Hope you are doing well là gì năm 2024

Với hơn 300 tỷ email gửi và nhận mỗi ngày, email là một phương tiện giao tiếp thiết yếu. Hãy tìm hiểu cách bắt đầu một email công việc theo cách chuyên nghiệp – đặc biệt khi bạn viết cho một người bạn không biết – có thể là một thách thức cho marketer, nhân viên bán hàng, và cả đại diện dịch vụ khách hàng.

Thực tế, cách bạn bắt đầu email có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc người nhận tắt email ngay lập tức (và xóa nó) hoặc tiếp tục đọc. Bài viết tiếp theo sẽ đưa ra vài mẹo để bắt đầu email với vài cách chào hỏi thông thường nhất và cách bắt đầu email bạn có thể dùng khi làm việc.

Đầu email nên có những gì

1. Lời chào

Bắt đầu bằng một lời chào đúng cách tùy thuộc vào mức độ trang trọng bạn cần. Luôn luôn ghi tên người nhận (nếu bạn biết) để làm cho lời chào hấp dẫn hơn. Cuối cùng nhưng không kém quan trọng, kiểm tra lại lần nữa xem bạn ghi tên người nhận có đúng không. Lời khuyên từ chuyên gia? Sao chép và dán tên của họ như trong những email trước, chữ ký, hoặc website để đảm bảo bạn không mắc lỗi.

2. Giới thiệu và lý do viết mail (nếu cần)

Khi gửi thư cho ai đó lần đầu, hãy giới thiệu bản thân kèm theo một câu ngắn gọn về mục đích của email này. Câu này có thể quyết định việc người nhận sẽ đọc email của bạn hay bỏ qua nó, vì thế hãy đảm bảo rằng mục đích của bạn rõ ràng và thuyết phục.

Nếu bạn có nhiều bạn chung, đồng nghiệp, hoặc người quen, hãy nhắc đến họ vì điều này có thể tăng cơ hội được trả lời. Ví dụ, bạn có thể nhắc sơ đến tên của một người như vầy: “Xin chào [Tên], tôi đã gặp bạn chung của chúng ta Richard (từ [Công ty]) vào cuối tuần và anh ấy có nói rằng bạn cần một công cụ helpdesk mới, vì nhà cung cấp hiện tại của bạn không còn giảm giá nữa…”

3. Một cụm từ mở đầu/ lời chúc sức khỏe (không bắt buộc)

Nếu bạn không gửi thư cho người nhận một thời gian dài hoặc nếu bạn có mối quan hệ ngoài công việc với người nhận, bạn nên đính kèm một lời nhắn ngắn, tích cực như “Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.” Việc này có thể thiết lập tâm trạng tốt cho toàn bộ email của bạn.

Thay vào đó, nếu người nhận có chia sẽ cập nhật trên LinkedIn hoặc các truyền thông xã hội khác, hãy tự nhiên chúc mừng họ với những thành tựu mới nhất (cả cá nhân và chuyên nghiệp). Bạn có thể nói đại loại như “Chúc mừng bạn lên chức” hoặc “Chúc mừng, thật tuyệt vời khi thấy [Công ty người nhận] có được một khách hàng quan trọng như [Công ty].”

4. Một dòng cám ơn (không bắt buộc)

Dựa trên ngữ cảnh, bạn có thể thêm một dòng ‘cám ơn’ vào email của bạn. Chẳng hạn, nếu khách hàng của bạn liên hệ với bạn và có thắc mắc, “Cám ơn vì đã liên hệ” hoặc “Cám ơn bạn đã liên hệ [Công ty]” là điều bắt buộc phải có. Tuy nhiên, bất cứ khi nào bạn đặt một lời cảm ơn, việc cá nhân hóa nó là điều quan trọng, vì những lời cảm ơn chuẩn mực (như những ví dụ ở trên) hơi chung chung và có thể bị xem là lạnh lùng hoặc không thân thiện.

Bằng cách thêm tên vào trước dòng cám ơn, tin nhắn nghe có vẻ ấm áp và mời chào hơn. Đây là một ví dụ: “Emily, cám ơn chị rất nhiều vì đã liên hệ [Công ty] và vì đã đưa vấn đề này ra. Chị hoàn toàn đúng…”

Ví dụ và mẫu bắt đầu email

Lời chào email chuyên nghiệp

“Chào [Tên]” có lẽ là lời chào trong email thông thường nhất và được dùng rộng rãi nhất trong thế giới kinh doanh. Lời chào này rất được khuyên dùng cho phong cách giao tiếp nửa trang trọng và không trang trong. Nếu bạn muốn trang trọng hơn một tý, “Chào” có thể đổi thành “Xin chào.”

“Gửi [Tên]” cũng phù hợp với cả cách giao tiếp trang trọng và không trang trọng. Để cho tiện, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một danh sách những lời chào chung khác mà bạn có thể chọn để bắt đầu email của mình một cách chuyên nghiệp. Xem thử chúng:

Khi gửi tới một hoặc hai người nhận:

Dear [Name], Dear [Name] and [Name], Hello [Name], Hi [Name], [Name], Hey [Name],

Khi gửi đến ba hoặc nhiều người nhận hơn:

Hello everyone, [Group or team name], Hi team, Hello all, Hi there, Good morning, Good afternoon, Good evening,

Khi bạn không chắc về tên người nhận:

Dear Sir, Dear Madam, Hi, Hello, Greetings, Dear Hiring Manager, Dear Recruiting Team,

Các cụm từ mở đầu email chung chung

Nối tiếp lời chào, bạn có thể bao gồm một câu mở lời ngắn để khởi đầu email của mình. Tuy nhiên, tốt nhất là nên tránh những câu như thế này nếu bạn đang viết email trang trọng hoặc cold-email một khách hàng tiềm năng, vì nó có thể bị xem là quá thân thiện. Đây là vài ví dụ về lời mở đầu email:

Hope this email finds you well. I trust you are doing well. How’s it going at [Company name]? It’s great to hear from you. I’m pleased to hear that… I hope you enjoyed your weekend. Hope you’re enjoying your holiday. I hope you had a great trip. I hope you’re doing well. Hope you’re feeling great! I hope you’re having a great week. I hope you’re having a wonderful day. I hope you enjoyed the event. I hope you enjoyed your vacation. I’m reaching out about… I’m wanted to ask about… I just wanted to send you a brief note about … Congratulations on [recent accomplishment]. How did [recent project/ event] turn out? I loved your recent [article/social media post].

Lời mở đầu email follow-up

Nếu bạn không chắc nên viết gì vào đầu email follow-up, hãy xem xét một trong những lời mở đầu sau đây để làm thoải mái hai bên:

As we discussed in our phone call … As we discussed at our meeting … As promised, here’s … I’m checking in on … Just checking in to make sure that … Following up on our meeting … I am writing to follow up on… I’m getting back to you about… This is just a quick note to… This is just a quick reminder… I wanted to let you know that… Can you please give me an update on … I’m writing to remind you about… It was great to meet you at [event]. It was great talking to you last week. I’m glad we had a chance to chat at the [event]. It was a pleasure to meet you yesterday.

Lời mở đầu email trả lời

Khi trả lời một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, một lời “cảm ơn” ngắn là đủ trong nhiều trường hợp. Nếu bạn không biết cách đưa cụm “cảm ơn” vào hoặc cần vài nguồn cảm hứng, hãy xem thử vài lựa chọn thay thế của chúng tôi:

Thanks for getting in touch. Thank you for your message. Thank you for letting me know. Thank you for the update. Thank you for the heads up. Thanks for keeping me in the loop. Thanks for the quick response. Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback]. Thank you so much for getting back to me. Thanks for getting back to me so quickly. Thanks for your feedback on … I’m sorry it took me so long to get back to you. I apologize for the late response. I’m sorry it’s been so long since my last email. Sorry for my late reply. Could you please clarify [something]? Could you explain what you mean by [something]? Could you give us some more details on…?

Cách để bắt đầu email cold-sale

Khi viết email cold-sale cho khách hàng tiềm năng, đoạn đầu tiên sẽ quyết định việc khách hàng tiềm năng của bạn thấy thông điệp của bạn đáng đọc không, vì thế việc tạo ấn tượng và nổi bật rất quan trọng. Đây là vài ví dụ về những gì bạn có thể đưa vào đoạn giới thiệu:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem thử các mẫu email cold-sale.

Cách bắt đầu email follow-up sale

Follow up một khách hàng tiềm năng, đặc biệt nếu họ chưa trả lời (những) tin nhắn trước của bạn có thể khó khăn. Trong trường hợp này, hãy thử một trong những câu chào email hiệu quả sau– chúng có thể hữu ích!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem thử mẫu email follow-up sale.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Cách bắt đầu một email chào mừng khách hàng/sau mua

Bất cứ khi nào có người mua sản phẩm hoặc đăng ký dịch vụ của bạn, bạn nên cảm ơn họ, hoặc chào mừng họ đến với ‘gia đình’ để đảm bảo mối quan hệ với họ có một khởi đầu tuyệt vời. Cách tốt nhất để làm điều này là viết một email chào mừng bao gồm một lời cám ơn, một lời giới thiệu ngắn, và nhiều thông tin hữu ích.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Cứ tự nhiên xem thêm các mẫu email sau mua (post-purchase) và mẫu email chào mừng.

Cách bắt đầu email dịch vụ khách hàng

Gần như mọi email dịch vụ khách hàng nên bắt đầu với một dòng “cảm ơn”, cho dù trả lời một dịch vụ khách hàng đơn giản hay trả lời phàn nàn của khách hàng. Chúng trông như thế này:

“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem thử mẫu dịch vụ khách hàng.

Cách bắt đầu email xin lỗi khách hàng

Khi trả lời những khách hàng đang bực tức cáu kỉnh, hãy đảm bảo việc thể hiện sự đồng cảm và đưa ra lời xin lỗi đại diện cho công ty của bạn. Đây là cách bạn có thể làm:

“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

Tóm tắt

Khởi đầu email công việc của bạn (lời chào, lời mở đầu , và câu đầu tiền) là điều đầu tiên người nhận thấy khi họ mở email của bạn. Bằng cách mở đầu email của bạn một cách chuyên nghiệp, bạn có khả năng cao gây ấn tượng tích cực với họ. Lời chào bạn dùng và vài câu đầu bạn chọn để mở đầu email công việc chuyên nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào khách hàng của bạn và bối cảnh giao tiếp. Sử dụng lời chào email và các cụm mở đầu email ở trên làm gợi ý bất cứ khi nào bạn không chắc cách mở đầu email gửi cho khách lần kế tiếp .

Nhớ luôn kiểm trả lại email của mình xem có bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào, và đảm bảo rằng bạn luôn luôn ghi đúng tên người nhận. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là, hãy giữ email ngắn gọn, ngọt ngào, vì chẳng ai muốn đọc email dài cả. Vào vấn đề nhanh chóng với giọng văn phù hợp, và bạn thành công.

Các câu hỏi thường gặp

Vì sao cách mở đầu email lại quan trọng?

Với việc mở đầu email một cách chuyên nghiệp, bạn có khả năng cao gây ấn tượng đầu tích cực cho người nhận. Khi bạn gửi thư cho ai đó lần đầu, ấn tượng đó là điều tối quan trọng vì nó có thể khuyến khích người đọc không chỉ đọc tin nhắn của bạn mà còn phản hồi nó.

Tôi nên tránh dùng những lời chào email nào?

“Chào [Biệt danh]” và “Hey [Tên]!” quá thân mật và nên sử dụng chỉ khi bạn đã trao đổi email trước đó và có một mối quan hệ tốt với người nhận. Mặt khác, “Gửi những người có liên quan” và “Gửi Ông hoặc Bà” được xem là quá trang trọng, và hơi lỗi thời vì thế chúng chỉ nên được dùng trong khi giao tiếp chính thức hoặc khi bạn không biết tên chính xác của những người bạn đang gửi thư.”

Bạn nên mở đầu email theo cách trang trọng hay không?

Mở đầu email theo cách không trang trọng, cá nhân hóa thường hấp dẫn hơn, tuy nhiên, sử dụng phong cách quá thân mật và thoải mái có thể làm khách hàng của bạn mất hứng thú. Nếu bạn không chắc nên dùng giọng văn nào, an toàn nhất là nên dùng giọng trang trọng, còn hơn là dùng giọng quá thân mật và thân thiện. Bạn luôn có thể thay đổi giọng văn của mình nếu cần, dựa trên phản hồi bạn nhận được từ người nhận.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Why does it matter how you start your emails?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “By starting your email in a professional way, you are more likely to create a positive first impression on the recipient. When you are writing to someone for the first time, that impression is critical as it can encourage your audience to not only read your message but also respond to it.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Which email greetings should I avoid?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: ““Hi [Nickname]” and “Hey [Name]!” are too casual and should be used only if you have exchanged emails before and have a good relationship with the recipient. On the other hand, “To whom it may concern” and “Dear Sir or Madam” are considered too formal, and a bit outdated so they should only be used in official communication or when you don’t know the exact names of the people you’re writing to.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Should you start an email in a formal or casual way?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Starting out an email in a casual, personalized way is generally more engaging, however, writing in a too informal and relaxed style can actually put your audience off. If you’re not sure what tone to take, your safest bet is to be a bit more formal rather than overly casual and friendly. If necessary you can always adjust your tone based on the response you receive from your recipient.” } }] }

Bài liên quan

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi

Tối ưu hóa email mời sự kiện bằng cách tùy chỉnh biểu trưng, dòng tiêu đề và chữ ký chân trang để tạo sự quan tâm và phản hồi từ khách mời. Sử dụng hình ảnh và video để khuyến khích phản hồi.

Mẫu email phải đọc

Nội dung liên quan đến Affiliate, dịch vụ khách hàng, và các mẹo về email và thông báo. LiveAgent và WhatsApp được giới thiệu làm cải thiện dịch vụ khách hàng.

Mẫu email tương tác thu hút lại khách hàng

Chiến dịch email tương tác khách hàng nhắm đến người đăng ký không hoạt động, nhắc nhở về lợi ích sản phẩm, thúc đẩy mua hàng và kết nối lại với khách hàng. Cần phân tích kết quả và sử dụng các mẫu email để thu hút lại khách hàng.

Mẫu email thu hút khách hàng trở lại

Email thu hút lại khách hàng là cách tốt để kích thích khách hàng quay lại và tạo giá trị cao. Cần gửi nhiều email và tạo giá trị sản phẩm để thu hút sự chú ý của khách hàng.

I hope this email finds you well tiếng Việt là gì?

"I hope this email finds you well/ I hope you are well/ I hope you are doing well" (Tôi hy vọng bạn vẫn khoẻ).

To whom ít máy Concern có nghĩa là gì?

Nếu chưa có thông tin về người nhận, bạn có thể viết "Dear Sir/Madam" hoặc "To whom it may concern" (Gửi đến người quan tâm). Sau khi chào, bạn dùng dấu phẩy và xuống dòng để viết tiếp. Nếu phản hồi email trước đó của họ, bạn có thể cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn.

Dear Sir đúng khi nào?

– Dear Sir: Dùng để chào hỏi cho một người đàng ông nhận mail mà bạn không biết tên. – Dear Sirs: Dùng gửi cho một công ty. – Dear Madam: Dùng gửi cho một phụ nữ, có thể người đó có gia đình hoặc chưa. – Dear Sir or Madam: Dùng khi bạn không biết giới tính của người nhận.

Dear trong email là gì?

Dear Sir or Madam – Ông hoặc Bà kính mến.