Lọc dữ liệu [Filter Data] từ lâu đã là công cụ cực kỳ quan trọng khi thao tác trên bảng tính Excel. Chức năng Filter được thực hiện để lọc và hiển thị dữ liệu có mục đích, giúp người thực hiện dễ dàng theo dõi và thống kê.
I. Lọc 1 vùng dữ liệu
Các bước thao tác lần lượt như sau:
1. Chọn vùng dữ liệu cần lọc [nên để tiêu đề đầu mỗi cột để thao tác được chính xác]. Click tab Data, chọn biểu tượng Filter như hình
2. Click mũi tên
3. Click chọn phép so sánh thích hợp. Ví dụ: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, chọn Between.
4. Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu. Ví dụ: để hiển thị tất cả các số giữa 1,000 và 7,000; trong mục “is greater than or equal to”, nhập 1000 và nhập 7000 ở phần “is less than or equal to”
5. Click OK
II. Lọc dữ liệu trong bảng
Để lọc nhanh dữ liệu, các bạn làm theo cách sau:
1. Click mũi tên
2. Trong bảng danh mục số hoặc chữ được hiển thị, bỏ chọn phần Select All ở đầu list, rồi check chọn vào các ô chứa dữ liệu mong muốn hiển thị trong bảng
3. Click OK
4. Mũi tên
III. Lọc dữ liệu bằng màu sắc
Tô màu chữ hoặc ô tính là mẹo hay để làm nổi bật những thông tin cần lưu ý. Chức năng Lọc dữ liệu còn cho phép lọc các ô theo màu sắc nếu các ô tính đã được định dạng sẵn bằng màu sắc hoặc chức năng Conditional Formatting. Các bước thao tác như sau:
1. Click vào mũi tên
2. Rê chuột đến Filter by Color và chọn màu sắc ô hoặc chữ cần lọc.
3. Click OK
Chúc các bạn thực hiện thành công!
Ngành Tin Học Ứng Dụng
Trung Tâm Tin Học - ĐH Khoa Học Tự Nhiên
Bảng trong bảng tính Excel của các bạn có rất nhiều dữ liệu, để dễ dàng xử lý và tìm kiếm dữ liệu trong bảng các bạn nên sử dụng lọc dữ liệu. Lọc dữ liệu theo điều kiện, tiêu chí các bạn đưa ra, các bạn sẽ rút ngắn được thời gian tìm kiếm và việc xử lý dữ liệu cũng sẽ nhanh hơn một cách đáng kể.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong một bảng Excel:
Khi các bạn tạo bảng trong Excel, trên tiêu đề các cột trong bảng sẽ tự động thêm các điều khiển lọc.
Lọc nhanh
Bước 1: Các bạn chọn biểu tượng hình tam giác trong tiêu đề cột muốn lọc dữ liệu.
Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, các bạn bỏ chọn trong ô vuông trước Select All. Tiếp theo các bạn muốn lọc dữ liệu theo mục nào trong cột các bạn đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu đó. Sau đó nhấn OK.
Kết quả sẽ lọc tất cả các dữ liệu như bạn chọn, và tiêu đề của cột được lọc dữ liệu sẽ xuất hiện biểu tượng lọc.
Để xóa bộ lọc các bạn chọn vào biểu tượng lọc ở trên tiêu đề cột và chọn -> Clear Filter From "tiêu đề cột".
Lọc theo văn bản hoặc số cụ thể
Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.
Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì các bạn chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì các bạn chọn Number Filters. Sau đó chọn Custom Filter.
Bước 3: Trong hộp thoại Custom AutoFilter, các bạn nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu. Chọn quan hệ giữa 2 điều kiện And hoặc Or cho phù hợp với điều kiện lọc. Sau đó nhấn OK.
Ví dụ: Lọc dữ liệu với điều kiện Tổng Lương lớn hơn hoặc bằng 5600.
Kết quả sau khi lọc:
Lọc các mục theo màu
Nếu trong quá trình nhập dữ liệu trong bảng, các bạn đã đánh dấu các ô dữ liệu bằng màu sắc khác nhau. Các bạn có thể lọc dữ liệu theo các màu như sau:
Bước 1: Chọn biểu tượng lọc trong ô tiêu đề của cột đã được định dạng màu sắc.
Bước 2: Chọn Filter by Color sau đó chọn màu các bạn muốn lọc.
Kết quả sau khi các bạn lọc theo màu:
Ngoài ra trong phiên bản Excel 2013 các bạn có thể tạo slicer để lọc dữ liệu bảng của bạn.
Bước 1: Các bạn chọn ô bất kỳ trong bảng, chọn tab Design của Table Tools -> Insert Slicer.
Bước 2: Tiếp theo trong hộp thoại Insert Slicers các bạn chọn các cột cần lọc dữ liệu và nhấn OK.
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại chứa cột các bạn đã chọn ở trên, các bạn chọn vào các dữ liệu trong các hộp thoại [nếu chọn nhiều cột để lọc]. Nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều dữ liệu trong một cột. Như vậy dữ liệu trong bảng sẽ nhanh chóng được lọc theo yêu cầu của các bạn.
Với những cách lọc dữ liệu trong bảng Excel ở trên, việc quản lý dữ liệu trong bảng của các bạn sẽ không còn phức tạp nữa. Chúc các bạn thành công!