Sự khác nhau giữa google docs và microsoft word
Google Docs vs Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?Bạn đã bao giờ tự hỏi sự khác biệt giữa Google Docs và Microsoft Word là gì chưa? Mặc dù cả hai trình xử lý văn bản có thể trông giống nhau trên bề mặt, nhưng chúng thực sự khác nhau theo nhiều cách. Show
Trong bài viết này, tôi muốn chỉ ra những khác biệt chính để giúp bạn quyết định lựa chọn nào là tốt nhất cho bạn. Cách sử dụng và truy cập Microsoft Word và Google Documents - ngang tài ngang sứcBạn không thể mua Microsoft Word dưới dạng một chương trình đơn lẽ. Word là một phần của gói Microsoft 365 (trước đây gọi là Office 365), bao gồm các chương trình khác như Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và Access. Sau khi mua bộ phần mềm này, bạn chỉ có thể cài đặt Word trên một số máy tính nhất định, tùy thuộc vào gói mà bạn chọn. Vì vậy, nếu bạn cài đặt Word trên máy tính để bàn của mình, bạn có thể sẽ cài lên Laptop một gói nữa để sử dụng. Mãi đến năm 2010, Microsoft mới ra mắt Word Online như một phần của gói Microsoft 365. Mặc dù Word Online tự hào có đủ các tính năng cho người dùng thông thường, nhưng xét theo bất kỳ phương tiện nào thì đây không phải là phiên bản đầy đủ của Word. Rất nhiều công cụ đã bị xóa khỏi phiên bản trực tuyến để ứng dụng này có thể tải và chạy nhanh hơn. Word Online cung cấp trải nghiệm hợp lý nhưng lại thiếu một vài tính năng mà người dùng mong muốn. Ví dụ, Word Online không thể xử lý các tài liệu lớn hoặc phức tạp và người dùng thấy việc khắc phục những lỗi này khó xử lý hơn so với việc sử dụng chương trình Word thông thường của họ ngay từ đầu. Nhưng với Google Docs thì khác. Là một công ty hoạt động dựa trên internet, Google Docs khởi đầu là một trình xử lý văn bản đa nền tảng hoạt động hoàn toàn trực tuyến. Bạn không cần phải tải xuống bất kỳ phần mềm nào hoặc mua một bộ chương trình mà bạn không muốn hay không cần sử dụng. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn từ bất kỳ trình duyệt nào và truy cập docs.google.com . Không giống như Microsoft Word, chỉ có thể được cài đặt trên máy tính Windows và OS X, bạn có thể sử dụng Google Documents từ bất kỳ máy tính và trình duyệt nào, bao gồm: Các Google Documents ứng dụng có sẵn cho cả iOS và Android các thiết bị nhưng không có sẵn trên các điện thoại Windows như BlackBerry. Ứng dụng Word được cài đặt sẵn trên các thiết bị Windows Phone và bạn có thể tải một ứng dụng miễn phí (rất đơn giản) cho iOS và Android. Như vậy, ở phần này Google docs có nhiều ưu điểm hơn. Bạn có thể truy cập phiên bản đầy đủ của Google docs, với tất cả các tính năng của nó, từ bất kỳ trình duyệt nào. Ngược lại, bạn phải mua toàn bộ gói phần mềm Microsoft 365 mới có thể nhận được phiên bản đầy đủ của Word. Và phiên bản trực tuyến của Word thiếu một số tính năng có thể khiến nó trở nên vô dụng đối với bạn. Sự khác biệt giữa microsoft office và google docsBạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (955.4 KB, 27 trang ) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Chƣơng 2 GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS ....3 2.1. Giới thiệu sơ lƣợc về Microsoft Office ..................................................................3 2.2. Giới thiệu sơ lƣợc về Google Docs ........................................................................5 Chƣơng 3 NGHIÊN CỨU SỰ KHÁC NHAU GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS..................................................................................................................8 3.1. Những điểm khác biệt cơ bản giữa Microsoft Office và Google Docs ..................8 3.1.1. Tích hợp tìm kiếm ...........................................................................................8 3.1.2. Công cụ hỗ trợ tiện ích ....................................................................................9 3.1.3. Chia sẻ thuận tiện cho làm việc nhóm ...........................................................10 3.1.4. Khả năng làm việc Offline.............................................................................12 3.1.5. Chi phí sử dụng ..............................................................................................12 3.1.6. Khả năng đồng bộ và kiểm soát thông tin .....................................................13 3.1.7. Các loại định dạng, chèn và biểu mẫu ...........................................................14 3.2. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Microsoft Office và Google Docs ..........................15 3.2.1. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Microsoft Office ..............................................15 3.2.2. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Google Docs ....................................................17 Chƣơng 4 NHỮNG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁC HIỆN NAY ..........19 4.1. OpenOffice.org .....................................................................................................19 4.2. ThinkFree Online Office (www.thinkfree.com) .. Error! Bookmark not defined. 4.3. Live Documents (www.live-documents.com) .....................................................20 4.4. Acrobat.com (www.acrobat.com) ........................................................................20 4.5. Kingsoft Office Suite Professional .......................................................................20 Chƣơng 5 LỰA CHỌN PHẦN MỀM SOẠN THẢO THÍCH HỢP .................................22 i 5.1. Làm việc nhóm. ....................................................................................................22 5.2. Thực hiện những văn bản phức tạp. .....................................................................22 5.3. Làm việc trong điều kiện không có kết nối internet. ............................................22 5.4. Dạy và học. ...........................................................................................................23 5.5. Làm form khảo sát. ...............................................................................................23 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................24 ii Chƣơng 1 LÝ DO VÀ MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI 1.1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phƣơng tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản đƣợc hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Chẳng hạn, trong học tập, văn bản đƣợc đƣợc các bạn học sinh, sinh viên sử dụng làm công cụ tổng kết, báo cáo kiến thức đã học, đƣợc giáo viên sử dụng để soạn thảo giáo án lên lớp. Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nƣớc, văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định, nghị định, là hình thức cụ thể hóa Pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính của Nhà nƣớc. Trong hoạt động giải trí, soạn thảo văn bản lại có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với truyền thông báo chí, là công cụ tuyệt vời để chỉnh sửa và cho ra những ấn phẩm đẹp mắt. Vì vậy, có thể kết luận rằng, công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong hầu hết các lĩnh vực đời sống hàng ngày, nó tạo điều kiện cho việc giao tiếp qua mặt chữ đƣợc đa dạng và phong phú hơn. Bên cạnh đó, ngày nay, càng có nhiều sản phẩm công nghệ ra đời nhằm phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng của con ngƣời trong việc soạn thảo văn bản. Và hai cái tên hàng đầu trong lĩnh vực này không thể không nhắc tới chính là Microsoft Office và Google Docs. Từ trƣớc tới nay, Google và Microsoft vốn ở thế "nƣớc sông không phạm nƣớc giếng" vì ở hai địa hạt khác nhau. Trong đó, Microsoft nổi tiếng về phần mềm hệ điều hành và bộ ứng dụng văn phòng dùng cho các dòng máy tính cá nhân, trong khi Google có ƣu thế về nền tảng tìm kiếm trực tuyến. Tuy nhiên, khi thế giới công nghệ di động phát triển, cả Google và Microsoft đều quyết liệt mở rộng lãnh thổ và hậu quả tất yếu xảy ra khi cả hai "ngƣời khổng lồ” này có những va chạm trực tiếp. Và nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản, nhóm chúng tôi đã chọn đề tài: “SỰ KHÁC BIỆT GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS” làm chủ đề viết bài thu hoạch nhằm nghiên cứu về một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên 1 /24 môn và đƣa ra những kết luận khách quan giúp ngƣời dùng có thể lựa chọn cho mình phần mềm thích hợp nhất. 1.2. Mục đích chọn đề tài Cung cấp cho ngƣời dùng những thông tin cơ bản và chuyên sâu về các tính năng của Microsoft Office và Google Docs từ đó giúp ngƣời dùng có thể lựa chọn cho bản thân công cụ phù hợp nhất, bằng cách: Tiến hành so sánh cụ thể từng tính năng của Microsoft Office và Google Docs. Rút ra kết luận về ƣu và nhƣợc điểm của Microsoft Office và Google Docs. Đƣa ra lời khuyên đối với ngƣời đã và đang sử dụng 2 công cụ này để soạn thảo văn bản. 2 /24 Chƣơng 2 GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS 2.1. Giới thiệu sơ lƣợc về Microsoft Office Microsoft Office là một bộ phần mềm văn phòng dành cho máy tính cá nhân, máy chủ và là các dịch vụ chạy trên hệ điều hành Microsoft Windows và Mac OS X. Nó chính là một tổng hợp các ứng dụng có liên quan mật thiết với nhau.Tập hợp tất cả các phần mềm này gộp chung lại và đuợc gọi dƣới cái tên phần mềm văn phòng - một ứng dụng hữu ích hỗ trợ trong các công việc nhập dữ liệu hay xử lí ,trình bày các dữ liệu. Hiện nay thì phần mềm ứng dụng này đƣợc sử dụng trong rất nhiều các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống bởi các tình năng vô cùng tuyệt vời của nó. Microsoft Office đƣợc giới thiệu lần đầu vào ngày 01-08-1989, đƣợc tiếp thị nhƣ tên của một gói các ứng dụng, phiên bản đầu tiên bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint. Phiên bản hoàn thiện nhất hiện tại là Microsoft Office 2016 dành cho Windows 10, đƣợc phát hành vào ngày 22-09-2015 và Microsoft Office 2016 dành cho Mac OS X, phát hành vào ngày 09-07-2015. 3 /24 Phiên bản Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 gồm bộ Office: soạn thảo văn bản Word 2016, soạn thảo bảng tính Excel 2016, soạn thảo trình chiếu PowerPoint 2016, ứng dụng sổ tay tiện ích OneNote 2016, phần mềm quản lý thông tin cá nhân Outlook 2016, phần mềm thiết kế ấn phẩm Publisher 2016 và phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Access 2016, đƣợc tích hợp nhiều tính năng bổ sung và hiệu quả hơn. Mặc dù Microsoft đã rất thành công và thu lại nhiều lợi nhuận từ gói ứng dụng Office tuy nhiên, về lĩnh vực văn phòng trực tuyến thì Microsoft vẫn đi sau Google với Google Apps. Vì vậy, trong phiên bản Microsoft Office 2016, Microsoft đã tung ra bộ tiện ích văn phòng Office 365 đƣợc phát triển trên nền điện toán đám mây. Việc tung ra Office 365 sẽ giúp Bill Gates (ngƣời sáng lập ra công ty Microsoft) giành lại miếng bánh của mình đồng thời bắt kịp xu hƣớng sử dụng của khách hàng. Microsoft Office 365 đƣợc xem nhƣ vũ khí chiến lƣợc của Microsoft trong “trận chiến đám mây” gay cấn. Theo nguồn tin từ trang web công nghệ Softpedia đáng tin cây, phần mềm Office đƣợc sử dụng hơn 1 tỷ ngƣời trên thế giới, vì vậy chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các tệp tin của 4 /24 Microsoft Office trên bất kì máy tính nào. Nó còn đƣợc biết đến nhƣ "một trong những phần mềm có giá trị nhất trên thế giới". Là bộ phần mềm có thu phí đƣợc sử dụng nhiều nhất thế giới, Microsoft Office đã thiết lập khái niệm về ứng dụng văn phòng cũng nhƣ tự biến mình thành công cụ không thể thiếu trong việc tạo, chỉnh sửa, đọc văn bản, bảng tính, thuyết trình cũng nhƣ các tiện ích khác, trở thành một vũ khí tối tân cho mọi nhân viên tận dụng một cách triệt để, và trở thành một ngƣời bạn đồng hành trong công việc cũng nhƣ đời sống hằng ngày. Với phiên bản Office 2016, vị thế của bộ công vụ văn phòng nổi tiếng này sẽ ngày càng vững vàng theo thời gian. 2.2. Giới thiệu sơ lƣợc về Google Docs Google Docs (Google Documents) là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến đƣợc cung cấp miễn phí bởi Google. Nó bao gồm bộ ba ứng dụng: soạn thảo văn bản , soạn thảo bảng tính, soạn thảo trình chiếu. Google Docs tận dụng xu thế điện toán đám mây đƣợc xây dựng bởi Google, cho phép bạn lƣu dữ liệu lên nền đám mây để có thể chỉnh sửa chúng ở bất kỳ một máy tính nào khác. Nó nằm trong gói ứng dụng Google Apps for Work, là ứng dụng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hơn cả lƣu trữ thông tin trên mạng, Google Docs còn có đủ chức năng tƣơng tác và hợp tác làm việc cho mọi thành viên, chia sẻ trực tuyến tài liệu đến những ngƣời dùng khác từ các địa điểm khác nhau nhƣng trong thời gian thực. Tài liệu của ngƣời dùng đƣợc lƣu vào một kho lƣu trữ trực tuyến, có thể chia sẻ trên nhiều phƣơng diện: quan sát, sao chép hay sữa chữa dƣới sự cho phép của chủ sở hữu. 5 /24 Hơn nữa, tất cả các tài liệu đƣợc tạo ra đều tƣơng thích với hầu hết các ứng dụng văn bản khác để có thể dễ dàng quan sát, chỉnh sửa cũng nhƣ in ấn. Về mặt bản chất, Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Bất kỳ văn bản tài liệu hoặc trình chiếu nào đƣợc tạo bằng Google Docs (hoặc chuyển định dạng thành Doc) đều đƣợc lƣu trữ trên hệ thống máy chủ của Google bằng tài khoản của ngƣời sử dụng. Theo thông tin từ trang hỗ trợ của Google, hãng không giới hạn số lƣợng văn bản ngƣời sử dụng có thể làm việc với Google Docs (mặc dù vẫn còn tồn tại một số giới hạn nhất định). Bên cạnh đó, ngƣời dùng có thể lƣu trữ tới 1GB các định dạng dữ liệu chƣa đƣợc chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, và lƣu lƣợng thực sự Google hỗ trợ ngƣời dùng còn lên tới 10GB (có bao gồm các dịch vụ trực tuyến có trả phí). Kể từ ngày Google Docs chính thức đƣợc công bố vào ngày 07-07-2009, bộ sản phẩm các ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng web đã trải qua nhiều thay đổi và cải tiến, bao gồm về chức năng lẫn giao diện. Ứng dụng xử lý văn bản này đƣợc khởi đầu với cái tên Writely (trƣớc khi đƣợc Google chính thức mua lại), với toàn bộ các tính năng cơ bản nhất. Đến thời điểm này, công cụ đã đƣợc tích hợp nhiều tính năng định dạng, thay đổi kích thƣớc font, căn lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách... tƣơng tự nhƣ Microsoft Word. Và chúng ta có thể chèn thêm những đối tƣợng hỗ trợ vào văn bản nhƣ phần Header, Footer, bảng cũng nhƣ các công thức toán học, ảnh, video trình chiếu... : Bên cạnh đó, chức năng chuyển đổi định dạng của Google Docs cũng đã đƣợc cải thiện rất nhiều, hỗ trợ văn bản Microsoft Word, OpenOffice, rich text (RTF), HTML hoặc text đơn thuần (.txt), khiến việc sử dụng của ngƣời dùng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Một công cụ hỗ trợ chuyển đổi nổi bật khác vô cùng tiện lợi ở đây là ngôn ngữ (hệ thống Google Docs hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ phổ biến khác nhau), và lƣu trữ văn bản đã đƣợc 6 /24 dịch thành file Google Docs trực tiếp trên tài khoản, còn file gốc của ngƣời dùng vẫn đƣợc giữ nguyên. Có thể nói đây là một dịch vụ mang tính đột phá của Google, chỉ cần một máy tính có kết nối Internet là bạn đã có thể tạo ra các tập tin tài liệu một cách dễ dàng. Nếu biết cách sử dụng, Google Docs hoàn toàn có thể là một kênh giao tiếp hiệu quả trong công việc của bạn. 7 /24 Chƣơng 3 NGHIÊN CỨU SỰ KHÁC NHAU GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS Một vài tính năng vƣợt trội của Microsoft Office phiên bản 2016 và Google Docs sẽ đƣợc trình bày dƣới đây để làm rõ sự khác biệt về ƣu thế trong sử dụng của hai sản phẩm công nghệ này. Ngƣời dùng có thể xem xét và cân nhắc xem thử liệu nên sử dụng sản phẩm nào là tiện lợi và phù hợp nhất. Những điểm khác biệt cơ bản giữa Microsoft Office và Google 3.1. Docs 3.1.1. Tích hợp tìm kiếm Microsoft Office 2016 Google Docs Trong Office 2016, Microsoft đã đƣa vào Google Docs cũng có một công cụ tìm kiếm công cụ Smart Lookup (công cụ tìm kiếm tƣơng tự trong, và đã đƣợc triển khai từ nhiều thông minh), đây là công cụ tìm kiếm mới năm, nhƣng không mạnh mẽ nhƣ Smart hoạt động trên nền dịch vụ tìm kiếm Bing Lookup, hay thậm chí không đƣợc ƣa dùng của hãng này. Cho phép ngƣời dùng chỉ cần bằng cách tìm kiếm trực tiếp trên Google một cú click chuột để nhận thông tin mà thông thƣờng. không cần phải rời trang làm việc. Tuy nhiên, ngƣời sử dụng Docs lâu năm sẽ Kết quả tìm kiếm sẽ đƣợc hiển thị ở ngay phát hiện một điểm cực kì chuyên nghiệp của phía bên phải, bên cạnh bất kỳ tài liệu nào tính năng này. Khi soạn thảo văn bản, bên ngƣời dùng đang làm việc. Khi bấm vào kết cạnh việc tìm kiếm các thông tin, chỉ cần một quả tìm kiếm, trình duyệt sẽ đƣợc mở để có cú click chuột, nút Cite sẽ thêm trang web đã thể đọc đƣợc nhiều thông tin hơn. chọn và trích dẫn nguồn ở cuối trang cho Điểm đặc biệt là Smart Lookup chỉ dựa vào ngƣời dùng. Ngƣời dùng chỉ việc chọn địa chỉ ngữ cảnh để tìm thông tin, vì vậy rất chính còn Google sẽ lo tất cả nguồn dẫn cho họ. xác và tiện dụng. Thậm chí Google Scholar còn cho ngƣời dùng biết số lần nguồn đã đƣợc trích dẫn trƣớc đó. 8 /24 3.1.2. Công cụ hỗ trợ tiện ích Microsoft Office 2016 Google Docs Microsoft công nhận rằng có rất nhiều các Ở Google Docs, cho đến thời điểm hiện tại ứng dụng Office mà ngƣời dùng không thể chƣa cho ra mắt loại hình tìm kiếm tính năng nhớ hết vị trí để có thể nhanh chóng tìm ra và thông minh này. Tuy nhiên, Google hỗ trợ sử dụng. Vì vậy nhóm nghiên cứu đã tạo ra ngƣời dùng nhập văn bản bằng giọng nói và một công cụ mới giúp ngƣời dùng tiết kiệm có thể xem nhiều văn bản cũng một lúc. thời gian hơn.Trong thanh Menu trên cùng Google Docs còn hỗ trợ một tính năng cực kì của Word, Excel hay PowerPoint, ngƣời tiện dụng mà Office không có đƣợc, đó là tính dùng nhấn vào "Cho tôi biết bạn muốn gì" và năng lƣu liên tục mà không cần click bất kì sự gõ tên tính năng mà bạn cần. Ứng dụng sẽ tác động nào. tìm và hiển thị chính xác vị trí tính năng bạn Nếu ngƣời dùng không thích các phần tính cần. Công cụ tìm kiếm này thực sự hữu ích năng hiện có, họ hoàn toàn có quyền thêm nó đối với những ai không thƣờng xuyên sử vào, khi sử dụng Add-Ons. dụng Office. 9 /24 3.1.3. Chia sẻ thuận tiện cho làm việc nhóm Microsoft Office 2016 Google Docs Tính năng làm việc nhóm là cực kì quan Mục đích hƣớng các trang thông tin và trang trọng, vì vậy đến Office 2016, đội ngũ tính trở nên hữu dụng cho tất cả các thành nghiên cứu của Microsoft đã đẩy tính năng viên trong cùng một nhóm đã đƣợc Google này đến đột phá. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho khai thác từ rất lâu trƣớc đây. Và vì vậy, rằng các tính năng của Microsoft Office 2016 những tính năng này của Docs, khác với không thật sự ấn tƣợng nhƣ những gì công ty Microsoft, đƣợc cho là hoàn thiên, nhanh này đã quảng bá, bởi vì những tính năng này chóng hơn rất nhiều. Google Docs với lịch sử chỉ hoạt động tốt đối với Microsoft Word và phát triển nhiều năm đã mở rộng phạm vi ứng duy nhất trên trang web Office.com (miễn dụng bao gồm Sheets, ứng dụng bảng tính và phí của Microsoft) khi có kết nối Internet ổn ứng dụng Slide. định. Toàn bộ quá trình này diễn ra khá khó Ngƣời dùng Docs đƣợc phép thao tác cùng khăn so với những gì Google làm đƣợc. một thời điểm, hay nói cách khác nhiều ngƣời Đầu tiên là sự tích hợp tiện ích với phần dùng khác nhau có thể cùng sửa chữa trên mềm Skype. Microsoft đã thêm Skype for cùng một văn bản và đồng thời theo dõi đƣợc Business vào Word, Excel và PowerPoint. thao tác của những ngƣời khác thông qua các Danh sách chia sẻ sẽ hiển thị thành viên nào con trỏ có màu sắc khác nhau tƣơng ứng với đang truy cập file và bạn có thể liên lạc trực từng ngƣời. tiếp tới thành viên đó mà không cần mở ứng dụng Skype. Nhƣợc điểm duy nhất của tính năng này là chỉ áp dụng cho thiết bị cài đặt ứng dụng Skype và sử dụng Skype for Business. Trong Office 2016 có một tính năng rất hay Những ngƣời sử dụng Google Docs luôn cho đó là bạn có thể chia sẻ file Word, Excel và rằng khả năng chia sẻ tập tin của chƣơng trình Power Point với một ai đó. Cách thực hiện là này vô cùng tiện lợi. Bên cạnh những tính trên menu của Office ta chọn tính năng Share năng tƣơng tự bộ Office 2016, Google còn (nằm ở khu vực trên cùng, bên phải). Ở phần cung cấp nhƣng công cụ hỗ trợ lý tƣởng nhƣ “Invite People”, ta chọn ngƣời muốn chia sẻ (Google Drive, Gmail,…) đều giúp ngƣời 10 /24 cùng tùy chọn „Can edit‟ (có thể chỉnh sửa) dùng mở tệp xem trực tiếp hoặc lƣu lại và hoặc „Can view‟ (có thể xem). xem offline trên Drive. Một thay đổi nhỏ trong Office 2016 chính là Thêm một điểm nổi bật nữa đó là Google việc bổ sung tính năng ghi nhớ vị trí cuối Docs cho phép những ngƣời sử dụng trong cùng đã đƣợc thao tác ngay trƣớc khi ngƣời cùng một nhóm có thể theo dõi quan sát quá dùng rời đi đối với một tài liệu bất kỳ. Và khi trình sữa chửa thông tin của đồng đội mình. ngƣời dùng mở lại tài liệu đó, Word sẽ cho Hoặc đơn giản là để lại lời nhắn cho các thành thấy vị trí đang làm việc và cho phép “nhảy” viên khác trong nhóm để cùng chia sẻ. ngay tới vị trí này chỉ bằng một cú nhấp chuột. 11 /24 3.1.4. Khả năng làm việc Offline Microsoft Office 2016 Google Docs Đây đƣợc công nhận là khả năng làm việc Trải qua nhiều quá trình cải thiện, Google vƣợt trội nhất của Microsoft Office đối với Docs vẫn không thể so sánh với những tành mọi phiên bản mà Google Docs khó có thể công mà Office đã đạt đƣợc, đặt biệt là trong vƣợt qua. Microsoft Office từ lâu đã là một mảng làm việc offline và yêu cầu sử dụng quá công cụ tiêu chuẩn với các tính năng tiên tiến nhiều tính năng chuyên ngiệp. Google vẫn nhƣ Mail Merge, biểu đồ chi tiết hoặc Slide cho phép ngƣời dùng làm việc khi không có trình chiếu sinh động. Excel là chƣơng trình kết nối internet, tuy nhiên tập tin cần phải hàng đầu cho việc xử lý một lƣợng lớn số đƣợc mở sẵn trƣớc khi ngƣng kết nối và file liệu. Hơn nữa, Office đƣợc thiết kế để có thể sau khi chỉnh sửa sẽ đƣợc lƣu ngay khi có kết sử dụng cả online và offline. nối trở lại. 3.1.5. Chi phí sử dụng Microsoft Office 2016 Google Docs Microsoft gần đây luôn chịu sự cạnh tranh Mặc dù không có nhiều tính năng nhƣ Office gay gắt từ phía các đối thủ do mức chi phí nhƣng các công cụ của Google Docs cũng đủ sửa dụng ngƣời tiêu dùng phải trả cho Office để đáp ứng phần lớn ngƣời tiêu dùng, nhƣng là quá cao so với sự hứa hẹn miễn phí đến từ ngƣời chỉ cần tới những chức năng cơ bản Google Docs. nhƣ viết, chỉnh sửa, tạo bài thuyết trình. Chỉ cần đăng ký Office 365 với mức phí 6,99 Hơn nữa, yếu tố quan trọng nhất đó là tất cả 12 /24 USD (tƣơng đƣơng 160,000 đồng) mỗi tháng những chƣơng trình thuộc Google Docs bao và 69,99 USD (tƣơng đƣơng 1,580,000 gồm Google Tài Liệu, Google Trang Tính, đồng) mỗi năm cho một phiên bản đầy đủ Trang trình bày, Biểu mẫu,… đều hoàn toàn Office 2016, 1 TB lƣu trữ trên Cloud trong miễn phí. OneDrive và một số công cụ khác. Hoặc có thể trả một lần với mức phí 139,99 USD (tƣơng đƣơng 3,200,000 đồng) để sở hữu hoàn toàn phiên bản này. Tuy nhiên thì chỉ với nhu cầu cơ bản, nhiều ngƣời dùng cũng cho rằng khoản chi phí này là không cần thiết. 3.1.6. Khả năng đồng bộ và kiểm soát thông tin Microsoft Office 2016 Google Docs Một sự thua thiệt của bộ Office đó là ngƣời Ngƣợc lại, Google Docs cho ngƣời dùng dùng không thể đồng bộ với các phần mềm những tiện ích và sự tiết kiệm tuyệt vời khi họ khác. Ta sẽ phải copy các file của mình lƣu không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc vào USB hoặc tự gửi mail cho chính mình. chuyển nhƣợng các tƣ liệu qua lại. Các phần Nhƣ vậy rất mất thời gian và thiếu tính tiện mềm tự đồng bộ với nhau. lợi. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp này, dữ liệu của Nhƣng mặt khác, ngƣời dùng có sự kiểm soát ngƣời dùng đƣợc lƣu trữ trong đám mây, các hoàn toàn đối với các tƣ liệu cá nhân của server của Google, vì vậy họ có thể kiểm soát mình, không bị kiểm soát và theo dõi từ các các thông tin cá nhân của ta và có thể sử dụng nguồn khác. Tuy nhiên, mới đây Microsoft cho nhiều mục đích, nhƣ quảng cáo… đã bắt đầu trang bị cho các thiết bị phần mềm OneDrive, cho phép đồng bộ trên các thiết bị Windows, khiến nhiều ngƣời tiêu dùng lo sợ bị xâm phạm về các tƣ liệu cá nhân. 13 /24 3.1.7. Các loại định dạng, chèn và biểu mẫu Microsoft Office 2016 Google Docs Biểu mẫu trong Word đƣợc thiết kế đẹp và Google Docs có rất nhiều biểu mẫu phục vụ phong cách hơn của Google Docs. Những cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, bất biểu mẫu tồn tại trên Google Docs cũng sẽ kỳ ngƣời dùng nào sử dụng dịch vụ của đƣợc tìm thấy trên Microsoft Office. Hơn Google đều có thể tự đăng lên biểu mẫu của nữa, việc sử dụng các loại bảng, sơ đồ hoàn riêng mình vì vậy nó khá lộn xộn và thiếu toàn dễ dàng hơn khi đƣợc thực hiện trên chuyên nghiệp. Word. Hiện Google Docs còn hạn chế khả năng này Word có phần chú thích trang rất đẹp, nơi có và chƣa thật sự hiệu quả nhƣ những gì thể dùng để trích nguồn chính xác và làm Microsoft Office làm đƣợc. Tuy nhiên, tổng thể trở nên hợp logic. Ngƣời dùng có Google cung cấp EasyBib, cho phép trích dẫn thể thoải mái chọn kiểu mình thích và chỉ cần nguồn tự động, vô cùng tiện lợi. click chuột thì word sẽ tự động cập nhật. Trong khi đó, Google Docs đƣợc ghi nhận rất Tính năng chèn hình trong Office luôn bị hiệu quả trong việc xây dựng công cụ chèn ngƣời dùng chê bai vì sự kém hiệu quả của hình ảnh. Ngƣời sử dụng còn có thể lấy hình nó. Hình ảnh không bao giờ nằm yên tại vị trí ảnh từ rất nhiều nguồn, và thậm chí tạo một ngƣời dùng mong muốn,và kể cả khi nó đã folder ảnh ngay trên Google Drive để sử dụng nhƣ ý thì những hình ảnh ấy vẫn sẽ nhảy đi mọi lúc mình cần. mọi nơi bất kì lúc nào. Trong khi đó, Google sở hữu một phần mềm Khả năng sữa lỗi chính tả của Word cũng Spell check cực tốt. Không chỉ nhận diện, mà đƣợc cho là không hiệu quả bằng Google khi còn gợi ý cách chỉnh sửa ngay bên phải phần chỉ có thể nhận dạng những lỗi cơ bản mà lỗi. Nếu từ chính xác mà Google không hiểu không hiểu ý nghĩa của nó. Hoặc nếu muốn đƣợc, ta vẫn có thể đƣa từ đó vào “Từ điển cá đƣợc sửa lỗi, thao tác sẽ mất nhiều thời gian nhân” để có thể dùng tiếp trong văn bản mà và công sức hơn nhiều. không bị báo lỗi nữa. 14 /24 3.2. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Microsoft Office và Google Docs 3.2.1. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Microsoft Office a) Ƣu điểm của Microsoft Office Microsoft Office một công cụ tuyệt vời nhƣ gõ nhanh hơn bao giờ hết. Nó rất dễ dàng để sửa chữa những lỗi sai bằng cách chỉ cần nhấn backspace hoặc nút xóa, và có các mẫu cho sẵn về bất kỳ loại tài liệu, và trộn thƣ từ một cơ sở dữ liệu để bạn có thể dễ dàng gửi những bức thƣ đến nhiều ngƣời cùng một lúc. Bạn có thể sắp xếp các văn bản dù ở trung tâm, bên trái hay bên lề hay biện chỉ mất một cú nhấp chuột, lỗi chính tả và lỗi văn phạm đƣợc chỉ ra ngay lập tức, bạn có thể sửa bất kỳ sai lầm đó đƣợc thực hiện một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng từ điển đồng nghĩa khi lời nói của bạn chạy ra ngoài, hình ảnh và các nhân vật có thể đƣợc gắn và đặt ra một cách dễ dàng, sao chép các tài liệu là nhanh chóng và dễ dàng, bản sao có thể dễ dàng đƣợc thực hiện trong đó tiết kiệm về in ấn và nó là dễ dàng hơn nhiều để làm, Microsoft Word có thể tiết kiệm nhiều phiên bản của tài liệu và dễ dàng sắp xếp chúng để bạn có thể quay trở lại với phiên bản trƣớc đó của cùng một tài liệu. Microsoft Word có sẵn thực tế ở khắp mọi nơi, Nó tiêu chuẩn trên nhiều máy tính, bạn thƣờng có thể tìm thấy nó trên máy tính làm việc của bạn, Các máy tính tại trƣờng học và nhà máy PC của bạn, Điều này làm cho nó dễ dàng để lƣu các tài liệu trên một ổ đĩa flash, đƣa họ với bạn và làm việc trên chúng ở một nơi khác, Nếu bạn cần phải làm một số công việc, bạn thƣờng có thể tìm thấy một máy tính với Microsoft Word trên nó. Microsoft Word cho phép bạn tạo ra các tài liệu xử lý văn bản đơn giản nhƣ các chữ cái và các báo cáo, bạn có thể thêm màu sắc, bạn có thể sử dụng nghệ thuật clip, Bạn có thể viết trong một loạt các phông chữ và kích thƣớc, Bạn có thể sử dụng các bảng, biên giới và các đạn định dạng, bạn có thể định dạng văn bản và bố trí trang chung để bạn có thể làm cho giao diện trang hấp dẫn hơn hoặc dễ dàng hơn để đọc. 15 /24 Microsoft Word cung cấp các mẫu để giúp bạn tạo ra nhiều văn bản khác nhƣ lịch và thiệp chúc mừng, Bạn có thể lƣu các tài liệu trong một loạt các định dạng, bao gồm cả một trang Web. Nếu bạn có một bảng tính mà bạn đã tạo trên Microsoft Excel, bạn có thể dễ dàng dán vào một tài liệu Word, bạn có thể làm việc với các chƣơng trình nhƣ PowerPoint, Điều này làm cho nó có thể để hoàn thành một mảng rộng các tác vụ tính toán mà không cần phải dành nhiều thời gian chuyển đổi các tài liệu hoặc các tập tin để họ có thể sử dụng trên các chƣơng trình khác. Microsoft Office cung cấp một dễ dàng để sử dụng panel điều hƣớng ở phía trên, Vì vậy, bạn có thể xem các hình ảnh đại diện của rất nhiều các chức năng mà bạn có thể cần, bạn chỉ đơn giản là có thể giữ con trỏ chuột qua một biểu tƣợng để xem chính xác những gì nó, Sau đó bạn có thể nhấn vào nút để bắt đầu một số chức năng, nhiệm vụ, thay vì phải di chuyển qua nhiều trình đơn để tìm một cái gì đó, bạn thƣờng có thể tìm thấy những gì bạn cần trên cửa sổ. b) Nhƣợc điểm của Microsoft Word Microsoft Office đòi hỏi một máy tính để chỉnh sửa hoặc xem các tài liệu mà có thể đôi khi không đƣợc ở đó đặc biệt là khi trên đƣờng đi, Những ngƣời sử dụng các mẫu tƣơng tự, Vì vậy, Các văn bản chỉ trở thành bản sao của nhau, và các tùy chọn giúp đỡ đôi khi cung cấp câu trả lời mơ hồ. Đánh máy là không thể khi có một hiện màu đen hoặc máy tính xách tay chạy ra khỏi pin, The đạo văn là dễ vì nó là rất dễ dàng chỉ cần sao chép và dán, và từ điển đồng nghĩa có vốn từ vựng rất hạn chế. Một số ký tự không phải là dễ dàng mà làm cho đánh máy trong các ngôn ngữ khác nhau mà sử dụng một bảng chữ cái khác nhau là khó khăn, và một số phƣơng trình toán học phức tạp sẽ dễ dàng hơn để viết tay. Trong khi chia sẻ và hợp tác của các tài liệu trong một nhóm nhỏ, chỉ có một ngƣời có thể sửa chữa tại bất kỳ thời điểm nào, Các tài liệu đƣợc chia sẻ không có thể đƣợc chỉnh sửa trong thời gian thực, và khởi động lại đánh số và đạn là có vấn đề. 16 /24 Ngƣời ta có xu hƣớng trở nên bất cẩn vì họ biết họ có thể dễ dàng sửa chữa những sai lầm, chính tả và kiểm tra ngữ pháp không thể phát hiện tất cả những sai lầm và những ngƣời có thể trở nên phụ thuộc vào họ. Các công cụ tự động định dạng có thể khó chịu không linh hoạt vào những thời điểm, những hình ảnh và những con số có thể khá bƣớng bỉnh và khó để xác định vị trí tốt. 3.2.2. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của Google Docs a) Ƣu điểm của Google Docs Nhập văn bản bằng giọng nói là tính năng mới và đặc biệt nhất, duy nhất trên Google Docs. Bạn hoàn toàn có thể kích hoạt tính năng này nếu tạm thời không rảnh tay hay đơn giản là không thích cách nhập văn bản theo kiểu gõ phím truyền thống Trong quá trình soạn thảo văn bản, chắc chắn sẽ có lúc chúng ta phải lấy tƣ liệu, trích dẫn một vài đoạn từ các nguồn khác với những định dạng không giống nhau. Bạn hoàn toàn có thể xóa bỏ định dạng mặc định của chúng và đồng nhất bằng một định dạng tùy thích. Chế độ Đề xuất hay còn gọi là Gợi ý của Google Docs là chế độ cài đặt cho phép công cụ này theo dõi và thông báo cho ngƣời dùng về những thay đổi, chỉnh sửa trong bài viết (rất có ích và sử dụng chủ yếu trong quá trình làm việc nhóm, khi nhiều ngƣời cùng có thể xem, sửa chữa nội dung bài). Một ƣu điểm tuyệt vời mà không công cụ soạn thảo nào khác có, đó là dù không có kết nối mạng, ngƣời dùng vẫn có thể xem, chỉnh sửa các tài liệu trên Google Docs nhƣ bình thƣờng, khi mạng Internet đƣợc kết nối trở lại, những dữ liệu, thay đổi này sẽ tự động đƣợc đồng bộ. Bình thƣờng khi soạn thảo hoặc tham khảo thông tin từ nguồn nào đó, đôi lúc bạn phải nhờ đến sự trợ giúp của các trang dịch. Tuy nhiên, với Google Docs, bạn hoàn toàn không cần đến các phần mềm từ điển trên vì đã có sẵn công cụ Định Nghĩa đƣợc tích hợp Và đặc biệt, Google Docs còn có thể lƣu trữ tất cả văn bản ở mọi thời điểm. Nghĩa là, cho dù có thay đổi và khôi phục lại văn bản cũ, nhƣng nếu muốn, chúng ta cũng có thể quay trở lại văn bản mới nhất một cách dễ dàng. 17 /24 b) Nhƣợc điểm của Google Docs Google Docs chƣa có đủ các công thức nâng cao soạn thảo và tính toán nhƣ Word Office nên ngƣời dùng sẽ gặp nhiều khó khăn. Khả năng offline của Google Docs cũng khiến ngƣời dùng nghi ngờ. Xét về mức độ phổ biến thì Google Docs vẫn chƣa thực sự qua đƣợc đối thủ của mình là Microsoft Office 18 /24 Chƣơng 4 NHỮNG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁC HIỆN NAY 4.1. OpenOffice.org OpenOffice là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, đƣợc xây dựng trên phiên bản StarOffice, với những tính năng đáng chú ý sau: OpenOffice có thể chạy trên các hệ điều hành Windows (đòi hỏi phải có Java Runtime Environment), Solaris và Linux. Các thành phần của OpenOffice: Writer (trình soạn thảo văn bản có tính năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Word) Calc (trình bảng tính tƣơng tự nhƣ Microsoft Excel) Draw (trình đồ họa cơ bản, tƣơng tự Microsoft Visio) Impress (trình soạn thảo trình diễn, tƣơng tự PowerPoint) Base (trình quản trị cơ sở dữ liệu, tƣơng tự Microsoft Access) Math (trình viết công thức toán, tƣơng tự Microsoft Equation Editor) Bộ văn phòng StarOffice Cơ Bản. 4.2. AbiWord AbiWord là một chƣơng trình xử lý văn bản miễn phí tƣơng tự nhƣ Microsoft Word. Bên cạnh những tính năng hữu ích phục vụ việc soạn thảo hằng ngày, AbiWord cho phép ngƣời dùng cộng tác với nhiều ngƣời trên cùng một tài liệu tại một thời điểm. Hơn nữa, AiWord đƣợc tích hợp chặt chẽ với website AbiCollab.net, cho phép chúng ta lƣu trữ dữ liệu trực tuyến, hay chia sẻ tài liệu với bạn bè và thú vị hơn là có thể trực tiếp chuyển đổi định dạng file. Giống nhƣ Microsoft, AbiWord có khả năng chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau, tiêu biểu là Windows, Linux, hay thậm chí QNX, FreeBSD hoặc Solaris. Không chỉ thế, AbiWord có thể đọc tất cả dạng tài liệu tiêu chuẩn nhƣ OpenOffice, Microsoft Word, WordPerfect, Rich Text Format, HTML và nhiều hơn nữa. Bố cục tài liệu cũng là một điểm mạnh của AbiWord. Đƣa đến ngƣời dùng một cái nhìn chuyên nghiệp, khoa học, AbiWord cung cấp và cải tiến các tùy chọn sắp xếp tài liệu: sử dụng bảng biểu, bullet, danh sách, hình ảnh, chú thích, phong cách để cải thiện cách hiển thị tài liệu. 19 /24 AbiWord khá nhỏ gọn và yêu cầu ít tài nguyên hệ thống để chạy. Hệ thống plugin đƣợc thiết kế để cung cấp cho AbiWord tất cả những chức năng mà ngƣời dùng hoàn toàn có thể mong đợi từ một trình soạn thảo Word hiện đại. 4.3. Live Documents (www.live-documents.com) Live Document tập hợp các điểm mạnh về chia sẻ của Google Docs cùng các tính năng của Microsoft Office. Thay vì giao diện truyền thống, Live Documents cung cấp những tính năng nhƣ một máy tính ảo, cho phép lƣu giữ các file trong từng thƣ mục riêng. Một ƣu điểm khác của nó là giao diện thoáng, lề và phân trang rõ ràng. Nhƣng điểm yếu của Live Document lại không cho phép thay đổi style của tiêu đề. 4.4. Acrobat.com (www.acrobat.com) Là con đẻ của Adobe, chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi Acrobat.com có một giao diện rất bắt mắt và xây dƣng nên nền tảng Flash. Acrobat gồm 4 thành phần chính: trình xử lý văn bản Buzzword, tính năng chia sẻ tập tin Share, công cụ chuyển đổi tài liệu PDF và dịch vụ hội thảo trực tuyến ConnectNow. Nhƣợc điểm lớn nhất của Acrobat chính là chỉ cho phép ngƣời dùng chỉnh sửa văn bản trên 7 font chữ và thiếu hụt hẳn 2 font chuẩn là Arial và Times New Roman. Hơn nữa, để tải tài liệu về máy, ngƣời dùng bắt buộc phải chuyển đổi định dạng sang PDF với một khoản phí khoảng 14,99 đôla/ một tháng. 4.5. Kingsoft Office Suite Professional So với Microsoft Office, Kingsoft Office 2013 có nhiều điểm nổi bật nhƣ: dung lƣợng nhỏ gọn, hoạt động nhẹ nhàng, hỗ trợ duyệt file theo thẻ rất tiện dụng, cho phép chuyển đổi file văn bản, bảng tính, trình chiếu sang PDF. Đặc biệt, Kingsoft Office 2013 còn có thể đọc, chỉnh sửa các định dạng Microsoft Office 2003 đến 2010. Ƣu điểm của Kingsoft Office Suite Free 2013 là yêu cầu hệ thống rất thấp và cho phép ngƣời dùng tạo các tài liệu chất lƣợng mà không phải lo lắng về tốc độ xử lí của máy tính. Ngoài ra, dung lƣợng bộ phần mềm này khá nhỏ gọn nhƣng không vì thế mà lại thiếu các chức năng chuyên nghiệp mà ngƣời dùng mong muốn đƣợc trải nghiệm. Kingsoft Office Suite Free bao gồm ba ứng dụng cho việc soạn thảo văn bản, dữ liệu phân tích và trình bày đƣợc gọi là Writer, Spreadsheets và Presentation. Tất cả những gì mà Kingsoft Office 20 /24 Suite Free 2013 mang đến cho ngƣời dùng khá quen thuộc bởi nó đƣợc thiết kế dựa trên giao diện của Microsoft Office 2010. 21 /24 Chƣơng 5 LỰA CHỌN PHẦN MỀM SOẠN THẢO THÍCH HỢP 5.1. Làm việc nhóm. Một ƣu điểm của Google Docs chính là nó cho phép nhiều ngƣời đồng thời làm việc trên một văn bản thông qua tính năng chia sẻ với nhiều ngƣời. Tất cả mọi ngƣời có thể cùng làm việc với nhau trên một tài liệu cùng lúc khi đang online, khi một thành viên trong nhóm thực hiện chỉnh sửa văn bản, những thành viên còn lại có thể thấy đƣợc quá trình chỉnh sửa đó một cách trực tiếp thông qua máy tính của mình. Thêm vào đó, khi sử dụng Google Docs, những tài liệu của bản sẽ đƣợc lƣu ngay sau khi bạn nhập kí tự, nghĩa là nếu bạn lỡ tay tắt máy mà chƣa lƣu hoặc những sự cố bất ngờ nhƣ mất điện, hƣ máy,… khiến máy tính bất ngờ tắt thì bạn cũng không phải lo việc mất tài liệu. Tài liệu của ngƣời dùng đƣợc lƣu vào một kho lƣu trữ trực tuyến, có thể chia sẻ trên nhiều phƣơng diện: quan sát, sao chép hay sữa chữa dƣới sự cho phép của chủ sở hữu. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể mở và sử dụng tài liệu của mình ở bất cứ thiết bị điện tử nào mà không cần phải luôn mang theo thiết bị lƣu trữ dữ liệu khác. Ngƣợc lại với Microsoft Word, chỉnh sửa chỉ có thể đƣợc thực hiên và đƣợc nhìn thấy bởi một ngƣời, nếu văn bản yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần, Microsoft Word sẽ lấy rất nhiều thời gian của bạn bằng việc lƣu lại. rồi tải lên rất nhiều lần. 5.2. Thực hiện những văn bản phức tạp. Những văn bản phức tạp với những hình thức trang trí cầu kì nhƣ: báo tƣờng, hợp đồng,… thì Microsoft Word chính là một sự lựa chọn thông minh. Với những công cụ chỉnh sửa đa dạng và phong phú, Microsoft Word có thể đáp ứng gần nhƣ tất cả những văn bản phức tạp nhất. Google Docs chỉ cung cấp cho chúng ta một giao diện làm việc với những công cụ chỉnh sửa hết sức cơ bản, chỉ đáp ứng nhu cầu nhập và chỉnh sửa văn bản đơn giản. 5.3. Làm việc trong điều kiện không có kết nối internet. Google Docs là một phần mền chỉnh sửa văn bản trực tuyến, yêu cầu phải có kết nối mạng. Tuy nhiên trong một vài trƣờng hợp chúng ta không thể kết nối mạng thì Microsoft Word lại trở nên vô cùng hữu ích. Chẳng hạn những doanh nhân phải thƣờng xuyên đi công tác xa, họ luôn tận dụng khoảng thời gian trên máy bay để làm việc, lúc 22 /24 Đi cùng với sự phát triển liên tục của các công cụ soạn thảo văn bản chính là việc người dùng phải phân biệt được sự khác nhau và tìm ra công cụ tối ưu cho chính mình. Vậy, giữa Microsoft Word và Google Docs, đâu là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn?
Trận chiến giữa Microsoft Word và Google Docs vẫn chưa có hồi kết. Microsoft WordNhắc tới Microsoft là nhắc tới công cụ soạn thảo văn bản lâu đời, đã quá quen thuộc đối với người sử dụng từ trước tới nay. Không chỉ bởi nó cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết, đa dạng, mà còn bởi nó đem lại hiệu suất sử dụng cao hơn khá nhiều các công cụ khác. Điều gì khiến Microsoft Word “ăn đứt” các công cụ khác trong suốt thời gian qua? Có rất nhiều chức năng dành cho người dùng Khi sử dụng Word, bên cạnh việc soạn thảo và định dạng văn bản, bạn còn có thể dùng nhiều chức năng khác bổ sung như tạo đường viền, tạo bảng, tô màu nền, kẻ khung, mail merge, đánh số trang, làm mục lục,... mà Google Docs không mang lại đầy đủ như thế. Ngoài ra, Word còn có thể lưu trữ và xuất dưới nhiều định dạng khác nhau, dễ dàng tương thích với các công cụ soạn thảo văn bản khác. Tích hợp công cụ tìm kiếm với Bing Không chịu thua kém “ông lớn” Google, trong phiên bản 2016, người dùng đã có thể dễ dàng nhận ra một công cụ nghiên cứu mới từ trang tìm kiếm Bing chỉ qua một cú click chuột mà không phải tốn thời gian rời khỏi Word. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ra bên phải, bao gồm thông tin từ trang Wikipedia và hình ảnh từ Bing. Bạn chỉ cần nhấp vào liên kết đó và bắt đầu tìm hiểu. Thao tác ghi nhớ và khả năng làm việc offline Một thay đổi nho nhỏ nữa của Word là tính năng ghi nhớ vị trí con trỏ cuối cùng trước khi bạn rời khỏi một tài liệu nào đó bất kì. Tất nhiên ngay khi mở lại tài liệu đó, chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn sẽ được “nhảy” vọt lại vị trí đó ngay tức thì. Hơn nữa, Microsoft Word được thiết kế để thực hiện được ngay cả khi bạn đang online hay offline. Còn với Google Docs, mọi thứ chỉ trở nên dễ dàng khi người dùng ở nơi có kết nối mạng internet. Google DocsTuy ra đời sau Microsoft Word nhưng ngày nay, Google Docs đang dần trở thành công cụ soạn thảo trực tuyến vô cùng hữu ích được người dùng Internet ưa chuộng. Bên cạnh đó, việc Google Docs được tích hợp với Google Drive lại là một bước tiến mang đến cho người dùng sự hài lòng vì có thêm nhiều cơ hội hơn trong vấn đề xử lý văn bản và chia sẻ thông tin. Thế thì điểm nổi trội hơn của Google Docs so với “ông trùm” Microsoft Word truyền thống là gì? Đa dạng người sử dụng nhờ mang tính trực tuyến Công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến này có lợi ở chỗ rất nhiều người có thể tham gia vào một bài viết. Người A nào đó có thể đọc văn bản trong khi người B đang di chuyển con trỏ chuột để chỉnh sửa lỗi sai. Tất cả chỉnh sửa đều được mọi người nhìn thấy và mỗi người đều có một màu con trỏ chuột riêng biệt. Việc nêu bình luận và nhận xét online này rất tiện lợi vì người dùng sẽ tiết kiệm được khối thời gian. Khác với Word, bạn không cần phải tải bài viết đó về, chỉnh sửa, sau đó lại đăng ngược lên rồi thì người khác mới tiếp cận với nó được. Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy cập một tài liệu cùng lúc. Tất nhiên, 50 đã là con số quá đủ. Tích hợp Google Drive Google Docs đã có một bước phát triển vượt bậc khi kết hợp với Google Drive. Nhờ đó, chúng ta có thể thiết lập quyền chia sẻ tài liệu cho bất cứ ai có đường link liên kết, cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc thực hiện nhiều công việc khác liên quan đến văn bản. Đồng thời, khi bạn cần tìm kiếm một bài viết được soạn thảo từ Google Docs, bạn chỉ cần vào Drive cá nhân, nhập vài từ khóa vào thanh tìm kiếm, các tệp tin ấy sẽ hiển thị ngay lập tức mà không phải mất quá nhiều thời gian. Google Docs được tích hợp sẵn Google Drive cho việc lưu trữ. Công cụ miễn phí nhưng vẫn đầy đủ chức năng cần thiết Mặc dù không nhiều chức năng như Word nhưng Google Docs vẫn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết về soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. Thêm nữa, khi thực hiện các thao tác với Google Docs, bạn không cần phải lo sợ mất điện đột ngột vì mọi thay đổi liên tục được tự động cập nhật. Ưu điểm này chắc chắn nổi trội hơn Word một bước xa. Ngoài ra, người dùng Google Docs không cần phải trả một khoản phí nào để mua nó. Bạn chỉ cần một nơi có kết nối internet và tiến hành làm việc trực tuyến một cách nhanh-gọn-lẹ. Tìm kiếm tài liệu và chèn hình ảnh vào cực kì tiện lợi bằng tính năng “khám phá” Tính năng "Explore" cực kì tiện dụng của Google Docs Khi soạn thảo trực tuyến, điều tiện lợi là bạn có thể tìm kiếm tài liệu, hình ảnh ngay bên cạnh giúp dễ dàng chắt lọc thông tin cho bài viết của mình. Điều này cực kì hữu dụng đối với những tình huống cần diễn đạt rõ ràng hơn một vấn đề khó hiểu, trích dẫn nguồn tham khảo hoặc định nghĩa một thuật ngữ ít người biết. Google Docs đã đưa ra công cụ để người dùng thực hiện chèn link liên kết thông qua cách đơn giản nhất: sử dụng nút khám phá ở ngay góc phải phía cuối màn hình, công cụ tìm kiếm sẽ hiện ra 3 tab: web, hình ảnh, drive hỗ trợ quá trình tìm kiếm tốt hơn và người dùng có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với Microsoft Word. Vậy đâu là lựa chọn tối ưu nhất? Tóm lại, nếu như người dùng muốn có một công cụ soạn thảo đơn giản, dễ thực hiện, có khả năng đồng bộ với nhiều công cụ khác, có thể làm việc trực tuyến trơn tru thì Google Docs là một lựa chọn hoàn hảo. Trong khi đó, nếu bạn cần một công cụ có nhiều tính năng để lựa chọn cho bài viết trở nên trang trọng, hỗ trợ nhiều định dạng cũng như hàng loạt font chữ Tiếng Việt phù hợp, thì Microsoft Word chính là người đồng hành tốt nhất dành cho bạn. Chúc các bạn sẽ lựa chọn được cho mình một công cụ soạn thảo phù hợp.
Theo Trí Thức Trẻ
Copy link
Link bài gốc
Lấy link
So sánh Microsoft Word và Google DocsMicrosoft WordMicrosoft Word là công cụ soạn thảo văn bản quá quen thuộc với người dùng, không chỉ cung cấp nhiều tính năng hữu ích mà còn hoạt động ổn định hơn những công cụ khác. Vậy điều gì đã khiến Microsoft Word luôn được người dùng tin tưởng như vậy trong suốt thời gian vừa qua? Microsoft Word cung cấp cho người dùng nhiều phiên bản khác nhau:
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Google DocsTuy sinh sau đẻ muộn so với Microsoft Word, nhưng Google Docs dần trở thành công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến được nhiều người ưa chuộng, bởi hoàn toàn miễn phí, mà lại không cần cài đặt, cung cấp khá nhiều tính năng hấp dẫn. Vậy đâu chính là lý do khiến người dùng yêu thích Google Docs: Ưu điểm:
Nhược điểm:
|
