Muốn tạo ra sản phẩm chất lượng thì trước hết doanh nghiệp/ tổ chức phải có hệ thống quản lý thật sự chất lượng. Nhận thức được điều đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng Quản trị chất lượng toàn diện [TQM] vào hệ thống tổ chức của mình.
TQM quan trọng là vậy, nhưng không phải ai cũng biết và hiểu tường tận về nó. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ được khái niệm tuy lạ mà quen này!
1. TQM là gì? [Định nghĩa/ Mục tiêu]
Total Quality Management [TQC] trong tiếng Việt là Quản trị chất lượng toàn diện. Đây là triết lý tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các công ty.
Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra một hệ thống quản trị thống nhất, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và hoàn toàn tập trung vào khách hàng. Mục đích chính là giữ tất cả các bên liên quan đến quá trình sản xuất chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng nhằm tạo ra sự liên kết bền vững trong tổ chức.
2. Đặc điểm của TQM
2.1. TQM là quá trình liên tục [Kaizen]
Những nỗ lực không ngừng được thực hiện để nâng cao chất lượng và giảm chi phí nội bộ. Cải tiến chất lượng giúp tổ chức đối mặt với thách thức của đối thủ cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. TQM là quá trình như vậy, nó diễn ra mãi mãi, vì không lúc nào chất lượng đúng 100%. Luôn có khả năng cho những cách làm mới và tốt hơn.
2.2. Tập trung vào khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng là thước đo mức độ thành công của quá trình cải tiến vì họ đóng vai trò trung tâm và quyết định trong phương thức này. Các ý kiến của khách hàng sẽ được lắng nghe và các cách thức tiếp cận của TQM cũng hướng đến mục tiêu giải quyết chúng.
2.3. Mọi nhân viên đều phải có trách nhiệm
Một khi đã áp dụng TQM thì từ giám đốc, quản lý đến thư ký cấp dưới hoặc công nhân trong tổ chức,…ai cũng đều phải tham gia vào quá trình. Không chỉ những người sản xuất, mà cả những người làm công tác kế toán, tài chính, tiếp thị và thậm chí nhân viên căn tin cũng tham gia vào quy trình TQM. Việc làm này góp phần lớn giúp doanh nghiệp xác định các khu vực cần cải thiện một cách chính xác nhất.
2.4. Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban
Người Nhật rất tin tưởng vào sức mạnh tập thể [teamwork]. Các kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân coi đối phương là bình đẳng và dễ dàng giao tiếp khi họ làm việc cùng nhau. Các tổ chức quản lý bằng TQM cũng vậy, họ tích hợp các hệ thống nội bộ để tạo ra một quy trình liền mạch. Từ đó, tạo nền văn hóa doanh nghiệp khi mọi người đều coi trọng chất lượng và cách thức đạt được nó.
2.5. Công cụ đa dạng
TQM có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp tư duy khoa học kỹ thuật khác nhau như vòng tròn chất lượng PDCA, kỹ thuật phân tích giá trị, kiểm soát quá trình bằng thống kê,…Mỗi kỹ thuật đều phù hợp với những mục đích sử dụng khác nhau mà thông qua đó có thể cái tiến các hệ thống và thủ tục.
3. So sánh TQM với TQC
Nếu không tìm hiểu kỹ, nhiều người sẽ nhầm lẫn giữa TQM [Total Quality Management] với TQC [Total Quality Control] do chúng có những điểm chung sau đây:
- Đều là thuật ngữ liên quan đến chất lượng.
- Đều giải thích những kỹ thuật được sử dụng trong việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cho toàn bộ hệ thống của tổ chức/ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu hiểu được bản chất của TQM và TQC, ta sẽ thấy chúng rất khác biệt. Cụ thể:
- TQM thể hiện sự cải tiến liên tục, trong khi TQC thiên về duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình.
- TQM giữ vai trò quản lý toàn diện trong khi TQC lại dùng để xác minh chất lượng đầu ra.
4. Lợi ích khi áp dụng TQM
TQM mang lại vô vàn lợi ích cho tổ chức. Tổng quan lại, ta phải kể đến những lợi ích chính sau đây:
4.1. Giúp tổ chức hiểu rõ nhu cầu thị trường
Một trong những đặc điểm nổi bật của TQM là tập trung vào khách hàng. Do đó, thông qua những phản hồi thu thập được từ khách hàng, tổ chức sẽ nắm rõ được nhu cầu thị trường. Từ đó, việc cải tiến mới có ý nghĩa.
4.2. Nâng cao hiệu suất chất lượng cho toàn bộ hệ thống trong tổ chức
Thái độ không hợp tác của nhân viên là một trong những trở ngại lớn nhất cho sự thành công và phát triển của tổ chức. TQM nhấn mạnh vào thay đổi và cải tiến hiệu suất của nhân viên bằng cách thúc đẩy văn hóa làm việc phù hợp và làm việc nhóm hiệu quả. Nó cung cấp cơ hội tuyệt vời để phát triển bản thân và tăng sự quan tâm của nhân viên đối với công việc.
4.3. Giảm lãng phí
Bằng cách áp dụng TQM, các nhóm cải tiến chất lượng được thành lập để giảm lãng phí. Đồng thời, đạt được hiệu quả về mặt chi phí và đảm bảo an toàn trong tổ chức. Điều đó giúp cho sản phẩm đến tay khách hàng với mức giá thấp hơn trong khi vẫn đảm bảo chất lượng. Với sản phẩm như vậy, việc tăng sự trung thành của khách hàng và giữ chân họ là điều mà tổ chức hoàn toàn có thể thực hiện được. Đó chính là thành công bền vững mà tổ chức nào cũng muốn hướng tới.
4.4. Tăng vị thế cạnh tranh
Các công cụ kỹ thuật được sử dụng trong TQM hỗ trợ tổ chức rất nhiều trong việc cạnh tranh. Ngoài ra, TQM còn giúp hiểu rõ khách hàng và thị trường như đã nêu ở trên. Sự kết hợp giữa yếu tố kỹ thuật và insight khách hàng sẽ giúp tổ chức đưa ra những chiến lược có lợi nhất cho mình.
Hiện nay, Quản trị chất lượng toàn diện [TQM] đã và đang được các doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, để phát triển bền vững thì doanh nghiệp cần áp dụng đồng thời nhiều phương thức quản trị khác như 6 sigma, TQC,… thì mới thuận lợi trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Phương Thảo