Khi bạn đi làm hoặc có công việc cần trao đổi với đối tác, bạn có thể sẽ được yêu cầu gửi, in, photo tài liệu đính kèm số Fax. Vậy bạn đã biết Fax là gì và cách gửi Fax bằng máy tính chưa? Nếu chưa hay tham khảo nội dung sau.
Fax là gì?
Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện. Đây là sản phẩm loại máy gửi có khả năng quét bản gốc, thay đổi thông tin thành tín hiệu sau đó phát qua đường dây điện thoại để gửi đến hệ thống máy của người nhận.
Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp
Cách gửi Fax bằng máy tính
Khi muốn gửi Fax bằng máy tính bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop
- Mở của sổ của chương trình Fax
- Nhấn chuột vào nút New Fax
- Chọn File
- Chọn tiếp Send a Fax
- Khi xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, bạn chỉ cần nhấn Next để tiếp tục.
- Nhập tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To
- Nhập số Fax [hoặc số điện thoại được kết nối với thiết bị Fax] của nơi muốn gửi vào mục Fax number
- Nếu nơi muốn gửi Fax đã có sẵn trong sổ địa chỉ thì bạn có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào Address Book
- Bạn có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn Add và tiếp tục nhập thêm Tên, số Fax khác
- Sau khi nhập xong bạn cần nhấn Next để tiếp tục
Cách nhận Fax bằng máy tính
Khi có tín hiệu Fax gửi đến, nếu máy của bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax thì chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax. Trong trường hợp bạn không thiết lập chế độ tự động nhận Fax thì bạn có thể mở chương trình Fax, nhấn vào Receive now hoặc truy cập File, chọn Receive a fax now để tự động nhận Fax.
Chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax
Lưu ý khi gửi Fax
Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ đều nằm trong Outbox. Khi đã được gửi thành công, những bản này sẽ được lưu trong mục Send Items. Riêng các bản Fax nhận sẽ lưu trong mục Inbox. Bạn nên nhớ những mục này để tiện tìm kiếm Fax trong quá trình sử dụng.
Ngoài ra, tùy theo kiểu thiết lập trong quá trình cài đặt mà các bản Fax có thể sẽ được in thẳng ra máy in sau khi nhận hoặc lưu trữ thêm bản sao trong thư mục được hệ thống chỉ định.
Đặc biệt, ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax có sẵn của Windows, bạn còn có thể gửi Fax bằng các chương trình từ những ứng dụng khác có chức năng in như Word, Excel, chương trình xử lý ảnh,...
Xem thêm: Service Superfetch là gì? Có nên vô hiệu hóa tính năng này?
Kinh nghiệm lựa chọn máy Fax
Khi chọn máy Fax để sử dụng cho công việc văn phòng, bạn nên tham khảo những yếu tố sau để quá trình nhận và gửi Fax diễn ra thuận lợi
Tốc độ
Các loại máy Fax khác nhau sẽ có tốc độ truyền dữ liệu ở các mức khác nhau, nếu công việc của bạn cần in Fax với số lượng lớn, bạn nên kiểm tra kỹ tốc độ in ấn của máy trước khi mua.
Loại máy in
Hầu hết các loại máy Fax thông dụng hiện nay đều sử dụng máy in nhiệt, điều này đòi hỏi máy in Fax cần sử dụng loại giấy in đặc biệt. Các loại giấy sẽ giúp máy Fax in nhiệt hoạt động trơn chu hơn.
Kích thước giấy
Giấy được sử dụng trong máy Fax có hai kích thước chủ yếu là: Khổ giấy rộng 8,5 inch và khố giấy rộng 10,1 inch. Có một số máy Fax chỉ chấp nhận giấy khổ nhỏ vì vậy có thể bạn sẽ cần mua thêm máy cắt giấy.
Quay số tự động
Máy Fax có tính năng quay số tự động sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng lập trình Fax để gửi và nhận tài liệu. Bạn nên chú ý điểm này để tận dụng được mức cước điện thoại có chi phí thấp nhất trong quá trình sử dụng Fax.
Máy Fax có tính năng quay số tự động
Lưu ý khi sử dụng máy Fax
- Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn, hoặc nhàu nát, ẩm mốc
- Không sử dụng các loại giấy đã được in trên 1 mặt để in Fax
- Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp
- Không đặt máy Fax ở nơi có nhiệt độ cao
- Kiểm tra giấu trước khi in, không in trên giấy bị dính
- Thường xuyên lau chùi, kiểm tra máy Fax định kỳ
- Sử dụng giấy chất lượng tốt để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax
Xem thêm: Bus Ram là gì? Cách kiểm tra Bus Ram trên máy tính
Gửi và nhận Fax là một trong những công việc hàng ngày mà nhân viên văn phòng nào cũng cần phải biết. Tuy nhiên, nếu gửi và nhận bằng máy Fax thông thường thì việc thực hiện cũng khá đơn giản chỉ bằng một vài nút nhấn, còn khi gửi và nhận Fax trực tiếp từ máy vi tính thì luôn đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện một số thao tác nhất định.
Cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính
Trước khi muốn gửi và nhận Fax thì máy vi tính của bạn cần phải được cài đặt Fax Modem và chương trình có chức năng gửi và nhận Fax.
Cách gửi Fax bằng máy vi tính
Khi muốn gửi Fax bạn hãy nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở của sổ của chương trình Fax.
Biểu tượng Fax trên màn hình DesktopTiếp theo bạn nhấn chuột vào nút New Fax hoặc chọn File rồi chọn tiếp Send a Fax...
Fax consoleKhi xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.
Fax configuration wizardTiếp theo bạn nhập tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To. Nhập số Fax [hoặc số điện thoại kết nối với thiết bị Fax] của nơi muốn gửi vào mục Fax number. Nếu nơi muốn gửi Fax đã có sẵn trong sổ địa chỉ [Address Book] thì bạn có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào nút Address Book.
Recipient informationBạn có thể Có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn vào nút Add và tiếp tục nhập thêm Tên và số Fax khác. Sau khi nhập xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.
Add Recipient informationTiếp theo bạn chọn mẫu Fax trong mục Cover page template, nhập tiêu đề cho bản Fax vào mục Subject line và nhập nội dung hoặc ghi chú vào mục Note. Sau khi làm xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.
Cover page templateTrong phần Schedule, bạn hãy chọn Now nếu muốn gửi Fax ngay hoặc chọn Specific time in the nex 24 hours để ấn định thời điểm muốn gửi Fax. Trong phần What is the fax priority? là chọn mức độ ưu tiên cho việc gửi bản Fax này. Nếu chọn High thì bản Fax này sẽ được ưu tiên gửi trước và ngược lại nếu chọn Low. Sau khi chọn xong bạn hãy nhấn Next.
Fax ScheduleNhư vậy là bản Fax đã được chuẩn bị xong, bạn hãy nhấn vào nút Finish để gửi. Tuy nhiên trước khi gửi, nếu muốn bạn cũng có thể xem lại và chỉnh sửa bản Fax bằng cách nhấn vào nút Preview Fax.
Completing send fax wizardNếu chọn Preview Fax bạn có thể dùng các công cụ có sẵn để chỉnh sửa hoặc chèn thêm các hình ảnh vào bản Fax của mình. Sau khi chỉnh sửa xong nhấn vào nút Save hoặc chọn File rồi chọn tiếp Save để lưu và đóng cửa sổ này lại [File -> Exit]. Bây giờ bạn có thể gửi Fax bằng cách nhấn vào nút Finish.
Chương trình sẽ xử lý và tiến hành gửi Fax tùy theo thông số mà bạn đã chọn trong phần Schedule. Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và hiển thị tình trạng hoạt động của chương trình Fax. Bạn có thể chọn Hide [ẩn của sổ Fax Monitor], Disconnect [Ngắt kết nối mạng] và More [hiển thị chi tiết các hoạt động và thông báo lỗi của chương trình].
Sending faxCách nhận Fax bằng máy vi tính
Khi có tín hiệu gửi Fax đến, nếu bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax [thiết lập lúc cài đặt chương trình] thì mặc nhiên sau số lần đổ chuông được qui định thì chương trình sẽ tự động kết nối để nhận Fax.
Fax monitorNếu bạn không thiết lập tự động nhận Fax thì bạn hãy mở chương trình Fax và nhấn vào nút Receive now hoặc truy cập vào File và chọn Receive a fax now để nhận Fax.
Receive nowCửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và tiến hành kết nối để nhận Fax.
Receiving faxBuaXua.vn
Gửi ý kiến đóng góp hoặc thắc mắc của
bạn về bài viết này!
Xin vui lòng nhập chính xác địa chỉ Email của bạn để nhận được thư trả lời.