Hóa đơn thương mại chính thức là gì

Trong mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng không chỉ thể hiện số tiền người mua phải thanh toán cho người bán mà còn nêu rõ thông tin như tên hàng, số lượng hàng, phương thức chuyên chở, thanh toán, điều kiện giao hàng,... Do đó, việc chuẩn bị hóa đơn thương mại chính xác, hợp lệ là điều cần thiết giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn.

Để giúp quý khách hiểu rõ hơn, trong bài viết này Cat Carry sẽ giải thích hóa đơn thương mại là gì cũng như vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại là gì? [ invoice là gì?]

Hóa đơn thương mại [Commercial Invoice] là một chứng từ thương mại dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. Hóa đơn ghi rõ các đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, thanh toán,…

Proforma invoice là gì?

Proforma invoice là gì? Proforma invoice [PI] là hoá đơn chiếu lệ có hình thức tương tự như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại, vì đây không phải là giấy đòi tiền.

Có thể nói, proforma invoice là bản nháp sơ bộ của hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu [người bán] để thể hiện sự cam kết với bên nhập khẩu [người mua], khi 2 bên tiến hành giao dịch nhằm note lại thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền, yêu cầu, điều khoản và điều kiện khác. 

Chức năng của hóa đơn thương mại

Chức năng chính của hóa đơn thương mại bao gồm:

Chức năng thanh toán

Mục đích chính của hóa đơn thương mại là dùng để thanh toán. Loại hóa đơn này sử dụng như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Do đó, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền,… và có đầy đủ chữ ký, con dấu để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.

Chức năng khai giá hải quan

Giá ghi trên hóa đơn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu [có thể khai bổ sung thêm chi phí khác]. Một số thông tin khác như số hóa đơn, số đơn hàng, ngày xuất hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.

Chức năng tính số tiền bảo hiểm

Cũng tương tự như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.

Mục đích và vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

Hóa đơn thương mại là loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. 

Mục đích của hóa đơn thương mại

Mục đích chính là để làm chứng từ thanh toán - một loại chứng từ có giá trị pháp lý, làm căn cứ để bên bán thu lại tiền từ bên mua một cách hợp pháp. Do đó, những thông tin ghi trên hóa đơn bắt buộc phải chính xác, minh bạch và trình bày rõ ràng. Đặc biệt, trên loại giấy tờ này không thể thiếu số tiền phải thanh toán, thông tin về hàng hóa, số lượng, điều khoản thanh toán,...

Lưu ý, nội dung trên hóa đơn cần được thao tác kỹ lưỡng, không nên bổ sung, chỉnh sửa chứng từ để tránh xảy ra những rắc rối về sau.

Vai trò của hóa đơn thương mại

Hoá đơn thương mại là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu và là giấy tờ bắt buộc để làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa.

Phân biệt hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu

Nhiều người vẫn đang còn thắc mắc giữa hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn thương mại là gì? Vậy, hãy cùng Cat Carry xem bảng so sánh dưới đây.

Bảng so sánh giữa hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn thương mại

Nội dung cần có của hóa đơn thương mại

Trên hóa đơn có khá nhiều nội dung, có nội dung bắt buộc và nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào căn cứ theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng.

Các thông tin bắt buộc cần của hóa đơn thương mại bao gồm:

• Người xuất khẩu/người gửi hàng đi nước ngoài [Exporter/Shipper]: tên, địa chỉ, quốc gia sở tại.

• Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng.

• Thông tin chi tiết của từng hạng mục nằm trong chuyến gửi hàng.

• Trọng lượng tịnh [không bao gồm bao bì] và khối lượng.

• Đơn giá của từng mặt hàng [đơn vị tiền tệ thanh toán].

• Giá mở rộng.

• Tiền tệ thanh toán.

• Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Ghi rõ điều khoản giao hàng là gì? Theo bản Incoterms nào? Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment và đơn vị tiền tệ thanh toán là USD, EUR, JPY,…

• Ngày hàng hoá bắt đầu chuyến đi liên tục đến nước ngoài.

• Số tham chiếu [số đặt hàng của bên mua].

• Phương thức vận chuyển: Ghi rõ phương thức vận chuyển như đường hàng không, đường biển,... không cần ghi tên phương tiện, số chuyến.

• Phí vận chuyển/bảo hiểm.

• Giấy phép nhập khẩu [nếu có].

• Các thông tin khác: Là thông tin dùng để tham chiếu do các bên yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Một số lỗi phổ biến cần tránh khi sử dụng hóa đơn thương mại

Dưới đây là những lỗi mà doanh nghiệp cần tránh trong quá trình áp dụng hóa đơn thương mại để không gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa:

• Hóa đơn không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB [kèm tên cảng xuất], hay CIF [kèm tên cảng nhập].

• Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng [ví dụ giá CIF] nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi chi phí phát sinh tiếp theo.

• Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu và ghi rõ số tiền chiết khấu.

• Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại.

Một số mẫu hoá đơn thương mại

Một số mẫu hóa đơn thương mại chuẩn hiện nay, quý khách có thể tham khảo.

Với những thông tin cung cấp về hóa đơn thương mại giúp quý khách hiểu hơn để giúp việc soạn thảo hóa đơn được hợp lệ, thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Liên hệ với Cat Carry để được tư vấn và giải đáp thắc mắc.

Xem thêm: