough, Ga. | 770-474-4122| McDonough, Ga. | 770-474-4122

Trong một thị trường quốc tế, mọi người giao hàng đều yêu cầu một giải pháp thanh toán và kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa phù hợp với nhu cầu cá nhân của nó. NVision cung cấp một nền tảng và cơ sở dữ liệu toàn cầu một nguồn cho các chủ hàng tìm kiếm một giải pháp một cửa. Công nghệ độc quyền của nó được thiết kế để phù hợp với tất cả các khía cạnh của xử lý hóa đơn, bất kể nguồn gốc hay điểm đến.