Hướng dẫn cách định dạng trang in qua nội dụng sau:
Thao tác thực hiện
Để thiết lập trang văn bản thực hiện như sau:
- Chọn tab Page Layout > nhóm lệnh Page setup.
Định dạng về khổ giấy[Size]
Trang giấy được xác định bởi khổ giấy; Khổ giấy mặc định là Letter[ 8.5x11]. Mặc khác, có thể chọn lại khổ giấy theo lệnh như sau:
- Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Size. Một danh sách các loại khổ giấy xuất hiện như A3, A4, A5,...Bạn chọn một loại khổ giấy muốn in ra.
Định dạng về lề trang[Margins]
Canh lề [Margins] là tạo khoảng cách giữa các cạnh của trang giấy, nó sẽ giúp cho phần trình bày trang được đẹp và không bị mất chữ khi in. word cho phép thay đổi kích thước lề giấy rất đa dạng, có thể thiết lập cho từng trang khác nhau trong cùng một tập tin văn bản.
Để căn lề trang văn bản thực hiện như sau:
- Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Margins. Một danh sách xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu định dạng sẵn của Word 2010.
- Bạn có thể click chọn lệnh Custom Margins để thêm được các tùy chỉnh khác. Hộp thoại Page setup xuất hiện, bạn sử dụng tab Margins.
- Top: Lề phía trên, khoảng cách từ cạnh giấy phía trên đến dòng chữ đầu tiên.
- Bottom: Lề phía dưới, khoảng cách từ cạnh giấy phía dưới đến dòng chữ cuối cùng.
- Left: Lề bên trái, khoảng cách từ cạnh giấy bên trái đến chữ đầu tiên bên trái.
- Right: Lề bên phải, khoảng cách từ cạnh giấy bên phải đến chữ cuối cùng bên phải.
- Gutter: Là phần gáy sách, phần này thường chỉ dùng khi cần đóng sách.
Sau khi thực hiện xong nhấn nút Ok để đồng ý
Hướng giấy[Orientation]
Đối với thao tác này tuy đơn giản nhưng rất nhiều bạn lúng túng không biết phải xử lý như thế nào. Tùy thuộc vào nội dung của bạn mà chọn hướng giấy đứng hoặc ngang.
Để thiết lập hướng giấy thực hiện như sau:
- Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Orientation.
- Portrait: hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
- Landscape: hướng in ngang.
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Để chúng ta trình bày văn bản được đẹp mắt, đúng quy định thì trước hết bạn cần tìm hiểu về thể thức trình bày văn bản. Trong quá trình làm việc rất nhiểu lần mình gặp sai lầm về vấn đề này.
Tôi xin trích điểu 4, 5 của chương I; Bộ nội vụ Số: 01/2011/TT-BNV quy định về thể thức trình bày văn bản hành chính như sau:
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản - Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy - Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 [210 mm x 297 mm]. - Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 [148 mm x 210 mm] hoặc trên giấy mẫu in sẵn [khổ A5].
2. Kiểu trình bày
- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 [định hướng bản in theo chiều dài]. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy [định hướng bản in theo chiều rộng].3. Định lề trang văn bản [đối với khổ giấy A4]
Đối với việc soạn thảo một file văn bản trên word thì điều đầu tiên bạn cần phải làm là định dạng văn bản. Việc định dạng chuẩn theo quy định vừa giúp văn bản được hợp lệ mà vừa giúp cho người đọc dễ hiểu về nội dung hơn. Các văn bản đều chứa những thuộc tính, có những kiểu định dạng riêng.
Tuy nhiên bạn cần phải nắm bắt được quy định chuẩn trong định dạng để đạt yêu cầu, thể hiện sự chuyên nghiệp hơn. Để hiểu rõ về định dạng văn bản là gì? Cách định dạng cho tài liệu word như thế nào chuẩn thì đừng bỏ lỡ bài viết của Viết Bài Xuyên Việt nhé!
Định dạng văn bản là gì?
Đối với những bạn làm việc trên word nhiều thì chắc chắn không còn xa lạ gì về thuật ngữ định dạng văn bản. Bởi đây chính là yêu cầu cần thiết khi thực hiện soạn thảo văn bản trên word khi học tập hay làm việc. Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu học thì chưa hiểu rõ về định dạng văn bản là gì?
Giải đáp thắc mắc của các bạn về định dạng văn bản là gì thì thực chất đây chính là cách trình bày văn bản theo những thuộc tính quy định. Việc định dạng văn bản là nhằm đạt mục đích giúp cho văn bản được đẹp, rõ ràng, dễ hiểu, nhấn mạnh đến những nội dung quan trọng của bài viết. Từ đó giúp cho người đọc có thể dễ hiểu nội dung văn bản nhất.
Xem thêm: Lý lịch tư pháp là gì
Các cách định dạng văn bản
Có nhiều cách định dạng văn bản và mỗi cách sẽ được thực hiện khác nhau. Viết Bài Xuyên Việt sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng cách:
Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph
Bạn chọn tab Home tìm vào nhóm Paragraph rồi chọn các chức năng tương ứng để định dạng.
Định dạng văn bản bằng hộp thoại Paragraph
Cách 2: Định dạng với hình mũi tên
Bạn chọn tab Home nhìn rồi chọn mũi tên trong nhóm Paragraph. Khi này thì bản word sẽ hiện lên hộp thoại Paragraph với đầy đủ thông tin định dạng văn bản. Alignment sẽ cho phép người dùng lựa chọn chức năng canh lề:
Justified: canh đều 2 bên lề trái và lề phải
Left: canh đều lề trái
Right: canh đều lề phải
Center: canh giữa trái lề trái và lề phải tạo sự cân đối
Tính năng Special cho phép người dùng thiết lập độ thụt của dòng văn:
First line: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By
Hanging: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng thứ 2 về sau trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By
None: Khi không cần thì bạn nhấn mục này để hủy bỏ chế độ thụt dòng trong đoạn
Spacing là tính năng cho phép người dùng thiết lập khoảng cách giữa các đoạn văn:
Before: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn ở phía trên với dòng đầu tiên của đoạn văn cần được định dạng
After: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn cần được định dạng với dòng đầu của đoạn văn đằng sau
Sau khi đã lựa chọn các thiết lập định dạng mới cho văn bản thì bạn nhấn vào nút OK để hình thành thiết lập. Nếu bạn hủy bỏ thuộc tính vừa chọn thì nhấn vào dấu tích nhé.
Các thuộc tính trong hộp thoại được hoàn chỉnh dần dần, bạn chỉ cần nhấn chọn OK để hoàn thành thiết lập. Nếu muốn hủy bỏ các thuộc tính vừa chọn thì nhấn Cancel sẽ được.
Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản
Thước ngang mà chưa hiển thị ở màn hình máy tính thì bạn phải để nó hiển thị bằng cách chọn vào biểu tượng của View Ruler ở đầu thanh cuộn dọc hay Tab View. Trong nhóm Show click thì bạn chọn ô Ruler, các thiết lập:
First line indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn
Left Indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn
Right Indent: Tạo ra lề phải cho các dòng của đoạn văn
Xem ngay:
- Dịch vụ viết bài chuẩn SEO
- Dịch vụ quản trị website
Các lệnh định dạng văn bản
Như vậy bạn có thể nắm bắt được định dạng văn bản là gì? Đối với định dạng văn bản thì thường có những lệnh sau đây:
- Định dạng kí tự: Đây chính là lệnh để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, phông chữ, màu sắc.
- Định dạng đoạn văn bản: Đây chính là lệnh định dạng gồm căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ…
- Định dạng trang: Đây là lệnh dùng để định dạng hướng giấy, kích thước các lề
Cách định dạng văn bản để tạo một file Word chuẩn
Như đã nói thì định dạng văn bản là một yếu tố quan trọng cần phải thực hiện khi tạo một file văn bản trên word. Thế nên bạn cần hiểu rõ về định dạng văn bản là gì? Cách thức định dạng theo đúng quy định trong soạn thảo văn bản. Cụ thể bạn có thể thực hiện các bước định dạng văn bản trên word như sau:
Thực hiện căn lề, kích thước
Bước 1: Để có thể thực hiện căn lề chuẩn cho văn bản trên word thì bạn cần chuyển đổi kích thước sang định dạng “cm”. Tiếp đến, bạn cần căn chuẩn các lề bao gồm lề left – lề trái, right- lề phải, top – lề trên, bottom – lề dưới. Căn lề chuẩn theo khổ giấy A4 với tỷ lệ cụ thể như sau:
- Top để 2 – 2,5 cm
- Bottom để 2 – 2,5 cm
- Left để 3 – 3,5 cm
- Right để 1,5 – 2 cm
Với cách thực hiện đơn giản, văn bản bạn nhấn vào mục Page Layout và nhấn tiếp vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để thiết lập trang. Từ đó bước 1 được hoàn tất.
Bước 2: Thực hiện điều chỉnh lề cho văn bản tại giao diện hiển thị. Ở phần tab Margins sẽ có các mục để bạn căn chỉnh, khi bạn căn chỉnh như thế nào thì lệnh in sẽ ra như vậy.
- Top: Căn lề trên
- Bottom: Căn lề dưới
- Left: Căn lề trái
- Right: Căn lề phải
Bước 3: Chỉnh khổ ngang và khổ dọc của văn bản
Trong phần Orientation sẽ có bố cục để điều chỉnh văn bản thành khổ ngang hoặc khổ dọc. Nếu bạn muốn dùng khổ dọc thì hãy chọn Portrait, còn nếu muốn dùng khổ ngang thì hãy chọn Landscape là hoàn tất.
Định dạng Font chữ trong Word
Định dạng font chữ: Bạn có thể thực hiện các tùy chọn như chọn cỡ chữ, màu chữ, font chữ, kiểu in đậm, in nghiêng… Để thực hiện cho việc định dạng font chữ này thì trong tab Home ta nhấn vào biểu tượng nhóm Font rồi nhấn vào biểu tượng mũi tên. Tại đây sẽ hiển thị giao diện để chỉnh font chữ trong tài liệu để bạn chọn cho phù hợp. Lúc soạn thảo thay vì bạn phải đổi font chữ liên tục thì hãy đặt font chữ mặc định cho phiên Word đang hoạt động và những lần sau.
Chỉnh khoảng cách chữ: Hãy mở mục Font rồi chuyển sang Character Spacing để thiết lập. Tại mục Spacing sẽ có 3 tùy chọn để có thể điều chỉnh với khoảng cách như sau:
- Normal: Bình thường
- Expanded: Rộng hơn bình thường
- Condensed: Thu hẹp lại
- By: Nhập giá trị tùy chỉnh cho phù hợp
Sao chép định dạng Format Painter Word
Tại Format Painter sẽ giúp sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản khác. Nếu như văn bản của bạn có nhiều vùng định dạng giống nhau thì nên dùng lệnh này. Cụ thể bạn hãy bôi đen vùng văn bản cần định dạng rồi click vào tab Home, chọn tiếp biểu tượng Format Painter có hình chổi. Lúc này sẽ hiển thị biểu tượng hình chổi để chúng ta bôi đen vào vùng văn bản mà bạn cần định dạng. Từ đó vùng nội dung sẽ có phần định dạng giống như văn bản trước.
Định dạng văn bảng bằng các phím tắt
Trong khi dùng văn bản có nhiều phím tắt thông dụng được dùng nhiều trong word:
Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: in đậm toàn văn bản
Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ
Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: in nghiêng văn bản
Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản
Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + >: để tăng kích cỡ văn bản
Bôi đen văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift +