Do tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật nên hiện nay trong thị trường máy Photocopy xuất hiện rất nhiều loại máy trang bị các chức năng phức tạp khiến người sử dụng phải mất rất nhiều thời giờ mới sử dụng thành thạo.
Để tạo điều kiện cho những người chưa quen thuộc với máy Photocopy có thể thao tác trên máy dễ dàng hơn, chúng tối chỉ trình bày trong bài này những thông tin căn bản nhất.
Những hiểu biết căn bản cần biết là:
Chức năng của các phím điều khiển trên mặt máy.
Những thông tin từ máy xuất ra được thể hiện ở các chỉ báo trên mặt máy.
Các trình tự thao tác khi sao chụp cũng như cách xử lý căn bản khi có trục trặc lúc vận hành máy.
Ngoài những điều trên, người sử dụng còn cần thiết có sự hiểu biết về các loại giấy được sử dụng cho việc sao chụp
Các phím điều khiển trên mặt máy
Mỗi phím trên mặt máy[control panel] đều thể hiện một hoặc nhiều chức năng nào đó, do đó những máy Photocopy có nhiều chức năng sẽ có nhiều phím trên mặt máy. Tuy nhiên, hiện nay với kỹ thuật tiên tiến người ta “gộp” phần lớn các phím chức năng vào trong màn hình tinh thể lỏng[người sử dụng chỉ cần chạm đầu ngón tay vào các hình tượng phím trên màn hình để tác động chức năng tương quan, dạng màn hình này được gọi là “Screen touch”].
Những phím chức năng căn bản:
Phím chụp[copy key, print key, start key]: ấn phím này để máy bắt đầu hoạt động sao chụp photocopy.
Phím dừng[stop key]: ra lệnh cho máy photo dừng lại sau khi hoàn tất chu kỳ hiện tại[dù chương trình sao chụp chưa xong].
Phím xóa[clear key]: xóa các trị số vừa nhập vào bởi các phím số.
Phím Interrupt[Interrupt key]: ra lệnh tạm ngưng chương trình đang thực hiện để thực hiện một chương trình khác[khi xong ấn phím này lần 2 để trả lại chương trình trước đúng vào thời điểm lúc tạm ngưng].
Các phím số[numeric key]: các phím được đánh số từ 0 đến 9, dùng nhập số lượng bản sao cần thực hiện.
Phím xóa toàn bộ[Clear all key]: đưa máy về trạng thái chuẩn ban đầu[như hiện trạng lúc mới mở công tắc chính].
Các phím điều chỉnh độ đậm nhạt cho bản chụp[ID keys: Image Density]: dùng chỉnh mật độ hình ảnh trên bản sao về hướng nhạt hoặc ngược lại].
Phím tự động điều chỉnh mật độ hình ảnh trên bản chụp[Auto ID]: ra lệnh cho máy tự điều chỉnh cho mật độ hình ảnh trên bản chụp đạt chất lượng].
Phím chọn tỷ lệ phóng to[enlargement key]: chọn tỷ lệ phóng lớn bản chụp.
Phím chọn tỷ lệ thu nhỏ[reduction key]: chọn tỷ lệ thu nhỏ bản chụp.
Các phím Zoom: dùng thay đổi tỷ lệ phóng/thu từng phần trăm một[%].
Phím chọn khay giấy[paper selection key]: chọn lựa khay chưa giấy thích hợp với nhu cầu photo sao chụp hiện hành.
Phím tự động chuyển đổi độ phóng thu[ Auto paper selection: APS key]: máy tự động thay đổi tỷ lệ phóng thu cho phù hợp với kích thước bản chụp đã định trước khi thay đổi bản gốc với kích thước khác nhau.
Phím tự động chọn khay giấy[Auto magnification selection AMS key]: máy tự động chọn khay giấy phù hợp với độ phóng/thu đã định trước khi thay đổi kích thước bản gốc.
Ngoài các phím chức năng căn bản trên, còn rất nhiều các phím chức năng bổ sung khác giúp cho việc photo sao chụp thuận tiện hơn[tạo thêm “tiện nghi” cho người sử dụng].
--------------------------------------------------
Nếu bạn có nhu cầu thuê máy hay mua máy, bạn có thể liên hệ với Khánh Nguyên qua địa chỉ:
Công Ty Máy Văn Phòng Khánh Nguyên
100 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp. HCM
Hotline: [028] 39.916.011 - [028] 39.915.813 - 0903.718.738
Máy photocopy là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho tất cả các văn phòng làm việc không kể lớn nhỏ. Tuy nhiên để sử dụng máy photocopy như thế nào đúng và hiệu quả không phải ai cũng biết. Đặc biệt với người mới sử dụng máy lần đầu, thật vất vả để tìm hiểu cách sử dụng của nó. Còn bạn thì sao? Nếu bạn cũng đang lo lắng về cách sử dụng máy? Hãy cùng Siêu Thanh tìm hiểu cách sử dụng máy photocopy văn phòng dưới đây.
Điều đầu tiên cần quan tâm là bạn đang sử dụng dòng máy nào, tùy vào dòng máy sẽ có các cách dùng khác nhau, ví dụ máy đời cũ sẽ thao tác bằng các phím bấm cứng, còn máy đời mới sẽ thao tác bằng màn hình cảm ứng thông minh tương tự như thao tác trên một chiếc máy tính bảng.
Cách sử dụng máy photocopy văn phòng Ricoh cơ bản
- KHỞI ĐỘNG MÁY
- Cắm nguồn điện
- Bật phím “power” hay phím “Auxiliary power” tùy từng loại máy
- Để tăng tuổi thọ máy, tốt nhất thì bạn nên tắt máy để có thể tiết kiệm nguồn năng lượng tỏa ra từ máy khi không sử dụng, tránh làm nóng máy, gây hư hỏng linh kiện máy.
PHOTOCOPY
- Nhấn phím [Copy]
- Đặt bản gốc
- Mặt kiếng: úp mặt cần copy xuống
- Khe nhận giấy tự động: để mặt cần copy ở trên
- Chọn bản gốc và 1 bản copy chung 1 kích cỡ
- Để copy thành nhiều bản, nhân số bản cần copy
- Nhấn phím [Start]
SCAN
- Phần này chỉ dẫn cách chuyển file scan đến email hoặc máy tính
- Đặt bản gốc lên tấm kiếng hoặc ADF
- Nhấn phím [Scanner]
- Nhấn [Addr]
- Chọn [Search By Name] hoặc [Search By ID]
- Chọn [Address Book] và nhấn [Ok]
- Chọn điểm đến mong muốn và nhấn [Ok]
- Nhấn phím [Start]
Nếu có Scan nhiều bản gốc, đặt bản gốc lên mặt kiếng và nhấn [Yes]. Lặp lại bước này đến khi tất cả bản gốc được Scan
Nếu tất cả bản gốc được Scan, nhấn [No] để bắt đầu gửi file Scanned.
IN
- Mở tài liệu cần in
- Ctrl + P hoặc file -> print
Chọn đúng tên máy văn phòng bạn đang sử dụng
- Print all pages: in tất cả trang
- Pages: điền trang muốn in
- Print One Sided: in một mặt
- Print One Both Sided: in hai mặt
- Collated: chọn số cột hiển thị trên một trang giấy
- Portrait Orientation: khổ giấy dọc
- Landscaps Orientation: khổ giấy ngang
- Letter[8.5’’x11’’]: loại khổ giấy bạn muốn in
- Custom Margins: lựa chọn các kiểu căn lề cho trang
- 1 Page Per Sheet: in một trang trên một mặt giấy
- Bấm số bản cần in tại mục Copies
- Bấm Print sau khi chọn tất cả các mục trên và bạn chỉ cần đến máy để lấy thành quả của mình.
Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy văn phòng
- Nên sử dụng mực và linh kiện chính hãng: có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Trong thời gian sử dụng nên sử dụng cùng một loại mực, có thể mua mực tại nơi bán máy để đảm bảo chất lượng mực.
- Chế độ bật/tắt máy photocopy: Không nên tắt & bật máy liên tục, sau khi tắt máy. Bạn cần chờ 10 – 15 giây trước khi bật lại tránh làm máy bị lỗi.
- Tuyệt đối không để những vật thể lạ như: Ghim bấm, ghim cài, cát, ốc vít, và các thứ linh tinh khác,… rơi vào trong máy, khay giấy hay khay bông, những vật này rất dễ làm hư linh kiện máy.
- Khi mở tất cả các cửa của máy: không chạm tay vào các vùng có các ký hiệu điện áp cao hoặc nhiệt độ cao để tránh bị điện giật hoặc gây bỏng.
Thông qua bài viết hướng dẫn sử dụng máy photocopy văn phòng cơ bản này, Siêu thanh hy vọng bạn sẽ sử dụng máy photocopy thành thạo trong thời gian ngắn! Mọi vấn đề liên quan đến máy photocopy hãy liên hệ ngay Siêu Thanh để được giải đáp thắc mắc cũng như được tư vấn tận tình nếu bạn đang có nhu cầu trang bị một chiếc máy photocopy giá rẻ, chính hãng và thông minh cho văn phòng của mình.