Khi chúng ta cần soạn thảo các văn bản hay biểu mẫu, tờ trình, hợp đồng,… thì chúng ta nghĩ ngay tới là dùng Word, vì dễ dàng trong căn chỉnh và in ấn ra đẹp. Bạn có nghĩ là trong Excel chúng ta cũng có thể làm được điều đó không?. Hãy cùng Học Excel Online tham khảo bài viết này
Word là một ứng dụng được Microsoft cung cấp nhằm để giúp người dùng trình bày các văn bàn một cách dễ dàng, nhưng nhiều khi trong công việc đòi hỏi chúng ta phải đưa các mẫu văn bản ……mặc dù trong Word có hỗ trợ chức năng Mailing tuy nhiên chức năng này còn khá nhiều hạn chế đặc biệt là với các kiểu dữ liệu số và ngày tháng
Bước 1: Thiết lập vùng in
Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi thực hiện việc trình bày một mẫu hợ p đồng, tờ trình,… trên Excel là bạn phải thiết lập trước vùng sẽ chứa nội dung bạn muốn in ra, bạn vào Page Setup trong thẻ Page Layout để thiết lập vùng in.
Bước 2: Chỉnh lại vùng in
Ở bước này bạn chỉnh lại các thông số cho vùng in như kích cỡ, khổ giấy, các lề,… để hiểu rõ hơn bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn cách in trong Excel tại đây
Bước 3: Trộn ô và căn đều 2 bên cho văn bản
Excel được thiết kế với những ô tính [gọi là Cell], khi bạn gõ 1 đoạn văn bản vào trong 1 Cell, nếu chiều dài của đoạn văn bản đó lớn hơn độ rộng của cột thì đoạn văn bản đó sẽ tràn sang Cell khác, để cho đoạn văn bản đó nằm trọn trong 1 Cell thì hoặc là bạn tăng độ rộng, độ cao của Cell đó hoặc là bạn thực hiện việc Merge các Cell lại với nhau và kết hợp với Wrap text [Alt + =] để xuống dòng trong 1 Cell.
Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, thì ở bước này ta sẽ thực hiện căn chỉnh văn bản. Ở đây mình xin lấy một mẫu hợp đồng lao động để làm VD, với những đoạn văn bản dài như ở điều 5 và điều 6 trong hợp đồng này, nó tràn ra ngoài vùng in mà ta đã thiết lập ban đầu.
- Bạn cần Merge với độ rộng bằng đúng độ rộng của vùng in đã thiết lập, còn số dòng bạn muốn Merge thì tuỳ vào độ dài của đoạn mà bạn muốn hiển thị [bạn ấn Wrap text để kiểm tra cho phù hợp].
- Bạn chọn ô vừa Merge, sau đó mở hộp thoại Format Cell [Ctrl + 1] và chuyển sang Tab Alignment. Trong phần Horizontal bạn tìm tới Justify, lúc này bạn sẽ thấy các dòng văn bản trong ô bạn chọn đã được căn lề 2 bên.
Qua các bước thiết lập trên, thì thành quả cho bạn là 1 trang in đẹp không khác mấy so với khi chúng ta trình bày trong Word. Trong công việc thì nhiều khi đòi hỏi chúng ta phải gửi các biểu mẫu, giấy xác nhận công nợ phải thu, phải trả, hay như trong VD này là hợp đồng lao động cho một danh sách đối tượng. Thay vì làm thủ công hay sử dụng Mailing sẽ gặp bất tiện trong một số trường hợp như đã trình bày ở đầu bài viết, thì với cách này chúng ta ta sẽ thuận tiện hơn rất nhiều khi dữ liệu của chúng ta ở 1 Sheets và Form in của chúng ta ở 1 Sheets khác, bằng việc sử dụng thêm các hàm trong Excel để lấy ra thông tin vào Form in, như thế thì việc in ấn của bạn nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn làm trong Excel.
Bạn là người mới tiếp xúc sử dụng máy in và chưa biết cách in văn bản trong word, excel, pdf. Không biết chọn vào mục nào để in văn bản tài liệu đã soạn xong. Đừng quá lo lắng, mực in Đại Tín sẽ hướng dẫn chi tiết nhất và dễ thực hiện nhất qua bài viết này. Cách in tài liệu và những thông số thiết lập trong hộp thoại in của máy in.
Cách in văn bản trong word 2007 2010 2016
Khi bạn đã soạn xong văn bản trong word 2007 2010 hay 2016. Tiếp theo là tới công đoạn in tài liệu đó ra giấy qua máy in. Việc này rất đơn giãn chỉ cần vài thao tác là bạn đã có thể in được. Tuy nhiên bạn cần phải kết nối máy in với máy tính của mình thông qua cáp kết nối USB. Sau đó cài driver máy in cho máy tính, cách xem máy tính đã cài driver máy in chưa?. Khi tất đã chuẩn bị xong, giờ chỉ việc in để tiến hành in tài liệu thì có 2 cách như sau.
Cách 1: chọn mục print trong khung soạn thảo word.
Ở khung soạn thảo văn bản word nhấp chuột vào tab File.
Sau đó chọn mục Print sẽ xuất hiện hộp thoại in.
Cách 2: Dùng phím tắt Ctrl + P để ra lệnh in
Cách này đơn giãn hơn và nhanh hơn. Cũng ở khung soạn thảo văn bản word 2007 2010 2016 nhấn phím Ctrl + P để xuất hiện hộp thoại in.
Sau đó nếu không cần chỉnh thiết lập gì thì bạn chỉ nhấn vào mục Print để máy in bắt đầu in tài liệu ra.
Nếu máy in không có tín hiệu in, không thấy giấy in chạy ra. Bạn hãy quan sát trong hộp thoại in ở mục Printer, xem có đúng tên máy in mình đang sử dụng không. Nếu không đúng thì hãy chọn lại tên máy in. Cách chọn thay đổi chọn tên máy in khi in trong word.
Giải thích các thiết lập trong hộp thoại in
Khi bạn nhấn Crtl + P sẽ xuất hiện hộp thoại in, với nhiều thiết lập cho bạn lựa chọn. Để bạn hiểu rỏ hơn mực in Đại Tín sẽ giải thích chi tiết tính năng của từng mục này. Hộp thoại in như hình bên dưới.
- Mục Copies: Đây là mục số bản in cần in ra. Nếu tài liều cần in ra 2 bản thì ta chọn 2.
- Mục Printer: Kiểm tra xem có đúng tên máy in đang sử dụng không. Nếu không đúng hãy nhấp vào và chọn trong dánh sách đúng tên máy in của mình.
Ở mục Setting: Thì có các thiết lập như
- Chỉ định số trang cần in. Mặc định in tất cả các trang trong văn bạn thì chọn Print All Pages. Nếu chỉ muốn chỉ định in số trang thì ta nhập vào mục Page. VD: Văn bản có nhiều trang nhưng ta chỉ muốn in 1 trang thứ 3 thì nhập số 3. Hoặc muốn in từ trang thứ 3 đến trang 10, thì nhập 3-10.
- Thiết lập in 1 mặt hay in 2 mặt nếu máy in có hổ trợ. Mặc định của máy in thì chỉ in 1 mặt.
- Thứ tự bảng in copies: Mặt định là in xong bộ văn bản thứ nhất rồi mới nhân copies lên bộ thứ 2.
- Portrait Orientation: Chọn chiều giấy in dọc hay in ngang.
- Letter: Chọn khổ giấy Letter hay A4, A5.
- Normal Margins: Tùy chỉnh canh lề.
- 1 Page Per Sheet: Nội dung văn bản in trên 1 trang.
Cách in văn bản trong excel 2007 2010 2016
Cách in văn bản trong excel 2007 2010 2016 cũng tương tự như trong word. Cho nên các bạn có thể xem lại ở phần trên. Các tính năng thiết lập trong hộp thoại in cũng giống nhau và cách thực hiện ra lệnh in cũng như nhau. Chỉ khác nhau về khung soạn thảo nội dung thôi. Trong excel thì chuyên về bản tính dữ liệu hơn, còn trong word thì chuyên về nội dung văn bản.
Tham khảo cách chọn khổ giấy A4, A5 khi in trong excel.
Hướng dẫn cách in văn bản trong pdf
Mở trình soạn thảo PDF lên sau đó cũng nhấn vào file chọn Print. Hoặc nhấn Ctrl + P để tiến hành in file pdf. Các thông số tùy chỉnh như số trang in, số bản copies cũng tương tự như cách in văn bản word, excel.
Nếu khi ra lệnh in mà cứ hiện thông báo Ouput in file hoặc cứ bắt save file PDF. Thì bạn có thể tham bảo bài viết hướng dẫn cách sửa lỗi máy in cứ bắt save file khi in.
Tham khảo thêm các bài viết hữu ích khác như.