Excel là công cụ hữu hiệu trong kế toán. Blog chia sẻ các bài viết liên quan đến các hàm thường dùng xử lý số liệu, văn bản, chuỗi để làm báo cáo mà chúng ta thường gặp:
- Phần 1: Các hàm xử lý văn bản và chuỗi
- Phần 2: Các hàm xử lý số liệu
---> sau đây là Phần 1: Các hàm xử lý văn bản và chuỗi:
ASC [text] : Chuyển đổi các ký tự double-byte sang
các ký tự single-byte.
BATHTEXT [number] : Dịch số ra chữ [tiếng Thái-lan], rồi thêm hậu tố "Bath" ở phía sau.
CHAR [number] : Chuyển đổi một mã số trong bộ mã ANSI [có miền giá trị từ 1 - 255] sang ký tự tương ứng.
CLEAN [text] : Loại bỏ tất cả những ký tự không in ra được trong chuỗi
CODE [text] : Trả về mã số của ký tự đầu tiên chuỗi text
CONCATENATE [text1, text2, ...] : Nối nhiều chuỗi thành một chuỗi
DOLLAR [number, decimals] : Chuyển đổi một số thành dạng tiền tệ [dollar Mỹ], có kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn theo ý muốn.
EXACT [text1,
text2] : So sánh hai chuỗi. Nếu giống nhau thì trả về TRUE, nếu khác nhau thì trả về FALSE. Có phân biệt chữ hoa và chữ thường.
FIND [find_text, within_text, start_num] : Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con [find_text] trong một chuỗi [within_text], tính theo ký tự đầu tiên
FIXED [number, decimals,
no_commas] : Chuyển đổi một số thành dạng văn bản [text], có hoặc không kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn theo ý muốn
LEFT [text, num_chars] : Trả về một hay nhiều ký tự đầu tiên bên trái của một chuỗi, theo số lượng được chỉ định
LEN [text] : Đếm số ký tự trong một chuỗi
LOWER [text] : Đổi
tất cả các ký tự trong một chuỗi văn bản thành chữ thường
MID [text, start_num, num_chars] : Trả về một hoặc nhiều ký tự liên tiếp bên trong một chuỗi, bắt đầu tại một vị trí cho trước
PROPER [text] : Đổi ký tự đầu tiên trong chuỗi thành chữ in hoa, và đổi các ký tự còn lại thành chữ in thường
REPLACE [old_text, start_num, num_chars,
new_text] : Thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác, với số lượng các ký tự được chỉ định
REPT [text, times] : Lặp lại một chuỗi với số lần được cho trước
RIGHT [text, num_chars] : Trả về một hay nhiều ký tự tính từ bên phải của một chuỗi, theo số lượng được chỉ định
SEARCH [find_text, within_text,
start_num] : Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con [find_text] trong một chuỗi [within_text], tính theo ký tự đầu tiên
SUBSTITUTE [text, old_text, new_text, instance_num] : Thay thế chuỗi này bằng một chuỗi khác
T [value] : Trả về một chuỗi nếu trị tham chiếu là chuỗi, ngược lại, sẽ trả về chuỗi rỗng
TEXT [value, format_text] : Chuyển đổi một số thành dạng văn bản [text] theo định dạng được chỉ định
TRIM [text] : Xóa tất cả những khoảng trắng vô ích trong chuỗi văn bản, chỉ chừa lại những khoảng trắng nào dùng làm dấu cách giữa hai chữ
UPPER [text] : Đổi tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ in hoa
VALUE [text] : Chuyển một chuỗi thành một số
Hàm ASC[]
Dùng để đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte cho những ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự double-byte.
Cú pháp: = ASC[text]
text : Là chữ hoặc tham chiếu đến một ô có chứa chữ. Nếu text không chứa bất kỳ mẫu tự nào thuộc loại double-byte, thì text sẽ không được chuyển đổi.
Ví dụ:
= ASC["Excel"] = Excel
Hàm CONCATENATE
Công dụng: Dùng nối nhiều chuỗi lại với nhau
Công thức: =CONCATENATE[text1,text2,...]
Ví dụ: =CONCATENATE["Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời của bạn] → Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời của bạn
Hàm EXACT
Công dụng: Dùng để so sánh hai chuỗi với nhau.
Công thức: =EXACT[text1,text2]
Hàm EXACT phân biệt chữ thường và chữ hoa.
Nếu 2 chuỗi text1, text2 giống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả về TRUE; nếu không, sẽ trả về trị FALSE
Ví dụ:
=EXACT["Giải pháp", "Giải pháp"] → TRUE=EXACT["Giải pháp", "Giải Pháp"] → FALSE
Hàm T
Công dụng: Trả về một chuỗi nếu trị tham chiếu là chuỗi, ngược lại, sẽ trả về chuỗi rỗng
Công thức: =T[value]
Hàm này ít khi được dùng.
Hàm VALUE
Công dụng: Dùng để đổi một chuỗi đại diện cho một số thành kiểu số
Công thức: =VALUE[text]
text phải là định dạng số, ngày tháng hoặc bất kỳ một thời gian nào miễn là được Excel công nhận.
Ví dụ:
Để trích ra số 6500 trong SQA6500, bạn có thể dùng hàm RIGHT[]
=RIGHT["SQA6500", 4] → 6500
Tuy nhiên kết quả do hàm RIGHT[] có được sẽ ở dạng text, bạn không thể nhân chia cộng trừ gì với cái "6500" này được.
Để có thể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng số:
=VALUE[RIGHT["SQA6500",4]] → 6500
Cũng là 6500, nhưng bây giờ bạn có thể cộng trừ nhân chia với nó.
Hàm SUBSTITUTE
Công dụng: Dùng để thay thế một chuỗi này bằng một chuỗi khác. Hàm này cũng tương tự hàm REPLACE[], nhưng dễ sử dụng hơn.
Công thức: =SUBSTITUTE[text, old_text, new_text [,instance_num]]
___text: chuỗi văn bản gốc, cần được xử lý
___old_text: chuỗi văn bản cần được thay thế
___new_text: chuỗi văn bản sẽ thay
thế vào
___instance_num: số lần thay thế old_text bằng new_text, nếu bỏ qua thì tất cả old_text tìm được sẽ được thay thế bằng new_text
Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007
Dùng công thức như sau:
=SUBSTITUTE["Expense Budget for 2007", "2007", "2008"] → Expense Budget for 2008
Hàm REPLACE
Công dụng: Dùng để thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác, dựa vào số ký tự được chỉ định
Công thức: =REPLACE[old_text, start_num, num_chars, new_text]
___old_text: chuỗi văn bản cần được xử lý
___start_num: vị trí bắt đầu tìm cái sẽ thay thế, tính từ bên trái sang
___num_chars: số ký tự của chuỗi cần được thay thế___new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế cho số ký tự đã chọn bởi start_num và num_chars
Cái khó của hàm này là xác định được bởi start_num và num_chars. Làm sao biết được bắt đầu từ đâu và thay thế bao nhiêu chữ? Tôi gợi ý nhé:
- Bạn dùng hàm FIND[] hoặc SEARCH[] để xác định vị trí bắt đầu [start_num]
- Dùng hàm LEN[] để xác định số ký tự của chuỗi sẽ được thay thế [num_chars]
Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007
Dùng công thức như sau:
=REPLACE[A1, FIND["2007", A1], LEN["2007"], "2008"]→ Expense Budget for 2008
Với A1 = Expense Budget for 2007
Hàm FIND và Hàm SEARCH
Công dụng: Dùng để tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con [substring] trong một chuỗi
Công thức:__ =FIND[find_text, within_text [, start_num]]__ =SEARCH[find_text, within_text [, start_num]]___find_text: chuỗi văn bản cần tìm [chuỗi con]___within_text: chuỗi văn bản chứa chuỗi cần tìm [chuỗi mẹ]___start_num: vị trí bắt đầu tìm trong chuỗi within_text [mặc định là 1]
Một số lưu ý:- Kết
quả của hai hàm này là một con số, chỉ vị trí bắt đầu [tính từ start_num] của find_text trong within_text- Dùng SEARCH[] khi muốn tìm một chuỗi bất kỳ. Ví dụ: SEARCH[“e”, “Expenses”] sẽ cho kết quả là 1.- Dùng FIND[] khi muốn tìm chính xác một chuỗi có phân biệt chữ hoa, chữ thường. Ví
dụ: FIND[“e”, “Expenses”] sẽ cho kết quả là 4.
- Nếu không tìm thấy find_text, hàm sẽ báo lỗi #VALUE
- Có thể dùng những ký tự đại diện như *, ? trong find_text của hàm SEARCH[]
- Với hàm SEARCH[], nếu muốn tìm chính ký tự * hoặc ? thì gõ dấu ~ trước ký tự đó [ ~* hoặc là ~?]
Hàm MID
Công dụng: Dùng để trích xuất một chuỗi con [substring] từ một chuỗi
Công thức: =MID[text, start_num, num_chars]]
___text: chuỗi văn bản cần trích xuất
___start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái sang
___num_chars: số ký tự của chuỗi con cần trích ra
- num_chars phải là số nguyên dương
- start_num phải là số nguyên dương
- Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là
chuỗi rỗng
Ví dụ:___=MID[“Karen Elizabeth Hammond”, 7, 9] → Elizabeth
Hàm RIGHT
Dùng để trích xuất phần bên phải của một chuỗi một hoặc nhiều ký tự tùy theo sự chỉ định.
Cú pháp: =RIGHT[text [, num_chars]]
text: chuỗi văn bản cần trích
xuất ký tự
num_chars : số ký tự cần trích ra phía bên phải của chuỗi text, mặc định là 1
Lưu ý :
- num_chars phải là số nguyên dương
- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ chuỗi text
Ví dụ =RIGHT[“Karen Elizabeth Hammond”, 7] → Hammond
Hàm LEFT
Dùng để trích xuất phần bên trái của một chuỗi một hoặc nhiều ký tự tùy theo sự chỉ định.
Cú pháp: =LEFT[text [, num_chars]]
text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự
num_chars : số ký tự cần trích ra phía bên trái chuỗi text, mặc định là 1.
Lưu ý:
- num_chars phải là số nguyên dương
- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ chuỗi
Ví dụ: =LEFT[“Karen Elizabeth Hammond”, 5] → Karen
Hàm REPT
Dùng để lập đi lập lại [nhân bản] một ký tự hoặc một từ, với số lần được định trước.
Cú pháp: =REPT[text, times]
text : ký tự [character], một con số hoặc một từ [string] cần được nhân bản
times: số lần lập đi lập lại của text
Lưu ý:
- Nếu times = 0, hàm REPT[] sẽ trả về một chuỗi rỗng
- Nếu text là một con số, REPT[] sẽ làm tròn con số đó thành số nguyên
Hàm CLEAN
Dùng để xóa tất cả những ký tự không in ra được [nonprintable characters] trong chuỗi văn
bản.
Hàm CLEAN[] thường được dùng để gỡ bỏ những dấu ngắt đoạn, ngắt câu [có được do nhấn phím Enter], nghĩa là nối những đoạn bị xuống hàng lại với nhau.
Cú pháp: =CLEAN[text]
text: chuỗi văn bản cần xóa những ký tự không in ra được. [Những ký tự không in ra được là những ký tự có mã số từ 1 đến 31 trong bảng mã ANSI.]
Ví dụ: Hình sau đây cho thấy công dụng của hàm CLEAN.
Hàm TRIM
Xóa tất cả những khoảng trắng vô ích trong chuỗi văn bản, chỉ chừa lại những khoảng trắng nào dùng làm dấu cách giữa hai chữ.
Những khoảng trắng vô ích này có thể nằm ở bất kỳ đâu trong đoạn văn: ở đầu, ở cuối hoặc ở giữa...
Cú pháp: =TRIM[text]
text : chuỗi văn bản cần xóa những khoảng trắng vô ích.
Ví dụ:
Hình sau đây cho thấy công dụng của hàm TRIM.
Mỗi chuỗi văn bản trong khối A2:A7 đều có những khoảng trắng vô ích, nằm ở đầu, ở giữa hoặc ở cuối.
Tôi đặt hàm TRIM[] ở cột C. Để các bạn thấy công dụng của hàm TRIM, tôi có dùng thêm hàm LEN[] đặt ở cột B và
D, để đếm số ký tự trong chuỗi trước và sau khi thực hiện hàm TRIM[]
Hàm TEXT
Chuyển đổi một số thành dạng văn bản [text] theo định dạng được chỉ định.
Cú pháp: =TEXT[number, format]
Number : là số cần chuyển sang dạng text
format: kiểu định dạng số hoặc ngày tháng năm
Ví dụ:
Công thức sau sẽ dùng hàm AVERAGE[] để tính số trung bình của mảng cell A1:A31, và dùng hàm TEXT để chuyển đổi kết quả ra dạng nhiệt độ
=”Nhiệt độ trung bình của lò phản ứng là “ & TEXT[AVERAGE[A1:A31], “#,##0.00°F”] → Nhiệt độ trung bình của lò phản ứng là 7,560.00°F
Hàm FIXED
Chuyển đổi một số thành dạng văn bản [text], có hoặc không kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn theo ý muốn.
Cú pháp: =FIXED[number [, decimals] [, no_commas]]
Number : Số cần chuyển sang dạng text
decimals : là số số thập phân, mặc định là 2, nếu là số âm thì sẽ làm tròn về bên trái
no_commas : TRUE hoặc FALSE, dùng TRUE nếu không muốn có dấu phân cách hàng ngàn, và FALSE [mặc định] thì có bao gồm cả dấu phân cách hàng ngàn
Bài tập : Bạn thử dùng hàm FIXED với con số 123456789,85 để ra lập công thức cho ra kết quả giống như cột B nhé.
Hàm DOLLAR
Chuyển đổi một số thành dạng tiền tệ [dollar Mỹ], có kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn theo ý muốn.
Cú pháp: =DOLLAR[number [, decimals]]
Number : Số cần chuyển sang dạng tiền tệ
Decimals : Số số thập phân, mặc định là 2, nếu là số âm thì sẽ làm tròn về bên trái
Ví dụ:
= "Tổng chi phí ngoại tệ của năm 2007 là " & DOLLAR[1500670000, 0] → Tổng chi phí ngoại tệ của năm 2007 là $1,500,670,000
Ở đây, số tiền này đã được định dạng thành số nguyên [decimals = 0].
Hàm PROPER
Hàm PROPER[] đổi ký tự đầu tiên trong một chữ của một chuỗi văn bản thành chữ in hoa, còn tất cả các ký tự còn lại trong chuỗi đó trở thành chữ thường.
Cú pháp: =PROPER[text]
text : Là một chuỗi, hoặc tham chiếu đến một chuỗi cần định dạng
Ví dụ: Công thức sau đây sẽ định dạng lại chuỗi văn bản cell A7 [công cụ tuyệt vời của bạn] theo kiểu Proper:
=PROPER[A7] → Công Cụ Tuyệt Vời Của Bạn
Hàm UPPER
Hàm UPPER[] đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi văn bản thành chữ in hoa.
Cú pháp: =UPPER[text]
text : là một chuỗi, hoặc tham chiếu đến một chuỗi cần định dạng.
Ví dụ:
Công thức sau đây sẽ nối chuỗi văn bản trong cell A5 [Giải pháp] và cell B5 [Excel] lại với nhau, ở giữa có một dấu cách, và tất cả ký tự trong kết quả toàn là chữ in hoa.
=UPPER[A5] & " " & UPPER[B5] → GIẢI PHÁP EXCEL
Hàm LOWER
Hàm LOWER[] đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi văn bản thành chữ thường.
Hàm này thường được dùng khi bạn cần định dạng lại một câu văn [thường là do chép ở đâu đó dán vào trong Excel] mà trong đó, chữ thường chữ hoa được gõ hoặc bị thay đổi lung tung...
Cú pháp: =LOWER[text]
text : Là một chuỗi, hoặc tham chiếu đến một chuỗi cần định dạng
Ví dụ: Công thức sau đây sẽ sửa cell A2 [Giải pháp Excel] thành toàn là chữ thường
=LOWER[A2] → giải pháp excel
Hàm CODE
Hàm CODE[] là ngược lại với hàm CHAR[], nghĩa là, cho 1 ký tự, CODE[] sẽ cho biết mã số của ký tự đó. Nếu đối số của CODE[] là một chuỗi, thì kết quả trả về sẽ là mã số của ký tự đầu tiên trong chuỗi đó.
Cú pháp: =CODE[text]
text : Là một ký tự hoặc một chuỗi [một câu]
Ví dụ:
CODE["a"] = 97
CODE["A"] = 65
Hàm CHAR
Chuyển đổi một mã số trong bộ mã ANSI [có miền giá trị từ 1 - 255] sang ký tự tương ứng.
Cú pháp: =CHAR[number]
number : là một con số từ 1 đến 255, là mã số trong bảng mã ANSI.
Ví dụ: Để kết quả có được là ký tự bản quyền ©, chúng ta nhập: = CHAR[169]
Dữ liệu được lấy từ nguồn :
//www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?7170-Excel-s-Text-Functions-C%C3%A1c-h%C3%A0m-x%E1%BB%AD-l%C3%BD-v%C4%83n-b%E1%BA%A3n-v%C3%A0-chu%E1%BB%97i