Mỗi màu là 1 slideKiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
I.Đặc điểm sai phạm có thể xả ra và mục tiêu kiểm soát
1.Đặc điểm
Mua hàng là chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp [Thương mại, sản xuất]. Chu trình mua hàng hữu hiệu và hiệu quả khi đơn vị mua hàng đúng nhu cầu, kịp thời với gía cả hợp lí. Không bị tổn thất TS và thanh toán đúng hạn cho nhà CC.Là một trong những mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lí.
-
Bao gồm nhiều khâu,
-
có ảnh hưởng đến cách chu trình nghiệp vụ khác,
-
liên quan đến các tài sản có giá trị như Tiền, HTK của Doanh nghiệp [dễ bị tham ô].
-
Là khởi đầu của quá trình SX, KD.
-
HTK thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của DN, đa dạng về chủngloại với SL lớn, nhập xuất liên tục nên khả năng nhầm lẫn trong ghi chép hoặc bị đánh cắp, thất thoát trong quá trình mua, vận chuyển, tồn trữ, xuất thường là cao.
Kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng là 1 trong những nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống KSNB.
Chu trình mua hàng, tồn trữ, trả tiền thông thường gồm các công việc sau đây: + Đề nghị mua hàng+ xét duyệt mua hàng+ đặt hàng+ nhận hàng+ nhập kho+ theo dõi nợ phải trả+ chi trả tiền hàng
2.Sai phạm có thể xảy ra
Việc XĐ sai phạm có thể xảy ra là rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho đơn vị thiết kế các HĐ kiểm soát phù hợp. -> Cần nghiên cứu các rủi ro tiềm tàngtrong các HĐ của chu trình. Sau đây là một số rủi ro có thể xảy ra qua các giai đoạn; [Mỗi mục là 1 slide]a]Đề nghi mua hàng: ĐNMH không cần thiết hoặc không phù hợp với nhucầu -> thiệt hại về chi phí.
ĐNMH nhiều hơn nhu cầu, trùng lắp gây lãng phí ĐNMH không kịp thời -. Thiếu hụt, giá cao, không đồng nhất chủng loại ĐNMH không đầy đủ thông tin -> Sai quy cách, chủng loại phải hoàn trả hoặc mất tiềnb]Chọn lựa NCC và xét duyệt mua hàng: Xét duyệt bị bỏ qua, không thực hiệnNCC không có sản phẩm phù hợp, mức giá chưaphải thấp nhất. Nhân viên thông đồng với NCC.c]Đặt hàng: ĐH không phù hợp nhu cầu, thiếu hoặc thừa gây lãng phí. ĐH quá trễ hoặc quá sớm [Trễ: thiếu hụt, Sớm: chi phí lưu kho. Chất lượng có thể giảm]. ĐH chất lượng kém, giá cao -> ảnh hưởng tới HĐSX/KD của DNNhân viên thông đồng với NCC để trục lợi từ việc ĐHd]Nhận hàng: NH không đúng quy cách, số lượng, chất lượngNhân viên nhận và biển thủ hàng, không nhập khoe]Nhập kho và bảo quản hàng:HTK bị mất cắpCông nhân tự ý hủy hoặc giấu SP lỗi để tránh bị phạtHTK hao hụt, suy giảm chất lượng do bảo quản kémHTK không được ghi nhận, theo dõi kịp thờif]Trả tiềnChứng từ khốngChi trả > giá trị đã nhậnGhi nhận sai thông tin NCC [tên, ngày tháng, chiết khấu,…]Sai sót trong ghi chép sổ KT