Chuyện nghề HCNS:
Đợt này bên công ty mình có 1 em thực tập về chuyên đề kế toán tiền lương do mình phụ trách. Hôm nay em ý hỏi mình 1 câu như sau:
Ở dữ liệu máy chấm công em chỉ thấy “Giờ vào làm” và “Giờ kết thúc”, vậy làm sao để tính được người ta làm bao nhiêu giờ trong ngày trên excel?
Ví dụ:
A = Giờ vào = 07:56 [ 7 giờ, 56 phút] , định dạng excel là dạng ngày tháng hh:mm
B = Giờ ra = 17:08 [17 giờ, 08 phút], định dạng excel là dạng ngày tháng hh:mm
C = B – A , định dạng excel là dạng Number
Ban đầu mình nghĩ bụng: “Thì lấy B – A, sau đó Format cells và chọn định dạng Number chứ sao“
Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:
Thế nhưng khi làm thử thì không ra kết quả mong muốn [kết quả ra 0.38 chứ lị, đang lý phải là 9.2 mới đúng]
Chết rồi, bị đàn em hỏi câu khó quá, biết làm sao giờ? HEO ơi giúp mình với
————-
Với câu hỏi của bạn thì HEO Blog học excel online xin trả lời bạn như sau:
Cách 1: Khá đơn giản: Lấy [B-A] * 24 là xong
Cách 2: Dùng các hàm Hour , Minute để luyện thêm về hàm xử lý giờ, phút trong excel:
[làm khó em thực tập chơi, ai bảo nó hỏi khó]
Bước 1: Bạn phải quy đổi số giờ của B ra bao nhiêu phút , của A ra bao nhiêu phút
Tổng số phút B = Hour[B]*60 + Minute[B]
Tổng số phút A = Hour[A]*60 + Minute[A]
Bước 2: Bạn lấy tổng số phút B – Tổng số phút A
Tổng số phút C =[Hour[B]*60 + Minute[B]] – [Hour[A]*60 + Minute[A]]
Xem thêm: Tổng hợp bộ tài liệu excel cơ bản
Bước 3: Bạn quy đổi lại về số giờ bằng cách:
Tổng số phút C / 60 = [[Hour[B]*60 + Minute[B]] – [Hour[A]*60 + Minute[A]]]/60 = 9.2
Ngoài ra bạn có thể viết tắt hàm này như sau:
Hướng dẫn cách theo dõi đi làm muộn từ dữ liệu máy chấm công
Hướng dẫn cách theo dõi số ngày phép còn lại trong năm trên Excel
Hướng dẫn cách lập bảng chuyển đổi lương Gross sang Net trên Excel
Ngoài việc theo dõi chấm công, công việc của hành chính-nhân sự còn phải theo dõi nhiều nội dung khác như: Công văn giấy tờ, hợp đồng lao động, quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm, thưởng phạt, đi muộn… Để nắm được những kiến thức và cách ứng dụng Excel trong công việc hành chính-nhân sự, mời bạn tham gia khóa học Hành chính nhân sự từ A-Z của Học Excel Online. Bật mí là bạn còn được tặng kèm phần mềm quản lý nhân sự khi tham gia khóa học này nhé. Chi tiết xem tại:
Là một nhân viên kế toán trong một công ty, bạn luôn phải quản lý giờ giấc của toàn bộ các nhân viên trong công ty để thực hiện công việc tính lương của mỗi người. Nhưng dựa vào giờ vào và giờ ra để tính giờ, khiến bạn thắc mắc và suy nghĩ cách mình tính có đúng hay không. Đó chính là lý do khiến bạn đang theo dõi và đọc bài viết này. Không có gì là khó khăn cho công việc này khi bạn sử dụng công thức mà chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn dưới đây.
1. Tính số giờ làm việc trong Excel bằng cách sử dụng Hàm
Chắc hẳn bạn cũng đã tìm cách để tính giờ, bạn thường hay nghĩ đến cách lấy giờ vào của người đó trừ đi giờ ra và sử dụng Format cells sử dụng định dạng number. Nhưng vẫn không cho ra kết quả đúng.
Không phải lo lắng, khi bạn làm việc bạn sẽ có được câu trả lời đơn giản. Excel cung cấp hàm Hour & Minute để bạn thực hiện công việc này.
Lấy ví dụ giờ vào giờ ra của một nhân viên công ty UNICA như sau:
Gọi A là giờ vào lúc 7:56 có nghĩa là 7 giờ 56 phút.
B là giờ ra lúc 17:05 có nghĩa là 17 giờ 5 phút
1. Trước hết đổi về phút của cả giờ vào và giờ ra:
Tổng phút của A và bằng 476 phút.
Số phút của B là 1025 phút.
2. Tính hiệu số phút giữa A và B:
Lấy tổng số phút của B - tổng số phút của A được hiệu là 549 phút.
3. Quy đổi lại về số giờ:
Và số phút giữa A và B được quy đổi về giờ là 9,15 giờ.
Thực hiện trực tiếp các công thức trên excel và sử dụng hàm Hour, Minute trên để tính giờ:
Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả giờ:
=[[HOUR[A2]*60+MINUTE[A2]]-[HOUR[A1]*60+MINUTE[A1]]]/60
Tính giờ làm việc dựa vào giờ vào và giờ ra [1]
Công thức hàm cho ra kết quả giờ làm việc như đã tính:
Tính giờ làm việc dựa vào giờ vào và giờ ra [2]
Có thể khiến bạn thấy hơi rối mắt về hàm trên thì các bạn có thể sử dụng hàm sau:
=[HOUR[A2-A1]*60+MINUTE[A2-A1]]/60
Tính giờ làm việc dựa vào giờ vào và giờ ra [3]
Rất nhanh chóng chúng ta đã tính được giờ làm việc của một nhân viên dựa vào giờ ra bằng sử dụng công thức của các hàm excel.
>> Xem thêm: Hàm đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel
2. Tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa
Việc tính giờ làm việc và không tính giờ ăn trưa cũng là một câu hỏi của khá nhiều người, làm sao để tính giờ làm việc dựa vào giờ vào giờ ra và giờ nghỉ trưa. Cũng rất là dễ dàng khi sử dụng hàm Sum trong excel để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
Tiếp cận với ví dụ trong bảng về giờ giấc công ty của một nhân viên văn phòng:
Tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa [1]
Sử dụng hàm Sum tạo công thức tính cho giờ làm việc:
Nhập công thức vào ô E2:
=SUM[[B2-A2]+[D2-C2]]*24
Tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa [2]
Khi hoàn thành công thức và kết quả cho số giờ làm việc là:
Tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa [3]
Nếu như trong trường hợp có thời gian vào và ra và thời gian nghỉ trưa cố định thì nhập công thức rất đơn giản:
Tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa [4]
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel
3. Tính giờ làm việc trong Excel bằng cách trừ trực tiếp
Công thức để tính giờ làm việc trong Excel được thể hiện như sau:
Giờ làm việc = giờ kết thúc công việc - giờ bắt đầu làm việc.
Tính giờ làm việc bằng cách trừ trực tiếp [1]
Sau khi thực hiện phép tính này, ô dữ liệu chứa kết quả của các bạn sẽ tự động chuyển đổi sang kiểu dữ liệu thời gian giờ. Sau đó bạn Coppy công thức xuống dưới là có thể tính được số giờ làm việc của các phép tính khác.
Tính giờ làm việc bằng cách trừ trực tiếp [2]
Kết quả sẽ tổn tại dưới dạng như giờ đồng hồ giờ: phút, cho các biết biết số giờ kèm số phút sau làm việc.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tính tỷ lệ phần trăm trong Excel kèm ví dụ
Trên đây là cách tính giờ làm việc với các trường hợp khác nhau mà Unica đã tổng hợp và chia sẻ tới bạn đọc. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp rất nhiều kiến thức hữu ích khác xoay quanh chủ đề tin học văn phòng khác với các khoá học Excel, học Powerpoint từ cơ bản đến nâng cao đang chờ bạn khám phá.
Chúc các bạn thành công.
Tags: Excel