Kế hoạch quản lý dự an đầu tư xây dựng

Việc quản lý dự án đầu tư xây dựng theo quy trình giúp ban lãnh đạo kiểm soát xuyên suốt tiến độ, thời gian thực hiện từng hạng mục trong dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý không chỉ là khuyến khích của Chính phủ mà còn được xem là giải pháp hữu hiệu giảm tải tắc nghẽn, cải thiện hiệu suất nhờ thay thế tối đa các tác vụ thủ công của con người.

Phân loại các công trình xây dựng

Theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, dựa vào công năng sử dụng và các cấp mà phân loại công trình xây dựng thành 5 loại:

• Công trình dân dụng;
• Công trình công nghiệp;
• Công trình giao thông;
• Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn
• Công trình kỹ thuật hạ tầng;

Trong công trình dân dụng lại gồm có 8 loại công trình khác được thể hiện chi tiết qua hình ảnh dưới đây.

Quy định của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Nghị định số 15/2021/NĐ-CP Chính phủ vừa ban hành quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Trình tự đầu tư xây dựng được quy định thực hiện qua 3 giai đoạn cụ thể với những công việc rõ ràng.

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án

• Khảo sát xây dựng
• Lập, thẩm định, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, quyết định hoặc chấp nhận chủ trương đầu tư [nếu có]
• Lập, thẩm định, phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng phục vụ lập báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng
• Lập, thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi để phê duyệt/quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án. 

Giai đoạn thực hiện dự án

• Chuẩn bị mặt bằng xây dựng
• Rà phá bom, mìn [nếu có]
• Khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng 
• Cấp giấy phép xây dựng [đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng]
• Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng
• Thi công xây dựng công trình
• Giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành
• Vận hành, chạy thử
• Nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng
• Bàn giao công trình đưa vào sử dụng và các công việc cần thiết khác

Giai đoạn kết thúc xây dựng

• Quyết toán hợp đồng xây dựng
• Quyết toán dự án hoàn thành, xác nhận hoàn thành công trình, bảo hành công trình xây dựng, bàn giao các hồ sơ liên quan và các công việc cần thiết khác.

Nghị định cũng nêu rõ, khi đầu tư xây dựng công trình phải có giải pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý nhằm sử dụng hiệu quả năng lượng, tiết kiệm tài nguyên, bảo vệ môi trường. Nhà nước khuyến khích xây dựng, phát triển và đánh giá, chứng nhận công trình hiệu quả năng lượng, công trình tiết kiệm tài nguyên, công trình xanh. Khuyến khích áp dụng mô hình thông tin công trình, giải pháp công nghệ số trong hoạt động xây dựng và quản lý vận hành công trình.

Tải mẫu Excel quản lý tiến độ thi công dự án xây dựng

Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Từ các quy định mới của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng, có thể dễ dàng thiết lập quy trình quản lý với 6 bước.

Mô tả cụ thể các bước trong quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Bước 1: Lên ý tưởng

Đây là giai đoạn phác thảo ý tưởng và mục đích triển khai dự án. Ý tưởng được xuất phát từ nhà đầu tư hoặc thẩm quyền đầu tư. Giai đoạn khởi đầu này theo quá trình thực hiện dự án xuyên suốt.

Bước 2: Khởi động

• Trình bày ý tưởng với cơ quan chức năng để phê duyệt vốn.
• Xin phép chủ trương thông qua đề cương, tờ trình, cơ quan thẩm quyền ban hành. 

Bước 3: Chuẩn bị

• Chọn đơn vị đầu tư và triển khai lập dự án
• Lập báo cáo xây dựng và xin phép đầu tư
• Lập dự án đầu tư xây dựng, báo cáo kỹ thuật và kinh tế xây dựng
• Cơ quan thẩm định và phê duyệt dự án

Bước 4: Thực hiện dự án

Xin cấp giấy phép đầu tư

Chuẩn bị trước xây lắp

• Thẩm định, phê duyệt đấu thầu và tiến độ dự án 
• Chọn đơn vị tư vấn thiết kế, thiết kế bản vẽ và cung cấp các thiết bị công nghệ
• Lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế 
• Dự toán và tổng dự toán xây dựng

Các bước thực hiện sau thiết kế và duyệt dự toán

• Xin phép xây dựng
• Chọn thầu công trình, lắp máy móc
• Chọn thầu giám sát 
• Mua bảo hiểm và lắp đặt thiết bị

Bước 5: Quy trình thực hiện

• Tiến hành khởi công- thi công
• Thực hiện xây lắp công đoạn
• Lắp đặt thiết bị công trình
• Quản lý thi công về chất lượng, tiến độ, an toàn lao động và môi trường xây dựng.
• Quản lý hợp đồng và chi phí xây dựng.

Bước 6: Đóng dự án xây dựng

• Bàn giao sử dụng
• Thanh toán công trình
• Nghiệm thu, hoàn công và kiểm định chất lượng công trình
• Bàn giao đưa vào sử dụng
• Báo cáo, kiểm tra quyết toán hoàn thành dự án
• Bảo hành công trình xây dựng

Các bước thực hiện dự án đầu tư xây dựng có thể tiến hành đồng thời hoặc trước một số công đoạn. Với mỗi dự án khác nhau sẽ có công việc và các bước thực hiện khác nhau.

Có thể bạn quan tâm: Case Study quản lý công việc trong doanh nghiệp Xây dựng, Thi công công trình

Sử dụng FastWork WorkFlow tự động hóa quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Khi đã xác định rõ các giai đoạn trong quy trình cùng danh sách công việc cần thực hiện, cấp quản lý cần tiếp tục sắp xếp nhân sự phụ trách kèm theo thời gian, kết quả cần hoàn thành.

Ví dụ:

Sau đó số hóa lên hệ thống phần mềm quản lý quy trình FastWork Workflow, giao diện sẽ hiển thị như sau:

Tại mỗi giai đoạn, nhà quản lý có thể điều chỉnh linh hoạt các điều kiện chuyển tiếp, giám sát chặt chẽ các hoạt động của từng nhân viên tham gia vào quy trình. Toàn bộ các tài liệu, hình ảnh đính kèm đều được lưu trữ và quản lý tập trung giúp tìm kiếm nhanh chóng khi cần. Nhân sự thực hiện, theo dõi giai đoạn có thể xem nhanh ngay các file tài liệu, hình ảnh, video trên điện thoại mà không cần tải về. Tạo môi trường cộng tác, trao đổi toàn diện, gia tăng kết nối, cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc chung.

Giải quyết triệt để vấn nạn “làm việc không có quy trình” tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt, FastWork Workflow ra đời thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, tự động hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ liên phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến. 

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân sự mà không một phương thức truyền thống nào có thể hỗ trợ.

• Số hóa và thiết lập linh hoạt các quy trình
• Tự động hóa trong quy trình
• Chuẩn hóa và tối ưu quy trình
• Kiểm soát quy trình chặt chẽ
• Hệ thống báo cáo tự động

Để nhận DEMO miễn phí Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 hoặc điển thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Cần thiết cho doanh nghiệp Xây dựng: Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý thi công xây dựng FastCons qua video dưới đây!

Doanh nghiệp Xây dựng tham khảo thêm:

Xây dựng kế hoạch quản lý dự án chi tiết là nền tảng vững chắc giúp cho đội ngũ lãnh đạo, các nhà quản lý đảm bảo sự thành công của bất cứ dự án hay kế hoạch kinh doanh nào của doanh nghiệp.

Thông qua những bản kế hoạch quản lý dự án, những người có liên quan sẽ nắm bắt được rõ ràng định hướng hoạt động triển khai trong tương lai, giảm thiểu tố đa những sự thay đổi từ yếu tố môi trường, cân đối ngân sách sử dụng để tránh sự lãng phí không cần thiết và đồng thời xác lập nên những tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá hiệu quả dự án chính xác nhất.

Lập kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng với tất cả các thành viên trong doanh nghiệp và để đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch, tất cả mọi người cần phối hợp làm việc, nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ mà mình chịu trách nhiệm cũng như quy trình quản lý cần rõ ràng, đảm bảo tính quy củ.

Dưới đây là 6 bước cơ bản để tạo ra những bản kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh mà bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ để triển khai thành công bản kế hoạch của riêng mình.

Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng

Để hướng dẫn các bước xác định nhu cầu khách hàng, chúng ta có thể tham khảo dựa vào hai trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Lập kế hoạch quản lý dự án dựa vào nhu cầu khách hàng

Muốn xác định nhu cầu khách hàng và các bên liên quan trong kế hoạch quản lý dự án, người xây dựng kế hoạch cần làm rõ ràng 2 vấn đề mấu chốt sau:

- Tổng hợp tất cả những nguyện vọng, yêu cầu của khách hàng về dự án bạn đang lên kế hoạch

- Xây dựng phạm vi dự án về ngân sách, thời gian triern khai, nguồn nhân lực, kỳ vọng kết quả, làm rõ trách nhiệm các bên liên quan trong dự án.

Trường hợp 2: Lập kế hoạch quản lý dự án theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty

- Nắm rõ yêu cầu, nhiệm vụ, mục tiêu mà ban lãnh đạo đưa ra

- Đề xuất những yếu tố cơ bản để triển khai dự án với ban lãnh đạo: ngân sách, thời gian, nguồn nahan lực, phạm vi dự án.

Bước 2: Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án

Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án giúp cho ban quản lý, khách hàng dễ dàng đánh giá được mức độ thành công của dự án cũng như những kỳ vọng về kết quả mà dự án đem lại. Từ các mục tiêu được thiết lập bám sát thực tiễn, các bên liên quan cũng sẽ dự tính được chính xác các đầu mục công việc cần triển khai, khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành được dự án kịp tiến độ, phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia dự án.

Để không đặt mục tiêu quá xa rời thực tế, khi thiết lập kế hoạch quản lý dự án, bạn nên đảm bảo các tiêu chí SMART gồm có:

S – Specific

M – Measurable

A – Achievable

R – Realistic

T – Time-bound

S – Specific

Bước 3: Xác định kết quả dự án theo từng giai đoạn

Bước tiếp theo trong xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là bạn cần ước tính được khối lượng công việc theo khoảng thời gian cụ thể. Đó cũng chính là dự đoán kết quả của từng giai đoạn trong dự án nhằm giúp bạn bám sát tiến độ công việc, kịp thời lên các phương án dự trù thay thế cho những rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của kế hoạch.

Để làm được điều này, người lên kế hoạch nên thiết lập quản lý thời gian cụ thể để hoàn thành từng mục tiêu của dự án. Nhờ đó, việc theo dõi công việc, nhiệm vụ được giao được đảm bảo thời gian hoàn thành và nhận được sự tín nhiệm từ các bên liên quan đến dự án khi giao phó nhiệm vụ cho bạn.

Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án

Dự án của bạn có được triển khai đúng hướng hay không phụ thuộc trực tiếp vào quy trình thiết lập tiến độ dự án. Chính vì vậy, đối với mỗi nhiệm vụ, bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước thực hiện, thời gian hoàn thành, các yếu tố cần thiết phụ giúp cho nhiệm vụ như nguồn lực, người quản lý nhiệm vụ.

Trong quá trình thiết lập tiến độ dự án, bạn nên cân nhắc xin ý kiến, lời khuyên từ các thành viên có liên quan vì họ là người trực tiếp triển khai dự án, có cái nhìn sâu sắc nhất cách thức thực hiện và biết được điểm mạnh của mình là gì để nhận giải quyết các nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Bước 5: Xác định mức độ rủi ro và thách thức của dự án

Bất kỳ dự án nào cũng có thể gặp phải những rủi ro, đôi khi chúng ta có thể lường trước được những rủi ro sẽ gặp phải khi triển khai nhưng đôi khi là không. Và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cũng như kết quả cuối cùng của dự án.

Việc cần làm của bạn khi xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là xác định mức độ rủi ro và các thách thức dự án có thể gặp lại để dự trù thêm các phương án khác hoặc kéo dãn khoảng thời gian hoàn thành sao cho thích hợp mà vẫn đảm bảo kết quả của dự án.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan

Trình bày bản kế hoạch dự án trong cuộc họp với các bên liên quan một cách chi tiết, dễ hiểu là cách để bạn có thể giải thích được với tất cả mọi người nội dung, các bước thực hiện kế hoạch, giải pháp nhằm thỏa mãn sự mong đợi của các bên liên quan. Cuộc họp đó nên mang tính chất thảo luận, bạn là người báo cáo, những thành viên khác nêu câu hỏi, đánh giá để bạn phản biện hoặc cân nhắc chỉnh sửa kế hoạch quản lý dự án được hoàn chỉnh hơn.

Trong nội dung báo cáo trình bày dự án, bạn cần làm rõ các con số cụ thể để mọi người nắm bắt thông tin một cách chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả sẽ thu được sau khi triển khai và vai trò của từng người trong quy trình triển khai dự án.

Trên đây là 6 bước để giúp nhà quản lý tạo ra một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh. Những kế hoạch chuẩn xác sẽ là tiền đề quan trọng để bạn có thể dẫn dắt đội nhóm thực thi và đồng thời là cơ sở cho sự thành công của mọi dự án trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.