Bạn đang có văn bản đã được căn chỉnh chính xác, nhưng khi mang đi in, lề của văn bản lại bị thay đổi một cách sai lệch, lề bên thì to, bên thì nhỏ hay bị tràn lề, lề trên dưới không đúng tỉ lệ đã căn chỉnh trong Word và khác xa văn bản gốc, làm mất mỹ quan văn bản.

Đây hoàn toàn là những dấu hiệu lỗi của máy in thường gặp, và có thể xử lý nhanh chóng chỉ với vài thao tác mà không cần phải mang tới trung tâm sửa chữa máy in.

Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục lỗi canh lề và ngắt dòng bản in không giống văn bản gốc.

Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là bạn chưa thiết lập lại cỡ giấy in cho văn bản, chẳng hạn khổ giấy in là A4 nhưng văn bản lại ở dang Letter [21,59 x 27,94 cm]

Có thể bạn quan tâm

• Tự sửa lỗi thứ tự trang in bị ngược ở nhà
• 3 lỗi máy in thường xuyên gặp phải
• Một số lỗi cơ bản của máy in và cách khắc phục

Bạn cần thiết lập lại cỡ giấy in trong Microsoft Word cho trùng với cỡ giấy đang dùng của máy in để có tỷ lệ bản in đẹp mắt nhất.

Các bước căn chỉnh, để có tỷ lệ trang in giống với văn bản soạn thảo trên word nhất

Đối với bộ soạn thảo văn phòng 2003:

Bước 1: Bạn vào File – Page Setup.

Bước 2: Chọn thẻ Paper trong hộp thoai Page Setup vừa hiện ra, tìm đến mục Paper Size là A4 – 21 x 29.7 cm. Nhấn Cancel để đóng hộp thoại và thực hiện bước số 3

Bước 3: Chọn Tool – Options để mở hộp thoại, Chọn thẻ Print và đánh dấu vào dòng Allow A4/ Letter Paper Resizing và ấn OK.

Đối với bộ soạn thảo 2007 hoặc 2010

Bước 1: Chọn thẻ Page Layout và nhấn nút mũi tên ở góc phải để vào hộp thoại Page Setup.

Bước 2: Thực hiện tương tự như bộ soạn thảo 2003.

Bước 3: Chọn Office Button – Word Options – chọn thẻ Advanced – Kéo thanh cuốn dọc xuống và chọn print – đánh dấu trước tùy chọn Scale Content for A4 or 8.5x11” paper size – chọn OK.

Giờ thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm in với kích thước chuẩn như trong chỉnh sửa văn bản gốc của bạn rồi đấy.

Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng [Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản [Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi.Để xử lý trường hợp này bạn có thể làm như sau:1. Bạn đặt nháy chuột ở cuối dòng bị giãn chứ rồi ấn delete và tất nhiên dòng dưới sẽ bị kéo lên, tiếp theo lại ấn phím Enter, vậy là xong [cách này áp dụng cho đoạn văn bản ngắn]. 2. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace [Ctrl + H] để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau:

• Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace.
• Tại trang Replace nhấn vào nút More.
• Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l
• Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

Bạn di chuyển con nháy ra sau chữ "vào", nhấn phím Delete thử xem sao. Thường thì nó sẽ lôi cái hàng dưới lên.

• 3

Trong trường hợp này tôi thường đưa con trỏ về cuối đoạn và nhấn phím Enter.

• 4

  Em sử đánh Word sử dụng căn lề hai bên. Khi em đánh số chữ mà chưa đủ độ dài nó giãn ra rất xấu tựa như sau: Tôi_____________________đi_____________________vào Nhưng cũng máy khác em đánh thì lại không bị lỗi như vậy. Các anh chị vui lòng cho em hỏi phải sửa tùy chọn như thế nào để không bị lỗi kia?

Có thể sau chữ "vào" của bạn là một chuỗi ký tự dài liên tục mà không có khoảng trống, ví dụ như một siêu liên kết đến một website nào đó chẳng hạn. Nếu để lên hàng trên thì không đủ chỗ nên word tự động đẩy nó xuống hàng dưới, mà bạn canh lề đều hai bên nên dòng trên chứa ba chữ "Tôi đi vào" bị kéo dãn ra để canh đều hai bên. Bạn có thể khắc phục bằng cách để con trỏ ngay sau chữ "vào" và nhấn Enter như rollover79 nói

Lần chỉnh sửa cuối: 30/9/08

• 5

Đặt con trỏ sau chữ vào rồi Enter. Thực tế, đây là trường hợp chép các đoạn văn bản từ Internet hay gặp.

• 6

Nhưng đối với một file dữ liệu lớn thì làm từng đoạn như vậy rất thủ công và rất lâu. Không biết có cách nào nhanh hơn không nhỉ?

• 7

Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

• 8

Đúng là phải hiểu được bản chất vấn đề thì mới xử lý tốt được. Cám ơn bạn rollover79 !

• 9

Thật tuyệt vời, cảm ơn bạn rollover79 nhiều!

• 10

  Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

Cám ơn bài của bạn nhiều lắm, mình hay copy 1 đoạn trên web về, khi căn đều nó cũng hay bị giãn ra như vậy. Nhờ cách của bạn mà mình chỉnh được 1 bài dài mậy chục trang 1 cách nhanh chóng

• 11

Anh rollover ơi! Nếu sử dụng kiểu của anh thì Enter hàng trên và dưới cách nhau xa quá, còn nếu Shift + Enter thì gần nhưng ko căn lề 2 bên được, vẫn bị thưa chữ. Cách của anh thì nó báo là " word has completed its search of the document and has made 0 replacements " sau khi nhấp vào Replace all.

• 12

Mình cũng đã bị thế này nhiều lần, rất khó chịu mỗi khi copy tài liệu từ web về word rồi justify văn bản đó và mình đã thử cách này và thấy rất ổn, lại nhanh nữa. Đó là các bạn hãy chọn copy toàn bộ đoạn văn bản đó rồi paste sang Notepad, sau đó lại chọn copy toàn bộ sang word là ok.

• 14

  Anh rollover ơi! Nếu sử dụng kiểu của anh thì Enter hàng trên và dưới cách nhau xa quá, còn nếu Shift + Enter thì gần nhưng ko căn lề 2 bên được, vẫn bị thưa chữ. Cách của anh thì nó báo là " word has completed its search of the document and has made 0 replacements " sau khi nhấp vào Replace all.

Cái bạn cần làm không phải như vậy mà chọn toàn bộ bài rồi vào Format -Paragragh-tại phần Spacing trong 2 ô Before và After chọn =0 hay tuỳ ý để điều chỉnh khoảng cách giữa các Paragrag---OK

Lần chỉnh sửa cuối: 23/3/11

• 15

  Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

Hôm nay mới tìm được cái này, cảm ơn bác rollover79 nhiều lắm. Bác có thể bật mí cho mọi người được biết cái tên Special này ngoài tình huống trên ra thì có có cái nào hữu ích vậy không bác vì em thấy chẳng quyển sách nào đề cập đến chức năng tuyệt vời này nhỉ, kể cả em có cuốn Office2007 toàn tập cũng chẳng thấy nói đến. Đúng là đi tìm của quý bây giờ mới bắt được hihi

• 16

Để có cơ sở tìm kiếm biện pháp sử lý bạn nhấn chọn nút Show/Hide trên thanh Standard để hiện tất cả các ký tự đặc biệt không in được và định dạng ảnh hưởng đến tài liệu, từ đó tìm cách sử lý.

• 17

quá chuẩn, thanks

Nguyên văn bởi rollover79 Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

bài viết này quá chuẩn, làm cái được luôn. lúc trước cũng gặp lỗi này nhưng làm thủ công bằng cách enter như mấy bài trên, nếu bài có mấy trang thì còn enter được, chứ bài mấy trăm trang làm thủ công có mà mất cả buổi, lại không khoa học. thanks bác "rollover79" nhé.

Lần chỉnh sửa cuối: 9/4/11

• 18

  Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

cảm ơn bác Rollover79 rất nhiều, bác có biết cách nào mà trong cả văn bản Word có cách nào bôi đen nhanh tất cả các bảng Table không ah? [những cái khác không phải là Table bỏ qua]. Xin cám ơn bác rất nhiều.

• 19

Tuyệt

Lỗi trên thực chất là do tại điểm cuối của đoạn văn bản đó có dấu ngắt dòng[Shift+Enter] mà không phải là dấu ngắt đoạn văn bản[Enter]. Để tạo ra tình huống này, các bạn chỉ cần căn lề đều cho 1 đoạn văn bản, khi đang gõ đến giữa dòng thì nhấn Shift+Enter thì các bạn sẽ tạo ra được tình huống này ngay thôi. Trong trường hợp một văn bản dài và có nhiều đoạn ngắt dòng cần xử lý như này, ta có thể sử dụng tính năng Replace để xử lý. Ở đây dễ dàng nhận ra là ta cần thay thế dấu ngắt dòng đó bằng dấu ngắt đoạn văn bản. Thực hiện như sau: 1. Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace. 2. Tại trang Replace nhấn vào nút More. 3. Đặt con trỏ vào ô Find what, nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find what sẽ là ^l 4. Đặt con trỏ vào ô Replace with, nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô Replace sẽ là ^p 5. Nếu thay thế toàn bộ thì nhấn vào nút Replace All, bằng không thì dùng nút Find Next để duyệt qua các vị trí cần thay thế và xử lý cho từng vị trí này.

Thật là pzo cám ơn bạn nhiều đúng là khi gặp vẫn đề rồi mới biết cách giải quyết vấn đề keke

• 20

  mình hay copy 1 đoạn trên web về, khi căn đều nó cũng hay bị giãn ra như vậy.

Để nhìn thấy các kí tự không in ra được, gõ Ctrl - Shift - 8. Khi đó bạn sẽ thấy dấu ngắt dòng cứng dạng mũi tên sang trái, có đuối quẹo lên trên. Các trang Web thường dùng dấu này để sang dòng.

Và thấy nhiều dấu khác, như sau cách, dấu cách không phân cách, dấu do gõ phím Tab, dấu nối "tự ẩn"...

Làm sao để căn lề 2 bên trong Word?

Để căn lề đều hai bên cho văn bản trong Word, bạn hãy chọn đoạn văn bản cần căn lề, sau đó bấm vào tab Home ở trong thanh công cụ. Trong phần Paragraph, bạn hãy sử dụng chuột để chọn vào biểu tượng căn lề đều hai bên để đoạn văn được căn đều sang hai bên.

Làm thế nào để cân đều chữ trong Word?

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + J để căn đều văn bản.

Tại sao lề trái to hơn lề phải?

Lề trái bao giờ cũng lớn hơn lề phải, điều này là bởi quy định về đóng gáy văn bản; phần gáy thường ở bên trái trang giấy và chiếm từ 1-2cm tùy độ dày của tập tài liệu.

Làm sao để đánh dấu số trang trong Word?

Để đánh số trang trong Word, bạn hãy tìm đến tab Insert trên thanh công cụ rồi sau đó nhấp vào mục Page Number tại phần Header & Footer. Khi đó, một menu sẽ xổ xuống với nhiều tùy chọn đánh dấu trang khác nhau. Cụ thể hơn, các tùy chọn này bao gồm: - Top of Page: Đánh số trang Word ở vị trí trên cùng.