Hướng dẫn tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel
Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel giúp bạn tự động cập nhật ngày giờ hiện tại và nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm này. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn về hàm ngày tháng cũng như cách sử dụng hàm này nhé.
Hướng dẫn được thực hiện trên Laptop hệ điều hành Windows 10 với phiên bản Excel 2010. Bạn cũng có thể thực hiện tương tự trên các sản phẩm Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2109 và trên các dòng laptop có cùng hệ điều hành hay dòng MacOS có cùng thao tác khác.
I. Hàm tự nhảy ngày tháng là gì? Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng
Các dữ liệu ngày tháng trên Excel có hai loại là ngày tháng cố định và ngày tháng tự động cập nhật. Hàm tự nhảy ngày tháng là hàm giúp bạn tự động cập nhật ngày tháng ở hiện tại một cách dễ dàng.
Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel:
- Giúp bạn điền ngày tháng để xử lý hóa đơn nhanh chóng.
- Tự động cập nhật ngày tháng chính xác.
- Thao tác chuyên nghiệp hơn khi sử dụng Excel.
II. Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel
Để sử dụng Hàm tự nhảy ngày tháng trước hết bạn cần thay đổi định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng thao tác sau.
1. Hướng dẫn nhanh.
Trong file Excel, tại cột ngày tháng cần định dạng > Click chuột phải > Chọn Format Cells... Sau đó, ở thẻ Number chọn mục Date > Chọn định dạng ở mục Type > Nhấn OK > Hoàn thành.
2. Hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Click chuột phải vào cột D và chọn Format Cells...
Bước 2: Ở thẻ Number chọn mục Date và chọn kiểu định dạng ở thẻ Type xong bạn nhấn OK.
Tham khảo: 3 cách định dạng ngày tháng trong Excel đơn giản
III. Cách điền thông tin ngày tháng năm trong Excel
Trong Excel, khi bạn điền thông tin ngày tháng năm, thông thường Excel sẽ hiểu và tự động chuyển về dạng ngày tháng năm theo mặc định và căn lề phải cho dữ liệu. Tuy nhiên, nếu Excel căn lề trái nghĩa là dữ liệu bạn nhập không được Excel phát hiện nên dữ liệu ở dạng "text".
Đối với Excel 2010, có những cách nhập như sau:
- 22/05/2021 Hoặc 22/5/2021 Hoặc 22/5/21
- 22-05-2021 Hoặc 22-5-2021 Hoặc 22-5-21
- 22 may 2021 Hoặc 22 may 21 Hoặc 22 may
Lưu ý:
- Để thay đổi định dạng nhanh cho ô dữ liệu, chọn vùng ô dữ liệu cần thay đổi định dạng và nhấn phím Ctrl+1.
- Nếu kết quả hiển thị các dấu ###### bạn chỉ cần nháy đúp vào cột để thay đổi độ rộng cột vừa với kết quả.
IV. Cách điền dữ liệu ngày, tháng, giờ hiện tại trong Excel
1. Sử dụng phím tắt
Để điền nhanh ngày tháng năm hoặc ngày giờ hiện tại. Trong ô dữ liệu cần điền bạn chỉ cần nhấn các tổ hợp phím theo bảng sau.
Lưu ý:
- Dữ liệu ngày tháng năm được điền bằng tổ hợp phím là dữ liệu không thay đổi, giống như 1 TIMESTAMP [dấu thời gian].
- TIMESTAMP trong Excel là thời gian được cố định và không thay đổi khi cập nhật dữ liệu.
2. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm tự động cập nhật
Để điền thời gian hiện tại và có khả năng tự động cập nhật thời gian, trong Excel có hai hàm là hàm TODAY và hàm NOW.
- Hàm TODAY là hàm điền ngày tháng năm hiện tại. Cú pháp hàm TODAY: =TODAY[]
- Hàm NOW là hàm điền ngày tháng năm và giờ hiện tại. Cú pháp hàm NOW: =NOW[]
Lưu ý:
- Hàm TODAY và hàm NOW là hàm thời gian thực có khả năng tự động cập nhật.
- Thời gian không được cập nhật liên tục nhưng sẽ được cập nhật lúc khởi động lại file Excel. Hoặc đơn giản bạn có thể chỉnh sửa 1 công thức, hàm bất kỳ, các thông tin sẽ được cập nhật.
- Hàm TODAY và hàm NOW sẽ lấy thông tin dựa vào thời gian thực của Window.
3. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định
Hàm TODAY hoặc hàm NOW được kết hợp với hàm IF để xử lý các dữ liệu trong Excel nhanh chóng hơn.
Ví dụ: Hãy sử dụng hàm IF và hàm NOW để hiển thị nhanh giá trị ngày giờ trong bảng dữ liệu sau.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =IF[C4="Đã bán",IF[D4="",NOW[],D4],""] vào ô tham chiếu để kiểm tra.
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.
Giải thích kết quả:
- Các kết quả được hiển thị là trống. Vì cột "Đã bán" còn trống nên hàm IF sẽ thực hiện lệnh [value_if_false] là ô trống [=IF[C4="Đã bán",IF[D4="",NOW[],D4],""]]
- Công thức hàm IF trên là loại công thức bắt buộc tính toán vòng lặp. Công thức IF[D4="",NOW[],D4] sẽ lặp lại để xét dữ liệu ở ô C4.
Bước 3: Thay đổi bất kỳ hàng dữ liệu ở cột C bằng chữ "Đã bán" để xem sự thay đổi ở cột thời gian.
Lưu ý:
- Các loại công thức vòng lặp sẽ làm các hàm luôn hoạt động và lặp đi lặp lại, điều này có thể làm cho máy tính của bạn chậm lại. Do vậy, trong Excel loại tính toán vòng lặp sẽ được tắt.
- Để thực hiện được công thức trên bạn cần phải thực hiện các thao tác dưới đây để bật lại chức năng tính toán lặp.
Để mở chức năng tính toán vòng lặp trong Excel 2010 bạn thực hiện nhanh như sau:
Chọn File > More... > Options > Xuất hiện bảng Excel Options chọn Formulas > click vào mục Enable iterative calculation. Ở đây bạn có 2 mục, thông thường bạn sẽ để mặc định. Tuy nhiên bạn cũng có thể thay đổi theo mục đích sử dụng.
Trong đó:
- Maximum Iterations: Là số lần lặp tối đa. Số lần lặp càng lớn, Các hàm sẽ tính toán lặp lại càng nhiều.
- Maximum Change: Là thay đổi tối đa. Là giá trị nhỏ nhất cho phép Excel bắt đầu thực hiện lặp. Giá trị càng nhỏ, Excel sẽ tính toán càng chính xác. Sử dụng dựa vào giá trị bạn cần tính.
V. Cách tự động lấp đầy dữ liệu ngày tháng vào cột tính trong Excel
1. Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần
Trong bảng dữ liệu Excel, bạn chỉ cần điền ngày, tháng năm hoặc giờ vào ô dữ liệu bằng các tổ hợp phím tắt hoặc tự nhập ngày tháng và sau đó dùng trỏ chuột kéo xuống để tự động điền ngày, giờ theo thứ tự tăng dần như trong bảng sau.
2. Tự động điền ngày tháng năm
Cách 1: Điền bằng AutoFill
Như đã giới thiệu ở trên, bạn có thể điền nhanh ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần theo mặc định của AutoFill. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thay đổi cách tăng thời gian của của dữ liệu như: tăng tháng, năm hoặc đơn giản chỉ cần copy thời gian.
Vậy bạn hãy dùng cách theo hướng dẫn sau đây để thực hiện nhé!
Cách 2: Sử dụng chuột
Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột [Fill Handle] cho các dữ liệu còn lại.
Bước 2: Chọn các options theo mục đích sử dụng. Ví dụ chọn options Fill Years để tăng năm theo thứ tự.
3. Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định
Để tự động điền ngày, tháng năm theo khoảng cách mà bạn mong muốn, bạn thực hiện tương tự như cách 2 ở trên và chọn options Series... như sau.
Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột [Fill Handle] cho các dữ liệu còn lại tương tự như bước 1 ở cách 2 phía trên.
Bước 2: Chọn options Series... > Ở mục Date unit chọn Year [tăng năm] > Ở mục Step value đặt khoảng cách 2 [2 năm] > Nhấn OK.
Giải thích:
- Date unit: Chọn option mà bạn muốn tăng khoảng cách. Ví dụ Year.
- Step value: Chọn khoảng cách. Ví dụ 2 năm.
Bước 3: Nhấn OK để xem kết quả.
4. Tự động điền ngày, tháng một cách ngẫu nhiên
Để tạo tự động thời gian một cách ngẫu nhiên ta sử dụng hai hàm chính: Hàm RAND và Hàm RANDBETWEEN.
- Hàm RAND: tạo ra 1 số thực ngẫu nhiên từ 0 đến 1.
- Hàm RANDBETWEEN: tạo ra 1 số nguyên ngẫu nhiên giữa 2 số cho trước.
Tham khảo: Cách sử dụng hàm RANDBETWEEN có ví dụ dễ hiểu
Ví dụ 1: Điền ngày, tháng, năm ngẫu nhiên từ 1/5/2021 đến 1/5/2022.
Lưu ý:
- Hàm RAND và RANDBETWEEN sẽ trả về giá trị là số.
- Để cột thời gian trả về giá trị ngày tháng năm ta định dạng lại dữ liệu là date như đã hướng dẫn ở trên.
- Đối với thời gian trả về giá trị là giờ, ta định dạng lại dữ liệu là time.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =RANDBETWEEN[DATEVALUE["24/05/2021"],DATEVALUE["24/05/2022"]] vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại như hình.
Ví dụ 2: Điền giờ ngẫu nhiên từ 7:00 đến 16:30.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =RAND[]*[TIMEVALUE["16:30"]-TIMEVALUE["7:00"]]+TIMEVALUE["7:00"] vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.
Giải thích hàm:
- RAND[]: Là lệnh hàm.
- TIMEVALUE[]: Là giá trị của thời gian. 0 đến 23:59:59 giờ tương ứng với giá trị số thực từ 0 đến 1.
- Công thức lấy ngẫu nhiên giá trị từ X đến Y: =RAND[]*[Y-X]+X. [với X< li="">
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại như hình.
Trên đây là cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel chi tiết, có ví dụ minh họa dễ hiểu. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hiện được cách tạo thời gian cho mục đích sử dụng trong công việc cũng như học tập và nếu bạn có góp ý hãy để lại bình luận bên dưới và đứng quên chia sẻ nếu thấy hữu ích bạn nhé.