Việc tạo mục lục là đặc biệt quan trọng trong Word. Với những bài báo cáo, luận văn hay soạn thảo văn bản dài, nhiều đề mục thì việc tạo mục lục là rất cần thiết. Giúp thực hiện đúng yêu cầu của luận văn, bài báo cáo bắt buộc có và rút ngắn thời gian tra cứu đề mục, thuận tiện chỉnh sửa.
Các bước thực hiện tạo mục lục theo Chương, Phần
Đầu tiên phải hiểu rõ bản chất của cách tạo mục lục này.
- Heading 1: Tương đương với chỉ mục lớn nhất. Ví dụ: Chương, Phần…
- Heading 2: Tương đương với chỉ mục phía sau chỉ mục Chương, Phần…. Ví dụ: 1.1, 1.2,…
- Heading 3: Là con của Heading 2. Tức phía sau Heading 2. Ví dụ: 1.1.1, 1.1.2,…
- Heading 4, 5: Tương tự
Bước 1: Đặt trỏ chuột phần nội dung muốn làm đề mục. Tại tab Home chọn Current List
Bước 2: Click tiếp vào Current List --> Define New Multilevel List…
Tại Enter Formatting for number: thêm chữ Chương hoặc Phần tuỳ ý
Tại Follow number with: Space --> Để khoảng cách giữa số chương, phần và chữ sát lại
Bước 3: Tại Heading 1 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, paragrabh…
Sau khi chỉnh xong font chữ, cỡ chữ căn lề… tiếp tục nhấn Format --> Paragrabh để chỉnh giãn dòng cách đoạn… Sau đó nhấn OK.
Bước 4: Tại Heading 2 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như bước trên.
Kết quả: Số của chỉ mục tự động nhảy theo Chương.
Các heading còn lại chỉ cần chọn dòng chứa nội dung cần chạy mục lục thì tại tab Home chọn Heading tương ứng nội dung là xong.
Thực hiện chạy mục lục tự động
Sau khi đã tạo xong Heading từ trên xuống hết nội dung bài thì tiếp theo chạy mục lục cho bài viết. Có 2 cách thực hiện.
Cách 1: Sử dụng các mẫu có sẵn [Automatic Table]
Thực hiện: Tại trang Mục Lục đặt trỏ chuột. Tại tab References --> Table of Contents --> Tại thanh công cụ chọn tuỳ thích các kiểu có sẵn: Automatic Table 1, Automatic Table 2,…
Cách 2: Tạo Mục Lục theo ý mình muốn [Custom Table of Contents…]
Bước 1: Tại trang Mục Lục đặt trỏ chuột. Tại tab References --> Table of Contents --> Custom Table of Contents…
Bước 2: Thiết lập Custom Table of Contents
- Show page numbers: Hiển thị số trang ứng với tên đề mục.
- Right align page numbers: Hiển thị số trang nằm ở sát lề bên phải [nếu bỏ chọn, số trang sẽ nằm ở ngay liền sau tên đề mục].
- Tab leader: Hình thức dóng hàng, đối chiếu giữa tên đề mục và số trang [dùng chuỗi các dấu chấm, dấu gạch ngang, hoặc bỏ trắng].
- Use hyperlinks instead of page number: Nhấn chọn này thì sau khi có mục lục. Mình muốn click tới chỉ mục nào thì nó chạy ngay đến mục đó.
Bước 3: Xem kết quả:
Cập nhật mục lục tự động
Khi chúng ta thay đổi nội dung các chỉ mục [tên chỉ mục, số trang, …], bạn có thể cập nhật lại mục lục một cách tự động theo một trong ba cách sau đây:
Cách 1: Trong tab References --> Table of Contents --> Click Update Table
- Update page numbers only [chỉ cập nhật số trang]
- Update entire table [cập nhật toàn bộ mục lục]
Cách 2: Click chuột phải vào Mục Lục, chọn Update Field
Video hướng dẫn:
Bài hướng dẫn cách tạo mục lục tự động nhanh chóng trong word 2016, 2019 đã hoàn thành. Với việc tạo như này chúng ta sẽ dễ quản lý bài viết, bài báo cáo, luận văn,… Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm:
Điều cần thiết đối với 1 file văn bản lớn bắt buộc phải có mục lục. Bạn có thể tự tạo mục lục bằng tay nhưng điều đó tốn rất nhiều thời gian và công sức. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết Cách tạo mục lục tự động trong Word 2016, với các bản Word cũ hơn bạn cũng có thể thao tác tương tự.
- Để tạo mục lục trước tiên bạn nên lựa chọn chế độ hiển thị văn bản dưới dạng Outline để thuận tiện cho việc lựa chọn các Level cho tiêu đề. Vào thẻ View -> Outline:
- Kết quả văn bản hiển thị dưới dạng outline rất dễ cho bạn quan sát và lựa chọn level:
Để tạo mục lục tự động bạn thực hiện theo các bước sau:
1. Tạo mục lục tự động
Bước 1: Lựa chọn văn bản cần tạo tiêu đề -> bôi đen dòng tiêu đề cần tạo trong mục lục -> References -> kích chọn Add Text -> lựa chọn mức level phù hợp với tiêu đề: [Tiêu đề ở mục lớn tương ứng với level thấp, tiêu đề ở cấp độ nhỏ sẽ tương ứng level cao]
- Tương tự như vậy bạn lựa chọn cấp độ Level phù hợp với mỗi tiêu đề trong toàn văn bản:
Bước 2: Sau khi lựa chọn xong các cấp độ level cho toàn bộ tiêu đề cần tạo mục lục -> đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo tiêu đề [thường đặt sau lời nói đầu] kích chọn References -> Table of Content -> lựa chọn mẫu mục lục có sẵn:
Bước 3: Kết quả đã tạo được mục lục cho văn bản:
Bước 4: Sau khi tạo xong mục lục tự động để di chuyển tới nội dung theo ý muốn bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl + Click chuột vào nội dung tương ứng trong lục lục. Đây là tính năng chỉ có ở mục lục tự động, với mục lục các bạn tự tạo bằng tay sẽ không có tính năng này.
- Trường hợp muốn loại bỏ mục lục kích chọn References -> Table of Contents -> Remove Table of Contents
2. Cập nhật lại mục lục
Trong trường hợp bạn chỉnh sửa lại nội dung trong file dữ liệu, giữa các tiêu đề và số trang có sự thay đổi bạn cần cập nhật lại những thay đổi cho mục lục.
- Ví dụ trong mục lục hiện tại phần I.2.2 Cấu tạo vỉa than nằm ở trang số 10:
- Do có sự thay đổi nội dung mục I.2.2 Cấu tạo vỉa than bị đẩy xuống trang thứ 14:
- Như vậy bạn cần cập nhật lại sự thay đổi này cho mục lục bằng cách lựa chọn toàn bộ mục lục -> References -> lựa chọn biểu tượng Update Table:
- Hộp thoại Update Table of Contents xuất hiện tích chọn vào mục Update page number only để cập nhật số trang, nếu muốn cập nhật cả nội dung và số trang tích chọn Update entire table -> OK:
- Kết quả nội dung trong mục lục được cập nhật, mục I.2.2 Cấu tạo vỉa than nằm ở trang số 14:
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục tự động trong Word 2016. Chúc các bạn thành công!