Email trong Outlook 2010 là một trong những công cụ hữu ích để trao đổi thông tin. Tuy nhiên, thông tin trên Outlook có thể bị hacker đánh cắp hay sự cố dẫn đến mất dữ liệu. Vậy nên để đảm bảo an toàn, bạn cần sao lưu email trong Outlook 2010. Cách sao lưu email như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây.
1.Cách lưu email trong Outlook 2010 vào ổ cứng máy tính thủ công
Lưu trữ email trong Outlook 2010 vào ổ cứng máy tính là một trong những cách tối ưu nhất để đảm bảo an toàn dữ liệu. Đặc biệt, cách lưu trữ này còn giúp người dùng dễ dàng chuyển thông tin giữa các máy tính khi cần thiết. Để lưu thông tin các email trong Outlook 2010, người dùng có thể thực hiện theo các phương pháp sau:
1.1. Lưu email Outlook 2010 dưới dạng HTML
Khi lưu email của Outlook 2010 vào ổ cứng máy tính, người dùng có thể chọn cách lưu dưới dạng HTML. Cách lưu này sẽ giúp cho người dùng có thể dễ dàng tìm dữ liệu trong email từ trên máy tính hay điện thoại.
Cách lưu email dưới dạng HTML trong Outlook 2010 rất đơn giản. Người dùng chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở MS Outlook 2010 sau nhấn đúp chuột vào email muốn sao lưu lại trên ổ cứng máy tính.
Thao tác để lưu email dưới dạng HTML
- Bước 2: Email sẽ được mở ở một cửa sổ mới, bạn click chọn File sau đó nhấn Save as.
- Bước 3. Điền tên email muốn lưu vào mục File Name và chọn định dạng lưu là HTML trong mục Save as type. Sau đó, bạn nhấn Enter hoặc Save để hoàn thành thao tác lưu.
Với cách lưu email trong Outlook 2010 này, người dùng sẽ phải thao tác thủ công. Tuy nhiên, cách này sẽ giúp người dùng biết chính xác những email quan trọng cần lưu thay vì tải hết xuống làm tốn dung lượng ổ cứng.
1.2. Lưu email Outlook 2010 dưới dạng MSG
Lưu email Outlook dưới dạng MSG
Ngoài lưu dưới dạng HTML, người dùng có thể lưu email trong Outlook 2010 về máy dưới dạng MSG. Cách lưu email này cũng tương tự như HTML, người dùng thực hiện các thao tác dưới đây:
- Bước 1: Click chuột vào email muốn lưu lại thông tin.
- Bước 2: Nhấn lưu email dưới dạng MSG hoặc kéo thả vào thư mục ổ cứng trên máy tính.
Khi lưu email dưới dạng MSG rất tiện lợi cho người dùng. Người dùng có thể mở email dưới bất kỳ tài khoản Outlook nào mà không gặp khó khăn gì. Thao tác lưu email này cũng được thực hiện thủ công. Vậy nên để tránh mất thời gian chọn lọc, khi có email quan trọng, bạn nên lưu ngay vào ổ cứng.
1.3. Lưu email vào ổ cứng dưới dạng Word
Lưu email dưới dạng Word
Khi sao lưu email trong Outlook 2010, bạn có thể lựa chọn cách lưu về máy dưới dạng Word. Với bản Word, bạn sẽ dễ dàng xem các thông tin. Để lưu email dưới dạng Word, bạn cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở MS Word trên máy tính
- Bước 2: Click chuột vào mục File => Open
- Bước 3: Tiến hành duyệt tệp email dưới dạng HTML đã lưu và chọn mở trong MS Word
- Bước 4: Click chọn vào mục File sau đó chọn Save hoặc nhấn phím tắt Ctrl + S để lưu thông tin trong mail dưới dạng Word
Với cách lưu trữ email trong Outlook 2010, bạn chỉ có thể lưu từng email một. Đồng thời, trong cùng một thời điểm, bạn chỉ có thể lựa chọn một trong các hình thức tệp là Word, PDF hay HTML.
1.4. Lưu email vào ổ cứng dưới dạng file PDF
Lưu email dưới dạng file PDF
Để cố định thông tin email, bạn có thể lựa chọn cách lưu email trong Outlook 2010 dưới dạng file PDF. Cách lưu này rất đơn giản khi chỉ cần thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Chọn mở email HTML đã lưu trên trình duyệt đang sử dụng [Google Chrome, Coccoc, Firefox]
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P sau đó click chọn vào mục Save as PDF.
- Bước 3: Nhấn chọn Save và chọn ổ cứng muốn lưu email trên máy.
- Bước 4: Nhấn Save để hoàn thanh thủ tục lưu email trong Outlook 2010 dưới dạng PDF.
1.5. Lưu email trong Outlook 2010 vào ổ cứng đối với cấu hình tài khoản POP3
Lưu email Outlook qua các tệp PST
Đối với những bạn sử dụng Outlook 2010 với cấu hình tài khoản POP3 sẽ có thể dễ dàng lưu email. Bởi tài khoản POP3 cho phép tạo và lưu đầy đủ các email Outlook 2010 trong tệp PST một cách mặc định. Vậy nên người dùng chỉ cần duyệt vị trí và sao chép sang ổ cứng để hoàn thành. Chi tiết cách thực hiện lưu email trong Outlook 2010 như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào MS Outlook 2010
- Bước 2: Nhấn chuột chọn File sau đó chọn Cài đặt tài khoản/ Account Settings.
- Bước 3: Di chuyển chuột đến mục Date Files sau đó kiểm tra vị trí của tệp Outlook 2010 PST.
- Bước 4: Click chuột vào tệp sau đó click tiếp vào mục Open File Location để hoàn thành việc duyệt vị trí.
Với cách sao lưu email dưới dạng tệp PST, người dùng có thể truy cập và mở dễ dàng. Người dùng chỉ cần có cài đặt Outlook trên máy là có thể xem thông tin các email đã lưu trong tệp.
2.Cách lưu email bằng cách sử dụng công cụ Outlook Import/Export Wizard
Phương pháp lưu thủ công sẽ giúp người dùng chọn được những email cần thiết phải lưu. Phương pháp này cũng giúp ổ cứng máy tính không bị ngốn quá nhiều dung lượng. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là mất thời gian. Vậy nên người dùng thường có xu hướng sử dụng cách sao lưu email trong Outlook 2010 tự động nhờ các công cụ. Outlook Import/Export Wizard là một trong những công cụ hữu hiệu nhất.
Với Outlook Import/Export Wizard, bạn có thể dễ dàng sao lưu tất cả các email. Hơn thế nữa, nếu bạn muốn lưu địa chỉ email trong Outlook 2010 thì công cụ này cũng có thể trợ giúp. Ngoài email, địa chỉ, Outlook Import/Export Wizard còn cho phép lưu tất cả các thông tin gồm Ghi chú, danh bạ, công việc, lịch, nhật ký một cách nhanh chóng.
Để lưu email trong Outlook 2010 bằng công cụ này, bạn thực hiện theo các thao tác sau:
- Bước 1: Mở MS Outlook 2010.
- Bước 2: Click chuột chọn File => Open and Export => Import/Export.
Cửa sổ Import and Export Wizard
- Bước 3: Cửa sổ Import and Export Wizard sẽ hiện ra, bạn click chuột chọn Export to a File và chọn Next.
- Bước 4: Nhấn chuột chọn Outlook Date File và tiếp tục nhấn Next.
Nhấn Browse xác định vị trí lưu
- Bước 5: Nhấn Browser để xác định vị trí muốn lưu email và chỉnh sửa tên nếu cần sau đó nhấn OK để hoàn thành.
Với cách sao lưu email trong Outlook 2010 này, các email sẽ được lưu dưới dạng tệp PST trong ổ cứng. Các tệp này đều có thể mở bằng Office 365 hay bất kỳ tài khoản Outlook nào.
3.Cách lưu email trong Outlook 2010 bằng phần mềm OST to PST Converter Tool
Sử dụng phần mềm OST to PST Converter
Để thuận tiện trong quá trình sao lưu email, người dùng có thể sử dụng phần mềm OST to PST Converter. Đây là phần mềm hữu ích để lưu email khi bạn không thể xuất thông tin email dưới dạng PST. Bởi Outlook nếu truy cập từ Office 365 hay IMAP sẽ tự tạo các tệp OST mã hóa. Để sao lưu trên ổ cứng người dùng phải chuyển đổi tệp OST sang PST.
Khi cài đặt phần mềm OST to PST Converter, người dùng có thể sao lưu tất cả các email vào ổ cứng một cách tự động. Phương pháp này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải nhặt từng email. Đặc biệt, phương pháp này còn cho phép lưu email dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, MSG, EML hay HTML. Nếu số lượng email lớn, người dùng nên lựa chọn phương pháp lưu email này.
4.Cách thay đổi đường dẫn lưu email trong Outlook 2010
Ngoài thực hiện lưu lại email vào ổ cứng, người dùng cũng nên thay đổi đường dẫn lưu email trong Outlook 2010. Bởi thông thường đường dẫn email thường mặc định sẽ lưu vào ổ C. Đây là ổ chuyên chứa các file cài đặt của máy tính. Khi máy tính gặp vấn đề cần cài đặt lại, các dữ liệu trong ổ C sẽ bị xóa. Điều này dẫn đến rủi ro mất dữ liệu. Vì vậy, người dùng cần thay đổi địa chỉ lưu đường dẫn email.
Hướng dẫn thay đổi đường dẫn lưu email trong Outlook 2010 chi tiết như sau:
- Bước 1: Mở phần mềm Outlook 2010.
Chọn mục Cài đặt tài khoản
- Bước 2: Click chuột vào mục File sau đó chọn Account Setting/Cài đặt tài khoản.
Chọn Add để thay đổi đường dẫn
- Bước 3: Trong Tab Data File, bạn thấy đường dẫn đầy đủ của file chứa các mail Outlook, bạn nhấn chọn Add.
- Bước 4: Bạn nhấn chọn thay đổi đường dẫn email bằng cách chọn sang ổ D và đổi tên file nếu cần thiết sau đó nhấn OK.
- Bước 5: Trong danh sách file, bạn quan sát file có dấu tick là vị trí đường dẫn chứa các email của bạn được lưu trong đó.
Nhấn chọn Set as Default
- Bước 6: Nhấn Set as Default sau đó nhấn Ok để hoàn thành các thao tác thay đổi đường dẫn.
- Bước 7: Đóng Outlook 2010 sau đó mở lại để đảm bảo đường dẫn email của bạn đang hoạt động đã được lưu ở vị trí mới an toàn.
5.Hướng dẫn cách lưu địa chỉ email trong Outlook 2010
Bên cạnh lưu nội dung, người dùng cũng nên lưu lại các địa chỉ, danh bạ trong Outlook. Việc lưu lại các địa chỉ sẽ giúp người dùng thuận tiện liên hệ khi cần. Cách lưu địa chỉ email trong Outlook 2010 không hề phức tạp. Người dùng chỉ cần thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Mở Outlook sau đó chọn File
- Bước 1: Mở phần mềm Outlook 2010 sau đó click chuột chọn File.
Chọn mục Xuất/Nhập dữ liệu
- Bước 2: Click chuột chọn mục Open and Export sau đó chọn Import/Export.
Nhấn chọn xuất file dữ liệu
- Bước 3: Tại mục Import/Export, bạn chọn Export a file sau đó nhấn Next.
Nhấn chọn Comma Separated Values
- Bước 4: Bạn nhấn chọn Comma Separated Values sau đó nhấn Next.
Chọn mục Contact danh bạ
- Bước 5: Bạn nhấn chọn thư mục Contact [Nơi lưu các địa chỉ, danh bạ email trong Outlook]
Nhấn Browse để chọn vị trí lưu danh bạ
- Bước 5: Nhấn Next sau đó chọn vị trí để lưu địa chỉ, danh bạ bằng cách nhấn vào Browse.
Đặt lại tên file danh bạ
- Bước 6: Đặt tên File sau đó nhấn Ok và tiếp tục chọn Next.
Nhấn Finish để hoàn thành lưu danh bạ
- Bước 7: Nhấn Finish để hoàn thành các thao tác lưu địa chỉ email trong Outlook 2010.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lưu email trong Outlook 2010. Hy vọng với những kiến thức trên đây sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng lưu lại email cũng như địa chỉ, danh bạ để tránh những rủi ro khi gặp sự cố mất dữ liệu.