Mỗi một đơn vị khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan BHXH cấp 01 mã đơn vị để quản lý. Do đó, nếu đơn vị chưa từng tham gia bảo hiểm xã hội sẽ phải làm thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu, đồng thời đăng ký giao dịch điện tử với Bảo hiểm xã hội và bắt đầu sử dụng phần mềm bảo hiểm
Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đối với đơn vị chưa có mã đơn vị [Đối với doanh nghiệp đăng ký tham gia lần đầu.
1.1. Đối với Đơn vị trên địa bàn TP Hà Nội
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội iBH qua website: baohiemxahoi.ivan.vn
Bước 2: Trên thanh menu chọn mục “Doanh nghiệp” sau đó chọn mục “Đăng ký, thay đổi, bổ sung, ngừng tham gia GDĐT với cơ quan BHXH”
Chọn mục “Đăng ký mới”
Mỗi một đơn vị khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan BHXH cấp 01 mã đơn vị để quản lý. Do đó, nếu đơn vị chưa từng tham gia bảo hiểm xã hội sẽ phải làm thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu, đồng thời đăng ký giao dịch điện tử với Bảo hiểm xã hội và bắt đầu sử dụng phần mềm bảo hiểm
Bước 2: Thực hiện đăng ký tham gia giao dịch điện tử với cơ quan BHXH
Tích chọn ô “tham gia BHXH lần đầu”, sau đó kê khai tất cả các thông tin hệ thống yêu cầu. Thực hiện tải đăng ký kinh doanh [PDF] – file dưới 3 MB, sau đó click nút “Lưu” để lưu hồ sơ.
Lưu ý: Số điện thoại và email của doanh nghiệp phải điền chính xác để cơ quan Bảo hiểm xã hội trả kết quả về cho doanh nghiệp.
Bước 3: Tại bảng danh sách hồ sơ như hình bên dưới, Click vào nút “chỉnh sửa” để thực hiện ký tờ khai.
Bước 4: Click nút “Ký tờ khai”
Bước 5: Tại bảng danh sách hồ sơ như hình bên dưới, Click vào nút “chỉnh sửa” để để tiếp tục thực hiện gửi đăng ký hồ sơ [hướng dẫn như hình bên dưới]
Lưu ý:
- Ngay sau khi gửi hồ sơ điện tử lên cơ quan BHXH, bạn sẽ nhận được 01 email của cơ quan BHXH gửi về mã kích hoạt để xác thực việc gửi hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử. Doanh nghiệp mở email và làm theo hướng dẫn.
- Thời hạn giải quyết: Sau khi Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua phần mềm vừa thực hiện. Trong thời hạn từ 2 ngày đến 7 ngày, cơ quan BHXH sẽ xét duyệt việc đăng ký và cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp nếu đủ điều kiện.
Bước 6: Cơ quan BHXH trả mã đơn vị về email [hoặc trên phần mềm kê khai BHXH iBH] cho Doanh nghiệp.
Bước 7: Doanh nghiệp nhập mã đơn vị lên phần mềm kê khai BHXH iBH
Trên thanh menu chọn muc “Doanh nghiệp”, sau đó chọn mục “Thông tin doanh nghiệp”.
Chọn mục “Đã có mã số BHXH”, sau đó nhập mã đơn vị và ấn “cập nhật” để hoàn tất.
1.2. Đối với các Đơn vị tại các tỉnh thành khác [Ngoài TP Hà Nội]
Do các tỉnh thành khác chưa hỗ trợ việc cấp mã đơn vị trên phần mềm. Do đó, để đăng ký kê khai BHXH điện tử, đơn vị cần thực hiện thủ tục Cấp mã đơn vị lần đầu bằng hình thức nộp hồ sơ giấy lên cơ quan BHXH.
Quy trình thực hiện như sau:
Bước 01: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
Đối với Doanh nghiệp:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế [mẫu TK3-TS]
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp [Mẫu D02-TS]
- Bảng kê thông tin [Mẫu D01-TS].
- Giấy đăng ký kinh doanh [bản sao]
Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế [Mẫu TK1-TS] [mỗi người lao động 1 bản]
- Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh [nếu có].
Bước 02: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện theo địa chỉ đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.
Bước 03: Sau 3-5 ngày, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp.
Bước 04: Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp Phần mềm BHXH để đăng ký giao dịch bằng điện tử. [khi này, sẽ quay về trường hợp Đơn vị đăng ký giao dịch điện tử khi đã có mã đơn vị như mục 1.1 nêu trên]
1. Hướng dẫn đăng ký giao dịch Bảo hiểm xã hội điện tử qua mạng có sử dụng chữ ký số để xác thực
- Doanh nghiệp Truy nhập trang web //gddt.baohiemxahoi.gov.vn/.
Kích chọn vào mục Đăng ký.
- Để thực hiện đăng ký giao dịch Bảo hiểm xã hội điện tử, Doanh nghiệp cần có đủ 2 điều kiện sau:
+ Có chữ ký số + Máy tính có cài chương trình java - Đầu tiên, Bạn cắm chữ ký số vào máy tính. Nếu máy tính chưa có chương trình java, bạn tiến hành kích chọn vào mục download tại đây để tải chương trình java và tiến hành cài đặt java cho máy tính.
- Sau khi đã cắm chữ ký số và có chương trình java trên máy tính, bạn kích chọn vào nút Đăng ký
- Màn hình tiếp theo hiển thị như sau:
- Trường hợp Đơn vị không sử dụng Mã số thuế, bạn tích chọn vào mục Nếu tích chọn thì không sử dụng mã số thuế.
- Tiếp theo, bạn nhập lần lượt các tiêu chí như sau: + Mã số thuế: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp + Mã đơn vị: Mã đơn vị được cơ quan BHXH cấp cho đơn vị + Địa chỉ: Nhập địa chỉ của Đơn vị + Email: Nhập email để nhận các thông báo từ cơ quan BHXH+ Tỉnh [thành phố]: Chọn tỉnh/ thành phố đơn vị trực thuộc
+ Cơ quan BHXH quản lý: Chọn cơ quan BHXH quản lý của đơn vị + Nhập các thông tin của người liên hệ như Họ tên và số điện thoại
Lưu ý: Các tiêu chí có đánh dấu * là các tiêu chí bắt buộc phải nhập
+ Chữ ký điện tử: Chọn chữ ký số của đơn vị.- Sau khi, nhập đầy đủ các thông tin, bạn chọn nút Đăng ký như sau:
- Màn hình hiển thị đăng ký thông tin tài khoản thành công như sau:
- Sau khi có tài khoản, bạn có thể tiến hành truy nhập bằng tài khoản đó để nộp hồ sơ, tra cứu hồ sơ... trên cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
2. Hướng dẫn đăng ký giao dịch Bảo hiểm xã hội điện tử qua mạng cho các tổ chức/doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số
- Để đăng ký giao dịch điện tử qua mạng, bạn kích chọn vào mục Đăng ký như sau:
- Màn hình hiển thị như sau:
+ Email: Nhập email để nhận các thông báo của cơ quan BHXH gửi về cho đơn vị
+ Điện thoai: Nhập điện thoại của đơn vị. + Tỉnh [thành phố]: Chọn tỉnh/ thành phố trực thuộc + Cơ quan BHXH quản lý: Chon cơ quan BHXH quản lý của đơn vị + Nhập các thông tin của người liên hệ như Họ tên và số điện thoại
Lưu ý: Các tiêu chí có đánh dấu * là các tiêu chí bắt buộc phải nhập
- Sau khi nhập thông tin cho các tiêu chí, bạn kích chọn nút Đăng ký. Màn hình hiển thị như sau:
- Tiếp theo, bạn vào email, kích vào đường link để xác thực tài khoản vừa đăng ký
- Cuối cùng, bạn kiểm tra hòm thư để lấy thông tin đăng nhập hệ thống:
- Bạn kích chọn vào nút Đăng nhâp như sau:
- Tên đăng nhập là mã số thuế hoặc mã ngân sách, Mật khẩu là mật khẩu được cấp. Truy nhập bằng tài khoản vừa được cấp, màn hình hiển thị như sau:
- Tiếp theo, bạn có thể tiến hành các chức năng như: Nộp hồ sơ, tra cứu....
Video hướng dẫn chi tiết: