File cứng và file mềm là gì năm 2024

Bạn đang cần scan tài liệu trên máy tính với số lượng lớn mà chưa biết làm thế nào? Vậy cũng tham khảo các cách scan tài liệu trên máy tính thành file PDF đơn giản dưới dây để xử lý công việc nhanh chóng.

Scan tài liệu thành file PDF thực chất là quá trình chuyển đổi các tài liệu như giấy tờ, văn bản, hay hình ảnh,… thành file mềm như PFD để có thể được lưu trữ trên điện thoại và máy tính. Quá trình scan này sẽ hoàn toàn ngược lại so với với việc photocopy dữ liệu từ bản mềm thành bản cứng. Scan tài liệu thường được thực hiện khi người dùng có nhu cầu lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu từ giấy hoặc hình ảnh ở dạng thô thành dạng file mềm.

Scan tài liệu thành file PDF là quý trình chuyển tài liệu giấy thành file mềm

Bước 1: Trước khi thực hiện cách scan tài liệu bằng máy tính, người dùng cần kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp và đồng thời cắm nguồn điện cho thiết bị.

Bước 2: Tiếp theo bạn đặt tài liệu muốn Scan vào bề mặt Scan trên máy in.

Lưu ý: Người dùng chỉ có thể Scan 1 mặt/1 lần, nếu muốn Scan nhiều mặt bạn cần lật nhiều lần.

Bước 3: Mở máy tính đã được kết nối > tìm và mở phần mềm Devices and Printers lên.

Tìm và mở phần mềm Devices and Printers lên

Bước 4: Tại mục Printers, bạn chọn máy in > nhấn chuột phải chọn Start Scan.

Tại mục Printers, bạn chọn máy in

Bước 5: Chọn định dạng tài liệu Scan > chọn độ phân giải (Resolution) > chọn Preview để xem trước và tiến hành scan tài liệu.

Chọn định dạng tài liệu Scan

Chọn Scan để bắt đầu Scan tài liệu

Bước 6: Chọn Review, organize, and group items to import > nhấn vào Next.

Chọn Review, organize, and group items to import

Bước 7: Chọn Import > đợi máy Scan.

Chọn Import và đợi máy Scan

Sau khi scan tài liệu thành công bạn sẽ nhận được kết quả như dưới đây.

Kết quả sau khi scan tài liệu thành công

Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính

Chọn thiết bị để Scan

Hiện trên thị trường có rất nhiều sản phẩm máy in chất lượng đến từ nhiều hãng danh tiếng như Canon, HP, Brother, Samsung, Epson… đã được tích hợp thêm tính năng Scan giúp bạn thuận tiện hơn khi in ấn tài liệu. Tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng, người dùng có thể chọn dòng máy in phù hợp. Lời khuyên là người dùng nên chọn thiết bị được tích hợp nhiều tính năng như in ấn hay scan để có thể tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị.

Chọn dòng máy in và scan phù hợp với nhu cầu sử dụng

Cài đặt phần mềm Scan

Sau khi có được máy in hỗ trợ tính năng scan, thường các nhà sản xuất cũng sẽ tích hợp phần mềm Scan sang định dạng PDF ngay trên máy. Ngoài ra, nếu trường hợp máy scan của bạn chưa hỗ trợ định dạng Scan PDF thì có thể người dùng phải tải về và cài đặt phần mềm Softi Scan to PDF và DocPro để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý file.

Tiến hành các bước số hóa tài liệu

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng các phần mềm để scan tài liệu trên máy tính như sau:

Hướng dẫn scan tài liệu ra file PDF:

• Bước 1: Mở phần mềm Softi Scan to PDF > chọn chuẩn Scan trong Select Scanner.
• Bước 2: Tại mục DPI, bạn chọn 200 > chọn Color sau ô DPI.
• Bước 3: Chọn vào Show Scanner Dialog > nhấn Scan.
• Bước 4: Chọn Preview > quét chọn và điều chỉnh vùng tài liệu Scan > chọn lại nút Scan.
• Bước 5: Xoay tài liệu theo hướng thẳng đứng > chọn Scan trang tài liệu tiếp theo > nhấn Save PDF để lưu file đã scan thành công.

Hướng dẫn scan tài liệu ra file PDF

Hướng dẫn Scan tài liệu ra file văn bản:

Bước 1: Người dùng cài đặt và khởi động phần mềm FreeOCR.net với văn bản tiếng Anh > sau đó nhấn Open để mở tài liệu đã Scan và được lưu dưới dạng file hình ảnh.

Bước 2: Nhấn ORC để xem nội dung tài liệu tại khung bên trái > chọn Lưu file text.

Bước 3: Chọn Clear Text Windows để xóa nội dung rồi tiếp tục Scan văn bản tương tự.

Hướng dẫn Scan tài liệu ra file văn bản

Một số lưu ý khi Scan tài liệu trên máy in sang máy tính

• Đảm bảo tài liệu cần scan được in rõ ràng, không bị lỗi mờ nhòe hay nhăn giấy.
• Đảm bảo máy in và máy tính của được kết nối ổn định thông qua dây cáp kết nối.

Lưu ý khi Scan tài liệu trên máy in sang máy tính

Một số phần mềm scan tài liệu trên máy tính

Dưới đây là một số gợi ý phần mềm scan tài liệu trên máy tính dành cho người dùng có thể tham khảo sử dụng nếu máy in của bạn không có sẵn phần mềm.

Phần mềm PDFelement

Đây là một công cụ hỗ trợ tính năng scan tài liệu sang PDF chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến trên máy tính. Phần mềm PDFelement hỗ trợ một số tính năng sử dụng nổi bật như sau:

• Truy cập và chỉnh sửa các văn bản, hình ảnh nhanh chóng.
• Hỗ trợ chèn, bổ sung nhận xét trên văn bản, hình ảnh sau khi scan.
• Hỗ trợ tính năng chèn chữ ký lên file PDF.

Phần mềm PDFelement

Ưu điểm:

• Có giao diện trực quan, đơn giản và dễ dàng sử dụng.
• Hỗ trợ đầy đủ các thao tác sử dụng bao gồm: Chỉnh sửa file trực tiếp, xem, cắt, chèn, chèn chữ ký, bổ sung, liên kết,… trên file PDF.
• Có thể ghép nhiều bản PDF thành 1 file hoàn chỉnh.
• Hỗ trợ tính năng đặt mật khẩu cho file.
• Người dùng có thể xoay các trang trong file PDF theo ý muốn.
• Hỗ trợ tạo Header, Footer cho file PDF đã scan.

Nhược điểm:

• Phần mềm PDFelement có tính phí sử dụng.
• Khi sử dụng tính năng miễn phí thì các trang PDF sẽ có gắn watermark

Phần mềm Not Another PDF Scanner 2

Lựa chọn phần mềm scan tài liệu trên máy tính thành file PDF tiếp theo là Not Another PDF Scanner 2. Phần mềm này có khả năng tạo ra các bản PDF trực quan và đẹp mắt. Ngoài ra, Not Another cũng hỗ trợ nhiều định dạng file khác như: JPEG, PNG, tTIFF,…

Phần mềm Not Another PDF Scanner 2

Ưu điểm:

• Có thể điều chỉnh độ phân giải, độ sáng và độ tương phản của hình ảnh, văn bản.
• Trích xuất nội dung file thông qua chức năng OCR.
• Hỗ trợ chuyển thành file văn bản để dễ dàng chỉnh sửa hơn.
• Thay đổi ngôn ngữ giao diện tại cửa sổ chính trên phần mềm.
• Sử dụng miễn phí trên hệ điều hành Windows.

Hạn chế:

• Công cụ hỗ trợ các tính năng không quá đa dạng.

Phần mềm Advanced Scan to PDF Free

Advanced Scan to PDF Free là lựa chọn phần mềm tuyệt vời dành cho người dùng nên cân nhắc. Phần mềm này cung cấp các tính năng thông minh giúp bạn scan tài liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Phần mềm Advanced Scan to PDF Free

Ưu điểm:

• Phần mềm sử dụng hoàn toàn miễn phí trên các hệ điều hành.
• Scan tài liệu thành file PDF để dễ dàng lưu trữ và chia sẻ hơn.
• Cho phép bạn tùy chỉnh kích thước và vị trí hình ảnh trên file.
• Hỗ trợ đa dạng định dạng khác nhau như: JPG, GIF, BMP, PNG,… sang file PDF. Có thể thêm mật khẩu hoặc chữ kỳ vào tài liệu PDF đã tạo.

Hạn chế:

• Giao diện ứng dựng dễ gây nhầm lẫn với người mới dùng lần đầu.

Cách scan tài liệu trên máy tính thành file PDF nhìn chung khá đơn giản và được áp dụng phổ biến cả trong công việc, học tập và cuộc sóng. Người dùng nếu cũng đang có nhu cầu scan tài liệu thì có thể tham khảo các hướng dẫn sử dụng tính năng và các phần mềm hỗ trợ scan tài liệu trên đây nhé!