Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan Bảo hiểm xã hội [BHXH] khi có sự thay đổi về thông tin đóng BHXH như có lao động nghỉ làm. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH thực hiện thế nào.
Khi nào phải báo giảm nhân sự?
Căn cứ khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH.
Một số trường hợp phải báo giảm BHXH như sau:
- Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.
- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng.
- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
- Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…
Hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH
Hồ sơ báo giảm BHXH
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS].
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK3-TS].
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... [Mẫu D02-TS].
- Bảng kê thông tin [Mẫu D01-TS].
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Hướng dẫn thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội mới nhất [Ảnh minh họa]
Trình tự, thủ tục thực hiện
Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm BHXH bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH
Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.
Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan BHXH sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số [token] để nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Cụ thể thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang //gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.
Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.
Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết
Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.
Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động
Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng [tính đến ngày cuối cùng của tháng]. Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm.
Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị khi báo giảm chậm được quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Trên đây là thông tin về hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH. Nếu còn vấn đề thắc mắc về các thủ tục khác liên quan đến BHXH, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.
Ngày/Năm hiệu lựcSố hiệuTên văn bảnGhi chúXem/Tải về15/5/2019534/QĐ-BHXHban hành chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2019 của BHXH TP.HCM-Xem/Tải về 5/6/20191217/BHXH-CSTBàn giao sổ BHXH cho người lao động quản lý-Xem/Tải về 23/12/2016Mẫu số: 03/TCKT-Công văn 3524/BHXH-TCKTBáo cáo nội dung sử dụng kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu : Mẫu số 03/TCKT : Ban hành kèm theo Công văn số 3524/BHXH-TCKT ngày 14/9/2016 của BHXH Việt NamMẫu cũng dùng ở Thủ tục hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTNXem/Tải về 14/9/2016Mẫu số: 03/TCKT-Công văn 3524/BHXH-TCKTBáo cáo nội dung sử dụng kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu : Mẫu số 03/TCKT : Ban hành kèm theo Công văn số 3524/BHXH-TCKT ngày 14/9/2016 của BHXH Việt NamMẫu cũng dùng ở Quy trình thực hiệnXem/Tải về 2017Mẫu số 08-GCNBáo cáo thay đổi thông tin của cơ sở khám chữa bệnh: Mẫu số 08-GCN-Xem/Tải về 18/8/2020Mẫu D02-LTBáo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN [Mẫu D02-LT]- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 600Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Áp dụng cho Tổ chức- 14/9/2016Mẫu số: 01/TCKT-Công văn 3524/BHXH-TCKTBản đề nghị trích chuyển kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu [Đối với các trường học không đủ điều kiện nhân lực]: Mẫu số 01/TCKT - Ban hành kèm theo Công văn số 3524/BHXH-TCKT ngày 14/9/2016 của BHXH Việt Nam-Xem/Tải về 4/3/2015Mẫu số: 01/BHYTBản đề nghị trích chuyển kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu: Mẫu số 01/BHYT-Xem/Tải về 1/7/2017Mẫu D01-TSBảng kê thông tin- 29/3/2022MẪU 04-HSB_ENbảng quá trình đóng BHXH EN theo CV 763- 29/9/2014Mẫu số 03/QTBảng quyết toán kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu tại y tế trường học: Mẫu số 03/QT-Xem/Tải về 1/10/2015-Bảng thống kê tổng hợp tham gia Bảo hiểm y tế học sinh sinh viên-Xem/Tải về 24/8/2015Mẫu số: 01b/BHYTBảng trích chuyển kinh phí chăm sóc sức khỏe: Mẫu số 01b/BHYT-Xem/Tải về 1/8/2017Mẫu 01-BB/GNSBiên bản về việc tiếp nhận sổ bảo hiểm xã hội quá 12 tháng người lao động không đến nhận tại đơn vị: Mẫu 01-BB/GNS-Xem/Tải về 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 608cBổ sung, điều chỉnh thông tin email; Cập nhật thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VSSID- 1/5/2013Luật lao động số: 10/2012/QH13Bộ Luật lao động: Luật số: 10/2012/QH 13 ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam-Xem/Tải về 22/2/2016Phụ lục 03Các loại giấy tờ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ y tế: Phụ lục 03-Xem/Tải về 22/2/2016Phụ lục 02Các loại giấy tờ làm căn cứ lập danh sách truy thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp : Phụ lục 02-Xem/Tải về 6/11/2023PGN Mẫu số: 50...Cấp giấy xác nhận miễn đồng chi trả trong năm và thanh toán chênh lệch đồng chi trả phát sinh; Thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT.- 1/12/2021PGNHS Mẫu số: 666cấp kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu.- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 666Cấp kinh phí Chăm sóc sức khỏe ban đầu. Áp dụng cho Tổ chức- 26/6/2023PGNHS Mẫu số: 607, 607aCấp lại sổ BHXH do mất, hỏng [không thay đổi thông tin]- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 607aCấp lại sổ BHXH do mất, hỏng [không thay đổi thông tin]. Áp dụng cho cá nhân- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 607Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng [không thay đổi thông tin]. Áp dụng cho đơn vị- 1/12/2021PGNHS Mẫu số: 608Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 608aCấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin [điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; điều chỉnh ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; số căn cước công dân/số định danh cá nhân/hộ chiếu] [Áp dụng cho cá nhân]- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 608Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin [điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; điều chỉnh ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; số căn cước công dân/số định danh cá nhân/hộ chiếu] [Áp dụng cho đơn vị]- 1/12/2021PGNHS Mẫu số: 609Cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ- 15/1/2024PGNHS Mẫu số: 609Cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ-