Đối tượng dùng để truy vấn dữ liệu là gì

GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠOMICROSOFT OFFICE ACCESS 2003Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) I. Tại sao phải dùng truy vấn (Query)?Với Access, ta có thể dùng công cụ truy vấn (Query) để đặt những câu hỏi liên quan đến những dữ liệu chứa trong các bảng của cơ sở dữ liệu mà ta đang sử dụng. Từ những câu hỏi mà chúng ta đặt ra, với cách thiết kế một truy vấn, chúng ta có thể rút những thông tin cần thiết.Ví dụ: Chúng ta có thể đặt câu hỏi như sau “Có bao nhiêu sinh viên thi đậu môn học có mã số là A015?”, … Từ các bảng dữ liệu của cơ sở dữ liệu, với công cụ truy vấn ta có thể tìm câu trả lời của câu hỏi trên.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) II. Lợi ích của truy vấn (Query)Chọn ra những mẫu tin thoả mãn những điều kiện mà chúng ta quy định.Lựa chọn những vùng dữ liệu cần thiết trong một hay nhiều bảng ra trên cùng một bảng truy vấn.Trong bảng truy vấn chúng ta cũng có thể xếp thứ tự các mẫu tin theo một thứ tự nào đó.Trong bảng truy vấn chúng ta có thể tạo vùng bảng tính. Trên vùng tính toán chúng ta có thể chứa những kết quả được thực hiện từ những phép toán trên các dữ liệu.Sử dụng truy vấn làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu (Form), báo cáo (Report) hoặc một truy vấn khác. Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) III. Các loại truy vấnTruy vấn chọn lựa (Select Query)Truy vấn tạo bảng (Make – Table Query)Truy vấn cập nhật (Update Query)Truy vấn thêm (Append Query)Truy vấn xoá (Delete Query)Truy vấn chéo (Crosstab Query)Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLCơ bản về SQL: SQL là từ viết tắt của Structure Query Language (ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc). Ngôn ngữ SQL thường được dùng trong việc truy vấn dữ liệu, cập nhật và quản lý các cơ sở dữ liệu có quan hệ.Truy vấn đơn:SELECT [predicate] { * | table.* | [table.]field1 [ASalias1] [, [table.]field2 [AS alias2] [, ...]]}FROM tableexpression [, ...] [IN externaldatabase][INNER JOIN…][WHERE... ][GROUP BY... ][HAVING... ][ORDER BY... ] Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLTruy vấn đơn giản:•Predicate: Thuộc tính. Bạn có thể chọn một trong 4 thuộc tính: ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, hoặc TOP. Chọn một trong các thông số. Nếu không chọn mặc định hiểu là ALL.Thuộc tính Mô tả ALL Trả về tất cả mẫu tin DISTINCT Trả về các giá trị không trùng nhau ở các vùng được chọn DISTINCTROW Trả về mẫu tin không trùng nhau TOP Trả về n mẫu tin đầu tiên Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLTruy vấn đơn giản:•*: Chọn tất cả các vùngtrường củatừ bảng được chỉ ra.•Table: Tên bảng chứa các trường được lựa chọn.•Field1, field2: Tên của trường có chứa dữ liệu mà ta muốn trích ra.•Alias1, alias2: Bí danh thể hiện tại tiêu đề cột thay cho tên trường.•Tableexpression: Tên bảng tham gia truy vấn, trong trường hợp nhiều bảng tham gia truy vấn, thì chúng phải cách nhau bởi dấu phẩy (,).•Externaldatabase: Tên của cơ sở dữ liệu chứa bảng tham gia truy vấn nếu chúng không phải là cơ sở dữ liệu hiện hành.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLTruy vấn đơn giản:•INNER JOIN: Dùng để liên kết các mẫu tin từ 2 bảng.•WHERE: Điều kiện lấy mẫu tin. Sau WHERE là một biểu thức điều kiện lọc (Criteria) hoặc một lệnh SQL khác. Nếu không có mệnh đề WHERE, ngầm định trả về tất cả các Record thỏa truy vấn.•GROUP BY: Nhóm các mẫu tin.•HAVING: Xác định mẫu tin nào được xuất hiện sau khi các mẫu tin đã được nhóm bởi mệnh đề GROUP BY.•ORDER BY: Xếp thứ tự mẫu tin các vùng lúc hiển thị. Nó sử dụng hai thông số:•ASC: Sắp xếp tăng dần. Ngầm định ASC.•DESC: Sắp xếp giảm dần. Lưu ý: Kết thúc chương trình SQL bằng dấu chấm phẩy (;). Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLVí dụ: Lọc danh sách học sinh có họ "Nguyen" gồm các thuộc tính: SBD, HO, TEN, LOP, CHUNHIEM•Click chọn đối tượng Queries trong cửa sổ CSDL.•Click nút lệnh New  Design View  Click OK.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLVí dụ: Lọc danh sách học sinh có họ "Nguyen" gồm các thuộc tính: SBD, HO, TEN, LOP, CHUNHIEM•Click Close.•Chọn Menu View  SQL View, xuất hiện vùng làm việc của SQL.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLVí dụ: Lọc danh sách học sinh có họ "Nguyen" gồm các thuộc tính: SBD, HO, TEN, LOP, CHUNHIEM•Gõ câu lệnh như trên vào vùng làm việc này.•Chọn Menu Query  Run, hoặc Click vào biểu tượng (Run) trên thanh Query Design.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLVí dụ: Lọc danh sách học sinh có họ "Nguyen" gồm các thuộc tính: SBD, HO, TEN, LOP, CHUNHIEM•Kết quả có được.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) IV. Truy vấn bằng ngôn ngữ SQLVí dụ: Lọc danh sách học sinh có họ "Nguyen" gồm các thuộc tính: SBD, HO, TEN, LOP, CHUNHIEM•Chọn Menu File  Save để lưu lại.Đặt tên cho Query•Click OK.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)1. Tạo mới truy vấn lựa chọn (Select Query)Chọn kiểu đối tượng Queries.Chọn Menu New  Design View  Click OK.Chọn tên bảng  Click Add  Click Close.Chọn loại truy vấn: Chọn Menu Query  Select Query, xuất hiện vùng làm việc Select Query.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)1. Tạo mới truy vấn lựa chọn (Select Query)Drag các tên cột của các bảng cần thể hiện trong Query vào các cột của vùng lưới QBE (QBE Grid) hoặc tạo mới các cột theo yêu cầu bằng các công thức, hàm cơ bản…Chọn các thông số trong: Sort, Show, Criteria.Lưu truy vấn hoặc đóng:•Chọn Menu File  Save.•Nhập tên của truy vấn  Click OK.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)2. Ví dụGiả sử trong bảng HOCSINH có các trường (SBD, HO, TEN, PHAI, NGAYSINH, LOP) và trong bảng DIEM có các trường (SBD, TOAN, VAN, NGOAINGU). Lập danh sách học sinh gồm các trường: SBD, HOTEN, DIEMTRUNGBINH. Ta thực hiện như sau:Chọn đối tượng Queries trong CSDL.Chọn Menu New  Design View  Click OK.Trong cửa sổ Show Table, chọn các bảng có các thông tin yêu cầu: HOCSINH, DIEM. Click Add, Click Close.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)2. Ví dụDrag cột SBD từ bảng HOCSINH vào cột đầu tiên của vùng lưới.Nhập vào cột 2: HOTEN: [HO] &" "& [TEN].Nhập vào cột 3: DIEMTRUNGBINH: ([TOAN]*3+[VAN]*2+[NGOAINGU]*2)/7.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)2. Ví dụChọn Menu Query  Run, hoặc Click vào biểu tượng (Run) trên thanh Query Design.Kết quả có được:Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng công thức tự tạo: Tạo một cột mới bằng cách kết hợp các phép toán +, -, *, /, =, >, <, <>, ^, Mod, Like, Is, &.Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm IIf:•Cú pháp:•Expr: Biểu thức điều kiện.•Truepart: Giá trị hoặc biểu thức trả về nếu biểu thức điều kiện đúng.•Falsepart: Giá trị hoặc biểu thức trả về nếu biểu thức điều kiện sai.•Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị hoặc biểu thức đúng nếu biểu thức điều kiện đúng, trả về giá trị hoặc biểu thức sai nếu biểu thức điều kiện sai.IIf(expr, truepart, falsepart)Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm DLookup:•Cú pháp:•Expr: Biểu thức xác định trường muốn lấy giá trị.•Domain: Biểu thức chuỗi xác định tập hợp các mẫu tin. Nó có thể là tên một bảng (Table) hoặc tên một truy vấn (Query).•Criteria: Điều kiện thực hiện.•Ý nghĩa: Dùng để tìm kiếm dữ liệu nếu thỏa mãn điều kiện.DLookup(expr, domain, [criteria])Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm DCount:•Cú pháp:•Expr: Biểu thức xác định trường muốn đếm mẫu tin.•Domain: Biểu thức chuỗi xác định tập hợp các mẫu tin tạo thành miền. Nó có thể là tên một bảng (Table) hoặc tên một truy vấn (Query).•Criteria: Điều kiện thực hiện.•Ý nghĩa: Hàm đếm số mẫu tin trong một miền.DCount(expr, domain, [criteria])Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm Round:•Cú pháp:•Expression: Biểu thức số cần làm tròn.•Numdecimalplaces: Làm tròn bên phải chữ số thập phân bao nhiêu số. Nếu giá trị này không có thì hàm Round lấy số nguyên.•Ý nghĩa: Hàm làm tròn số đến chữ số thập phân đã xác định.Round(expression [, numdecimalplaces])Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm Mid:•Cú pháp:•String: Chuỗi ký tự gốc.•Start: Vị trí p bắt đầu.•Length: Chiều dài n ký tự muốn lấy.•Ý nghĩa: Hàm trả về n ký tự bắt đầu từ ký tự thứ p.Mid(string, start[, length])Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) – Truy vấn chọn (Select Query) V. Truy vấn bằng công cụ (QBE)3. Thiết kế nội dung cho cột mớiDùng hàm: Các hàm thông dụng.Hàm Left:•Cú pháp:•String: Chuỗi ký tự gốc.•Length: Số ký tự n muốn lấy.•Ý nghĩa: Trích ra n ký tự ở bên trái của chuỗi được chỉ định.Left(string, length)

3/18/2020

Sử dụng truy vấn – queries để trả lời các câu hỏi về dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng; tạo hàng loạt cập Nhật hoặc xóa bỏ thông tin từ cơ sở dữ liệu.

Truy vấn là gì?

Trong Access, truy vấn giống như câu hỏi mà bạn yêu cầu để tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể, trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trong truy vấn, bạn có thể sử dụng dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng.

Trong Access, truy vấn là một đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, nó sẽ hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và nó làm cho dữ liệu đó sẵn dùng cho bạn làm việc. Một truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ truy vấn khác hoặc từ một tổ hợp hai. Ví dụ:

• Dạng xem dữ liệu với một truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách xác định tiêu chí dữ liệu phải đáp ứng và giá trị nào để hiển thị. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu để xem tất cả sản phẩm được tạo bởi Tailspin Toys.
• Nhập tiêu chí và tìm kiếm ngay tại đó. Tạo truy vấn có thể dùng lại luôn yêu cầu bạn nhập tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn yêu cầu người dùng cho tên của nhà cung cấp để tìm kiếm và sau đó hiển thị tất cả các sản phẩm mua từ nhà cung cấp đó.
• Cập Nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn cho dữ liệu và sau đó sử dụng các kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ, nếu Tailspin Toys đã thêm "TT" vào đầu tên của tất cả các sản phẩm của mình, tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty và sau đó Cập Nhật tên sản phẩm sao cho mỗi mục bắt đầu bằng "TT" — tất cả thông qua một truy vấn Cập Nhật.
• Xóa bỏ dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi và sau đó xóa chúng. Ví dụ, nếu Tailspin Toys giải thể và sản phẩm của công ty không còn sẵn dùng cho bán, tìm tất cả các sản phẩm của họ và tự động xóa bỏ chúng khỏi bảng liên quan.

Sử dụng Query Wizard để tạo một truy vấn chọn Hiển thị thông tin trong dạng xem Datasheet.

Lưu ý: Một số yếu tố thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng Query Wizard. Nếu bạn cần sửa đổi truy vấn trong dạng xem Datasheet sau khi tạo nó.

Lưu ý: Trước khi bạn tạo một truy vấn, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập relationships giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, vì chúng được sử dụng khi truy vấn dữ liệu của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tạo quan hệ (relationship) giữa các bảng.

Tạo truy vấn

1. Chọn Create > Query Wizard.
2. Chọn Simple Query Wizard > OK.
3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, và sau đó thêm trường vào danh sách Selected Fields. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Next.

Bạn có thể thêm bất kỳ trường nào từ các bảng mà bạn muốn.

Nếu bạn thêm một trường số

Nếu bạn thêm bất kỳ trường số, trình hướng dẫn hỏi liệu bạn muốn truy vấn để quay lại chi tiết hoặc tóm tắt dữ liệu. Thực hiện một trong các thao tác sau:

• • Nếu bạn muốn xem bản ghi riêng lẻ, hãy chọn Details >  Next. Làm theo hướng dẫn chuyển sang bước 4.
  • Nếu bạn muốn xem tóm tắt dữ liệu số, chẳng hạn như giá trị trung bình, chọn Summary > Summary Options. Xác định trường nào bạn muốn tóm tắt và làm thế nào bạn muốn tóm tắt dữ liệu. Chỉ trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:
    • Tính tổng truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị của trường.
    • Trung bình truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị của trường.
    • Hàm min truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.
    • Hàm Max truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.
  • Nếu bạn muốn kết quả truy vấn để bao gồm một số lượng các bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn Count records in table name cho bảng đó.

Nếu bạn thêm một trường ngày/thời gian

Trình hướng dẫn truy vấn yêu cầu bạn bạn muốn nhóm các giá trị ngày như thế nào. Ví dụ, giả sử bạn thêm một trường số, chẳng hạn như giá và trường ngày/giờ, thời gian giao dịch, vào truy vấn và sau đó xác định trong hộp thoại Summary Options mà bạn muốn để xem giá trị trung bình của trường giá. Vì bạn bao gồm trường ngày/giờ, bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho mỗi ngày duy nhất và giá trị thời gian, cho mỗi ngày, tháng, quý, hoặc năm.

Chọn khoảng thời gian mà bạn muốn dùng để nhóm các giá trị ngày và giờ, sau đó chọn Next.

Lưu ý: Trong Design View, bạn có các tùy chọn khác cho nhóm các giá trị ngày và thời gian.

1. Đặt tiêu đề cho truy vấn.
2. Xác định kiểu xem bạn muốn mở truy vấn: Datasheet View hoặc Design View. Sau đó, chọn Finish.