Tại sao gửi mail vào spam

Email gửi vào mục thư rác spam và Email gửi vào mục quảng cáo. Bạn đang gặp khó khăn nào trong 2 vấn đề trên ? phanmemtop.com sẽ chia sẻ 10 lý do khiến email gửi vào mục spam, quảng cáo. Cùng với cách khắc phục để chuyển chúng sang hộp thư đến Inbox.

Trước hết, chúng ta cùng đi tìm hiểu nguyên nhân.

Tại sao email gửi vào spam quảng cáo thay vì hộp thư chính ?

Một trong những lý do chính khiến email rơi vào spam là do các bộ lọc thư rác đã trở nên nghiêm ngặt hơn. Các nhà cung cấp email trực tuyến như Gmail, Yahoo, Outlook, Email Domain…v.v chỉ đơn giản là ngăn chặn thư rác, bảo vệ người dùng. Tuy nhiên, các bộ lọc không chính xác 100%. Vì vậy, đôi khi các email hợp pháp cũng bị chuyển thành thư rác.

Bên cạnh đó, một nguyên nhân khác không kém phần quan trọng, đó là :

Sự tham gia của người đăng ký đóng một vai trò rất lớn trong khả năng gửi email. Các nhà cung cấp webmail [Email được sử dụng trên trình duyệt] xem xét mức độ tương tác giữa người gửi và hành vi của người nhận. Từ đó sẽ quyết định phân loại email sẽ nằm trong mục nào của hộp thư.

Phần mềm Top sẽ giải thích chi tiết tất cả các yếu tố này để bạn có thể tránh bị gắn cờ và ngăn email của bạn chuyển sang spam, quảng cáo.

10 lý do khiến email gửi vào mục spam quảng cáo

1. Không được sự cho phép của người nhận

Quy tắc số 1 của gửi email quảng cáo là phải có sự đồng ý từ người nhận. Các nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến tuyên bố rằng: Nguyên tắc lọc thư rác xuất phát từ hành vi tương tác của người dùng :

• Phần lớn các thư đều bị xóa ngay khi vừa gửi đến [chưa mở ra xem].
• Email được mở ra nhưng sau đó cũng rất nhanh chóng bị xóa khỏi hộp thư đến.
• Người nhận đánh dấu spam [Điều này có tác động xấu nhất].

Tỷ lệ tương tác thấp sẽ khiến cho email gửi bị gắn cờ spam. Do đó, các chiến dịch sau đa phần sẽ không vào được Inbox khách hàng.

2. Địa chỉ IP đã được sử dụng để Spam

Ngay cả khi chưa bao giờ gửi thư rác. Nhưng email của bạn vẫn có khả năng bị đánh dấu là thư rác nếu địa chỉ IP bị người khác sử dụng để gửi marketing. Nguyên nhân này thường thấy ở các đơn vị có nhiều người dùng chung 1 mạng.

Ví dụ: Công ty bạn có phòng marketing thường gửi email tiếp thị. Như đã đề cập ở trên, nếu tỷ lệ khách hàng tương tác không tốt, dần dần sẽ khiến cho IP bị đánh dấu spam. Từ đó gây ảnh hưởng chung đến danh tiếng – khả năng gửi của công ty, không riêng bạn.

3. Không thiết lập tần suất gửi email marketing hợp lý

Gửi mail hàng loạt thường xuyên ? Mọi người sẽ cảm thấy mệt mỏi và bắt đầu bỏ qua nội dung của bạn. Các nhà cung cấp dịch vụ internet [ISP] như Gmail sẽ chuyển các bản tin vào mục thư rác.

Vài tháng gửi một lần hoặc lâu hơn ? Khách hàng sẽ không nhớ và bỏ qua email [thậm chí có thể đánh dấu thư rác]. Ngoài ra, với lượng data lớn mà vài tháng mới liên hệ một lần, các ISP sẽ nhận được cảnh báo vì động thái đột ngột gửi email số lượng lớn. Hoạt động tăng đột biến này thường vấp phải tỷ lệ Bounce cao, bị nghi spam. Do đó, dễ dàng dẫn đến hậu quả email gửi vào spam.

Cả hai tùy chọn trên đều không mang lại hiệu quả cho khả năng gửi email.

4. Không làm sạch danh sách email thường xuyên

Làm sạch danh sách email là xác định những người đăng ký tương tác để giữ lại, thu hút hoặc loại bỏ những người không phản hồi. Bên cạnh đó, cũng bao gồm cả những người cung cấp địa chỉ email sai hoặc hộp thư của họ không còn hoạt động.

Việc làm sạch danh sách là một quá trình có tác động lớn đến khả năng gửi email. Nó giúp tăng uy tín danh tiếng người gửi với các ISP. Qua đó, cải thiện tình trạng email gửi vào spam quảng cáo.

5. Tỷ lệ ảnh và chữ trong nội dung không hợp lý

Email marketing không giống như các kênh tiếp thị khác ! 2 sai lầm thường gặp mà các marketer mắc phải đó là :

Bạn có biết, điều này bị các ISP như Gmail và Outlook chấm điểm khá tệ. Nhiều hình ảnh năng sẽ làm cho email nặng. Trong khi các ISP còn hàng tỷ email khác cần phải xử lý để đẩy vào hộp thư người dùng. Do đó, họ có thể nhanh chóng phân loại những email nặng vào spam. Thậm chí có thể trả lại chúng.

Việc gửi quá nhiều hình ảnh chỉ khả thi với các nhà tiếp thị có khả năng gửi cao và mức độ tương tác của người đăng ký cao. Nhưng cũng cần hết sức đề phòng. Tránh trường hợp có thể email sẽ bị phân vào mục quảng cáo.

Ngoài sức nặng của email, ISP cũng xem xét lượng văn bản có trong nội dung. Họ kiểm tra tỷ lệ văn bản trên hình ảnh để đánh giá chất lượng thông tin của bạn. Bởi nhiều nguồn phát tán virus/spam muốn tránh các bộ lọc nội dung dựa trên văn bản.

Nói chung, càng nhiều văn bản sẽ càng tối ưu hơn. Nhưng không có nghĩa email của bạn phải ở dạng thuần văn bản. Theo nghiên cứu chỉ ra: Các email chứa ít nhất một hình ảnh có xu hướng tỷ lệ mở trung bình cao hơn các email chỉ chứa text.

Để tránh email gửi vào spam quảng cáo, nên duy trì tỷ lệ văn bản và ảnh trong email marketing là 80:20.

6. Sử dụng các từ mang tính quảng cáo, spam

Với mục đích tối ưu trải nghiệm người dùng, các nhà cung cấp dịch vụ email đã phân hộp thư thành nhiều mục. Mỗi mục sẽ chứa những nội dung email theo chủ đề riêng. Bởi vậy email gửi đến vào mục spam thư rác hay quảng cáo đa phần do chứa các từ kích hoạt bộ lọc thư rác. Những từ, cụm từ này có thể nằm ở Thương hiệu gửi, Tiêu đề hay trong nội dung email.

Một số từ thường gặp là [Lý do khiến hầu hết email gửi vào quảng cáo]:

• Các ký tự đặc biệt như: % $ # hoặc dùng quá nhiều con số.
• Tên thương hiệu, tên sản phẩm dịch vụ lặp lại quá nhiều lần.
• VIẾT HOA TẤT CẢ CÁC CHỮ CÁI
• Ngành bất động sản : Căn hộ, dự án, lãi suất, miễn phí, khuyến mãi, đặc biệt, chiết khấu, sử dụng nhiều từ “m2“…v.v.
• Tài chính ngân hàng: Lãi suất, chiết khấu, miễn phí…v.v
• Các từ mang tính so sánh hơn nhất như: Đẹp nhất, hiệu quả nhất, rẻ nhất….v.v.
• Lặp nhiều lần những từ liên quan bán hàng : Sản phẩm, dịch vụ, giá, hóa đơn, sale off, khuyến mãi, miễn phí, giảm giá, hợp đồng…
• Các cụm từ kêu gọi hành động như : Click here, Click ngay, xem ngay, mua ngay…

Xem chi tiết : Tổng hợp các từ spam cần tránh khi gửi email marketing.

7. Chứa liên kết bị gắn cờ spam

Bất kỳ nhà tiếp thị nào cũng đều muốn thêm liên kết [link URL] trong email để điều hướng người nhận truy cập. Thậm chí, có trường hợp chèn cả trong Tiêu đề hoặc Tên Thương hiệu. Một thực tế không mấy ai nhận ra, trong email marketing, yếu tố dễ thu hút bộ lọc thư rác nhất là các liên kết trong nội dung thư. Ngay cả khi bạn chỉ viết “phanmemtop.com” cũng không khác gì với cách viết đầy đủ //phanmemtop.com.

8. Dùng địa chỉ email gửi đi giả mạo hoặc không phù hợp

Xác định và phân biệt rõ các mục đích khi gửi email marketing. Sử dụng chung 1 địa chỉ để gửi cho tất cả các loại email sẽ khiến các ISP đánh dấu spam dù cho bạn chỉ vô tình.

• Gửi thông tin cho người đăng ký nhận lần đầu hoặc thường xuyên tương tác : Sử dụng Email domain trong trường hợp này rất tốt. Bởi có tác dụng làm tăng uy tín danh tiếng gửi.
• Gửi quảng cáo chưa có sự đồng ý nhận: Dù bạn gửi tới data sưu tầm được hoặc ngay cả khi gửi cho danh sách từng muốn nhận thông tin. Đừng quên, tỷ lệ tương tác thấp sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng gửi. Do đó, đừng mạo hiểm sử dụng Email domain. Bởi nó sẽ nhanh chóng đẩy email gửi vào mục spam. Thay vào đó, nên dùng tài khoản Gmail sẽ phù hợp hơn.

9. Thiết kế email marketing với HTML phức tạp

Định dạng nội dung email cũng là một trong những nguyên nhân khiến email gửi vào spam, quảng cáo. Thường các marketer rất ngại sáng tạo nội dung mới. Đại đa số đều có thói quen sử dụng nội dung sẵn có để sao chép lại rồi gửi. Những sai lầm thường thấy :

• Copy nội dung từ trên trang web hoặc từ hộp thư đã gửi.
• Sao chép nội dung từ Word, Excel

Email marketing được thiết kế ở định dạng HTML, HTM. Khi bạn sao chép từ các nguồn bên ngoài, sẽ kèm theo nhiều code phức tạp không thể nhìn thấy. Chúng làm email nặng hơn hoặc có thể ẩn theo nhiều liên kết từng bị gắn cờ spam. Điều này khiến cho email gửi đi không thể vào được hộp thư đến Inbox.

10. Không thay đổi nội dung thường xuyên

Như đã đề cập ở trên, tỷ lệ tương tác thấp sẽ khiến email gửi vào mục spam quảng cáo. Nếu bạn mãi chỉ dùng duy nhất 1 nội dung để gửi đi gửi lại. Khó tránh khỏi email của bạn lại thân thiết với các bộ lọc thư rác đến thế.

Các ISP rất tinh vi. Họ đặt rất nhiều bẫy spam [Spam Traps] để xác định và theo dõi thư rác. Bằng cách tạo ra vô số địa chỉ email rồi phân tán khắp nơi. Có thể vô tình trong data bạn gửi chứa địa chỉ email của họ. Và đến khi các tổ chức này nhận được thư, chẳng khó để họ xác định rõ hành vi gửi mail của bạn.

Hiểu được nguyên nhân khiến email rơi vào hộp spam hoặc quảng cáo. Hẳn bạn đã phần nào định hướng giải pháp khắc phục cho vấn đề bản thân ?

3 bước hướng dẫn gửi email vào inbox

1. Làm sạch danh sách email email thường xuyên

Nên thiết lập một tần suất gửi mail hàng loạt hợp lý và lọc các data không tương tác. Nếu bạn gửi email chăm sóc khách hàng, có thể gửi 1 lần/tuần. Đừng quá thường xuyên để tránh làm phiền người nhận. Kèm theo đó là xây dựng một nội dung giá trị, thực sự phù hợp để duy trì sự quan tâm của khách hàng.

2. Đảm bảo email gửi đi đáp ứng các yếu tố không kích hoạt bộ lọc thư rác

Quy tắc cách làm email marketing chuẩn : 5 Không – 5 Nên

• Chèn quá nhiều liên kết, quá nhiều hình ảnh trong nội dung.
• Viết quá nhiều số, ký tự đặc biệt hoặc tên miền domain trên Tiêu đề, Thương hiệu gửi.
• Dùng Email domain cho mục đích gửi mail hàng loạt.
• Sử dụng một nội dung để gửi đi gửi lại.
• Các từ ngữ nhạy cảm với bộ lọc thư rác.

• Tự sáng tạo và làm mới nội dung thường xuyên.
• Thiết kế nội dung email đảm bảo tỷ lệ hợp lý: 80% text – 20% ảnh. Kích thước hình ảnh chiều rộng khoảng 600px. Sử dụng các font chữ dễ đọc như Time New Roman, Arial. Size chữ nên đặt 14px.
• Cá nhân hóa chèn thêm tên người nhận trong nội dung.
• Chọn thời gian gửi email phù hợp. Tỷ lệ tương tác sẽ đạt hiệu quả nhất vào các khoảng thời gian từ 8h đến 10h sáng. Và từ 14h đến 16h chiều.
• Tại Việt Nam, nên sử dụng Gmail cho mục đích gửi email marketing hàng loạt.

3. Sử dụng một dịch vụ phần mềm chuyên gửi email marketing hàng loạt

Như đã đề cập ở trên, nếu bạn gửi email marketing không đúng cách, sẽ dễ dàng làm hỏng danh tiếng gửi. Ngoài ra còn khiến cho IP bị liệt vào danh sách đen Blacklist. Nên đầu tư 1 công cụ chuyên dùng phục vụ mục đích gửi email hàng loạt. Xem ngay gợi ý Top 5 dịch vụ phần mềm gửi email marketing tốt nhất.