Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phương thức sản xuất nào cũng gắn liền với sự vận động và tiêu hao của các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất. Đó là ba yếu tố: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Mỗi yếu tố cơ bản trên tham gia vào quá trình sản xuất theo những cách khác nhau để từ đó hình thành nên các chi phí tương ứng khác nhau: Chi phí khấu hao tư liệu lao động, chi phí tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí tiền lương trả cho người lao động và là các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm mới sáng tạo ra.
Từ những phân tích trên có thể định nghĩa CPSX như sau: CPSX là sự tiêu hao về nguyên vật liệu, nhân công và khấu hao TSCĐ mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ nhất định.
Để hiểu rõ bản chất của CPSX, cần phân biệt rõ khái niệm chi phí và chi tiêu. Chi phí thực chất là sự dịch chuyển giá trị các yếu tố sản xuất vào đối tượng tính giá. Như vậy, chỉ được tính là chi phí của kỳ hạch toán những hao phí về tài sản và lao động có liên quan đến khối lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ chứ không phải mọi khoản chi ra trong kỳ hạch toán. Ngược lại, chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được dùng vào mục đích gì. Tổng số chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm chi tiêu cho quá trình cung cấp, chi tiêu cho quá trình sản xuất kinh doanh, chi tiêu cho quá trình tiêu thụ.
Phân loại chi phí là việc sắp xếp CPSX vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định.
* Phân loại CPSX theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Theo cách phân loại này, CPSX chia thành 3 loại:
- Chi phí sản xuất kinh doanh: Bao gồm những chi phí có liên quan đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ và quản lý hành chính, quản trị kinh doanh.
- Chi phí hoạt động tài chính: Bao gồm những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn và đầu tư tài chính.
- Chi phí bất thường: Bao gồm những chi phí ngoài dự kiến như chi phí về thanh lý, nhượng bán TSCĐ... Cách phân loại này giúp cho việc phân định chi phí được chính xác, phục vụ cho việc tính toán giá thành, xác định chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh đúng đắn, cũng như lập báo cáo tài chính nhanh chóng, kịp thời.
* Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí :
Nhằm phục vụ cho việc tập hợp CPSX và quản lý chi phí theo nội dung kinh tế của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địa điểm phát sinh chi phí, người ta tập hợp những chi phí có cùng nội dung, tính chất kinh tế thành một nhóm. Theo chế độ kế toán hiện hành, CPSX được chia làm 5 yếu tố sau đây:
- Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo.
- Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương [ chi phí nhân công]: Bao gồm toàn bộ các khoản phải trả cho người lao động trong lĩnh vực sản xuất của doanh nghiệp như tiền lương, các khoản trích theo lương [BHXH, BHYT, KPCĐ], các khoản trợ cấp, phụ cấp cho công nhân và nhân viên quản lý phân xưởng.
- Yếu tố chi phí KHTSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao phải trích trong kỳ của tất cả các TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: Là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các loại dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như tiền điện, nước, điện thoại và các dịch vụ khác.
- Yếu tố chi phí khác bằng tiền: Phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa được phản ánh vào các yếu tố tiêu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Cách phân loại này cho biết được kết cấu, tỷ trọng của từng yếu tố chi phí sản xuất để phân tích, đánh giá các chỉ tiêu và tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất, làm căn cứ để lập bản thuyết minh báo cáo tài chính phục vụ cho yêu cầu thông tin quản trị doanh nghiệp và lập dự toán chi phí sản xuất cho kỳ sau.
* Phân loại CPSX theo khoản mục:
Theo cách phân loại này CPSX được chia thành 3 loại chính:
- CPNVLTT: Bao gồm chi phí về các loại nguyên vật liệu[ kể cả nửa thành phẩm mua ngoài], vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng trực tiếp vào sản xuất, chế tạo SP.
- CPNCTT: Bao gồm toàn bộ chi phí về tiền lương, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương của CNTTSX theo quy định.
- CPSXC: Là những chi phí dùng vào việc quản lý và phục vụ sản xuất chung tại bộ phận sản xuất[ phân xưởng, tổ đội...]. CPSXC bao gồm:
+ CPNVPX: Gồm chi phí về tiền lương, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương của NVPX.
+ Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí vật liệu sử dụng chung như vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, vật liệu văn phòng... phục vụ cho nhu cầu quản lý chung ở các phân xưởng.
+ Chi phí CCDC: Phản ánh chi phí CCDC dùng cho nhu cầu sản xuất chung ở các phân xưởng: khuôn mẫu, dụng cụ gá lắp...
+ Chi phí KHTSCĐ: Phản ánh toàn bộ số tiền trích khấu hao của TSCĐHH, TSCĐVH, TSCĐ thuê tài chính sử dụng ở các phân xưởng.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí về lao vụ, dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất chung của phân xưởng, tổ đội [điện, nước, điện thoại]
+ Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản chi phí trên, sử dụng cho nhu cầu sản xuất chung của phân xưởng, tổ đội.
Cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức độ phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Nó có tác dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý CPSX theo định mức, là cơ sở cho kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm theo khoản mục, là căn cứ để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và định mức chi phí cho kỳ sau.
* Phân loại CFSX theo chức năng trong sản xuất kinh doanh:
Bao gồm 3 loại:
- Chi phí thực hiện chức năng sản xuất: Gồm những chi phí phát sinh liên quan đến việc chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ trong phạm vi phân xưởng.
- Chi phí thực hiện chức năng tiêu thụ: Bao gồm tất cả những chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ.
- Chi phí thực hiện chức năng quản lý: Bao gồm những chi phí quản lý kinh doanh, hành chính và những chi phí chung phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Cách phân loại này làm cơ sở để xác định giá thành công xưởng, giá thành toàn bộ, xác định giá trị hàng hoá tồn kho, phân biệt được chi phí theo từng chức năng cũng như làm căn cứ để kiểm soát và quản lý chi phí.
*Phân loại theo phương pháp tính nhập chi phí vào giá thành:
Chi phí theo cách phân loại này chia làm hai loại:
- Chi phí trực tiếp: Là toàn bộ những chi phí có thể tính trực tiếp vào giá thành của từng đối tượng chịu chi phí
- Chi phí gián tiếp: Là tất cả những chi phí có liên quan đến nhiều sản phẩm, nhiều công việc [đối tượng khác nhau]. Vì vậy, để tính vào chỉ tiêu giá thành không thể tập hợp trực tiếp mà phải dùng phương pháp phân bổ gián tiếp.
Cách phân loại này có ý nghĩa quan trọng đối với việc xác định phương pháp tập hợp CPSX và phân bổ CPSX một cách đúng đắn và hợp lý.
*Phân loại chi phí theo cách thức kết chuyển chi phí:
Bao gồm 2 loại chi phí:
- Chi phí sản phẩm: Là chi phí gắn liền với sản phẩm sản xuất ra hoặc được mua trong kỳ để bán lại. Chi phí sản phẩm là những chi phí như nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Như vậy, chi phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ thu hồi khi sản phẩm tiêu thụ còn khi sản phẩm chưa được tiêu thụ thì chúng nằm trong sản phẩm tồn kho.
- Chi phí thời kỳ: Là những chi phí làm giảm lợi tức trong một kỳ kinh doanh nào đó, hay còn gọi là chi phí phát sinh [CPBH, CPQLDN]. Chi phí thời kỳ không phải là những chi phí tạo thành thực thể sản phẩm hay nằm trong các yếu tố cấu thành giá vốn của hàng hoá mua vào. Nó là những khoản chi phí hoàn toàn biệt lập với quá trình sản xuất sản phẩm hoặc mua hàng hoá.
*Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí:
Bao gồm 3 loại :
- Biến phí: Là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biến động về mức độ hoạt động của khối lượng công việc và sản phẩm hoàn thành. Biến phí thường bao gồm các khoản chi phí như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp.
- Định phí: Là những khoản chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí thường bao gồm các khoản chi phí: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí thuê nhà xưởng, lương nhân viên phân xưởng.
- Chi phí hỗn hợp: Là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Ngoài những cách phân loại trên, trong quá trình nghiên cứu ta có thể gặp một số cách phân loại chi phí khác như phân loại theo chức năng kiểm soát bao gồm chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được, phân loại theo mức độ phù hợp gồm chi phí thích đáng và chi phí không thích đáng.
Trong quản lý kinh doanh, nếu chỉ hiểu được một mặt, hoặc một phần của vấn đề thì rất khó khi đưa ra các quyết định quản lý. Trong công tác quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng vậy, yếu tố CPSX chỉ là một mặt. Chi phí chi ra phải được xem xét trong mối quan hệ chặt chẽ với mặt thứ hai, cũng là mặt cơ bản của sản xuất, đó là kết quả thu được sau quá trình sản xuất. Quan hệ so sánh đó đã hình thành nên chỉ tiêu giá thành sản phẩm. Vậy phải hiểu như thế nào cho đúng và đầy đủ khái niệm cũng như các mối quan hệ của giá thành sản phẩm? Sau đây ta sẽ tiến hành nghiên cứu để làm rõ vấn đề này.