There's no getting around it: making sure there's enough money to complete the project plan is a key element of project management. Project cost management is a stressful part of most projects, especially when there seems to be extra cost involved at every turn!
Of course, budgeting is an important way to ensure success for your project - and you need to get your project budget as accurate as possible. One of the main outputs of the cost budgeting process is a cost baseline. But what exactly is a cost baseline - and how do you use it?
In this article, we'll discuss what a cost baseline is, how it differs from a budget, and how you can use it to see if your project is performing as well as expected.
What is a cost baseline in project management?
Cost baselines, or cost performance baselines, are projected budgets that predict the overall cost of a project in a particular period. They are also called time-phased budgets because they are budgets that are linked to a specific time period. You will often find cost estimation illustrated with an S-curve to show how costs will be incurred over time.
This baseline represents the approved budget and provides a basis for comparing actual costs to planned costs. The cost baseline incorporates all aspects of the project including:
- Project schedule and scope: All work that needs to be completed within a specific time frame to produce deliverables defined in a statement of work or contract.
- Resources: People and materials required to complete tasks, including those within an organization and external vendor or supplier groups. Resources can include employees, contractors, subcontractors, equipment, and other assets used to meet requirements.
A cost baseline starts with an initial estimated budget. Once this detailed budget is approved by management, it is called the cost baseline.
The cost baseline is an important facet of calculating the Cost Index, according to the Project Management Institute, which is measured by the actual costs divided by the cost estimate. This is a measure of how cost-effective your project is.
The difference between project budget and cost baseline
The cost baseline and project budget are closely related - after all, they are both parts of the project management plan that look at how much money the project costs. However, they are used differently.
The cost baseline represents the approved version of the projected costs for the entire project. It is fixed, and, along with other aspects of the project baseline, is used as a benchmark for the rest of the project. The budget, on the other hand, may change as certain tasks come in above or below budget and funds are redirected from or to other tasks.
The cost baseline helps you see how well your real-life project is measuring up to your projections; the budget helps you see how much money you have to work with.
Of course, there will always be unexpected costs that are impossible to plan for. The cost baseline usually includes a management reserve for these unidentified risks. As the project progresses, these can be used as a contingency reserve to mitigate specific risks.
New to project accounting? Here's a complete starter pack:
Why is cost baseline important?
The cost baseline handles useful information for project managers and other stakeholders. This includes:
- Deciding whether to give the green light. Thorough evaluation of the initial baseline allows stakeholders to judge whether the project is worth carrying out.
- Keeping a project on budget. The cost baseline allows you to compare actual expenses to projected expenses at the same point in the project, and evaluate the overall cost performance. Without this information, you have no way of performing cost analysis and knowing if your project is exceeding its budget.
- Overall performance evaluation. The project scope baseline, schedule baseline, and cost baseline together form the Performance Measurement Baseline. These project performance aspects ensure the project doesn't go off track.
How to set a cost baseline
As a project manager, it is best practice to set your project cost baseline well in advance. It's a detailed process: you will need to break down the expected costs for all of your planned activities. You will need to consider the following aspects when setting cost baselines.
Human resources
The project cost will depend on the resources allocated to it. Different members of one's team have different skills and specialties, suited for each specific task. Ensuring these are accounted for in the project baseline will help avoid going over budget later on.
Time estimates
The effort of a project corresponds to billable hours each person spends on the said project, so you need to be able to estimate the schedule of your team.
Material resources
These include the estimated cost of equipment, software, and materials that you will need for the project. Project managers can estimate material costs based on actual costs from previous projects, recorded in the project accounting system.
Contingency reserve
Most projects will experience unexpected expenses at some point, and it's important that your cost estimate has the flexibility to cope with this. Even though you will need to add a management reserve, you should also think about contingencies for any identified risks in your particular project plan.
Get a helping hand
Using project management software is invaluable when it comes to this task. For example, reviewing the resources allocated to similar projects in the past can help you more accurately assess the resources you will need for the current project.
Successful companies use resource management software like Runn to schedule their resources and enable accurate cost management across multiple projects.
Key takeaway
Project baselines help you keep projects on track, and measure various project performance aspects against the initial plan. These include the scope baseline, schedule baseline, and cost performance baseline. A cost performance baseline is particularly important so you can monitor project costs to prevent overspending and protect the company's financials.
Looking for a resource management tool that can help keep your budget in sync with your cost baseline? Check out Runn and book a demo HERE!
Baseline là gì? Các loại Đường nền tảng? 07/09/19 Viện Quản lý dự án …
Baseline [tạm dịch là Đường nền tảng] là phiên bản được phê duyệt của sản phẩm công việc mà chỉ có thể được thay đổi thông qua các quy trình kiểm tra thay đổichính thức và được sử dụng làm nền tảng để so sánh với kết quả thực tiễn. Đường nền tảng là một phần của Plan quản lý dự án [Project management plan].
Nội dung chính
- Baseline là gì? Các loại Đường nền tảng?
- Scope baseline – Phạm vi nền tảng
- Schedule baseline – Tiến độ nền tảng
- Cost baseline – Ngân sách nền tảng
- Performance measurement baseline – Nền tảng đo lường năng suất
- Video liên quan
Scope baseline – Phạm vi nền tảng
Scope baseline [Phạm vi nền tảng] là phiên bản được phê duyệt của một tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân tách công việc [WBS] và từ điển WBS liên quan của nó. Phạm vi nền tảng được sử dụng làm nền tảng để so sánh với kết quả thực thi thực tiễn trong lúc Kiểm tra và giám sát dự án. Phạm vi nền tảng chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm tra thay đổi chính thức. Phạm vi nền tảng là một thành phần của plan quản lý dự án và bao gồm các thành phần:
- Project scope statement – Tuyên bố phạm vi dự án. Tuyên bố phạm vi dự án bao gồm mô tả phạm vi dự án, các giao phẩm chính, các giả thiết và các ràng buộc
- WBS. WBS là một phân rã phân cấp [hierarchical decomposition] của toàn thể phạm vi công việc sẽ đượcnhóm dự ánthực hiện để hoàn thiện các mục tiêu của dự án và tạo ra cácgiao phẩmphẩm được yêu cầu. Mỗi cấp độ giảm dần của WBS đại diện cho một khái niệm ngày càng cụ thể về công việc dự án.
- Work package – Gói công việc. Mức thấp nhất của WBS là gói công việc với một mã định danh duy nhất. Các mã định danh này phân phối một cấu trúc để tổng hợp tổn phí, tiến độ và thông tin nguồn lực và tạo thành một mã tài khoản [code of accounts]. Mỗi gói công việc là một phần của tài khoản kiểm tra [control tài khoản]. Tài khoản kiểm tra là điểm kiểm tra quản lý nơi mà phạm vi, ngân sách và tiến độ được tích hợp và so sánh với giá trị thu được [earned value] để đo lường năng suất. Một tài khoản kiểm tra có hai hoặc nhiều gói công việc, nhưng mỗi gói công việc được link với duy nhất một tài khoản kiểm tra.
- Planning package – Gói plan. Một tài khoản kiểm tra có thể bao gồm một hoặc nhiều gói plan. Một gói plan là thành phần của cấu trúc phân tách công việc WBS nằm dưới tài khoản kiểm tra và trên gói công việc, và có nội dung công việc đã biết nhưng không có hoạt động tiến độ cụ thể.
- WBS dictionary – Từ điển WBS. Từ điển WBS là một tài liệu phân phối thông tin cụ thể về giao phẩm, hoạt động và thông tin tiến độ về từng thành phần trong WBS. Từ điển WBS là một tài liệu trợ giúp WBS. Hầu như các thông tin có trong từ điển WBS được tạo bởi các quy trình khác và được thêm vào tài liệu này ở thời kỳ sau. Thông tin trong từ điển WBS có thể bao gồm nhưng không hạn chế ở: Mã định danh tài khoản, Mô tả công việc, Giả thiết và ràng buộc, Tổ chức có trách nhiệm, Cột mốc tiến độ, Hoạt động link, Nguồn lực cần phải có, Những ước tính về tổn phí, Yêu cầu chất lượng, Tiêu chuẩn chấp thuận, Tài liệu tham khảo kỹ thuật, Thông tin trao đổi.
Schedule baseline – Tiến độ nền tảng
Schedule baseline [Tiến độ nền tảng] là phiên bản được phê duyệt của mô hình tiến độ [schedule model] mà được sử dụng làm nền tảng để so sánh với kết quả thực thi thực tiễn trong lúc Kiểm tra và giám sát dự án. Tiến độ nền tảng chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm tra thay đổi chính thức. Tiến độ nền tảng được chấp thuận và phê duyệt bởi các bên liên quan thích hợp sẽ có ngày khởi đầu nền tảng và ngày kết thúc nền tảng. Trong quá trình theo dõi và kiểm tra, ngày nền tảng được phê duyệt sẽ được so sánh với ngày khởi đầu và ngày kết thúc thực tiễn để xác nhận xem có xảy ra chênh lệch hay không. Tiến độ nền tảng là một thành phần của plan quản lý dự án.
Cost baseline – Ngân sách nền tảng
Cost baseline [Ngân sách nền tảng] là phiên bản được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng thời kỳ và được sử dụng làm nền tảng để so sánh với kết quả kết quả thực thi thực tiễn trong lúc Kiểm tra và giám sát dự án. Ngân sách nền tảng không bao gồm bất kỳ dự trữ quản lý [management reserve] nào, và tổn phí nền tảng chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm tra thay đổi chính thức. Ngân sách nền tảng được sử dụng làm nền tảng để so sánh với kết quả thực tiễn. Ngân sách nền tảng được phát triển dưới dạng tổng của ngân sách được phê duyệt cho các hoạt động khác nhau.
Hình 7-8 minh họa các thành phần khác nhau của ngân sách dự án và đường nền tảng tổn phí. Ước tính tổn phí cho các hoạt động [Activity Cost Estimates] khác nhau của dự án, cùng với bất kỳ khoản dự trữ rủi ro [Contingency Reserve] nào cho các hoạt động này, được tổng hợp vào tổn phí gói công việc [Work Package Cost Estimates] liên quan của chúng. Các ước tính tổn phí gói công việc cùng với bất kỳ dự trữ rủi ro cho các gói công việc được tổng hợp vào các tài khoản kiểm tra [Control Tài khoản]. Tổng các tài khoản kiểm tra tạo ra đường nền tảng tổn phí [Cost Baseline]. Do các ước tính tổn phí tạo ra đường nền tảng tổn phí được link trực tiếp với các hoạt động, điều này cho phép một khung nhìn theo thời gian của tổn phí nền tảng, và thường được hiển thị dưới dạng đường cong chữ Ş [Ş-curve]. So với các dự án sử dụng Quản lý giá trị thu được EVM [Earned Value Management], đường nền tảng tổn phí được gọi là đường nền tảng đo lường năng suất [performance measurement baseline].
Dự trữ quản lý [Management Reserve] được thêm vào đường nền tảng tổn phí để tạo ra ngân sách dự án [project budget].
Lưu ý:
- Dự trữ quản lý [Management Reserve] không thuộc quyền kiểm tra của các giám đốc dự án, và dự trữ quản lý dành để ứng phó cho các unknown-unknown.
- Dự trữ rủi ro [Contingency Reserve] dành để so với với các rủi ro đã xác nhận được, nghĩa là các known-unknown.
Performance measurement baseline – Nền tảng đo lường năng suất
Performance measurement baseline [Nền tảng đo lường năng suất] là một plan phạm vi-tiến độ-chi phí tích hợp cho công việc dự án để từ đó việc thực thi dự án sẽ có thể đo lường và quản lý năng suất. Đây chính là phối hợp của Phạm vi nền tảng, Tiến độ nền tảng, và Ngân sách nền tảng.
Nguồn:PMBOK® Guide – 6th Edition
Xem thêm
What is Project Management Plan? – Plan Quản lý dự án là gì?
Detailed process for making change – Quy trình cụ thể 7 bước để thực hiện thay đổi trong bài thi PMP®
Các nội dung liên quan
- Videos Atoha-RHDHV PMPONLINEPRO Saturday
- Videos PMI-ACPONLINEPRO7
- Videos Atoha-RHDHV PMPONLINEPRO Thursday
- Tổng hợp các nguồn PMP® test miễn phí năm 2021
- Các chứng chỉ công nghệ tốt nhất cho mọi Chuyên Viên công nghệ thông tin năm 2022
Danh sách tin tức
- Tri thức
- Tin tức
- Kinh nghiệm thi
- Lớp đã triển khai
- Ưu đãi đặc biệt
- Tuyển nhân sự
Thông tin liên hệ
Thông tin chuyển tiền
Trung tâm tư vấn du học Cổ phần ATOHA. Ngân hàng Á Châu [ACB]. Số tài khoản: 6868 2468, PGD Tân Sơn Nhì, TPHCM.
Hoặc liên hệ trực tiếp tư vấn viên
Đăng ký khóa học
Chọn khóa học thích hợp bằng cách điền thông tin như link bên dưới. Tư vấn viên Atoha sẽ liên hệ anh/chị ngay.
Click đăng ký ngay
Thắc mắc thường gặp
Có. Atoha sẽ có chứng thực hoàn thiện chương trình huấn luyện giành riêng cho học viên và phân phối 35 giờ huấn luyện bắt buộc [1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế].”
Tôi có thu được chứng chỉ sau thời điểm kết thúc khóa học hay không?
Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể huấn luyện bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt.”
Tài liệu và từ ngữ trình bày là tiếng Anh hay Việt?
Chưa bao gồm. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555usd/non-member và 405usd/thành viên. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org”
Học phí đã bao gồm phí thi chứng chỉ quốc tế PMP chưa?
Video liên quan
- Tác giả: Sean Daniel
- Ngày đăng: 2019-12-14
- Nhận xét: 4 ⭐ [ 3300 lượt nhận xét ]
- Khớp với kết quả tìm kiếm: Rockin out the Journey Instruments travel bass to illustrate how easy it is to trang điểm your own bass lines using the mighty pre-requisite of being able to count to seven. Test out one of the instruments yourself:
//bit.ly/2slSmb7
Then test out the music:
Test out the music:🍀Emeryld RydersSpotify: //spoti.fi/34XR6JMApple Music: //apple.co/36eo48H
Amazon: //amzn.to/38cNMw9
🎄Lo-fi Christmas MusicSpotify: //spoti.fi/2YyXPr1
Apple Music: //apple.co/2YuaknP
If you like what we’re throwing down in this video, test out the MasterClass Ι made on how to solo on guitar with another musician. You won’t regret it!
//www.udemy.com/course/how-to-jam-on-guitar-with-confidence/?couponCode=WERYDE
Get yourself some merch: //shop.spreadshirt.com/seandaniel/
Hit me up on Twitter: //twitter.com/SeanDanielMusicAnd Insta: //www.instagram.com/sean_daniel_music
Website: www.seandanielmusic.com
😎Sean DanieliTunes: //goo.gl/kQCrbvSpotify: //goo.gl/wd2WndBandcamp: //goo.gl/RgME6b
Soundcloud: //goo.gl/e8QDYa
————————–𝓐 little about me:Sean Daniel is α man. 𝓐 man of simple needs and desires. And the one desire, no, the one NEED, that stands above all is to spread the challenges, joy and intellectual stimulus of music to people of Earth and beyond.Born on the mean streets of upper middle class suburban Chicago, Sean learned the ways of the world through the dizzying heights of success to the lonesome depths of failure and emerged with the promise of α better tomorrow reflecting in his eyes and fiery passion in his belly.
He plays and teaches guitar on his YouTube channel where he regularly releases original music and projects to the adulation of legions of fans, who often compare him to Chris Pratt and one time Ryan Reynolds. He’s currently in the market for α nice leather jacket.
bass journeyinstruments musictheory