Phương pháp xử lý dữ liệu theo lô

Ngày 31/05/2021 - LV.Thao

Đối với đơn vị kinh doanh các mặt hàng như dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm … thì việc quản lý theo lô và hạn sử dụng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, và là yêu  cầu bắt buộc. Nếu người quản lý kho không theo dõi và xử lý kịp thời thì có thể phải hủy bỏ khi đó chi phí phát sinh sẽ rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Mặt khác nếu quản lý thủ công theo quy trình ngoài thì mất nhiều thời gian, sai sót và quá phức tạp. Nắm bắt được yêu cầu quản lý trên thì phần mềm Kế toán 1A đã cho ra mắt tính năng quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng với nhiều ưu điểm và sự thuận tiện khi sử dụng. 

Quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng được ứng dụng rộng rãi trong các ngành hàng như:

• Sản xuất kinh doanh Dược phẩm, Mỹ phẩm
• Chế biến và kinh doanh Nông sản, Thực phẩm
• Các nhà hàng khách sạn cần quản lý sử dụng thực phẩm đầu vào trong chế biến.
• Buôn bán xe máy, ô tô hoặc các thiết bị điện tử có quản lý theo số khung, số máy hoặc serial.

Để bắt đầu sử dụng tính năng quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng trên phần mềm Kế toán 1A bạn chỉ cần đánh dấu chọn Theo dõi lô khi khai báo danh mục hàng hóa dịch vụ là có thể bắt đầu nhập, xuất, điều chuyển mặt hàng này với thông tin: Số lô, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng. 

Các tiện ích hỗ trợ khi nhập hàng mua, nhập kho thành phẩm và khai báo thông tin lô hàng

• Chi tiết phiếu Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho bạn dễ dàng nhận biết chi tiết các mặt hàng có theo dõi hoặc không theo dõi theo lô.
• Khi khai báo thông tin lô hàng nhập thì bạn bấm vào nút Lô hàng trên chứng từ để gọi màn hình chi tiết phân lô bật lên. Tại đây bạn bấm nút Tạo lô mới để khai báo: Số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng và giá trị phân lô. Với một mặt hàng nhập có thể có nhiều hơn một lô, ngoài ra phần mềm cũng hỗ trợ kiểm soát số lượng và giá trị lô chi tiết phải luôn bằng số lượng và giá trị của mặt hàng.
• Phần mềm cũng hỗ trợ bạn phân lô nhanh một cách tự động cho tất cả các mã hàng có theo dõi theo lô của phiếu, để thực hiện thì tại màn hình chi tiết phân lô bạn chỉ cần bấm nút Phân lô nhanh.
• Ngoài ra phần mềm còn tự động thực hiện việc phân bổ chi phí mua hàng, thuế nhập khẩu … nếu có để cập nhật vào giá trị cần phân lô, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian vì không còn phải tính toán phân bổ và hạch toán thủ công nữa.

Các tiện ích hỗ trợ khi lập hóa đơn bán hàng, xuất kho vật tư các mặt hàng có theo dõi lô

• Khi nhập số liệu Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho bạn dễ dàng tiếm kiếm thông tin về lô hàng liên quan đến một mặt hàng cụ thể, các thông tin lô hàng hiển thị như: Số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, tồn kho từng lô, thông tin phiếu nhập hàng. Bạn cũng có thể gõ từ khóa để tìm kiếm theo số ô hoặc số phiếu nhập hàng. Việc hiển thị thông tin số lượng và giá trị tồn từng lô, cũng như hạn sử dụng giúp bạn dễ dàng chọn được lô cần xuất bán cũng như hạn chế nhiều sai sót trong khi nhập liệu.
• Với một mặt hàng xuất cũng cho phép xuất khi chi tiết nhiều hơn một lô, khi đó một mặt hàng trên Hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho được nhập chi tiết từng lô theo theo từng dòng dữ liệu.

Màn hình quản lý tồn kho theo lô bao gồm nhiều tiện ích

• Bạn vừa có thể xem tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mặt hàng, theo lô, hạn sử dụng và vừa có thể xem được chi tiết nhập xuất tồn của một lô hàng.
• Chi tiết nhập xuất tồn từng lô được thể thiện ngay bên dưới, hiển thị chi tiết từng lần nhập, xuất cũng như tồn kho tại từng thời điểm. Bạn cũng có thể mở chi tiết phiếu nhập xuất lên để xem hoặc hiệu chỉnh số liệu mà không cần quay lại màn hình nhập chứng từ. 
• Dễ dàng gom nhóm các lô theo mặt hàng và sắp xếp theo hạn sử dụng …
• Các tham số xem báo cáo theo thời gian, theo kho, tài khoản hoặc mặt hàng giúp bạn dễ dàng quản lý được dữ liệu. 

Tính năng quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng là tính năng mở rộng có ý nghĩa quan trọng, thứ nhất nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý kho ở các đơn vị sản xuất kinh doanh dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm … Thứ hai khi kết hợp với các tính năng khác như: quản lý bán hàng theo nhân viên, theo vùng miền, tính giá thành sản xuất … trên phần mềm Kế toán 1A sẽ mang lại hiệu quả cao trong quản lý doanh nghiệp./.

Phương pháp xử lý dữ liệu là một cách để biến một lượng lớn dữ liệu thô thành thông tin có thể sử dụng và dễ hiểu, sử dụng các phương pháp như xử lý hàng loạt, xử lý thời gian thực, khai thác dữ liệu và xử lý thống kê. Đã sử dụng xử lý dữ liệu được thực hiện bằng tay và mất rất nhiều thời gian, nhưng ngày nay hầu hết việc xử lý dữ liệu đều do máy tính thực hiện, giúp quá trình này nhanh hơn nhiều.

Cho dù nhà nước đang cố gắng tìm ra các mẫu trong thông tin điều tra dân số hay một doanh nghiệp đang tìm cách xác định nơi họ thu được phần lớn doanh số bán hàng, thì một lượng lớn dữ liệu luôn cần được hợp nhất và phân tích để tìm ra thông tin có thể sử dụng được. Xử lý hàng loạt là hình thức xử lý dễ dàng nhất, trong đó máy tính phân tích dữ liệu theo lô lớn tại các thời điểm đã định. Ví dụ: bảng lương là dữ liệu hàng loạt, vì máy tính phân tích tất cả các giờ vào cuối mỗi kỳ trả lương.

Xử lý thời gian thực được sử dụng cho dữ liệu có thể được phân tích ngay lập tức. Ví dụ: một hệ thống radar xử lý thông tin theo thời gian thực để người vận hành nhận được phản hồi ngay lập tức.

Khai thác dữ liệu lấy thông tin từ nhiều nguồn và cố gắng kết hợp nó và tìm ra các mẫu. Ví dụ: các cửa hàng tạp hóa xem xét doanh số của một mặt hàng và xem liệu nó có tương quan với mặt hàng khác hay không. Nếu mọi người mua bơ đậu phộng cũng mua thạch, họ có thể đặt hai món này lại với nhau.

Có nhiều cách khác nhau để xử lý dữ liệu, nhưng nhìn chung, máy tính đã thay đổi hoàn toàn và cải tiến các phương pháp xử lý dữ liệu. Những gì đã từng mất hàng tháng hoặc hàng năm nay có thể chỉ diễn ra trong vài giây. Máy tính có thể lấy một lượng lớn dữ liệu thô và tìm thông tin quan trọng, có thể sử dụng được theo xu hướng của dữ liệu đó.

[Last Updated On: 18/08/2021 By Lytuong.net]

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS [Transaction Processing System] là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.

Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…

Quy trình xử lý giao dịch

Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3. Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Thu thập số liệu

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thông tin

Quy trình xử lý giao dịch

Bước 1: Thu thập số liệu

Phương pháp này có các ưu điểm sau đây:

Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước đây. Trong phương pháp này, các Terminal [thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn hình để liên lạc với bộ xử lý trung tâm trong hệ thống máy tính] được bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý.

• Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng.
• Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng.
• Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ…

Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thông, chúng được truyền giữa máy tính của các đối tác thương mại [giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…]. Những tài liệu thương mại khác nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng… được truyền đi trên mạng thông tin điện tử.

Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm:

• Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính.
• Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.

Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này làm giảm từ 20% đến 50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thông, ở Mỹ hàng năm có thể tiết kiệm được 300 triệu đô la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt.

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu

Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã thu thập được trong giai đoạn thứ nhất và cập nhật CSDL. Người ta thường áp dụng hai phương pháp là: xử lý theo lô và xử lý theo thời gian thực.

♦  Phương pháp xử lý theo lô

Trong phương pháp này, các số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô bao gồm các bước sau đây:

• Tích lũy theo từng nhóm [gọi là lô] các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí…
• Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ
• Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO [First– In– First– Out] theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.
• Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý các thông tin này.

Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng lớn các giao dịch. Nhược điểm của phương pháp này là người ta không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức tại thời điểm giao dịch.

♦  Phương pháp xử lý theo thời gian thực

Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.

Hình vẽ dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại bằng phương pháp xử lý theo thời gian thực.

Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương mại

Các hệ thống xử lý theo thời gian thực bao gồm:

Hệ thống thông tin tra cứu: hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện từ một cơ sở dữ liệu nguồn. Chẳng hạn các hệ thống cung cấp thông tin cho khách hàng khi họ muốn có tỷ giá hối đoái trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương thức thanh toán cho đơn đặt hàng…

Hệ thống thông tin thu thập số liệu: có chức năng thu thập và tích lũy số liệu một cách nhanh chóng nhằm xử lý các thông tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại, người ta thường thực hiện việc thu thập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày, ghi lên đĩa và sau đó xử lý ngay.

Hệ thống xử lý tệp: Các hệ thống này đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của hệ thống xử lý giao dịch, trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp khách hàng nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại các điểm bán hàng và in ra hóa đơn, tài khoản khách hàng…

Hệ thống cập nhật CSDL: là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử lý giao dịch. Trong hoạt động kinh tế và thương mại, người ta cần phải thường xuyên cập nhật CSDL để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra trong doanh nghiệp.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo

Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là soạn thảo các tài liệu và báo cáo tổng kết, bao gồm:

• Đơn đặt hàng của khách hàng
• Thông báo nhận đơn đặt hàng
• Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng
• Xác định mẫu mã sản phẩm
• Giấy thông báo gửi hàng
• Hóa đơn bán hàng
• Séc trả tiền của khách hàng
• Hóa đơn liên 2 giao khách hàng…

Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến

Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý giờ công của nhân viên, Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống kiểm soát máy móc, Hệ thống vận chuyển vật tư,…

Một số hệ thống xử lý giao dịch với khách hàng bên ngoài tổ chức như: Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khoán, Hệ thống thu ngân ở siêu thị, Hệ thống tính cước các dịch vụ viễn thông…

Một số ví dụ về các HTTT xử lý giao dịch:

♦ Hệ thống quản lý tiền lương

Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các tổ chức, giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.

Mô hình hệ thống quản lý tiền lương [payroll system]

Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc [như tên, địa chỉ, mã số nhân viên…] được gọi là các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên.

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert

Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có một hệ thống xử lý giao dịch hoàn chỉnh với các thành phần sau đây:

• TeleLink – Hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có khoảng 6000 khách hàng trên thế giới thường xuyên sử dụng
• TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính
• Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà. Ngân hàng có khoảng 000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình.
• Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng 400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng.

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ

Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy IBM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này, hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.