Khởi động Outlook lên. Ở đây minh sử dụng Outlook 2016. Sau đó các bạn vào menu “File > Info > Add new Account” để thêm account mail công ty vào phần mềm Outlook.
- Your Name: Đó là tên mà người nhận Mail bạn gửi sẽ thấy tên của bạn là gì.
- Email Address: nhập mail công ty của bạn.
- Account Type: Để mặc định là POP3.
- Incoming mail server: Thông tin này hỏi IT nhé [thông thường sẽ là Mail.tencongty ví dụ của công ty mình là mail.svuit.vn]. Ở đây công ty mình sử dụng mail của Google nên phần Incoming mail server mình sẽ điền là “pop.googleemail.com”
- Outgoing mail server [MTP]: Tương tự bên trên.
- User Name: tên mail của bạn [ví dụ: thì User name là admin]
- Password: mật khẩu đăng nhập email của bạn.
- Incoming server [POP3]: 995.
- Check vào dòng “This server requires an encrypted connection [SSL]” Nếu mail server công ty bạn có sử dụng giao thức mã hóa SSL.
- Outgoing server [SMTP]: 445.
- User the following type of encrypted connection: SSL. Nếu mail server công ty bạn có sử dụng giao thức mã hóa SSL.
- Remove from server after: 14. Nghĩa là mail sẽ xóa khỏi server trong bao nhiêu ngày, tùy bạn chọn vì khi bạn đã tải mail về máy tính thì xóa luôn cũng được không quan trọng lắm.
chọn vàoFile > Info > Add new Account.
Bạn đang xem: Cách cài mail công ty vào outlook 2016
Outlook hiện là một trong những công cụ trao đổi hiệu quả trong công việc. Vậy làm thế nào để sử dụng outlook hiệu quả với các tính năng dành cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Cách sử dụng Outlook hiệu quả
Tạo tài khoản Outlook
Bước 1: Truy cập vào trang chủ Outlook
Truy cập vào địa chỉ//signup.live.com/, chọn “Get new email address” để tạo tài khoản mới
Sau đó các bạn điền đầy đủ thôn tin.
User name: Tương tự như gmail điền tên gmail mà bạn muốn tạo.
Create password: Mật khẩu lớn hơn 8 kí tự gồm cả chữ và số.
Reenter password: Nhập lại mật khẩu bạn đã nhập ở trên.
Bước 2: Họ và tên
Ở trang tiếp theo, bạn điền First Name [Tên], Last Name [Họ] của bạn. Nhấn Next.
Tạo tài khoản Outlook
Bước 3: Nhập quê quán năm sinh
Bạn điền tiếp các thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh theo yêu cầu. Sau đó nhấn Next và nhập một mã captcha xác thực.
Tạo tài khoản Outlook 2
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp dung lượng lưu trữ lơn.
Bước 4: Bắt đầu sử dụng
Làm xong tất cả các bước trên thì bạn đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Để chuyên nghiệp hơn trong hộp thư của bạn các bạn cài đặt một số cần thiết.
Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng
Theme: chọn theme phù hợp với email của bạn.
Signature: Thông cá nhân cuối mail.
Bước 5: Bắt đầu gởi thư
Giao diện hòm thư của Outlook sẽ hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể thực hiện các thao tác gửi, nhận mail, lưu trữ thông tin cơ bản, vô cùng tiện lợi.
Cấu hình email Outlook
Bước 1: Chạy Outlook. Nhấn vào biểu tượng Ribbon [2007] hoặc FILE[2013] chọnAdd Account.
Sử dụng Outlook
Bước 2: Ở cửa sổ Add Account chọnManual setup or additional server typesau đó chọn tiếpPOP or IMAP.
Sử dụng Outlook 3
Sử dụng Outlook 4
Bước 3: Nhập các thông tin bên dưới:
Sử dụng Outlook 6
Your Name:Tên của bạn
Email Adress:địa chỉ email công vụ [đuôi huemed-univ.edu.vn]
Account Type:IMAP
Incomming mail server:imap.gmail.com
Outgoing mail server:smtp.gmail.com
User Name:địa chỉ email công vụ [đuôi huemed-univ.edu.vn]
Password:Mật khẩu
Bước 4: Chọn vào thẻ More Settingở góc phải, trong cửa sổmới vào tab Outgoing Server tích vàoMy outgoing server [SMTP] requires authentication,các phần khác giữ nguyên.
Sử dụng Outlook 7
Bước 5: Trong phần Setting, chọn tab Advanced,chỉnh các cấu hình như trong hình sau:
Sử dụng outlook
Bật POP IMAP Sử dụng nhiều tài khoản
1. Sau đó bạn sẽ tiến hành bật IMAP:
Bật IMAP
Đăng nhập vào tài khoản Gmail > Chọn Cài đặt >Chuyển tiếp và POP/IMAP >Bật IMAP.
Bật Imap
2. Cho phép mail sử dụng các ứng dụng không an toàn:
Đăng nhập vào tài khoản Google: //myaccount.google.com/ > Đăng nhập vào bảo mật >Cho phép sử dụng ứng dụng kém an toàn
Bật Imap
Sử dụng Outlook 2016
Lọc các email quan trọng để riêng
Tính năng này giúp người dùng phân loại những email quan trọng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm email.
Để lọc email các bạn mở Outlook Chọn File > New > Search Folder.
Sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện, chọn vào mục“Create a custom Search Folder”.
Sau đó các bạn đặt tên cho thư mục vừa tạo >rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào.
Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.
Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop
Hằng ngày bạn nhận hàng trăm thậm chí hàng ngàn email. Sau khi nhận email Outlook sẽ thông báo email đến ra màn hình việc này sẽ làm các bạn khó có thể tập trung khi làm việc.
Bạn có thể giới hạn lại thông báo email người nhận
Trước tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mụcMail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
Như vậy là bạn đã hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng.
Sử dụng Mail Outlook
Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook
Thời gian sử dụng email càng lâu dung lượng lưu trữ sẽ càng nhiều để tiết kiệm không gian lưu trữ các bạn có thể cài đặt tự động xóa Items trong hộp thư của mình.
Để thực hiện, hãy chọn trình đơnTools > Options. Trong thẻOthercủa hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn“Empty the Deleted Items folder upon exit”.
Các bạn muốn xác nhận lại trước khi xóa,hãy chọn nút Advanced Optionsvà chọn“Warn before permanently deleting items”.
Tạo một mục mới từ clipboard
Đây là một tính năng tự động. Sau khi bạn sao chép bất kỳ văn bản nào từ Clipboard của bạn. Sau đó mở Outlook nhấn tổ hợp Ctrl + V. Outlook. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới [hoặc note hoặc bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem] có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.
Soạn một email mới
Sau khi đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn. Chọn Email Mới.
Sử dụng Outlook
Hoặc đơn giản các bạn có thể sử dụng phím tắt:hãy nhấnCtrl + Shift + M.
Các bước đơn giản sửa 1 email mới giúp các bạn sử dụng thành thạo.
Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
Trên thanh Menu của Outlook, chọn Trả lời,Trả lời tất cả, hoặcChuyển tiếp.
Sử dụng outlook
Chúc các bạn thành công!
>> Xem ngay các giải pháp email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của bạn!