Cách sử dụng Get Data trong Excel

5/7/2020

Sử dụng dữ liệu từ nhiều tệp trong Excel để tạo Pivot Table

Đôi khi chúng ta cần tạo pivot table từ nhiều workbook và trong trường hợp đó, để tạo pivot tables bạn cần kết hợp các workbook đó thành một.

Bài viết dưới đây hướng dẫn bạn 3 bước để tạo pivot table bằng cách sử dụng dữ liệu từ nhiều workbook.

Lưu ý: bạn cần sử dụng công cụ power query.

Với phiên bản Excel 2016, công cụ này đã có sẵn tại tab, với các phiên bản cũ hơn [2010/2013] bạn cần cài đặt add-on này.

Dữ liệu chúng ta có là 4 tệp doanh số bán từ các vùng. Tải file thực hành.

Bạn cần đảm bảo các tệp này nằm trong cùng một thư mục.

Bước 1 – Kết hợp các tệp bằng Power Query

• Đi đến tab Data  -> Get Transformation -> New Query -> From File -> From Folder.
• Đối với Excel 365 đi đến tab Data -> Get data -> From File -> From Folder.

• Tại hộp thoại mở ra > Click vào “Browse” > chọn folder chứa các tệp cần kết hợp.

• Click OK.
• Cửa sổ “Combine Files” như bên dưới
  • Chọn worksheet.
  • Chọn “Combine & Edit”
    • Đối với Excel 365, chọn “Combine & Transform data”

Bước 2 – Chuẩn bị Data cho Pivot Table

• Như hình bên dưới bạn thấy có một cột được thêm vào có tên Source.name

• Click chuột phải vào cột đó chọn Split Column -> By Delimiter.

• Tại cửa sổ hiện ra > chọn custom, thêm “-” as a delimiter > “Left-most delimiter”.

• Sau đó xóa cột source.name 2

• Tiếp theo đặt lại tên cho cột thứ nhất là “Zone”

• Click chuột phải vào cột thứ nhất lần nữa và đi đến Transform -> Capitalize Each Word.

• And, now your data is ready. So, click on close and load.

Bước 3 – Tạo Pivot Table

.

• Chọn table và đi đến Insert Tab > Pivot Table.

• Cửa sổ Create PivotTable hiện ra.

• Click OK để hoàn tất tạo pivottable.

Refresh Pivot Table

Để làm mới pivot table, bạn sử dụng nút refresh từ tab dữ liệu. Nó sẽ cập nhật cả hai [Pivot table + Query].

Các điểm lưu ý

• Các tập tin nên ở trong một thư mục.
• Dữ liệu phải ở cùng định dạng trong tất cả các tệp. Nếu không, bạn cần phải làm cho nó có thể sử dụng được sau khi kết hợp.
• Tên của các worksheet phải giống nhau trong tất cả các tệp.
• Hãy chắc chắn rằng bạn không có lỗi trong bất kỳ tập tin nào. Hoặc bạn có thể sử dụng “Skip error files”
• Không đổi tên workbook.

Theo Puneet | Excel Champ [//excelchamps.com/blog/pivot-table-multiple-files/]

;

Microsoft Excel là một trong những cách phổ biến nhất được các doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Nội dung lần này, BAC sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu các lấy dữ liệu từ Excel cho Power BI để phân tích.

1. Các loại workbooks mà Power BI hỗ trợ

Power BI hỗ trợ nhúng và kết nối với các workbooks được tạo từ phiên bản Excel 2007 trở đi. Các workbooks phải được lưu dưới định dạng .xlsx hoặc .xlsm và có dung lượng dưới 1GB. Một vài tính năng được mô tả trong bài viết này chỉ có ở các phiên bản Excel gần đây.

• Workbook với data models [mô hình dữ liệu]

Các workbooks có thể chứa một mô hình dữ liệu với một hoặc nhiều bảng dữ liệu được tải lên bên trong sử dụng các bảng được liên kết, Power Query [Get & Transform trong Excel 2016] hoặc Power Pivot. Power BI hỗ trợ tất cả thuộc tính mô hình dữ liệu như relationships, measures, hierarchies và KPIs.

Lưu ý: Workbooks không thể chia sẻ với những người thuê Power BI. Ví dụ, một người dùng đăng nhập vào Power BI sử dụng một tài khoản contoso.com không thể chia sẻ một Excel workbook với một người dùng sử dụng tài khoản đăng nhập Power BI từ //woodgrovebank.com.

• Workbook với kết nối đến nguồn dữ liệu bên ngoài

Nếu bạn sử dụng Excel để kết nối với một nguồn dữ liệu bên ngoài, thì khi workbooks của bạn ở trong Power BI, bạn có thể tạo các reports và dashboards dựa trên dữ liệu từ nguồn dữ liệu đã kết nối. Bạn cũng có thể thiết lập Scheduled Refresh để tự động kết nối và cập nhật dữ liệu. Bạn sẽ không cần làm mới thường xuyên trong tab Data của Excel. Bất kỳ trực quan nào trong reports và các ô trong dashboards dựa trên dữ liệu từ nguồn dữ liệu sẽ được cập nhật tự động.

• Workbook với các sheet Power View, PivotTables và các đồ thị

Cách mà các sheets PowerView, PivotTables và các đồ thị xuất hiện hoặc không xuất hiện trong Power BI tùy thuộc vào nơi tệp workbook được lưu và cách bạn chọn để đưa tệp đó vào Power BI. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ngay bên dưới.

2. Các loại dữ liệu

Power BI hỗ trợ các loại dữ liệu như Whole Number, Decimal Number, Currency, Date, True/False, Text. Đánh dấu dữ liệu là các kiểu dữ liệu cụ thể sẽ cải thiện hiệu suất của Power BI.

• Những sự khác nhau ở nơi tệp được lưu trữ

 Có 4 nơi để lưu trữ workbooks của bạn là Local, OneDrive – Business, OneDrive – Personal, SharePoint Team-Sites. Bạn có thể tham khảo chi tiết sự khác nhau khi lưu trữ ở từng nơi trong bài viết sau:

Tham khảo: Nhận dữ liệu từ các tệp cho Power BI

3. Hai cách để sử dụng một Excel workbook

Nếu bạn lưu các tệp trên OneDrive thì bạn sẽ có một số cách để khám phá dữ liệu trong Power BI.

• Nhúng dữ liệu Excel vào Power BI

Khi bạn chọn Import, bất kỳ dữ liệu được hỗ trợ trong bảng và/hoặc một mô hình dữ liệu sẽ được nhúng trong một tập dữ liệu mới trong Power BI. Nếu bạn có bất kỳ sheets Power View nào, chúng sẽ được tạo lại trong Power BI như là reports.

Bạn có thể tiếp tục chính sửa workbook của mình. Khi các thay đổi của bạn được lưu, chúng sẽ được đồng bộ hóa với tập dữ liệu trong Power BI, thường mất khoảng một giờ.

Nếu cần ngay lập tức, bạn có thể nhấn vào Publish một lần nữa, các thay đổi sẽ được xuất ra. Bất kỳ trực quan nào bạn có trong reports và dashboard sẽ được cập nhật dựa trên bảng sau.

Làm mới trình kích hoạt:

Report Dashboard

Mở report sau khi bộ nhớ cache hết hạn	Mở dashboard sau khi bộ nhớ cache được làm mới
Chọn Refresh trong report	Chọn refresh trong dashboard
	Tự động cho các ô được ghim [khi bộ nhớ cache được làm mới] nếu dashboard đã được mở

Lưu ý: Các trang được ghim không có chức năng tự làm mới.

Chọn tùy chọn này nếu bạn đã dùng Get & Transform data hoặc Power Pivot để tải dữ liệu vào một mô hình dữ liệu hoặc nếu workbook của bạn có Power View sheets với các trực quan bạn muốn xem trong Power BI. Trong Excel 2016, bạn có thể chọn Publish > Export.

• Kết nối, quản lý và xem Excel trong Power BI

Khi bạn chọn Connect, workbook của bạn sẽ xuất hiện trong Power BI giống như Excel Online. Nhưng khác với Excel Online, bạn sẽ có những tính năng tuyệt vời để ghim các đối tượng từ worksheet vào dashboard.

Bạn không thể chỉnh sửa workbook trong Power BI. Nhưng nếu cần thực hiện thay đổi, bạn có thể nhấn Edit và chọn để chỉnh sửa workbook trong Excel Online hoặc mở nó trong Excel trên máy tính. Bất kỳ thay đổi nào sẽ được lưu vào workbook trên OneDrive.

Chọn tùy chọn này nếu bạn chỉ có dữ liệu trong worksheets hoặc bạn có phạm vi, Pivot Tables và biểu đồ mà bạn muốn ghim vào trang tổng quan.

4. Nhúng hoặc kết nối đến một Excel workbook từ Power BI

• Bước 1: Trong Power BI, chọn Get Data từ thanh điều hướng.

• Bước 2: Trong Files, chọn Get.

• Bước 3: Tìm đến tệp của bạn bằng cách chọn nơi lưu trữ.

• Bước 4: Nếu tệp ở trên OneDrive hoặc SharePoint – Team Sites, chọn Import hoặc Connect.

5. Local Excel workbooks

Bạn cũng có thể sử dụng một tệp Excel local [cục bộ] và tải nó lên Power BI bằng cách chọn Local File.

Sau khi đã được chọn, hãy chọn Upload để tải tệp lên.

Sau khi workbook đã được tải lên, bạn sẽ nhận được thông báo nó đã nằm trong danh sách. Bạn có thể tìm thấy tệp ở trong thanh điều hướng trong phần Workbooks và trong danh sách nội dung.

Trên đây là hướng dẫn lấy dữ liệu từ Excel cho Power BI, mong rằng kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất và tham gia khóa học Power BI tại BAC để trang bị cho mình những kiến thức nền tảng về phân tích và trực quan dữ liệu.

Nguồn tham khảo:
//docs.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Tham khảo chương trình đào tạo: